16419 (567935), страница 3

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

Объективной и достоверной;

Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения – побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия;

Полной и достаточной для принятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительной переписки, приводя к потере времени и средств.

Виды деловых писем

Письма – приглашения	письма с приглашением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но может быть и всему коллективу.
Гарантийные письма	составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий, например: оплата за работу, товары, услуги, сроки поставки, оплата аренды.
Инструктивные (циркулярные)	такие письма направляют вышестоящие организации и ведомства, издают в них указания своим подведомственным учреждениям и организациям.
Письма - просьба	существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени организации, предприятий, учреждений. Выражаются обычно словами: Просим оказать содействие…; Просим выслать в наш адрес…; Прошу ликвидировать задолженность… и т.д. Цель данного письма – убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы и поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие основания.
Письма - ответы	Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы, на которую дается ответ, далее излагается результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ или констатируется сам отказ.
Благодарственные письма	В партнерских отношениях нужно не только просить, но благодарить за оказанные услуги, за совместное проведение мероприятий и т.д.
Сопроводительные письма	Составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов и причины их отправлению
Договорные письма	В данном письме говориться о конкретном документе – договоре, как разновидность сопроводительного письма.
Письма - предложения	Структура похожа на структуру письма-просьбы: изложение сути вопроса, предложение о сотрудничестве, могут быть приложены доказательственные материалы. В письме уместна формула вежливости. Можно разделить на несколько видов: Предложения о сотрудничестве; Извещения; Рекламные письма (информационные).
Письма - напоминания	Содержит указание на приближение или истечение срока какого-либо обязательств, проведения мероприятий или других договоренностей.
Письма - подтверждения	Содержит подтверждение о получении какого-либо отправления (письма, факса, товаров, ценностей), о том что ранее составленный документ остается в силе, может также подтверждать какой-либо факт, действие.

Ниже приведет пример делового письма – приглашения, с указанием реквизитов, а также схемы расположения реквизитов на формате А4 углового и продольного бланков.

ОАО «Росинтер» Пятницкая ул., д.21, Москва, 115209 Тел.: (495) 931 11 17, факс: (495) 931 00 27, e-mail: msm@inter.msk.ru, http://www.msk.ru ОКПО________, ОРГН_________, ИНН/КПП___________________ 01.02.2006 № 115-3/1 На № _______ от ___________

Генеральному директору Научно-технического центра «Информсистема» О.С.Ефремову Сергеевой В.К. Отправить факс о согласии до 04.02.2006 Еремеев 02.02.2006

Уважаемый Олег Святославович!

Приглашаем Вас принять участие в работе семинара «Современный офис», проводимого компанией «Росинтер», который состоится 05.02.2006 в Государственной Думе (Георгиевский переулок, д.2 , в аудитории 830 нового здания). Начало семинара в 11:00, предполагаемая продолжительность – 4 часа.

В программе семинара: рассмотрение вопросов автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, электронных архивов предприятий и организаций. Просим Вас подтвердить участие в семинаре до 04.02.2006, заявку необходимо выслать по факсу 931 00 27.

Приложение: 1. Программа семинара «Современный офис» на 1л. в 1экз. 2. Программы выставки «Технические средства автоматизации делопроизводства» на 5л. в 1 экз.

М.М. Макарова

931 00 17

2. Раскройте особенности оформления организационно-распорядительных документов финансового характера

ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распорядительных документа (далее ОРД) трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управление, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

Классификация ОРД:

Организационная документация (учредительные договоры, уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);

Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

Информационно-справочная документация, которую условно можно разделить на:

оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т.п.)

справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и.т.д.)

Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРД включает докумнты по личному составу (персоналу): заявления личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и целый ряд других.

Требования, предъявляемые к оформлению документов

Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам).

Эти требования определены в утвержденном постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. N 273 государственном стандарте РФ " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30 97)" . ГОСТ введен в действие 1 июля 1998 года и распространяется на организационно-распорядительные документы любых, как государственных, так и негосударственных, организаций. Он не устанавливает порядок оформления первичных бухгалтерских документов (этот порядок определен Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ " О бухгалтерском учете" ).

Перечень реквизитов для организационно-распорядительных документов:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 код организации;

05 код формы документа;

06 наименование организации;

07 справочные данные об организации — индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

08 наименование вида документа;

09 дата;

10 регистрационный номер документа;

11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

14 адресат;

15 гриф утверждения документа;

16 резолюция;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

19 текст;

20 отметка о наличии приложения;

21 подпись;

22 гриф согласования документа;

23 визы согласования документа;

24 печать;

25 отметка о заверении копий;

26 отметка об исполнителе и номад его телефона;

27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 отметка о поступлении документа;

29 идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30 — 97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификации, Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.

Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 «текст» передает основное содержание документа. Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов). Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. Схема расположения реквизитов на документах, составляющих систему организационно-распорядительной документации, позволяет максимально увеличить «полезную» площадь — место для размещения текста — основного реквизита документа.

В настоящее время некоторые предприятия не придают должного значения оформлению тех или иных документов. Но такое отношение неоправданно. Так, например, отсутствие подписи должностного лица в приказе или грифа " Утверждено" на штатном расписании делает эти документы в правовом смысле " бессильными".

Какие же реквизиты признаются юридически значимыми?

Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшего документ. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.

Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно.

Дата и номер документа

Дата необходима для определения момента, с которого возникают, изменяются или прекращаются права или обязанности сотрудников предприятия, указанных в документе.

Дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две для разграничительных точек. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится ноль, например 05.09.99. Словесно-цифровой способ оформления дат (10 ноября 1999 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права предприятий и граждан.

Отсутствие даты на некоторых видах документов бесспорное основание для признания их недействительными. Так, ничтожной является такая доверенность, в которой не указана дата ее выдачи (ст.186 Гражданского кодекса РФ).

Юридически значимым является и реквизит " Регистрационный номер документа".

Характеристики

Список файлов ответов (шпаргалок)