Межличностные коммуникации в организации (1194544), страница 4

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 4)

Рисунок 3 – Линейная коммуникационная модель

Интерактивная модель (рисунок 4) в качестве обязательного элемента коммуникативного процесса вводят обратную связь, наглядно демонстрируя кругообразный характер коммуникации: отправитель и получатель сообщения последовательно меняются местами.

Отправитель

итерпретатор

плучатель

Получатель

итерпретатор

отправитель

Сообщение

Отправитель Сообщение Получатель

и

Сообщение

нтерпретатор интерпретатор

п олучатель сообщение отправитель

Рисунок 4 – Интерактивная модель

Если первые две модели изображают коммуникацию как ряд дискретных актов, имеющих начало и конец, в которых отправитель по существу детерменирует действия получателя, то трансакционная модель (рисунок 5) представляет коммуникацию как процесс одновременного отправления и получения сообщений коммуникаторами. В каждый конкретный момент мы способны получать и декодировать сообщения другого человека, реагировать на его поведение, и в то же самое время другой человек получает наши сообщения и отвечает на них. Эта модель позволяет увидеть, что дискретный акт коммуникации трудно отделить от событий, которые ему предшествуют и следуют за ним.

шум шум шум

Коммуникатор Коммуникатор

( отправляет канал(ы) Сообщение канал(ы) (отправляет и

и получает) получает)

Рисунок 5 –Тансакционная коммуникативная модель

Основная цель коммуникационного процесса - это обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

– отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

– сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов;

– канал, средство передачи информации;

– получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее. 21

И отправитель, и получатель в процессе обмена информацией взаимодействуют между собой на нескольких этапах. Их задачей является составление сообщения, выбор канала передачи сообщения таким образом, чтобы обе стороны поняли, восприняли и различили исходную идею.

Трудность заключается в том, что на каждом этапе смысл информации может быть искажен или полностью утрачен 4.

Этими этапами являются:

– зарождение идеи;

– кодирование сообщения;

– выбор канала;

– декодирование (расшифровка) сообщения.

Первый этап - зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, что, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Возможно, непонимание или даже предпосылки конфликта могут быть заложены уже на этом этапе, в частности, по вопросам выбора идеи. Необходимо уточнить, какие идеи предназначены к передаче до времени отправления сообщения, а также в адекватности и уместности идеи с учетом конкретной ситуации и цели.

Второй этап - кодирование идеи. Прежде чем передавать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Кодирование - это трансформирование предназначенного для передачи значения в послание или сигнал, который может быть передан.

Кодирование в коммуникационном процессе начинается с выбора системы кодовых знаков - носителей информации (язык, свет, физическое действие и др.). Далее носители организуются в определенную форму, которой могут быть речь, текст, рисунок, поступок и т.д. 6

Таким образом, кодирование - это перевод идеи источника в систематический набор символов на язык, выражающий цели источника (отправителя). Функция кодирования - обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача символов.

Третий этап - выбор канала сообщения. Отправитель должен также выбрать канал совместный с типом символов, использованных для кодирования. Если канал непригоден для физического воплощения символов, сигналов, передача невозможна.

Каналы относятся к передаточным механизмам от отправителя к получателю. В организациях это может быть устное сообщение друг другу, телефон, неформальная связь и т.д. Послание посредством передатчика поступает в передающий канал, доводящий его до заданного адресата. Передатчиком может быть как сам человек (его тело, голос), так и техническое средство. Как только передача послания или сигнала началась, коммуникационный процесс выходит из-под контроля средства человека, его пославшего. Отправленное послание обратно вернуть уже нельзя. В этот момент заканчивается этап отправления и начинается этап получения передаваемой информации и понимания ее значения.

Канал выводит послание на приемник, который фиксирует получение данного послания по другую сторону канала. Если в ходе движения по каналу в послании меняются его носители (кодовые знаки) или формы, то прием считается не состоявшимся. Получатель - это еще одна ключевая роль, выполняемая участником межличностной коммуникации, которая заключается не только в фиксации получения послания, но в значительной степени в раскодировании этого послания в понятное и приемлемое для получателя значение.

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Передача информации - это физическая передача сообщения, которую иногда по ошибке принимают за сам процесс коммуникации т.к. передача является одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

Четвертый этап - декодирование сообщения. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование это перевод символов отправителя в мысли получателя 21. Если символы отправителя и получателя совпадают, получатель осознает идею отправителя, т.е. что отправитель имел ввиду, формируя свою идею. На этом процесс обмена информацией завершается. Но только в том случае, когда реакции на идею не требуется 4.

Декодирование сообщения включает восприятие (что получил) послание получателем, его интерпретацию (как понял) и оценку (что и как принял). Получить - еще не означает понять, а понять - это еще не значит принять. По ряду причин получатель может придать сообщению несколько иной смысл, чем тот, который подразумевал отправитель.

Обмен информацией следует считать эффективным если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель. На эффективность обмена информацией значительное влияние оказывают шум, обратная связь и культура менеджера или работника организации.

Возможное искажение в значении послания связано с наличием в процессе коммуникации шума. Шум - это любое вмешательство в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающее смысл послания. Источниками шума, вносящего определенные изменения в значение передаваемого сигнала, могут быть как средства коммуникационного процесса, так и организационные составляющие (многоуровневость, масштаб управляемости, централизация, дифференциация и т.д.), затрудняющие точную передачу сигнала. 6 Из всех видов коммуникаций межличностные сталкиваются с самым большим количеством барьеров, препятствующих эффективному восприятию информации получателем. При декодировании сообщения возможны помехи, ограничивающие понимание информации и возникающие либо в физическом окружении, либо в сфере эмоций человека. Выделяют три типа барьеров: личностные, физические и семантические. 23

Личностные барьеры - это коммуникативные помехи, порождаемые человеческими эмоциями, системами ценностей не умением слушать собеседника, различия в образовании, поле, расе, социально-экономическом статусе, потребностях, интересах, накопленном опыте, психологическая несовместимость людей, участвующих в коммуникации.

Физические барьеры представляют собой коммуникативные помехи, возникающие в материальной среде коммуникаций. Окружающая обстановка, шумы, невербальные средства коммуникаций способны препятствовать или наоборот содействовать восприятию, пониманию и усвоению передаваемой информации. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов (жесты, движения, позы, выражение лица, взгляды, интонации, модуляции голоса, плавность речи, время, пространственное расположение и т.д.). Исследования показали, что 55 % информации воспринимается через жесты, позы и выражения лица, 38 % - через интонации и модуляции голосом и только 7 % через слова.

Семантические барьеры обозначают различные значения, приписываемые людьми одним и тем же символам. Символы многозначны и при выборе одного из них может возникнуть непонимание.

На эффективность коммуникационного процесса значительное влияние оказывают запас знаний персонала, уровень его информативной культуры.

На личностном уровне информационная культура связана с культурой работника и оценивается тезаурусом, который представляет собой совокупность гуманитарных, управленческих и специальных знаний индивида, "размещенных" в его памяти и "включающий" в процессе восприятия и переработки информации. Чтобы содержание сообщения было понято, оно должно иметь общие точки соприкосновения с тезаурусом получателя информации.

Обратная связь способствует подавлению (уменьшению) шума, который искажает смысл сообщения. "Обратная связь - это опорная реакция на то, что услышано, прочитано или увидено; информация (в вербальном или невербальном оформлении) отсылается назад исполнителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия с сообщением".21 стр. 174

Обратная связь может быть выражена не обязательно в той же кодовой системе, что и полученное послание. Главное, чтобы кодовая система была известна новому получателю. Для руководителя, как и для другого лица, обратная связь может выступать как прямая (непосредственно наблюдаемое изменение поведения) и косвенная (снижение производительности, текучка, прогулы, конфликты и т.п.).23

Поскольку информационный процесс охватывает все подразделения и все стороны деятельности предприятия, то естественно, что деятельность организации в значительной степени зависит от эффективности коммуникационного процесса. Но в процессе коммуникаций информация может быть искажена, неправильно понята или воспринята. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая - правильно ее воспринимает. Поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и восприятия передаваемой информации.

Системы обратной связи составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одного подразделения организации в другое с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи.

Коммуникационные модели обмена информацией образуют коммуникационные сети. Коммуникационная сеть - соединения определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. 6

Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на выработанных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением. Создаваемая руководителем сеть состоит из следующих связей:

Характеристики

Список файлов ВКР