16419 (567935), страница 2
Текст из файла (страница 2)
Заголовок. Состоящий из двух и более строк, печатается через один междустрочный интервал.
Заголовок пишется с прописной буквы от левой границы текстового поля, без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится.
«Отметка о контроле документа» делается на письмах, исполнение которых контролируется. Обозначается буквой «К» или штампом «контроль». Располагается в правой верхней части документа и бланка резолюции (если резолюция оформлена на отдельном бланке).
«Текст документа» - главный реквизит, ради которого составляется документ.
Текст документа можно оформлять в виде таблицы, связанного текста, разбивать на абзацы, разделы, пункты.
В тексте письма, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывается их реквизиты: «наименование документа», «наименование организации» - автора документа, «дата документа», «регистрационный номер документа», «заголовок к тексту», например:
Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 №221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»…
В письмах используется следующая форма изложения.
Текст письма составляется от первого лица множественного числа – «просим, направляем», или третьего лица единственного числа – «предприятие считает, организация рассмотрела», или от первого лица единственного числа – «направляю, прошу».
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст. Как правило, излагается от первого лица единственного числа: «предлагаю, прошу».
«Отметка о наличии приложения» делается в сопроводительных (договорных) письмах, письмах-приглашениях, рекламных и информационных письмах и др.
Отметку о наличии приложения, называемого в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8л. в 3 экз.
Если приложения не названы, то их наименование перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка о … на 3л. в 2 экз.
2. Проект … на 8л. в 3 экз.
Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение : письмо комитета по делам молодежи Курганской области от 10.07.2006 №25 и приложения к нему, всего на 10л.
Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров, например:
Приложение: в 2экз.
Если документ направляется нескольким адресатам. А приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:
Приложение: на 5л. в 1 экз. только в первый адрес.
Отметка о наличии приложения печатается через два интервала ниже текста документа от левой границы текстового поля.
«Подпись» - это обязательный реквизит документа, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу.
В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
| Генеральный директор ОАО «Российские просторы» | Личная подпись | В.А.Петровский |
| Генеральный директор | Личная подпись | В.А.Петровский |
Если документ оформлен на бланке должностного лица, то в состав реквизита «подпись» входят: личная подпись и расшифровка подписи.
| Личная подпись | В.А.Петровский |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
| Генеральный директор | Личная подпись | А.В.Геймбух |
| Главный бухгалтер | Личная подпись | Л.А.Антипина |
На практике часто применяют совместные письма. При подписании письма несколькими лицами, равными по должности, их подпись располагают на одном уровне, например:
| Глава администрации (Губернатор) Томской области | Губернатор Омской области |
| Личная подпись В.М. Кресс | Личная подпись Л.К.Полежаев |
| дата, регистрационный номер | дата, регистрационный номер |
Документ может быть подписан исполняющим обязанности (и.о.) должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он исполняет обязанности должностного лица.
Наименование должности в реквизите «подпись» печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал. Допускается центрирование наименование должности относительно самой длинной строки, например:
| Заместитель генерального директора | Личная подпись | П.Г.Филиппов |
Расшифровка подписи в реквизите «подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
«Виза согласования» - это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствии его правовым актам и ранее принятым решениям
Визы включают: должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи, (инициалы, фамилию) и дату.
Виза проставляется на копии пиьсма в левой нижней части на личевой стороне документа.
«Отметка об исполнителе» включат инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона. Она располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнего углу от левой границы текстового поля, например:
А.Г.Петров
223 10 15
«Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или. При наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку: «В дело»; подпись; дату.
Отметка об исполнении документа подписывается и датируется исполнителем документа, руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, или руководителем, давшим поручение по исполнению документа.
Реквизит располагается в левой нижней части исполненного документа.
Отправлен факс 012.03.2006
В дело
Сидорова
дата
или
В дело
Сидорова
дата
«Отметка о поступлении документа в организацию» помещается в правом нижнем углу первого листа документа путем проставления специального штампа.
Элементами реквизита выступают: наименование организации; порядковый номер, который может дополняться индексом структурного подразделения и даты поступления документа, а при необходимости времени, например:
| ОАО «Российские просторы» Канцелярия Вх. №8325/1 01.09.2006 |
«Идентификатор электронной копии документа» служит отметка, необходимая для поиска документа. Включает в себя имя файла на магнитном носителе. Дату и другие сведения.
Реквизит проставляется в момент подготовки документа, располагается в левом нижнем углу документа, например:
С:/ПисьмоПросьба.rtf01.11.2006
Оформление бланка письма.
Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации – авторе документа, от имени которого издается документ.
Стандартные форматы бланков – А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм).
В зависимости от расположения реквизитов установлены два варианта бланков: угловой и продольный.
Поля не менее: 20мм – левое; 10мм – правое; 20мм – верхнее; 20мм – нижнее.
Меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.
Пример оформления бланка письма организации (угловое расположение реквизитов)
| Эмблема СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ «КРАСНЫЙ ПРОСПЕКТ» Красный проспект, д.28, г. Новосибирск, 630099 Тел.:222 23 15, 223 72 18, факс: 223 7 72, e-mail:sacha@sts.ru ОКПО_____,ОГРН____, ИНН/КПП____ ________________№_____________ На №_____________ от __________ |
Пример оформления бланка письма организации (продольное расположение реквизитов)
Эмблема
СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ
«КРАСНЫЙ ПРОСПЕКТ»
Красный проспект, д.28,
г. Новосибирск, 630099
Тел.:222 23 15, 223 72 18,
факс: 223 7 72, e-mail:sacha@sts.ru
ОКПО_____,ОГРН____,ИНН/КПП____
________________№_____________
На №_____________ от___________
Организации, осуществляющие внешнеэкономическую деятельность, имеющие деловые связи с иностранными партнерами, разрабатывают бланки писем на двух языках: государственном языке и языке партнера.
Расположение наименования организации располагается следующим образом: слева – наименование на русском языке, справа – на иностранном языке, например:
| Торгово-промышленная палата российской федерации Ильинка ул.,д.6,г.Москва, Россия, 103684 Тел.:921 08 11, Факс: 411126 e-mail: ОКПО_________ОГРН_________ ИНН__________ КПП_________ _____________№_____________ На № ________ от ___________ | THE CHAMBER OF COMMECE AND INDUSTRY Ilyinka str., 6. Moscow. Russia, 103684 Tel.:921 08 11, Facs: 411126 |
Правила расположения реквизитов
Первая строка текста начинается с абзаца на расстоянии 1,25см от левой границы текстового поля.
При подготовке письма на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются арабскими цифрами посредине верхнего поля страницы без слова «страница» (стр.) и знаков препинания. Письмо печатается шрифтом Times New Roman.
Размер шрифта: текст – 14, отметка об исполнителе – 10, идентификатор – 8, расстановка страниц – 12. Реквизиты «адресат», «текст», «заголовок», «подпись» печатаются через один междустрочный интервал.
В официальной переписке применяется официально - деловой стиль. Деловой стиль – это совокупность речевых средств, функция которых – обслуживание сферы официально – деловые отношения.
Особенности информации делового стиля:
Официальной по своему характеру, что подчеркивает неличностный характер отношений, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения.
Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;
Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения;
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
