Бройдо В.Л. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации (2002) (1186248), страница 125
Текст из файла (страница 125)
Программная документация подчиняется стандарту «Единая система программной документации». Общие требования к программным документам описаны в ГОСТ 19.105-?8; требования к программным документам, выполненным печатным способом, — в ГОСТ 19,106-78; форма и порядок составления специ- 516 Глава 14.
Корпоративные компьютерные сети фикации — в ГОСТ 19.202-78; форма и порядок составления ведомости дейжателей подлинников — в ГОСТ 19,403-78; форма и порядок составления тефтов программ — в ГОСТ 19.401-78, форма и порядок составления описаний программ — в ГОСТ 19.402-78; форма и порядок составления программы и методики испытаний — в ГОСТ 19.301-79; форма и порядок составления технического задания — в ГОСТ 19.201-78; форма и порядок составления пояснительной записки — в ГОСТ 19.404-79.
Создание, хранение электронных документов и манипулирование ими Основные процедуры управления электронными документами можно обьединить в три группы процедур: создание документов, их хранение и манипулирование документами. Как уже отмечалось выше, системы хранения могут быть как автономныгии, так и включенными в состав систем манипулирования электронными документами. Создание электронных документов Создание простых текстовых документов может выполняться и на теперь уже почти забытых пишущих машинках различного вида с последующим вводом текста с бумажного документа в компьютер с помощью сканера. Но, безусловно, эффективнее даже простые документы создавать непосредственно на компьютере с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный н высокоэффективный сервис.
Тем более этот сервис важен при создании сложных высокохудожественныхдокументов, предназпаченныхдляпоследующего тиражирования. Составление таких сложных документов требует исполнения процедур набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати. Часто непосредственными источниками материалов для документов служат системы сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи н т.
п. Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПК, оснащенным сканером и набором проблемно-ориентированных ППП и, в первую очередь, программ текстового редактирования или настольной издательской системы, Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и т, д. В системах управления электронными документами можно использовать: сз текстовые редакторы; М8 'йгогг1, Соге1 %огб Рег1есь, 1 огиз ЪЪ огг1 Рго, Лексикон фирмы «Арсеналь», Вг!е1, Мп!11 Ейг, Ыоггоп Ес1йог и т.
д.; й издательские системы: МЯ РаЫ1зЬег, Аг1оЬе Есауле и РайеМайег; Соге1 Рппг 0111се, Ъ'епгнга 8 н т. д.; ьз редакторы изображений, получаемых от сканеров: %'агег МагЕ Ргогезз1опа!, Р11осо Всу!ег, Ра!пй 1п1а81пй и т. д.; 517 Системы автоматизации деловых процессов гз превосходный набор пакетов для работьг с художественными изданиями фирмы Ас1оЬе РцЫ1зЬша Со!!есг1оп, включагйщий Соте!Ргаш 7, РайеМа1сег 6,5, Р1юсоз1шр 4.0 и П1цзггасог 7.0, а также многие другие программные продукты.
Хранение электронных документов Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск н конфиденциальный доступ к ним. Действительно, хранить информацию в компьютере значительно удобнее, нежели на бумаге: в любой момент данные можно изменить, дополнить и распечатать нужное количество копий. Переписав информацию на дискету, можно ехать в любой город или страну, не опасаясь за судьбу чемодана с бумажной документацией, вся информация будет храниться во внутреннем кармане пиджака (к примеру, 3,5-дюймовая дискета ПЧР вмещает около 1 млн страниц текста). Хранилища информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти называются базами данных.
Организация и программное обеспечение создания и обслуживания баз данных — прерогатива программных продуктов, объединенных под названием «системы управления бэзами данных», Наиболее популярными программными средствами этой грушка сейчас являются Ассезз, БО1, Огас1е, Рох Рго, Рата«1ох, Ое!рЬ1, А«1аЬаз, 1п1опп1х, ПВазе, С!!ррег и т. д.
Системы манипулирования электронными документами Система манипулирования электронными документами — это специфичная подсистема системы управления, более других ориентированная на управленческую деятельность. Основными функциями этой подсистемы являются: СЗ создание системы хранения документов различного формата и форм представления; ь«работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями; О контроль исполнения документов; ГЗ электронное распространениедокументов; о поиск документов по различным критериям отбора; гз создание удобного интерфейса с циркулирующими в сети документами; о сохранение истории работы с документами; СЗ распечатка и тиражирование документов; ГЗ ведение архивов и коллекций документов; СЗ ограничение прав доступа к документам.
Процедуры манипулирования электронными документами целесообразно рассматривать иптегрированно, совместно с процедурой создания документов, то есть в составе комплексных систем управления документами. Программные продукты, выполняющие функции управления документамн, весьма многочисленны: Дело 96, БОСС-референт, Галактика (модуль «Управление 518 Глава 14.
Корпоративные компьютерные сети документооборотомь), Посв Орел, Еап Оосз, Е!пк ЪЧог!гз, ЪЧог!гр!отч, ЪЧог!4Мап, Е((ест 0(йсе, 0((1се Мег(!а, Вупгехц ЪЧог!б Ъ'1еш и т. д. ° ь Прежде всего отметим универсальные интегрированные программные сисьтемы (ЪЧатег Мага Рго(езз!опа1, босна, ЪЧог1гз), частично или полностью реализующие названные выше процедуры управления документами. Например, интегрирован- ный пакет фирмы М!сгозо(т ЪЧог!гз объединяет в себе текстовый редактор, элект- ронную таблицу и систему управления базами данных (СУБД). Но бесспорным лидером среди универсальных интегрированных систем является система М!сгозо(т 06!се, включающая в себя текстовый редактор МБ ЪЧогд, таб- личный процессор МЯ Ехсе1, СУБД МБ Ассезз (в профессиональной версии М)сго- зой Ой!се), электронную почту МЯ Ма!! и ее расширение МЯ ропп Рез!йпег, про- грамму электронного секретаря Оцг!соке, программу презентаций МЯ Ров ег Ро!пс и многое другое.
Используя программные средства М!сгозо(т О((!се, можно обеспечить: гз обработку входящей и исходящей информации; !д создание и редактирование электронных документов; !з сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и т. п:, о хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом; !д маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи; С! функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря; гз удобное форматирование и распечатку электронных документов и т, д.
Специализированные системы управления документами Специализированные системы управления документами отличаются от универсальных в первую очередь тем, что они: гз обеспечивают поддержку документов различных форматов с применением широкого набора библиотечных служб; гз акцентируют внимание на ранних стадиях жизни документов, включая их создание, рецензирование, редактирование и подготовку к распространению; сопровождают создаваемые версии документов и контролируют доступ к ним; О выполняют автоматическое архивирование документов. Часто включаемые в состав специализированных систем системы автоматизации деловых процессов дают возможность автоматизировать поток информации в рамках стратегических, функциональных или административных бизнес-процессов, а также повысить эффективность бизнес-процессов, автоматически доставляя информацию лицу, ответственному за принятие решений в рамках процесса.
Системы автоматизации деловых п оцессов Стандартом взаимодействия систем управ)~ения документами и внешними приложениями без обращения к файловой системе является ОРМА (Ореп Росшпепг Мапаяешепг АР1). Наиболее типичными представителями продуктов класса систем управления документами являются; сз РОСЯГнгйоп (РС РОСЯ, 1пс); 0 Посищепсшп (РосшпепГит, 1пс); с) Роси ЕЫе (Яетепз %хбог11п(огтаг1опззузгещ); о Ехса!(Ьцг (Ехса11Ьиг ТесЬпо!ой(ез) и т. д.
Эти системы рассчитаны на использование на крупных предприятиях, характеризуются универсальностью, мащтабируемостью, безопасностью (контролируя и разграничивая доступ и права), обеспечивают высокое качество работ с централизованным архивом разнородных документов. Для поиска документов используется атрибутпвный (снегу Ву Ехашр1е) или контекстный поиск (по содержанию документа) с помощью поисковой формы, используя логические операнды. Документы имеют набор фиксированных атрибутов (название, автор, дата создания, дата последнего редактирования, тип, вид, права доступа и т.
д.). Современные системы имеют встроенные средства для просмотра документов различных форматов, в результате отпадает необходимость установки на всех рабочих местах набора приложений, применявшихся при создании документов архива. Возможно создание составных документов, состоящих из произвольного числа электронных файлов разных форматов, организация любых наборов данных в виде папок, причем составной документ может быть опубликован как единое целое.
Бумажные документы регистрируются в архиве и путем сканирования переводятся в электронную форму. Одновременное редактирование одной и той же версии документа блокируется путем пометки в архиве. Системы обеспечивают многоуровневое хранение документов на различных типах носителей и миграцию документов с одного уровня на другой (лнбо в соответствии с частотой обращения к документу, либо с истечением заданного срока). Для этих целей применяются архивная система АВС1Б (АгсЬгк)пя апб 1шая1пя Яузгет производства Яешепз %хг(ог(), Посв Орсп.
Можно указать несколько мест хранения документов. Архив является логически единым, хотя может располагаться на нескольких серверах. Существуют средства визуального проектирования экранной формы документа и связи полей с атрибутами документа, Контроль доступа к документам подразумевает идентификацию пользователей, включение пользователей в ролевые группы с различными привилегиями, протоколирование работы над документами. Средствами администрирования синхронизируют списки пользователей и учетные записи сетевых операционных систем, выполняют настройки системы в соответствии с профилем и организационной структурой предприятия. Для корпоративных сетей возможна работа с архивом документов и так называемого «тонкого клиента». Работоспособность тонкого клиента обеспечивается специальными серверными модулями систем, которые, имея доступ к архиву документов, переносят их (в виде ссылок) на ч~еЬ-сервер.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
