Кузин А.В., Левонисова С.В. Базы данных (5-е издание, 2012) (1084448), страница 56
Текст из файла (страница 56)
Для сохранения таблицы необходимо:• выбрать пункт меню Файл, Сохранить;• в диалоговом окне Сохранение ввести имя таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ;• щелкнуть мышью по кнопке [ОК].5. Ввести данные в созданную таблицу в соответствии с табл.ПЗ.З.6. Для просмотра созданной таблицы следует:• щелкнуть по кнопке Щ или выполнить команду Файл,Предварительный просмотр;• закрыть окно просмотра.7.
Для создания формы СОСТАВ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ необходимо:• открыть вкладку Формы в окне базы данных;• щелкнуть по кнопке [Создать];• в появившемся окне выбрать (подвести курсор мыши и щелкнуть левой ее кнопкой) пункт Мастер форм (или Создание формы с помощью мастера)',296• щелкнуть по значку списка Таблицы и запросы в левой частиокна и выбрать в списке таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛИ;• щелкнуть мышью по кнопке [ОК];• в появившемся окне выбрать поля, которые будут присутствовать в форме. Так как в данном примере присутствовать будутвсе поля, щелкнуть мышью по кнопке [>>];• щелкнуть мышью по кнопке [Далее];• так как в появившемся окне уже выбран вид Форма в одинстолбец, щелкнуть мышью снова по кнопке [Далее];• в появившемся окне выбрать стиль оформления. После выбора стиля щелкнуть мышью по кнопке [Далее];• в появившемся окне задать имя формы, набрав на клавиатуре параметр СОСТАВ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ. Остальные параметры в окне оставить без изменений;• щелкнуть мышью по кнопке [Готово].8.
Для просмотра созданной формы следует:• щелкнуть МЫШЬЮ ПО кнопке ЮН или выполнить командуФайл, Предварительный просмотр',• закрыть окно просмотра.Контрольные вопросы1. Дать краткую характеристику СУБД Access.2. Что такое реляционная СУБД?3. Перечислить (кратко) сервисные возможности Access.4. Перечислить типы данных, допустимых для использования в Access.5. Что представляют собой и как осуществляются сортировка и фильтрация данных?6. Кратко описать технологию создания БД.7.
Какими способами осуществляется заполнение БД?8. Описать технологию ввода и просмотра данных посредством формы.ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 2Формирование запросови отчетов для однотабличной базы данныхЦель работыПриобретение специальных навыков работы в СУБД Access поформированию запросов и отчетов для однотабличной базы данных.Общие сведенияФормирование запросов на выборку. Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access 97.297С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются вкачестве источника данных для форм и отчетов.
Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактномформате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленныевопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режимеконструктора.В Access (Access 97) можно создавать следующие типы запросов:• запрос на выборку;• запрос с параметрами;• перекрестный запрос;• запрос на изменение (удаление, обновление и добавлениезаписей, создание таблицы);• запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу,управляющие и подчиненные запросы).Запрос на выборку используется наиболее часто. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.Можно также использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий.
Например, используя запрос на выборку, можно получить данные о среднем стаже доцентов и профессоров (на основе таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ).Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении которого в соответствующем диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых он будет выполняться. Например, часто требуются данные о том, какие дисциплины ведут преподаватели. В этом случае вместо создания отдельных запросов по каждому преподавателю можно создать одинзапрос с параметрами, в котором в качестве параметра будетиспользоваться фамилия преподавателя.
При каждом вызове этогозапроса предлагается ввести фамилию преподавателя, после чегона экран выводятся все поля, указанные в запросе, напримерфамилия, имя, отчество преподавателя и читаемая им дисциплина.Для создания нового запроса надо в окне базы данных выбратьвкладку Запросы и щелкнуть мышью по кнопке [Создать]. В открывшемся окне Новый запрос следует выбрать один из пяти пунктов: Конструктор, Простой запрос, Перекрестный запрос, Повторяющиеся записи, Записи без подчиненных.298Конструктор позволяет самостоятельно создать любой тип запроса, но этот режим рекомендуется пользователям, уже имеющим некоторый опыт создания запросов. Простой запрос позволяет создать с помощью мастера запрос на выборку из определенных полей таблиц или других запросов.При выполнении запроса на выборку Access извлекает записииз таблиц и формирует результирующий набор данных, которыйвыглядит, как таблица, не являясь ею.
Результирующий набор данных — это динамический (или виртуальный) набор записей, нехранящийся в базе данных, т. е. после закрытия запроса результирующий набор данных этого запроса прекращает свое существование.При сохранении запроса остается только его структура — перечень таблиц, список полей, порядок сортировки, ограниченияна записи, тип запроса и т.д. Запрос при сохранении в базе данных по сравнению с результирующим набором данных имеет рядпреимуществ:• на физическом носителе информации (обычно это жесткийдиск) для него требуется меньше места;• в нем могут использоваться обновленные версии любых записей, измененных со времени последнего запуска.При каждом выполнении запрос обращается к базовым таблицам и снова создает результирующий набор данных. Посколькусам по себе результирующий набор данных не сохраняется, запрос автоматически отображает любые изменения, которые произошли в базовых таблицах с момента его последнего запуска (дажев реальном времени в многопользовательской среде).Для сохранения запроса следует произвести следующие действия.
Выполнить команду Файл, Сохранить или щелкнуть мышьюпо кнопке [Сохранить] на панели инструментов. Если этот запроссохраняется впервые, необходимо ввести его новое имя в диалоговом окне Сохранение.Формирование отчетов. Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов,статистических сравнений, а также поместить в него рисунки идиаграммы.Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать его с помощью мастера. Мастер по разработкеотчетов быстро выполняет всю рутинную работу. После вызовамастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя.
Мастер необходим даже для опытных пользователей, таккак позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно, переключившись в режимконструктора, внести изменения в стандартный макет.299При работе с мастером в зависимости от того, какой отчетнеобходимо создать (т.е.
каковы ответы на вопросы мастера), Accessпредлагает различные варианты макетов. Например, при создании простого отчета без группировки данных предлагается триварианта макета: в столбец, табличный и выровненный. При этомв небольшом окне представляется вид этих макетов. Если задаются уровни группировки данных (т.е. признаки, по которым их надосгруппировать, например по должности), предлагается шесть видов макетов.Основное различие между отчетами и формами заключается вих назначении.
Если формы предназначены преимущественно дляввода данных, то отчеты — для их просмотра (на экране либо набумаге). В формах используются вычисляемые поля (обычно с помощью вычислений на основе полей в текущей записи). В отчетахвычисляемые поля (итоги) формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета.
Все, чтоможно сделать с формой (за исключением ввода данных), можносделать и с отчетом. Действительно, форму можно сохранить ввиде отчета, а затем изменить элементы ее управления в окнеконструктора отчета.Для создания отчета надо открыть вкладку Отчеты и щелкнутьмышью по кнопке [Создать], после чего откроется окно Новыйотчет, в котором приведены шесть пунктов меню, т.е. шесть способов создания отчета: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчетв столбец, Автоотчет ленточный, Мастер диаграмм и Почтовыенаклейки.Конструктор позволяет самостоятельно создать отчет, однакоэто непросто даже для опытного пользователя.Мастер отчетов автоматически создает отчет на основе выбранных полей таблиц (запросов) и макетов отчетов.
Этот способсоздания отчетов является наиболее удобным как для начинающих, так и для опытных пользователей.Автоотчет в столбец и Автоотчет ленточный — простейшиеспособы создания отчетов, т.е. здесь достаточно указать толькоимя таблицы (запроса), на основе которой будет создаваться отчет, все остальное сделает Мастер отчетов.Мастер диаграмм поможет создать отчет в виде диаграммы.Почтовые наклейки — способ создания отчета, отформатированного для печати почтовых наклеек.Задание на лабораторную работу1. На основе таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ создать простой запрос на выборку, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и их должности.2. Сохранить запрос.3003.На основе таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ создать отчет с группированием данных по должностям.Технология выполнения задания1. Для создания простого запроса следует:• в окне базы данных открыть вкладку Запросы,• в открывшемся окне щелкнуть мышью по кнопке [Создать];• из появившихся пунктов окна Новый запрос выбрать Простой запрос и щелкнуть мышью по кнопке [ОК];• в появившемся окне в строке Таблицы и запросы выбратьтаблицу ПРЕПОДАВАТЕЛИ (если других таблиц или запросов небыло создано, она будет одна в открывшемся списке);• в окне Доступные поля перевести выделение на параметрФамилия;• щелкнуть мышью по кнопке Щ , в результате чего словоФамилия перейдет в окно Выбранные поля;• аналогично в окно Выбранные поля перевести поля Имя,Отчество, Должность',• щелкнуть мышью по кнопке [Далее];• в строке параметра Задайте имя запроса ввести новое имяДолжности преподавателей;• щелкнуть мышью по кнопке [Готово], после чего на экранепоявится таблица с результатами запроса.2.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
