Кузин А.В., Левонисова С.В. Базы данных (5-е издание, 2012) (1084448), страница 55
Текст из файла (страница 55)
Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и форматеобъекта, а затем создает этот объект без какого-либо вмешательства со стороны пользователя. В Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.Все составляющие базы данных (таблицы, отчеты, запросы,формы и объекты) в Access хранятся в едином дисковом файле.Основным структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся и все вводимые пользователем данные.Внешне каждая таблица Access 97 похожа на обычную таблицу исостоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемыхзаписями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимуюинформацию об отдельном элементе базы данных.
Например, за291пись о преподавателе может содержать фамилию, имя, отчество,дату рождения, должность и т. п.При разработке структуры таблицы прежде всего определяютназвания полей, из которых она должна состоять, типы полей иих размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя,которое не может содержать более 64 символов, при этом по имени должна узнаваться функция поля.
Далее решают, данные какого типа будут содержаться в каждом поле. В Access можно выбиратьлюбые из основных типов данных, которые соответственно присваиваются каждому полю. Значение типа поля может быть заданотолько в режиме конструктора. В табл. П3.1 представлены типыданных Access и дано их описание.В Access существует четыре способа создания пустой таблицы.1. Использование мастера баз данных для создания БД, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию (мастер баз данных создает новую БД, т.е. его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных).2.
Использование мастера таблиц, позволяющего выбрать полядля данной таблицы из множества определенных ранее таблиц,таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.3. Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиметаблицы. При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются, и каждому полю присваиваются необходимый тип данных и формат.4.
Определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным образом. Однако для некоторых типов данных (числового, денежного,дата/время, логического) Access автоматически проверяет правильность их ввода. Например, если ввести букву в ячейку с числовым типом, то Access выдаст сообщение о неправильно введенном значении и не позволит перейти к другой ячейке, пока небудут введены правильные данные.Для всех типов полей (кроме Счетчик и Поле объекта OLE)можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных.
Для этого в режиме конструктора надо выбрать вкладку Общие, перевести курсор в поле с именем Условия на значение иввести ограничение на данные. Ограничение можно вводить и натекстовое поле. Обычно в этом случае задаются слова, которыемогут присутствовать в данном поле. Вводить ограничения можноне только вручную, но и с помощью построителя выражений.Можно использовать еще один удобный инструмент при вводеданных — параметр Значение по умолчанию (который находитсятакже на вкладке Общие). Таким образом можно задать данные,292Т а б л и ц а П3.1Типы данных AccessТип данныхОписаниеТекстовый (значение по умолчанию)Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 знаков)ЧисловойЧисловые данные различных форматов, используемые для проведения расчетовДата/времяПредназначен для хранения информации о датеи времени с 100 по 9999 годДенежныйДенежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихсяс точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков вдробной частяхПоле MEMOПредназначен для хранения комментариев (до65 535 символов)СчетчикСпециальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи.
Значения полей этоготипа обновлять нельзяЛогическийПринимает только одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет)Поле объекта OLEОбъект (например, электронная таблица MicrosoftExcel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате),связанный или внедренный в таблицу AccessГиперссылкаСтрока, состоящая из букв и цифр и представляющая собой адрес гиперссылки, который может состоять максимум из трех частей: текста, выводимого в поле или элемент управления, и путик файлу (в формате пути UNC) или странице(адрес URL).4To6bi вставитьадрес гиперссылки вполе или элемент управления, следует выполнитькоманду Вставка, ГиперссылкаМастер подстановок Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.
В действительности этоне тип поля, а способ его хранениякоторые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это удобно использовать, когда большинство значений данного поля одинаковы. Например, должность большинства препо293давателей — доцент. Если ввести это слово в строку параметраЗначение по умолчанию, то все ячейки поля Должность примутзначение Доцент, и надо будет лишь изменить значения ячеек дляпреподавателей с другими должностями. Данные можно вводить икопированием их из одной ячейки в другую стандартными средствами Windows.Для каждого типа данных (кроме Счетчик) предусмотрено пустое (нулевое) значение, при этом различают пустые (Null) значения и пустые строки.
Если пустое поле имеет пустое (Null) значение, то это означает, что данные для него существуют, но поканеизвестны. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек (“ ”), это означает, что данные не существуют вовсе. Accessпозволяет обрабатывать такие пустые значения.Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице вопределенной последовательности, например в таблице ПРЕПОДАВАТЕЛИ записи можно отсортировать в порядке убывания стажапреподавателей.
Кнопки сортировки на панели инструментов (иликоманды меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию,Сортировка по убыванию) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или убыванию. Прежде чем щелкнуть мышью по кнопкесортировки, следует выбрать поля, используемые для сортировки.Современные СУБД (такие, как Access) никогда не сортируюттаблицы физически, как это делалось раньше. Средства сортировки данных (а также фильтрации, поиска и замены) реализованыв них как автоматически создаваемые запросы. Записи таблицывсегда располагаются в файле базы данных в том порядке, в котором они были добавлены в таблицу.Отбор данных может производиться с помощью фильтра, т.е.
набора условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Accessсуществуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу.Фильтрование данных в Access производится с помощью двухкнопок: [Фильтр по выделенному] и [Изменить фильтр] (команды меню Записи, Фильтр, Изменить фильтр). После нажатия второй кнопки от таблицы остается одна запись.
При этом каждоеполе становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать все значения для данного поля.После щелчка мышью по кнопке [Применить фильтр] выбираются записи, соответствующие измененному фильтру. Еще болеесложные условия фильтрации можно задать командами меню Записи, Фильтр, Расширенный фильтр.Задание на лабораторную работу1. Создать новую базу данных.2. Создать таблицу базы данных.2943. Определить поля создаваемой таблицы в соответствии с табл.П3.2.4. Сохранить созданную таблицу.5. Заполнить созданную таблицу данными в соответствии с табл.ПЗ.З.6. Просмотреть, как будет выглядеть созданная таблица на листе бумаги.7. С помощью мастера форм создать форму СОСТАВ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ (в один столбец).8.
Просмотреть, как будет выглядеть форма на листе бумаги.Т а б л и ц а П3.2Таблица данных ПРЕПОДАВАТЕЛИИмя поляТип данныхРазмер, формат, свойства поляКод преподавателя СчетчикФамилияТекстовый15ИмяТекстовый15ОтчествоТекстовый15КраткийДата рожденияДата/времяТекстовыйДолжность9ТекстовыйДисциплина11ТелефонТекстовый9(Число десятичных знаков — 0)ЗарплатаДенежныйТ а б л и ц а ПЗ.ЗИнформация для заполнения базы данных_____________Кодпрепо ФамилиядавателяИмяОтчествоДатарожденияДолжностьДисциплинаТелефонЗарплата,Р-1Ивушкин Влади Семенович 04.12.49 Доцент И нф ор 123-45-67 1900мирматика2М орозов ПетрПавлович24.11.66 Профес Э коно 231-44-42 2200сормика3ГромовЕвгенийИванович21.11.67 Доцент М атематика234-56-78 17004Андреева СветланаИвановна10.01.71М атематика345-67-89 13005П акФедоровна 01.06.55 Доцент Э коно 456-78-90 1650мика6Бухтеева ЕленаПетровна12.03.55 Доцент И нф ор 567-89-01 1600матика7Морозов А лексейН иколаевич22.12.58 Доцент Ф изика 456-22-11 1800ОльгаАссистент295Технология выполнения задания1.
Для создания новой базы данных следует:• загрузить Access и в появившемся окне выбрать пункт Новаябаза данных;• в окне Файл новой базы данных задать имя базы (пункт Имяфайла) и выбрать папку (пункт Папка), где эта база данных будетнаходиться. По умолчанию Access предлагает имя базы d b l, а типфайла — Базы данных Access. Задать имя Преподаватели, а типфайла оставить прежним (другие типы файлов используются в специальных случаях);• щелкнуть мышью по кнопке [Создать].2.
Для создания таблицы базы данных необходимо:• в окне базы данных выбрать вкладку Таблицы, а затем щелкнуть мышью по кнопке [Создать];• в окне Новая таблица выбрать пункт Конструктор и щелкнуть мышью по кнопке [ОК].В результате проделанных операций откроется окно таблицы врежиме конструктора, в котором следует определить поля таблицы.3. Для определения полей создаваемой таблицы следует:• ввести в строку столбца Имя поля имя первого поля Кодпреподавателя',• в строке столбца Тип данных щелкнуть мышью по кнопкесписка и выбрать тип данных Счетчик. Поля вкладки Общие оставить такими, как предлагает Access.Заполнение строки столбца Описание необязательно и обычноиспользуется для внесения дополнительных сведений о поле.4.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
