Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 9)

В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, плановые документы, отчетная документация, договорная документация.

Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключению повторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов.

Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом.

Анализ документооборота предполагает тщательное изучение организационной стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.

Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного задания.

Анализ документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» показал, что документирование деятельности компании ведется на высоком уровне, в том числе в компании внедрена система электронного документооборота.

Но так же были выявлены ряд недостатков: отсутствие четкого порядка регистрации документов; нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствие номенклатуры дел предприятия. Устранить данные ошибки и недостатки возможно путем автоматизации и внедрения более подходящего для деятельности конкретного анализируемого предприятия программного продукта.

Комплексное решение по организации электронного документооборота, обеспечивающее управление информационными потоками и документами компании должно быть ориентировано на то, что предприятие работает на программе "1С: Предприятие", соответственно и документооборот желательно вести на этой же платформе "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит осуществлять целый ряд дополнительный функций. А так же данная система рассчитана на работу в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков.

Наряду с вышеперечисленными нарушениями в организации документооборота, было обнаружено, что на предприятии ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, но не разработано положение, которое бы регламентировало ее деятельность. Разработка данного регламента устранит названный недостаток. Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Следующим был выявлен такой недостаток деятельности, как отсутствие электронной подписи в документах, пересылаемых между контрагентами и другими организациями. Что касается отсутствия электронной подписи при пересылке документов, то здесь необходимо внедрить использование единой технологии создания эффективных средств криптографической защиты информации (СКЗИ), разработанной МО ПНИЭИ и решающей задачи конфидициальности информации, что позволит предприятию не только ускорить документооборот, но и избежать ошибок и утери информации. Методы криптографического преобразования конфиденциальной информации обеспечивают защиту ее от несанкционированного доступа к ней в процессе хранения и обработки в информационных системах, передачу конфиденциальной информации по каналам связи телекоммуникационных систем, установление подлинности передаваемых сообщений, хранение информации (документов, баз данных) на носителях в зашифрованном виде.

Также было предложено разработать имеющий доказательственную силу для судов, удобный и практичный правовой механизм организации электронного документооборота в компании, не влекущий усложнение ее деятельности и связанных с этим дополнительных затрат, и включающий разработку пакета следующих основных документов: 1. Типового соглашения об электронном документообороте с контрагентами. 2. Регламента электронного документооборота в компании. 3. Должностной инструкции в отношении сотрудников, использующих средства электронной связи в электронном документообороте.

Применение юридической системы электронного документооборота компании (ЮСЭД) позволит построить безрисковую систему документооборота и электронного сообщениях с контрагентами компании, урегулировать не имеющие доказательственной силы сложившиеся отношения по сделкам и другим коммерческим операциям, обеспечить гарантии защиты интересов компании в формируемых отношениях и положительного разрешения споров.

Список литературы

Законодательство

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. – М., 2007.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 2007.

4. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

5. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

6. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации"

7. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (c изменениями на 4 декабря 2006 года)

8. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне"

9. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"

10. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" (с изменениями на 10 января 2003 г.)

11. Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями на 3 июня 2005 г.)

12. Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1"О государственной тайне" (с изменениями на 22 августа 2004 г.)

13. Федеральный закон от 9 июля 1993 г. № 5351-1 "Об авторском праве и смежных правах" (с изменениями на 20 июля 2004 г.)

14. Федеральный закон от 23 сентября 1992 г. № 3523-1 "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных" (с изменениями на 2 ноября 2004 г.)

Учебная литература

1. Балибардина, Г. И. Документоведение и документационное обеспечение управления : учеб.-метод. пособие / Г. И. Балибардина ; Волгогр. гос. ун-т. - Волгоград : Изд-во Волгогр. гос. ун-та, 2007.

2. Басовская Е., Быкова Т., Вялова Л. Делопроизводство: Учебник. – М.: ПрофОбрИздат, 2001.

3. Быкова Т.А. , Вялова Л.М. , Санкина Л.В. Делопроизводство. Учебник. – М.: МЦФЭР, 2006.

4. Варламова Л.Н «О стандартах в области ДОУ. О национальном стандарте, разработанном на базе международного стандарта ИСО 15489» // Материалы У конгресса-практикума «ИФОДОКУМ 2007: Эффективный документооборот в управлении бизнесом». – Москва, 30-31 октября 2007 г.

5. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, ТА. Быкова и др. / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.

6. Доронина Л.А. Документоведение : учеб.-метод. пособие / Л.А. Доронина; Ин-т информ. систем упр. – М. : Гос. ун-т упр., 2007.

7. Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М. 2007.

8. Копылов В.А. Информационное право: Учебное пособие. — М.: Юристъ, 2005.

9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство.– М.: ООО “Журнал “Управление персоналом”, 2007.

10. Кузнецова Т.В. Секретарское дело – Изд. 6-е, исправленное и дополненное – М.: ООО “Журнал “Управление персоналом”, 2006.

11. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления: Учебник – М.: МЦФЭР, 2007.

12. Ларин М.В. «О государственной политике в сфере электронного документооборота». /// Материалы У конгресса-практикума «ИНФОДОКУМ 2007: Эффективный документооборот в управлении бизнесом». – Москва, 30-31 октября 2007 г.

13. Ларин М.В. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. – М. : ВНИИДАД, 2007.

14. Общероссийский классификатор управленческой документации. — М.: Издательство стандартов, 1994.

15. Панасенко Ю.А. Делопроизводство : документационного обеспечение управления : учеб. пособие / Ю.А. Панасенко. – М. : РИОР, 2005.

16. Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления: Учебное пособие для студентов заочного обучения по специальности «Бухгалтерский учет и аудит». — М.: ЗАО «Финстатинформ», 2005.

17. Санкина Л.В. Делопроизводство: Практическое руководство. – М.: Международный центр финансово-экономического развития, 2006.

18. Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества). – М.: МЦФЭР, 2005.

19. Сологуб О.П. Делопроизводство: Составление, редактирование и обработка документов. – М.: Омега-Л, 2007.

Материалы периодической печати

1. Банасюкевич В.Д. Разработка Государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача / В.Д. Банасюкевич, М.В. Ларин // Юрид. бюл. предпринимателя. - 2006. - № 6.

2. Варламова Л.Н. ГОСТ Р ИСО 15489-1-: Значение для России. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007. - №3.

3. Варламова Л.Н. Международная стандартизация: проблемы терминологии. // Служба кадров и персонала. – 2007. - №4.

4. Зезюлина, М. Делопроизводство. Документооборот. Обмен опытом / М. Зезюлина ; М. Зезюлина // Секретарское дело. - 2009. - № 2.

5. Сокова А.Н. Перспектива правил оформления управленческих документов // Делопроизводство. - 2004. - № 2.

Интернет-ресурсы

1. ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru/

2. Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях// АКДИ Экономика и жизнь. - 2002. - 5 нояб.//http://www.directum.ru/338816.shtml

3. Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в бизнесе: материалы междунар. практич. конф. (Москва, 10-11 апр. 2003 г.) / Гильдия Управляющих Документацией.

//http://www.gdm.ru/meropr/020403/book/index.htm

1 ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

2 ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

3 ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

4 ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

5 ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

6 ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

7 ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

8 ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

9 ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

10 ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

11 ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

12 ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

13 ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

14 ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru/

15 ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

16 Сокова А.Н. Перспектива правил оформления управленческих до­кументов // Делопроизводство. - 2004. - № 2. – с. 73.

17 Должностная инструкция директора управления документационного обеспечения административно-правового департамента. // ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». – М., 2008.

18 Должностная инструкция начальника отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента. // ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». – М., 2008.

19 Должностная инструкция менеджера отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента. // ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». – М., 2008.

Характеристики

Список файлов курсовой работы