110575 (616272), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Диаметр оптического диска чаще всего 305 мм. Информацию записывают в кодированной форме (двоичный код). Емкость диска зависит от технологии записи и может составлять 10000, 25000 или 40000 страниц формата А4. И это при том условии, что поверхность диска используется для записи информации лишь на 60-70%.

Объектами хранения на оптических дисках могут быть: энциклопедические, научно-технические, отраслевые справочники и словари, нормативно-справочные базы данных, аудиовизуальные учебные пособия, наборы обучающих и игровых программ и другие документы. Сейчас на дисках различных модификаций выпускается свыше 600 изданий. Половину из них составляют библиографические указатели и ежегодники. Полнотекстовые документы, то есть книги, журналы и т. д., составляют до 20% изданий на лазерных дисках. Наиболее перспективная отрасль применения дисков – автоматизированные информационные поисковые системы.

По емкости носителя информации диски делятся на три вида:

• большой емкости (свыше 210⁹ байт) – для использования в качестве архивов данных, проходящих через ЭВМ;

• средней емкости (710⁸ - 210⁹ байт) – для хранения текстовой и изобразительной информации;

• компактные диски (емкость до 710⁸ байт) – для микро-ЭВМ.

В зависимости от возможности использования для записи и считывания диски делятся на два вида. Это накопители, предназначенные для записи информации непосредственно пользователем и ее хранения, - WORM (Write Once Read Many), и накопители, рассчитанные только на чтение информации, - CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory – компакт-диск, только для чтения). Накопители WORM подразделяются на устройства с однократной записью и переписываемые компакт-диски – CD-R (CD-Recordable), на которые информация может быть записана и считана самим пользователем с помощью специального дисковода. С 1999 года начато производство DVD-дисков.

Внедрение оптической технологии в документно-информационную сферу может рассматриваться как начало новой эры в распространении, хранении, использовании документной информации.

Аудио компакт-диск – это оптический диск с постоянной (нестираемой) звуковой (речь, музыка и т. п.) информацией, записанной в двоичном коде. Качество воспроизведения (помехозащищенность), компактность, удобство воспроизведения и хранения являются основными достоинствами компакт-диска.

Первые музыкальные оптические компакт-диски были выпущены в 1982 г. Пластина имеет диаметр 120 мм, толщину 1,2 мм и массу 10 г, длительность звучания – 1 час. К концу 1987 г. в мире было выпущено уже около 30 млн. лазерных проигрывателей и более 450 млн. компакт-дисков с музыкальными произведениями.

Разработка первой спецификации цифровых компакт-дисков послужила основой для создания дисков с комплексным представлением информации, то есть способных хранить не только звуковую, но и текстовую, графическую, видеоинформацию. Однако первая спецификация давала возможность диску работать лишь на конкретной модели накопителя. Разработанная вскоре вторая спецификация определяла уже как логический, так и файловый форматы диска.

Вскоре был принят международный стандарт ISO-9660 для цифровых дисков, определявший их логический и файловый форматы. Все диски, соответствующие данному стандарту, совместимы друг с другом. Этот стандарт определяет способ записи по типам информации: текст, графика, звук и т. д. Стандарт доступен для любой операционной системы, существующей в настоящее время.

Благодаря своим малым размерам, большой емкости, надежности и долговечности аудио компакт-диск получил широкое распространение.

CD-ROM – наиболее распространенный вид оптических дисков для использования в персональных компьютерах.

CD-ROM – компакт-диск с постоянной памятью, предназначенный для хранения и чтения значительных объемов информации (550 Мбайт и более). Он содержит компьютерную информацию, которая считывается дисководом, подключенным к ПЭВМ.

CD-ROM появились в 1985 г. на рынке баз данных и представляют собой отпечатанную из пластмассы круглую пластину.

На один CD-ROM можно вместить 150 тыс. страниц текста, что равно 17 библиям. Емкость такого диска, при малом размере, равная 650 Мбайт, эквивалентна емкости около 450 трехдюймовых дискет.

CD-ROM относится к средствам мультимедиа, то есть интерактивным аудиовизуальным средствам, позволяющим одновременно проводить операции с подвижными графическими изображениями, текстом и звуком. Информация обычно представляется в виде комплекса: графика – меню – гипертекст (инструмент последовательных ссылок на текстовые и графические фрагменты при поиске нужной информации).

CD-ROM по своей конструкции, внешнему виду и физическим параметрам почти идентичен аудио компакт-диску. Принципиально одинаковы устройства для считывания информации с компакт-диска и CD-ROM. Различия состоят только в том, что используются различные способы преобразования сигнала в отображаемую информацию. Считывающее устройство компьютера работает как с CD-ROM, так и с аудио компакт-диском.

Главным преимуществом CD-ROM, по сравнению с жесткими и гибкими дисками, является высокая информационная емкость. Особенностью CD-ROM является то, что информацию, находящуюся на диске, нельзя изменить и нельзя записать на носитель непосредственно с компьютера. Существует еще одна особенность CD-ROM. Информация на нем расположена на одной спиральной дорожке, а не на кольцевых дорожках, как на магнитных дисках. Такое размещение информации замедляет ее считывание по сравнению с использованием жесткого магнитного диска, из-за чего возрастает время доступа и замедляется передача данных. Для жестких магнитных дисков среднее время доступа к информации и передача данных приблизительно равно 35 м/сек, а для CD-ROM 350-500 м/сек.

Таким образом, существует несколько типов носителей ЭД, к которым относятся магнитный и оптический.

1.2 Электронные технологии в делопроизводстве

В Российской Федерации к числу приоритетных задач относится правовое обоснование использования электронного документа в делопроизводстве организаций, а также при передаче электронных документов на хранение, в том числе, на государственное архивное хранение. Определенная роль в их решении принадлежит архивному ведомству и ВНИИДАД, который проявляет заинтересованность и непосредственно участвует в соответствующих разработках.

Первым шагом урегулирования вопросов использования документов, создаваемых средствами вычислительной техники, была разработка ГОСТ 6.10.4-84 “ Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”, в числе авторов которого был Главархив СССР. Форма государственного стандарта была использована для законодательного закрепления юридической силы новых документов.

Отечественные специалисты до настоящего времени не пришли к единому пониманию “электронного документа”. Неопределенность приводит к трудностям придания юридической силы информации, записанной на машинном носителе. Единственным технически возможным способом придания доказательности “электронному документу” является использование электронной подписи. Единственное действующее в масштабе государства определение дано в ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, который определяет “документ на машинном носителе” как документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной⁰.

Стандартом было установлено, что машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации. Постепенно машинопись была заменена на компьютерную печать.

Что касается машинного носителя, то стандарт установил и для него обязательные реквизиты оформления по типу бумажных документов:

• наименование организации - создателя документа

• местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес

• дата изготовления документа

• код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или код лица, утвердившего документ.

Обязательные реквизиты документа на машинном носителе предлагалось размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит. В дальнейшем при внедрении стандарта были предложения располагать реквизиты на специальных этикетках, на начальной площади ленты и т.д.

В действительности стандарт обеспечил использование лишь машинных распечаток - машинограмм, которые стали оформляться как традиционные бумажные документы.

ГОСТ 6.10.4-84 лег в основу подготовки разделов ГСДОУ (ВНИИДАД,1991г.) и Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (Росархив, М., 1992), касающихся требований к машиночитаемым документам.

Во всех последующих выходящих нормативных и методических документах ВНИИДАД затрагиваются вопросы использования и хранения электронных документов: в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в новых Правил работы государственных архивов и архивов государственных организаций и др. (2007)

“Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”(Росархив, ВНИИДАД. М., 2000) также ориентирован и на документы “на нетрадиционных носителях”, уравнивая их по срокам хранения с бумажными документами. Например, статья 64 “Кодификационные картотеки, базы данных (справочные, полнотекстовые) по законодательным актам и другим нормативным документам(инструкциям, правилам)”- на государственное хранение не передаются.

Заинтересованность архивного ведомства нашла отражение в Положении об Архивном фонде Российской Федерации (Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994г. N 552), где установлен срок временного хранения документов государственной части Архивного фонда на машинных носителях в ведомственных архивах - 5 лет.

Отсутствие законодательного акта об электронной подписи не является реальным препятствием использования ЭД. Имеются законодательные акты Российской Федерации, на основании которых издаются ведомственные положения, инструкции, обеспечивающие законное функционирование ЭД. Такими актами являются Федеральный закон “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” от 27 ибня №149-ФЗ 2006г.. и Гражданский кодекс Российской Федерации 1995г., соответствующие статьи которых используются в ведомственных нормативных актах Центрального Банка России, Высшего Арбитражного суда Российской Федерации, Государственные стандарты (например, ГОСТ Р 34.10-94 “Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Процедуры выборки и проверки электронной цифровой подписи на базе ассиметричного криптографического алгоритма”) и др. для юридического обеспечения обмена электронными документами.

Подготовлен проект Модельного закона об электронной цифровой подписи, который предполагается как свод унифицированных правил и процедур в рамках СНГ, которые будут приняты всеми участниками и введены в соответствующих странах в качестве законодательных актов. «Наличие такого закона обеспечит юридически закрепленный обмен электронными документами в рамках СНГ.⁰ Информацию о проекте Модельного закона СНГ». см. в журнале “Компьютерра” № 13(342) от 11 апреля 2000г., с.26-27.

Госдумой принят Федеральный закон “Об электронной цифровой подписи” от 13 декабря 2001 г. №129-ФЗ

Названные выше отечественные проекты законодательных актов не предлагают законодательного введения технологии электронного удостоверения неизменяемости передаваемого по каналам электронной связи документа.

Основное направление законодательного регулирования - признание юридической силы электронной подписи в определенной сфере и ограничение ее использования также в определенной сфере. Технология проставления цифровой подписи остается за пределами законодательства.

Развитие законодательства в сфере информации должно обеспечить расширение информационного производства и информационных отношений на ближайшие 5-10 лет, ускорить процесс информатизации с ориентацией на целевое использование информации во всех сферах жизни.

Не следует сводить проблему электронных технологий в делопроизводстве лишь к созданию “безбумажной конторы”. На сегодняшний день, в реальных условиях медленного развития законодательной базы ЭД в РФ целесообразно выделить актуальные проблемы документоведческого характера, подлежащие сегодняшнему решению, и предваряя законодательное закрепление, попытаться их решить в качестве временных, называя ориентировочно срок 5 лет.

И в первую очередь к таким проблемам относится использование электронных технологий в традиционном (т.е. бумажном) делопроизводстве.

Исходить следует из традиционной тематики, которой занимается документоведение и решения которой ждут от Федерального архивного агенства: документационное обеспечение управления, делопроизводство, организационно-распорядительная документация, архивное хранение. Кроме того, следует исходить из того, что на практике делопроизводство остается письменным, бумажным, даже при высоком уровне компьютеризации в организации. Не говоря уже о том, что архивное хранение остается бумажным.

Можно назвать, на мой взгляд, три наиболее эффективных направления использования электронных технологий в традиционном делопроизводстве:

• Подготовка документов с использованием электронных технологий — осуществляется по правилам и с использованием форм и бланков унифицированных документов. На выходе тексты выводятся на бумагу и приобретают в соответствии с действующими правилами форму документов.

• Электронная передача информации — используется для ускорения ее доставки потребителям с последующим выводом документов на бумагу. Актуальнейшей задачей является определение места факсимильной передачи документа в системе традиционного делопроизводства.

• Электронная регистрация поступления документов в систему — предполагает включение в единую информационную систему всех возникающих или поступающих в организацию документов в любой форме на основе единых правил регистрации. На регистрационном массиве строится учет, поиск, контроль исполнения документов без заведения других регистрационных форм.

Учитывая традиционные технологии передачи документов внутри организации, для учета и контроля могут использоваться дублирующие регистрационные формы на бумаге. Включение документа в регистрационный массив подтверждает факт его наличия и совершения действия, которое он регистрирует.

Рекомендации о направлениях исследований в области ЭД и электронных технологий

Таким образом, предлагаемый мною подход заключается в том, что на современном этапе — по крайней мере, в ближайшие пять лет— первоочередное внимание следует уделять не проблемам “электронного документа”, а использованию электронных технологий в традиционном делопроизводстве. Назовем следующие первоочередные проблемы функционирования электронных технологий, подлежащие решению:

• сохранение форм документов, соответствующих письменной структуре документирования, установленной современными нормативными актами в области управленческой деятельности

• основания разделения подлинников и копий

• ограничение круга ситуаций, при которых могут, должны и не должны использоваться ЭД

• на основании действующих нормативных актов установление правовых оснований признания юридической силы ЭД и закрепление их в ведомственных инструкциях, методиках и т.п. документах для практического использования и сбора информации о недостатках разработок.

В частности, целесообразно в настоящее время отказаться от переработки ГОСТ 6.10.4-84 и подготовить Методические рекомендации от имени ВНИИДАД(можно даже Временные методические рекомендации) по применению электронных технологий в делопроизводстве. Содержание подобной опережающей, опытной методической разработки может быть, в принципе, следующим:

• терминология, соответствующая международной

• условия признания юридической силы документа на машинном носителе; действующие нормативные акты, позволяющими пользование электронными документами

• случаи обязательного использования бумажного документа, аналогичного электронному (например, в документах по личному составу - персональных данных, а также документах постоянного и долговременного хранения, обеспечивающих права граждан и др.)

• порядок удостоверения электронного документа; способы удостоверения: ЭЦП, сопроводительное письмо или удостоверяющий документ и его реквизиты.

• использование факсограмм, электронной почты, документов, полученных по Интернет; юридическая сила изображения документа на экране

• передача электронных документов на архивное хранение в сопровождении бумажного аналога или наоборот

• ограничение применения документов в электронной форме (виде), например, при направлении извещений, свидетельств, приглашений и т.п. гражданам; при выдаче гражданам медицинских документов

• На данном этапе необходимость сохранения обязательных реквизитов письменных документов для электронных документов, имея в виду, что в большинстве случаев они будут преобразованы в бумажную форму.

При использовании электронных технологий обеспечить сохранение формы документа, соответствующей унифицированным системам документации, действующим стандартам и иным нормативным актам, при выводе документа на бумагу.

Характеристики

Список файлов курсовой работы