110509 (616252), страница 3

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждой организации.²² При этом необходимо соблюдать следующие принципы:

1. оперативность движения документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени;

2. однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

3. параллельность выполнения различных операций по обработке документа с целью сокращения времени его пребывания в сфере делопроизводства и повышения оперативности исполнения.

В документообороте участвуют документы, обладающие различными свойствами, что обусловливает особенности работы с ними. Данное обстоятельство определяет необходимость качественной характеристики документооборота.

Выделяются следующие группы документов, участвующих в документообороте.

По месту изготовления назначают документы²³:

• получаемые извне (входящие документы);

• созданные в организации, функционирующие в данной организации (внутренние документы) или отправляемые в другие организации (исходящие документы).

Входящие документы различаются по корреспондентам (авторам документов, от которых они получены):

• от вышестоящих инстанций (руководящие документы, предписания, приказы);

• подведомственных организаций (отчеты, информация о состоянии дел, предложения, просьбы);

• других организаций: клиентов, поставщиков, покупателей (деловая переписка);

• частных лиц (письма, заявления, жалобы).

Такой анализ необходим для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Эти данные используются при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

Документы, созданные в организации, разделяются:²⁴

а) по видам документов:

• организационно-распорядительные;

• информационно-справочные;

• учетно-отчетные и др.;

б) по характеру содержания:

• инициативные (требующие ответа или исполнения);

• присланные / отправляемые для сведения;

• ответные;

в) по направлению движения:

• направляемые руководителю организации;

• направляемые в структурные подразделения;

• направляемые конкретным исполнителям;

г) по сфере функционирования:

• внутренние;

• исходящие.

Внутренние документы разделяются по направлению движения²⁵:

• отправляемые в подразделения (филиалы);

• функционирующие внутри организации.

Таким образом, документы организации можно изучать с различных точек зрения и каждый отток будет иметь особенности в движении и обработке. Анализ документооборота можно выразить графически²⁶:

Рис. 3. Документооборот в организации

Документооборот ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» регулируется инструкцией по делопроизводству (приложение 5).

Инструкция по делопроизводству в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и иными внутренними нормативными документами ЗАО «Жилищный капитал».

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.²⁷

Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Инструкции по организации и ведению конфиденциального делопроизводства в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», утвержденной приказом генерального директора.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления – административно-правовой департамент.²⁸

При применении ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» электронного документооборота административно-правовым департаментом (административным управлением, управлением документооборота совместно с управлением информационных технологий) разрабатываются маршруты движения документов.

В деятельности ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» образуются следующие группы документов²⁹:

• организационно-распорядительные документы - локальные нормативные документы Общества, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Общества, его подразделений и должностных лиц:

• приказы генерального директора по основной деятельности;

• приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам;

• распоряжения генерального директора по основной деятельности;

• протоколы совещаний;

• положения, инструкции, правила, регламенты;

• внутренние документы (служебные записки);

• служебные письма (поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и создаваемые в компании);

• договоры (поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и создаваемые в компании).

Каждая из вышеперечисленных групп, исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы (приложение 7)³⁰.

• Документы по инвестиционной (производственной) деятельности.

• Документы по строительству.

• Документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности.

• Документы по кадровой деятельности.

• Документы по общим вопросам (по вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).

• Документы по корпоративной и административной деятельности.

Каждый тип документов, в свою очередь, состоит из нескольких видов³¹.

1. Документы по инвестиционной (производственной) деятельности:

• инвестиционные соглашения, контракты и договоры (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• договоры о долевом участии в строительстве объектов недвижимости (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• договоры уступки прав и (или) перевода долга (включая предварительные) по инвестиционным соглашениям, контрактам и договорам, по договорам о долевом участии в строительстве объектов недвижимости, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• договоры купли-продажи объектов недвижимости (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• агентские договоры, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним, агенты отчета;

• договоры по рекламе и маркетингу, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• иные договоры по инвестиционной (производственной) деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• соглашения о зачете встречных требований по вышеперечисленным договорам;

• стратегии реализации инвестиционных проектов;

• бизнес-планы, технико-экономические обоснования, заключения, справки;

• планы продаж и рекламных мероприятий;

• положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам инвестиционной (производственной) деятельности.

2. Документы по строительству:

• договоры аренды земли (под строительство и реконструкцию объектов недвижимости), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• договоры строительного подряда, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• иные договоры по строительству, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• документы унифицированных форм № КС-2, № КС-3 (акты приемки выполненных работ, справки о стоимости выполненных работ и затратах);

• исходно-разрешительная и проектно-сметная документация;

• положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам строительства.

3. Документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности:

• договоры об участии в целевом финансировании, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• кредитные договоры, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• договоры залога по финансовым обязательствам, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• договоры поручительства по финансовым обязательствам, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• договоры о предоставлении банковских гарантий, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• договоры займа, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• договоры купли-продажи векселей, других ценных бумаг и акты к ним, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• акты предъявления векселей для погашения;

• договоры об открытии счетов, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• иные договоры по финансовой и внешнеэкономической деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• финансовые обоснования по проектам и по себестоимости проектов;

• положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам финансовой и внешнеэкономической деятельности.

4. Документы по вопросам кадровой политики:

• договоры по кадровой деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• договоры по повышению квалификации работников, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• приказы по кадрам;

• должностные инструкции, положения о структурных подразделениях;

• положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам кадровой деятельности.

5. Документы по общим вопросам:

• договоры о допуске работников к информации, отнесенной к коммерческой и служебной тайне, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• договоры о соблюдении противопожарной безопасности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• договоры по материально-техническому обеспечению (хозяйственной деятельности), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• договоры аренды зданий, помещений и имущества (в том числе транспортных средств), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по общим вопросам (вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).

6. Документы по корпоративной и административной деятельности:

• договоры купли-продажи акций, долей в уставном капитале Общества и других юридических лиц, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• реестр владельцев ценных бумаг (журнал учета входящих документов, журнал лицевых счетов, регистрационный журнал);

• протоколы заседаний общего собрания акционеров, совета директоров, попечительского совета;

• решения, принимаемые Обществом в качестве единственного участника дочерних обществ;

• приказы генерального директора по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам;

• распоряжения генерального директора по основной деятельности;

• протоколы совещаний, проводимых генеральным директором;

• договоры по информационному обслуживанию (базам данных), автоматизации и программному обеспечению, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

• положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам корпоративной и административной деятельности.

Далее рассмотрим этапы документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

2.2 Этапы документооборота компании

Документооборот предприятия можно разделить на следующие этапы:

• Регистрация и учет поступающих в организацию документов

• Подготовка и регистрация отправляемых документов

• Прохождение внутренних документов

• Учет объема документооборота

• Контроль за исполнением документов

Рассмотрим этапы более подробно.

Характеристики

Список файлов курсовой работы