лекция т3(смотри мет разр) (1156077), страница 3

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

Учебный вопрос №3 Организация делопроизводства в воинских частях и учреждениях.

Правильная постановка делопроизводства имеет важное значение для обеспечения эффективной, четкой работы органов военного управления, их должностных лиц, командиров и начальников.

Президент, правительство осуществляют широкую систему мер по улучшению работы управленческого аппарата, его удешевлению, искоренению канцелярско-бюрократических методов руководства. Их решения об улучшении работы государственного аппарата обязывают все органы военного управления, воинских должностных лиц настойчиво добиваться дальнейшего совершенствования работы штабов, учреждений и заведений, строго соблюдать установленный порядок их деятельности и не допускать нарушений правил делопроизводства.

Служебная переписка допускается лишь в случаях действительной необходимости, если нет условий для личного общения или невозможно использовать технические средства, либо когда действующим законодательством предусмотрено составление письменного документа. Согласно Наставлению по служебной переписке и делопроизводству командиры и начальники всех степеней обязаны: изучать характер служебной переписки и принимать решительные меры по ее сокращению, запрещать ведение переписки по таким вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения или путем переговоров по техническим средствам связи, не требовать от подчиненных представления сведений и документов, не предусмотренных табелями срочных донесений, обеспечивать строгий порядок в учете, хранении и использовании бланков строгого учета, печатей и штампов воинских частей (учреждений); принимать меры по рационализации, механизации делопроизводства и внедрению в него оргтехники.

Командиры (начальники) должны строго следить за тем, чтобы подчиненные представляли в местные гражданские учреждения и организации только те сведения, отчеты и заявки, справки и в те сроки, которые предусмотрены соответствующим Перечнем Генерального штаба; на них возлагается обязанность организовывать и систематически проводить с личным составом занятия по изучению правил служебной переписки и делопроизводства, осуществлять контроль за соблюдением этих правил, создавать надлежащие условия для ведения переписки и делопроизводства.

Делопроизводство должно обеспечивать: четкое, быстрое производство технических операций по приему, регистрации и пересылке документов; быстрое нахождение всех нужных справок в делах; простой и надежный учет документов в делах текущего архива; систематический контроль и наблюдение за исполнением заданий по служебным документам при минимальном техническом аппарате. В каждой воинской части (учреждении) организуется несекретное делопроизводство, ведение которого возлагается на канцелярию, строевой, общий или административно-хозяйственный отдел (отделение, часть), а там, где они не предусмотрены штатами, - на должностных лиц по назначению командира части (начальника, учреждения).

В воинской части (учреждении) могут быть организованы также делопроизводства и в соответствующих службах, отделах. Например, в службах продовольственного, вещевого обеспечения, финансового довольствия, артиллерийского вооружения и др. Ведение этих делопроизводств возлагается на штатный личный состав соответствующих служб (отделов), а особенности в порядке его ведения определяется специальными наставлениями, руководствами, инструкциями, относящимся к деятельности этих служб.

На делопроизводство возложены следующие основные задачи:

- прием, оформление, учет и хранение служебных документов, ведение и оформление дел;

- доклад командованию поступивших служебных документов и передача их на исполнение;

- хранение архивных материалов, подготовка и передача служебных документов в архивные органы;

14

- учет печатей и штампов, множительных аппаратов, контроль за их использованием;

- учет, хранение, выдача, проверка наличия документов и изданий с грифом "Для служебного пользования ";

- контроль за соблюдением исполнителями правил хранения служебных документов, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в делопроизводство;

- отбор и уничтожение служебных документов и архивных материалов.

В некоторых воинских частях и учреждениях, где это целесообразно, круг лиц, имеющих право вести переписку по служебным вопросам, может быть ограничен приказом командира (начальника).

Право ведения служебной переписки нельзя смешивать с правом отдачи письменных приказов и издания иных актов военного управления. Право отдавать письменные приказы и издавать другие акты военного управления имеет более ограниченный круг лиц.

Поступающие в воинскую часть (учреждение) служебные документы регистрируются в журнале учета служебных документов. Поступившие документы докладываются командиру части (начальнику учреждения), которым они рассматриваются, как правило, в день поступления. Решения и поручения по исполнению служебных документов (резолюции) кратко пишутся на полях документа с указанием, кому, в какой срок и что надлежит выполнить.

Начальник обязан лично проконтролировать выполнение принятого решения. Если сроки исполнения служебного документа в поручении или самом документе не указаны, то документ, не требующий проведения проверки или иных работ, должен исполняться в срок, не более месяца, телеграммы - не более 2 дней. Документ считается исполненным, когда изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена. Об этом на документе делается соответствующая пометка исполнителя, заверяемая его подписью. Только исполненные документы снимаются с контроля, что отражается в учетном журнале (картотеке) соответствующей отметкой.

Если в поступившем документе затрагиваются вопросы, не входящие в компетенцию данного командира части (начальника учреждения), то они направляются им по команде должностным лицам, которые вправе решить поставленные в документе вопросы. Служебные документы, составленные для пользования внутри воинской части (учреждения) и подлежащие хранению в делах, после подписи или утверждения учитываются в журналах учета служебных документов. Наставлением предусмотрены и правила подписи таких документов. Например, приказы, директивы, приказания, указания, а также все служебные документы, предоставляемые на имя вышестоящего начальника, подписывает лично командир части (начальник учреждения). В случае его отсутствия - лицо, временно исполняющий обязанности (должность) командира части (начальника учреждения).

Важной задачей делопроизводства является своевременное доведение до личного состава и должностных лиц приказов, приказаний, директив и указаний. В каждой воинской части должен быть заведен учет этой работы с тем, чтобы не было ни одного лица, которое было бы не знакомо с приказами, директивами и указаниями, относящимся к кругу его служебной деятельности.

Служебная переписка с учреждениями и гражданами (подданными) иностранных государств, а также с представительствами за границей ведется через Управление внешних сношений Министерства обороны.

Воинские части и учреждения, которым присвоены условные наименования (например, в/ч 15374), в несекретных служебных документах именуются по их условным наименованиям, а те, которым условные наименования не присвоены, - по их действительным наименованиям.

В несекретных документах запрещается указывать действительное наименование воинских частей и учреждений, которым присвоены условные наименования.

75

Оформление и адресование служебных документов при переписке внутри центрального, окружного и флотского аппаратов производится только по действительным наименованиям штабов, управлений, отделов и служб.

В частях и учреждениях применяются различные виды служебных документов. Наиболее распространенными из них являются: приказ, директива, приказание, указание, предписание, служебное письмо, рапорт, доклад, донесение, отчет, справка, акт, протокол, командировочное удостоверение, отпускной билет, кинофотонегативы и позитивы, звука- и видеозаписи и другие. Некоторые из них являются правовыми актами, характеристика которых дана в предыдущих параграфах.

Служебное письмо - обобщенное название других, разных по содержанию документов, используемых в переписке между воинскими частями и учреждениями, не подчиненных друг другу, а также с гражданскш/ш учреждениями и организациями по различным вопросам служебной деятельности.

Рапорт применяется для краткого изложения вопросов, связанных с исполнением служебных дел, либо просьб и обращений личного характера. Рапорт подается военнослужащим только по команде. Отчет, доклад, как письменные документы, используются для изложения сведений о выполнении планов, заданий, проведении мероприятий и других данных, представляемых вышестоящему командованию.

Донесения пишутся также в случаях, предусмотренных табелями срочных донесений, а также по возникновении необходимости. Акт обычно составляется для отражения результатов работы комиссий, инспектирования, ревизии, приема и передачи имущества приема и сдачи дел, должности. Это документ, которым подтверждаются установленные факты и события.

Справки составляются по приказанию начальника. В них излагаются сведения цифрового или описательного характера. Справки, в предусмотренных случаях, могут выдаваться по архивным документам. Кроме того, военнослужащим, рабочим и служащим, а также членам их семей выдаются различные справки личного характера, которые необходимы им для представления в соответствующие организации и учреждения.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях.

Командировочное удостоверение, отпускной билет - удостоверяют направление военнослужащего для выполнения служебного задания вне части или наоборот -освобождение его от служебных обязанностей на определенное время.

Служебные документы, в предусмотренных случаях, могут изготовляться с использованием кинофотоаппаратуры, звуко- и видеозаписи.

Характеристики

Список файлов лекций