Организация работы с электронными документами и электронными архивами - ответы на вопросы

Для оцифровки документов оптимальным является сканер формата

• А2
• А1
• А3
• А4

Система, обеспечивающая автоматизацию документооборота в рамках отдельно взятой организации это

• распределенная СЭД
• автономная СЭД
• интегративная СЭД
• единая СЭД для организации со сложной иерархической и территориально распределенной структурой

Внутрифондовая организация научно-технических документов определяется их …….

• a. комплексностью
• b. объемом
• c. значимостью
• d. комплектностью

Акклиматизация проводится для документов на магнитной ленте и дисковых носителях до …. суток

• a. 5
• b. 10
• c. 7
• d. 3

Сотрудники служб документации или подразделений информатизации, выполняющие функции пользовательского и технологического администрирования, ведения системных справочников – это

• системные администраторы
• сотрудники службы технической поддержки
• системные технологи
• руководители ДОУ

Как хранятся документы на магнитной ленте?

• a. помещены в полиэтиленовый футляр с вырезами для этикеток
• b. намотаны на сердечники, катушки, кассеты, упакованы в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещены в полиэтиленовый футляр с вырезами для этикеток
• c. упакованы в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку
• d. намотаны на сердечники, катушки, кассеты

В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве организации, должно производиться

• a. своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители
• b. все ответы верны
• c. своевременная перезапись электронных архивных документов в новые форматы
• d. синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации

Организация, предоставляющая дисковое пространство на сервере, на котором будет размещен web-сайт, называется …

• a. Web-промоушен
• b. Хостер
• c. Web-сайт
• d. html-верстка

Для фотодокумента страховой копией служит …….

• a. позитивный фотоотпечаток
• b. дубль-негатив
• c. страховые копии фотодокументов не изготавливаются
• d. первая копия оригинала на фотопленке

В процессе хранения документы проверяются на…….

• a. состояние упаковки
• b. загрязнения и повреждения
• c. все вышеперечисленное
• d. техническое состояние

Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив организации ежегодно

• a. не ранее чем через год после завершения работы с документами
• b. не ранее чем через три года после завершения работы с документами
• c. не ранее чем через десять лет после завершения работы с документами
• d. не ранее чем через два года после завершения работы с документами

Позиционирование электронных копий архивных документов в качестве страхового фонда архивной документации

• недопустимо
• необходимо
• зависит от технических возможностей
• возможно

Электронный фонд пользования – это (выберите несколько правильных ответов):

• система электронных (оцифрованных) копий архивных документов, информационно идентичных (аутентичных) подлинникам, к которым создана необходимая поисковая система и существует возможность их электронного или принтерного копирования
• структурированный массив электронных (оцифрованных) копий научно-справочного аппарата (описей) и архивных документов, размещенных в хранилище (на электронных носителях)
• федеральная государственная информационная система, порядок использования которой устанавливается Правительством Российской Федерации, и которая обеспечивает в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, санкционированный доступ к информации, содержащейся в информационных системах
• документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденные в 2020 году, не распространяются на (выберите несколько правильных ответов):

• требования к информационной безопасности
• требования к интерфейсу автоматизированных рабочих мест
• работу с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, имеющими пометку «Для служебного пользования»
• работу с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайн

Хранилища документов на нитрооснове должны быть ….

• a. оборудованы в отдельно стоящих архивохранилищах
• b. изолированы от хранилищ с остальными документами
• c. объединены с хранилищами с остальными документами
• d. изолированы от хранилищ с остальными документами или объединены на усмотрение руководителя архива

При нефондовом хранении фотодокументы систематизируются по видам:

• a. диафильмы
• b. негативы различной цветности и размера, слайды (диапозитивы) различной цветности
• c. позитивы, фотоотпечатки, фотоальбомы
• d. все вышеперечисленное

На каком из этапов разработки интернет-выставки архивных документов обсуждается идея проекта, определяется целевая аудитория, рассматривается возможность участия в проекте других архивов, организаций, частных лиц, обсуждается возможность проведения презентации проекта?

• a. Разработка концепции электронного проекта
• b. Разработка тематико-экспозиционного плана
• c. Планирование проекта
• d. Разработка технического задания

Информатизация (автоматизация) государственного архива призвана обеспечивать информацией для планирования, финансово-экономического прогнозирования и анализа деятельности и управления архивом в целом …

• a. руководство и сотрудников архива
• b. специалистов
• c. всех вышеперечисленных
• d. руководство архива

Документ, содержащий аудиовизуальную информацию, зафиксированную посредством любой системы видеозвукозаписи – это …

• a. Видеодокумент
• b. Кинодокумент
• c. Научно-техническая документация
• d. Фонодокумент

Хранители информации, в обязанности которых входит сбор и сохранение аутентичных электронных документов, а также обеспечение доступа к ним во времени, сталкиваются с ……. проблемами:

• a. 2
• b. 4
• c. 5
• d. 3

Хранители информации должны применять следующие меры для защиты электронных документов от утраты: хранилище информации должно располагаться в таком месте, где ……. минимальна;

• a. угроза краж
• b. угроза проникновения посторонних лиц
• d. угроза мошенничества
• c. угроза природных катастроф (например, наводнения, пожара, землетрясения или падения метеорита)

Хранители информации должны обеспечить во время переформатирования защиту электронных документов от … и от …. Выберите все верные ответы.

• a. хранения
• b. копирования
• c. внесения изменений
• d. утраты

Метаданные (данные о данных) включают в себя информацию о….

• a. все ответы верны
• b. контексте
• c. обработке
• d. использовании данных

Защита электронных документов обеспечивается за счет соблюдения (поддержки)… Выберите несколько вариантов ответов:

• a. светового режима хранения
• b. основного режима хранения
• c. температурно-влажностного режима хранения
• d. санитарно-гигиенического режима хранения

Электронные документы систематизируются в информационной системе в соответствии

• a. с хронологией поступления
• b. с названием
• c. с номенклатурой дел организации
• d. с содержанием

Кино-, фото-, фоно-, видеодокументы могут храниться на металлических стеллажах при условии

• a. горизонтального размещения документов
• b. не могут храниться на металлических стеллажах
• c. исключения свободного перемещения документа
• d. их размагничивания и замыкания контура стеллажа

Рабочие станции и сервера, используемые для создания и/или хранения ЭФП

• должны иметь выход в Интернет, чтобы обеспечить доступ к документам всем заинтересованным пользователям
• могут иметь выход в Интернет, если для этого есть финансовая возможность
• не должны иметь выхода в Интернет
• могут иметь выход в Интернет, если для этого есть техническая возможность

Работы по созданию электронного фонда пользования должны осуществляться

• программистами
• специализированным подразделением архива
• всеми работниками архива в рамках должностных обязанностей
• руководителем архива

Учет поступивших на хранение в СХЭД электронных дел документов должен осуществляться в соответствии с:

• принятой схемой систематизации электронных дел, документов в СХЭД
• системно-техническими требованиями к СХЭД
• инструкцией по делопроизводству
• требованиями к информационной безопасности

Принцип информатизации деятельности архива, который предполагает обязательность соблюдения правовых и нормативно
методических норм, отраслевых правил, инструкций, рекомендаций; а также установление, разграничение и соблюдение прав, полномочий, компетенции и ответственности должностных лиц - пользователей системы, установленных внутренними инструкциями архива, называется …

• a. Принцип "эффективности управления"
• b. Принцип соблюдения правовых и нормативно-методических норм
• c. Принцип "интеллектуального архива"
• d. Принцип агрегирования информации

При подготовке к хранению документы подлежат …..

• a. упаковыванию
• b. очистке от пыли и грязи
• c. очистке от пыли и грязи, перемотке, акклиматизации, упаковыванию
• d. перемотке, акклиматизации

Не является технотронным

• a. Российский государственный архив кинофотодокументов
• b. Российский государственный архив научно-технической документации
• c. Российский государственный военный архив
• d. Российский государственный архив фонодокументов

Информатизация (автоматизация) государственного архива призвана обеспечивать эффективными инструментами для принятия оперативных решений, координации подконтрольных им функций и формирования отчетной информации по основной деятельности …

• a. специалистов
• b. всех вышеперечисленных
• c. руководство архива
• d. руководство и сотрудников архива

Для фотодокумента единицей хранения является …….

• a. физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд, диапозитив)
• b. физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и звуковой информации
• c. физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд, диапозитив); несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом
• d. физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации

Для кинодокумента единицей хранения является …….

• a. несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом
• b. физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и звуковой информации
• c. физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд, диапозитив)
• d. физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации

В опись кинодокументов вносятся данные …….

• a. номер стороны грампластинки (единица хранения), индекс, производственный номер, заголовок, автор, исполнитель, язык, дата изготовления, место изготовления, порядковый номер, диаметр, материал граморигинала, время звучания, количество единиц хранения/граморигинал — грампластинка), состав текстовой сопроводительной документации
• b. заголовка или аннотации документа, об авторе, дате, месте съемки, количестве единиц хранения/кадров панорамной съемки, включающем негатив, дубль-негатив, позитив, фотоотпечаток, слайд (диапозитив), диафильм, состав текстовой сопроводительной документации.
• c. кроме единиц хранения, учета, индекса, производственного номера: заголовок, автор, исполнитель, язык, дата записи, перезаписи, хронометраж, тип, формат записи, количество единиц хранения (оригинал — копия), состав текстовой сопроводительной документации
• d. об авторе, дате, месте съемки, варианте (немой, звуковой, цветной, черно-белый, формат, язык), количестве и метраже негатива, дубль-негатива, фонограммы (негатив), магнитной фонограммы, промежуточного позитива, позитива, установочных роликов, цветовых паспортов, текстовой сопроводительной документации

Надлежащее санитарно-гигиеническое состояние в архивохранилище поддерживается проведением в нем …

• a. обеспыливания оборудования и первичных средств хранения
• b. обработки цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков
• c. все ответы верны
• d. не реже одного раза в месяц влажной уборки полов

Выделяют … ключевых факторов, которые хранители информации должны принять во внимание при разработке стратегии долговременной сохранности

• a. 6
• b. 3
• c. 7
• d. 5

Шифр ЭФП-3 присваивается

• копии второго и последующего поколения
• копии первого поколения
• мастер-копии
• оригиналу документа

Формат А2 чаще всего используется для

• фотографий
• управленческих документов
• смет
• чертежей

Укажите минимальное количество записи документа на носитель при оцифровке

• 4
• 2
• 3
• 1

С целью организации и контроля за проведением работ по оцифровке фондов в каждом архиве должен быть создан

• график оцифровки
• инструкция по оцифровке
• смета оцифровки
• перспективный план оцифровки

Какой из указанных форматов является наибольшим?

• А4
• А3
• А1
• А2

Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах принят в:

• 2010 г.
• 2000 г.
• 2015 г.
• 2018 г.

Продвижение, «раскручивание» сайта: размещение информации о сайте и его содержании в поисковых системах российской и зарубежной частей сети Интернет, обмен ссылками и баннерами (графическими ссылками рекламного характера) с другими тематически родственными сайтами, направление рекламной информации в популярные новостные листы рассылки, называется …

• a. Web-промоушен
• b. Поддержка сайта
• c. Дизайн сайта.
• d. Размещение сайта

При нефондовом хранении кино- и видеодокументы систематизируются по видам:

• a. отдельные киновидеотелесюжеты различной цветности
• b. фильмы
• c. спецвыпуски, киножурналы или видеожурналы
• d. все вышеперечисленное

Научно-техническая документация хранится в сфальцованном виде в папках не более …. листов формата …

• a. 100 листов формата А5
• b. 50 листов формата А4
• c. 250 листов формата А4
• d. 50 листов формата А3

Как хранятся кинодокументы и микрофильмы?

• a. уложены в металлические коробки
• d. намотаны в рулон
• b. оформлены стандартными защитными ракордами, намотаны в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложены в металлические коробки
• c. намотаны в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложены в металлические коробки

Информатизация (автоматизация) государственного архива призвана обеспечивать информацией для управления деловыми процессами, процессами планирования, координации подконтрольных функций, контроля затрат и целевого использования финансовых ресурсов …

• a. руководство архива
• b. специалистов
• c. руководство и сотрудников архива
• d. всех вышеперечисленных

Кино-, фото- фоно-, видеодокументы поступают на государственное хранение через … года

• a. 33
• b. 2
• c. 3
• d. 22

Для фонодокумента единицей хранения является …….

• a. физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации
• b. физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и звуковой информации
• c. несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом
• d. физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд, диапозитив)

В опись фонодокументов граммофонной записи вносятся данные …….

• a. номер стороны грампластинки (единица хранения), индекс, производственный номер, заголовок, автор, исполнитель, язык, дата изготовления, место изготовления, порядковый номер, диаметр, материал граморигинала, время звучания, количество единиц хранения/граморигинал — грампластинка), состав текстовой сопроводительной документации
• b. об авторе, дате, месте съемки, варианте (немой, звуковой, цветной, черно-белый, формат, язык), количестве и метраже негатива, дубль-негатива, фонограммы (негатив), магнитной фонограммы, промежуточного позитива, позитива, установочных роликов, цветовых паспортов, текстовой сопроводительной документации
• c. заголовка или аннотации документа, об авторе, дате, месте съемки, количестве единиц хранения/кадров панорамной съемки, включающем негатив, дубль-негатив, позитив, фотоотпечаток, слайд (диапозитив), диафильм, состав текстовой сопроводительной документации.
• d. кроме единиц хранения, учета, индекса, производственного номера: заголовок, автор, исполнитель, язык, дата записи, перезаписи, хронометраж, тип, формат записи, количество единиц хранения (оригинал — копия), состав текстовой сопроводительной документации

Акклиматизация проводится для кинодокументов и микрофильмов до …. суток

• a. 15
• b. 20
• c. 10
• d. 5

Хранителям информации следует внедрить ……-этапный подход к выполнению миграции.

• a. 20
• b. 5
• c. 10
• d. 6

Хранение электронных документов в архиве осуществляется на физически обособленных носителях - в двух экземплярах, один из которых является ….., другой - …...

• a. подлинным, копийным
• b. первым, вторым
• c. основным, рабочим
• d. оригинальным, неоригинальным

Температура хранения в архивохранилищах для документов на электронных носителях (оптические диски) поддерживается в пределах … :

• a. + 15 - + 20 градусов по Цельсию
• b. + 1 - + 3 градусов по Цельсию
• c. + 10 - + 12 градусов по Цельсию
• d. + 5 - + 2 градусов по Цельсию

После передачи электронных документов на хранение хранителям информации следует подумать об их миграции из широкого набора форматов в меньшее число "стандартизованных" форматов. К числу заслуживающих внимания технологически нейтральных форматов относятся, XML, TIFF и JPEG.

• a. PDF/A-1
• b. все ответы верны
• c. TIFF
• d. XML
• e. JPEG

Относительная влажность воздуха при хранения в архивохранилищах документов на электронных носителях (оптические диски) поддерживается в пределах … :

• a. от 20 до 30 %
• b. от 10 до 20 %
• c. от 30 до 40 %
• d. от 20 до 50 %

Для защиты электронных документов применяют хранение обособленных материальных носителей с записанными на них единицами хранения в первичных защитных средствах хранения ….

• a. деревянных ящиках
• b. картонных коробках
• c. футлярах
• d. пакетах

Шифр ЭФП-2 присваивается

• мастер-копии
• копии первого поколения
• оригиналу документа
• копии второго и последующего поколения

Шифр ЭФП-1 присваивается

• оригиналу документа
• мастер-копии
• копии второго и последующего поколения
• копии первого поколения

Файл метаданных электронного документа составляется в формате

• jpg
• XML7
• doc
• pdf

Учетной единицей электронных документов в архиве организации является

• файл
• контейнер электронного документа.
• папка
• дело

Применение информации архивных электронных документов в культурных, научных, политических, экономических целях, для обеспечения законных интересов граждан – это

• миграция электронных документов
• комплектование архива электронными документами
• учет электронных документов
• использование электронных документов

Основным первичным учетным документом, применяемым для учета электронных документов и электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения является

• номенклатура
• реестр описей
• книга учета поступлений документов
• опись

Итоговая запись в конце описи подписывается

• составителем
• ревизором
• руководителем организации
• руководителем архива

Обработка документов и работа с файлами документов, т. е. создание, редактирование – это

• Document processing
• Workflow
• Groupwarе
• Document management

Совместная (групповая) работа над документами, т. е. возможность для группы пользователей совместно работать над общим проектом документа, в т. ч. с отслеживанием внесенных изменений и версий – это

• Document management
• Workflow
• Document processing
• Groupwarе

Какой компонент не входит в состав информационных ресурсов СЭД?

• метаданные
• программное обеспечение
• документы в электронной форме
• контейнеры электронных документов

Принцип информатизации деятельности архива, который подразумевает приведение к единообразию (использованию единых стандартов) технических характеристик используемого оборудования, программного обеспечения и документации с целью исключения многообразия и повышения эффективности управленческих процедур называется …

• a. Принцип технологичности
• b. Принцип унификации (стандартизации) технологических процессов и решений
• c. Принцип интеграции
• d. Принцип системности

При осуществлении перезаписи электронных документов в новые форматы должна быть обеспечена …… содержащейся в электронных документах

• a. все ответы верны
• b. аутентичность
• c. полнота
• d. достоверность
• e. целостность и неизменность информации

При выполнении миграции хранители информации должны провести анализ унаследованной информационной системы с целью понять, какие функции она выполняет и какие документы в ней содержатся. В ходе анализа определяются…

• a. все ответы верны
• b. взаимосвязи между документами
• c. обоснование выполняемых системой функций
• d. способ сбора (захвата) метаданных, их взаимосвязь с документами

Поскольку неблагоприятные или плохо контролируемые условия среды хранения подвергают информацию риску, в стратегии долговременной сохранности должно быть предусмотрено создание стабильной ………… хранения носителей информации, содержащих электронные документы.

• a. системы
• b. миграции
• c. среды
• d. читаемости

Наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния является …. условием хранения электронных документов;

• a. необязательным
• b. обязательным
• c. невыполнимым
• d. на усмотрение руководителя

Информация об обеспечении долговременной сохранности электронных документов приведена в

• a. ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005
• b. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019
• c. Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях
• d. Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

Электронные документы передаются в архив организации в виде

• a. папок
• b. файлов
• c. контейнеров электронных дел
• d. дисков

Факт выдачи копий электронных документов фиксируется

• в регистрационной карточке
• в описи
• в СЭД
• в журнале выдачи электронных документов

Типовые управленческие документы чаще всего создаются в формате

• А3
• А4
• А2
• А1

Проведение операций сканирования, шифровку электронных копий осуществляет

• секретарь
• инженер
• методист
• оператор

При подготовке электронных документов к передаче на хранение в архив организации проводится их конвертация в формат

• doc
• jpg
• XML7
• PDF

При передаче электронных документов в архив составляется

• акт
• приказ
• опись
• номенклатура

Объем электронного дела указывается в

• килограммах
• страницах
• штуках
• мегабайтах

Все электронные документы в деле фонда располагаются в

• алфавитном порядке
• в зависимости от содержания (сначала - наиболее важные)
• структурном порядке
• хронологическом порядке

Управление потоками работ – это

• Workflow
• Groupwarе
• Document management
• Document processing

Соответствие оцениваемых продуктов предпочтениям по программной платформе, на которой должна быть реализована СЭД – это

• функциональные требования
• системно-технические требования
• требования рациональности
• требования безопасности

В СЭД для каждого документа или контролируемого поручения руководителя создается

• регистрационная карточка
• номенклатура
• опись
• приказ

«Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти» разработаны

• ВНИИДАД
• Правительством РФ
• Росархивом
• Министерством культуры

Руководство архива дало вам задание проанализировать информацию на сайтах различных систем электронного документооборота для последующего выбора.
Вы предоставили описания всех систем и руководство решило купить систему со следующими характеристиками.
Какую систему выбрало руководство? Укажите номер в ответе.

1. Система электронного документооборота «СЭД-Сириус». Разработчик: Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти (ЦИТиС) https://citis.ru/citis_project_9.html;
2. Система электронного документооборота «Дело», https://eos.ru/eos_products/eos_delo/
3. Система электронного документооборота Directum. Разработчик: компания Directum. https://www.directum.ru/system
4. Программный продукт «СТЭК — Документооборот». Разработчик: АО «НТЦ СТЭК».http://www.stek-trust.ru/stek-dokumentooborot
5. Система «Бюрократ». Разработчик: ООО «Бюрократ»

Вам, как ответственному в архиве государственного органа за работу в СЭД (Система электронного документооборота) необходимо проверить все основные условия, которые должны обеспечиваться в системе хранения электронных документов (СХЭД). Какие это условия?
Впишите ответ цифрой, соответствующей выбранному ответу (По возрастанию, без пробелов, без запятых).

Вам как ответственному за работу в СЭД необходимо проверить все условия, которые должны обеспечиваться при согласовании документа в СЭД. Какие это условия? Выберите все верные условия согласования документа (соответствующие пункты). Впишите ответ цифрой, соответствующей выбранному ответу (По возрастанию, без пробелов).

Схема систематизации электронных дел, документов в СХЭД (системе хранения электронных документов) включает определенные уровни. Определите последовательности уровней, применяя иерархический метод, начиная с самого крупного уровня.
Впишите номер из списка в соответствующий блок схемы. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответ (неправильный вариант уровня).
Варианты ответов:
1. электронный документ
2. инструкция
3. фонд
4. опись
5. раздел описи
6. внутренняя опись
7. электронное дело

Заполните опись электронных дел, документов постоянного хранения известными сведениями.
Сведения: на постоянное хранение передается электронное дело на 1 диске с порядковым номером 14, индекс дела 01-80 под заголовком «Государственные контракты» за 2015 год, объем записанной информации 35 Мб.
Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответы (неправильные сведения для заполнения описи).

Определение номенклатуры дел, содержащей электронные документы.
Изучите фрагменты номенклатур дел и укажите номер фрагмента номенклатуры, который отражает содержание электронного дела.

Выделяют типовые схемы организации единого электронного архива документов.
Базовая
Преимуществом базовой схемы хранилищ является простота. Данная схема предполагает хранения всех документов в хранилище SQL-сервера и оправдывает себя до момента накопления критического объема документов.
Классическая
Данная схема предусматривает наличие в системе двух хранилищ: оперативного на базе SQL-сервера и архивного файлового хранилища.
Мультимедийная
Данная схема включает в себя 4 хранилища: оперативное на SQL-сервере и соответствующее ему архивное файловое хранилище для работы с документами небольшого объема и не требующими потокового доступа, и оперативное и архивное файловые хранилища для документов объемом более 100 Мб.
Распределенная
При большом объеме данных и количестве пользователей мощности одного сервера может быть недостаточно. В этом случае нагрузка может быть перераспределена между несколькими файл-серверами и сервером базы данных.

Определите последовательность этапов оформления электронных дел.
Впишите номер из списка в соответствующий блок схемы. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответ (неправильный вариант этапа).
Варианты ответов:

1. Формирование контейнеров в дела (единицы хранения)
2. Формирование электронных документов в контейнеры
3. Подшивка и переплёт документов дела
4. Нумерация листов дела
5. Конвертация электронных документов в формат PDF/A

Составьте схему «Этапы разработки web-сайта».
Впишите номер из списка в соответствующий блок схемы, соблюдая последовательность действий. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответ (неправильный вариант этапов разработки web-сайта).
Для выполнения задания воспользуйтесь методическими рекомендациям Росархива по созданию архивного сайта в Интернет (https://rusarchives.ru/me...ogo-sayta-v-internet).
Варианты ответов:
1. Web-промоушен – продвижение, «раскручивание» сайта, структуры и архитектуры сайта, его дизайна.
2. Отбор и создание информационного наполнения (контента).
3. Подготовка контента для представления на сайте
4. Программирование сайта.
5. Установка сайта на сервер хостера.
6. Разработка концепции сайта.
7. Регистрация сайта в администрации города/района.
8. Поддержка сайта.

В соответствии с ГОСТ Р 54989-2012 (ISO/TR 18492:2005) "Национальный стандарт Российской Федерации. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов" после передачи электронных документов на хранение хранителям информации предлагается подумать об их миграции из широкого набора форматов, используемых создателями и получателями документов, в меньшее число "стандартизованных" форматов. Определите, какие нейтральные форматы для хранения электронных документов предлагает данный ГОСТ?
Выберите один или несколько правильных ответов и перечислите их цифрами, по возрастающей, без запятой, без пробелов.

совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств

упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные

Решите задачу. Хранители информации должны обеспечить во время переформатирования защиту электронных документов от утраты и от внесения изменений. В связи с этим хранители информации должны предпринять следующие меры для минимизации рисков по безопасности:

• - установить межсетевой экран ("брандмауэр") или одностороннюю связь, которые разрешают доступ только на чтение и только авторизованным лицам;
  - хранить электронные носители информации в запираемом, охраняемом помещении или защищенном хранилище (vault) с контролируемым доступом;
  - создать резервные копии носителей информации и хранить их в другом месте, географически удаленном от места хранения оригиналов;
  - провести тестирование: тесты, необходимые для того, чтобы убедиться в способности запланированных процедур и методов обеспечить успешную конверсию/миграцию документов
• - провести планирование: шаги процедур, методы, кадровые и иные ресурсы, необходимые для успешного проведения конверсии/миграции целевых электронных документов;
  - хранить электронные носители информации в запираемом, охраняемом помещении или защищенном хранилище (vault) с контролируемым доступом;
  - создать резервные копии носителей информации и хранить их в другом месте, географически удаленном от места хранения оригиналов;
  - желательно использовать два различных типа носителей информации для хранения оригиналов и резервных копий, чтобы минимизировать риск неожиданного технологического устаревания
• - установить межсетевой экран ("брандмауэр") или одностороннюю связь, которые разрешают доступ только на чтение и только авторизованным лицам;
  - осуществить валидацию для проверки успешного прохождения целевыми электронными документами конверсии или миграции;
  - создать резервные копии носителей информации и хранить их в другом месте, географически удаленном от места хранения оригиналов;
  - желательно использовать два различных типа носителей информации для хранения оригиналов и резервных копий, чтобы минимизировать риск неожиданного технологического устаревания
• - установить межсетевой экран ("брандмауэр") или одностороннюю связь, которые разрешают доступ только на чтение и только авторизованным лицам;
  - хранить электронные носители информации в запираемом, охраняемом помещении или защищенном хранилище (vault) с контролируемым доступом;
  - создать резервные копии носителей информации и хранить их в другом месте, географически удаленном от места хранения оригиналов;
  - желательно использовать два различных типа носителей информации для хранения оригиналов и резервных копий, чтобы минимизировать риск неожиданного технологического устаревания