110575 (616272), страница 5

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 5)

адаптация системы обеспечения информационной безопасности для хранения и обработки информации разной степени конфиденциальности;

добавление модуля для потенциальной связи архивов в единый архив.

Электронный архив финансовых и организационно-распорядительных документов «Газпромбанка» предназначен для сокращения затрат труда и времени при работе в системе документооборота. Он позволяет вести учет документов, хранить их представления (графические образы) в компьютерной форме, осуществлять быстрый поиск документов по реквизитам, показывать графические образы найденных документов и облегчать поиск оригинальных бумажных документов.

В случае «Газпромбанка» электронный архив органично дополняет архив оригинальных бумажных документов, поскольку эта организация, согласно своей стратегии, не отказывается от ведения полноценного «бумажного» варианта архива. В случае необходимости получить информацию о конкретном документе электронный архив помогает быстро увидеть его графический образ и указывает его реальное местонахождение.

Программное обеспечение электронного архива реализовано в клиент-серверной архитектуре: рабочие места пользователей являются клиентскими приложениями, которые обращаются с запросами к серверным приложениям, выполняющимся на AS/400. Сервер AS/400 выступает в качестве файл-сервера (обслуживание массива образов документов) и в качестве сервера базы данных (обслуживание таблиц и индексов поисковой информации). Клиентское ПО выполняется в операционной системе Windows 9x/NT, серверное ПО — в операционной системе OS/400.

На каждом рабочем месте пользователя электронного архива «Газпромбанка» установлено программное обеспечение, соответствующее функциям данного пользователя:

рабочее место сканирования — программа сканирования (Kodak Capture Software для сканеров Kodak или «Агент сканирования» для остальных) позволяет пользователю ввести графические образы документов, которые помещаются в виде файлов на сервер AS/400 в эмулятор файловой системы (IFS);

рабочее место верификации и индексации — программа верификации позволяет установить соответствие между графическими образами документов и реестром документов, полученных из банковской программы. В результате формируются индексы документов (реквизиты), необходимые для последующего поиска документов. Индексы хранятся в базе данных на сервере AS/400;

рабочее место поиска — программа поиска позволяет обратиться к серверу с запросом на поиск документов, удовлетворяющих определенному признаку или набору признаков, а затем просмотреть перечень найденных документов и их графические образы;

рабочее место администратора системы — программа администратора позволяет задавать функции пользователей системы (принадлежность пользователя к конкретной группе) и их права на доступ к документам данного типа, а также просматривать перечень всех активных (зарегистрированных в системе в данный момент) пользователей. Кроме того, на компьютере администратора системы выполняется серверная компонента, обеспечивающая доступ всех пользователей к серверу AS/400;

рабочее место администратора безопасности — программа просмотра журнала позволяет проследить всю историю действий пользователей системы с целью выявления попыток несанкционированного доступа к документам.

В созданном электронном архиве, в силу его многопользовательской специфики и автоматизации, одновременно должна была храниться и обрабатываться информация разной степени конфиденциальности. Поэтому, для полного соответствия всем требованиям «Газпромбанка», специалистами Cognitive была разработана система обеспечения информационной безопасности, включающая:

Подсистему управления доступом;

Подсистему регистрации и учета;

Подсистему обеспечения целостности;

Реестр архивируемых за день документов, получаемых из АБС «Диасофт-Банк». За счет внедрения этой технологии, возможность изменения информации в обход системы безопасности была полностью исключена. При этом, каждому пользователю заранее определен объем информации, к которому он допущен.

Серверные компоненты программного обеспечения на AS/400 выполняют многочисленные функции обслуживания текущих запросов пользователей системы: работу с очередями, таблицами и индексами базы данных, файлами графических образов документов и журналом системы. Через эти компоненты реализуется механизм прав доступа пользователей к конкретной информации: если полномочия пользователя недостаточны, запрашиваемая информация не выдается.

В настоящее время рассмотренный электронный архив в полной мере введен в промышленную эксплуатацию в центральном отделении и филиалах «Газпромбанка». Пополнение архива осуществляется со скоростью до 5000 документов в день, архивируются банковские платежные, организационно-распорядительные и другие типы документов.

Возможно, в силу специфики документации, с которой ведется работы в «Газпромбанке», либо в связи с неполным соответствием возможностей аппаратного обеспечения потребностям программных компонентов системы электронного архива, нарекания пользователей вызывает быстродействие системы. Как следствие, периодически отмечаются трудности с доступом к архивным документам и с помещением в архив архивируемой информации. Тем не менее, в настоящее время специалисты компании Cognitive Technologies, используя гибкость архитектуры системы и заложенные изначально возможности совершенствования электронного архива как в плане ПО, так и в плане аппаратной составляющей, завершают модернизацию электронного архива «Газпромбанка» (по крайней мере, сообщение об этом появилось на официальном сайте компании).

2.3 Принцы архивного хранения электронных документов

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл – сервере), на сменных носителях.

Прежде всего на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль.

В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры – файл – серверы – рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе – это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:

• устойчивого электропитания;

• резервного копирования;

• антивирусной защиты;

• профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения – на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования – бумажной или электронной – и определяются специальными справочниками – перечнями документов с указанием сроков хранения.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера. При наличии программ типа “Электронный архив” учет и копирование производится автоматически. В противном случае это делается вручную: документы разделябтся по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве документов постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений.

Минимальный срок хранения документов установлен Федеральным законом о “О бухгалтерском учете” – пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. Обязательное условие – проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течении срока хранения носителей информации.

В нашей стране нормативная и методическая база архивного хранения электронных документов оставляет желать лучшего. «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» лишь в самых общих чертах касаются вопросов приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов. Более подробно они отражены в «Основных правилах работы организаций» (2007г. и о проекте «Основных правил работы с научно-технической документацией государственных архивах Российской Федерации» (2003г.). Но несмотря на то, что в этих Правилах отражен определенный опыт работы с электронными документами в организациях, их рекомендации недостаточны для решения многих проблем, которые могут проявиться при организации долговременного хранения электронных документов в государственном архиве (обеспечении сохранности, учете, описании). В частности в них полностью отсутствуют механизмы обеспечения сохранности и подлинности электронных документов в долговременной перспективе, в то время как вся система учета и описание должны быть ориентированы на решение этих задач.

В России государственные архивы (федеральные и субъектов федерации) только начинают рассматривать возможность комплектования электронными документами на постоянной основе. Опыт здесь практически нулевой.

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, CD-ROM или другой архивный носитель. В случае возникновения необходимости поиска документов за предшествующие годы информация считывается с архивного носителя. В связи с этим если документы за прошедшие годы требуются крайне редко, то для их хранения можно использовать стример, требующий восстановления данных на жестком диске для их использования. Если же необходимость в наведении справок по документам за прошедшие годы возникает достаточно часто, то для хранения баз данных и самих документов лучше использовать устройства со сменными дисками, емкость и тип которых определяются потребностями организации.

Сроки хранения документов не зависят от формы их существования и определяются специальными справочниками – перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

Характеристики

Список файлов курсовой работы