Документационное обеспечение управления (ДОУ) - ответы на вопросы

Основное правило подсчета документов при определении объема документооборота – это…

Создание (генерация) ключей цифровой подписи может проводиться владельцем самостоятельно или осуществляться специальным уполномоченным органом (удостоверяющим центром). Генерируются два ключа электронной подписи – секретный и открытый. Руководителю нужно выбрать способ генерации ключей. На что ему стоит обратить внимание при принятии решения по выбору способа генерации ключей?

• Самостоятельная генерация ключей позволяет избежать доступа к закрытому ключу посторонних. При генерации ключей уполномоченным органом обеспечивается более высокое качество ключей за счет использования сертифицированных программно-аппаратных средств, этот способ желателен
• Секретный ключ используется для выработки электронной подписи, его лучше генерировать самостоятельно. Открытый ключ используется для проверки подлинности документа и цифровой подписи, его стоит сгенерировать в удостоверяющем центре
• Секретный ключ используется для выработки электронной подписи, его стоит сгенерировать в удостоверяющем центре. Открытый ключ используется для проверки подлинности документа и цифровой подписи, его лучше генерировать самостоятельно

Механизм разграничения доступа к данным и функциям системы – это …

Период использования секретного ключа для подписания электронных документов определяется … ключа

В компании большой входящий документопоток, который включает документы, приходящие в организацию от вышестоящих организаций, от компаний партнеров, от клиентов. С документами работают руководитель организации, руководители подразделений и непосредственные исполнители. После регистрации документы направляются соответствующему сотруднику. Посоветуйте, каким образом распределить между ними поток входящих документов для обеспечения эффективности деятельности.

• Все входящие документы сначала направляются руководству организации, потом 15–20 %направляются руководителям структурных подразделений, остальные – специалистам, выполняющим определенные функциональные обязанности
• 15–20 % входящих документов направляются руководству организации, 15–20 % – руководителям подразделений, остальные –специалистам, выполняющим определенные функциональные обязанности
• 15–20 % входящих документов направляются руководству организации, остальные – руководителям структурных подразделений, которые направляют их специалистам, выполняющим определенные функциональные обязанности

Получение изображения документа включает в себя операции ...

Длина ключа электронной подписи (по ГОСТу) равна …

• 256 байт
• 256 бит
• 2256 бит
• 1077 бит

Установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однород¬ных документов, установить для них единые сроки хранения позволяет использование следующих видов номенклатур:

• типовых
• примерных
• групповых
• индивидуальных (конкретных)

Под электронной подписью понимается …

• отсканированная традиционная рукописная подпись, содержащая информацию об отправителе сообщения
• реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи
• средство защиты от подделок или потери данных в рукописных документах
• реквизит электронного документа, предназначенный для организации надежного хранения и поиска документа

Существует два варианта расположения реквизитов на бланках организации, в частности, …

• продольный
• верхний
• центральный
• угловой

Выберите из представленного перечня назначение номенклатуры дел для создания и внедрения системы электронного документооборота в учреждениях

• создание актов о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения
• проведение экспертизы ценности документов
• упрощает процедуру создания описей на документы
• регистрация документов по структурам

Распознавание документа в настоящее время осуществляется с помощью следующих систем распознавания текстов: OCR, ICR и OMR. OCR – это технология оптического распознавания печатных символов. ICR – это технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки. OMR – это технология распознавания отметок. Организации используют данные технологии при приеме документов. Поясните, какую технологию использует государственная организация при приеме заявлений на получение паспорта.

• Используется технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки (ICR), потому что заявление заполнено самим гражданином от руки
• Используется технология оптического распознавания печатных символов (OCR), потому что документ создан самим гражданином на компьютере и распечатан
• Используется технология распознавания отметок (ICR), потому что гражданин галочками отмечает необходимые пункты

Официальный документ должен содержать обязательные реквизиты, такие как …

• Дата
• Подпись
• Наименование организации
• Приложение
• Резолюция
• Регистрационный номер

Под электронной подписью понимается …

Выберите из представленного перечня направления, характеризующие применение в организации номенклатуры дел

• законное уничтожение документов
• распределение документов в организации
• регистрация документов
• определение ориентировочного срока хранения документа

Гриф утверждения ставится:

• в верхнем правом углу
• в нижнем правом углу
• в нижнем левом углу

Выберите тип номенклатуры, выделяющий название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией

• структурного типа
• производственно-отраслевого типа;
• управленческого типа
• функционального типа

Существует два типа реквизитов, такие как …

• стандартные
• постоянные
• обязательные
• переменные

Регистрация документа – это …

• запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения документа
• учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам
• снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму
• прием и первичная обработка документов

Получение изображения документа включает в себя такие операции, как …

• описание настройки системы
• сканирование
• контроль качества
• возможное повторное сканирование
• нахождение полей

Каждый документ можно разделить на три основные части, такие как …

• вводная
• заголовочная
• основная
• заключительная
• оформляющая

… – это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи

Каждый документ можно разделить на три основные части …

По отношению к управленческому объекту выделяют такие документопотоки, как …

• входящий
• восходящий
• исходящий
• внешний
• внутренний

Соотнесите понятие и определение.

Срок исполнения государственных или муниципальных услуг по административным регламентам

• Зависит от оказываемой услуги
• 30 дней
• 20 дней
• 10 дней

Какие из перечисленных реквизитов должен содержать документ «Решение»?

• гриф утверждения
• наименование вида документа
• гриф согласования
• визы

Что из перечисленного отражается в системе документации как комплексе взаимосвязанных документов?

• все варианты ответов верны
• деятельность определенной отрасли государственного управления (промышленности, сельского хозяйства, транспорта, здравоохранения, культуры и т.д.)
• уровень управления, определяемый местом данного объекта в системе органов государственной власти и государственного управления
• прием и первичная обработка документов

Где на документе следует располагать государственный герб Российской Федерации?

• в левом верхнем углу
• в верхнем поле
• по центру листа

Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнес-процессом, который он инициирует или в котором он участвует. Например, в системе DIRECTUM можно выбрать согласование документа по регламенту или запустить на свободное согласование. Сотрудник подготовил служебную записку на получения средств для закупки необходимых материалов. Предложите, какой вариант маршрута выбрать сотруднику в этом случае и поясните почему.

• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях и сам определяет дальнейший маршрут документа. При согласовании по регламенту последовательность операций в маршруте для согласования документов уже заложена. Служебная записка на получение средств имеет в компании установленный маршрут: непосредственный руководитель – бухгалтер – высший руководитель. Поэтому здесь рекомендуется выбрать согласование документа по регламенту
• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях, а дальнейший маршрут документа определяет руководитель. При согласовании по регламенту последовательность операций в маршруте для согласования документов уже заложена. Служебная записка создается исполнителем, а так как маршрут определяет руководитель, то надо запустить документ на свободное согласование
• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях, а дальнейший маршрут документа определяет руководитель. При согласовании по регламенту система сама при запуске согласования выбирает исполнителей на каждой инстанции в соответствии со структурой компании. Служебная записка – это внутренний документ, поэтому надо выбрать согласование документа по регламенту

… – это средство для выработки электронной подписи

• Криптопровайдер
• Открытый ключ
• Закрытый ключ
• Аутентификация

Соотнесите термины и определения.

• a.1-В, 2-А, 3-Б
• b.1-Б, 2-А, 3-В
• c.1-А, 2-Б, 3-В

Выберите этапы организации документооборота

• уничтожение документов посредством шредера
• проверка сведений о заявителе
• оформление справки на бланке строгой отчетности
• выдача справки

Какой элемент не включает в себя типовая структура регламента

• стандарт предоставления государственной услуги;
• преамбулу
• общие положения;
• формы контроля за исполнением регламента

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, определяется

• Постановлением Правительства
• руководителем государственного (муниципального органа) по согласованию с Федеральным архивным агентством.
• Федеральным законом
• Указом Президента

Что из перечисленного может быть приложением к правовому акту?

• документы, предусмотренные нормативными актами
• копии документов
• федеральные законы
• законы субъектов РФ

Выберите из представленного перечня определение плана

• документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей
• нет правильного варианта ответа
• документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу
• плановый документ, основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности

Выберите требования, предъявляемые к тексту правового акта

• точность и определенность формулировок
• соответствие хронологии
• соответствие текста заголовку
• исключительная полнота

Какие элементы должен содержать проект структуры правового акта?

• сопроводительное письмо
• точное, юридически правильное наименование вида документа и краткий заголовок
• приложения к документу
• источники финансирования, если в документе содержатся указания о выделении финансовых средств

Выберите срок оперативного хранения дел по номенклатуре дел?

• от пяти до семи лет
• от пяти до десяти лет
• от трех до пяти лет
• от одного до трех лет

Какие надписи должны содержать папки на исполнение документов, хранящиеся у исполнителей:

• «Обязательно к исполнению»
• название отдела
• ФИО исполнителя
• «Срочно»

Выберите из представленного перечня определение термина «электронное дело»

• это электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел
• нет правильного варианта ответа
• это вечное электронное хранение документов без права их уничтожения
• электронное хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения

Протоколы формируются в дела:

• по авторскому признаку (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания)
• по алфавиту
• по дате составления
• по названиям

Дело считается заведенным после:

• присвоения ему регистрационного номера
• включения в папку для хранения первого исполненного документа
• оформления обложки дела
• утверждения его руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за документооборот

В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением:

• информационно-справочных документов
• переходящих, личных и судебных дел
• планов и отчетов
• организационно-распорядительных документов

Если в течение года появляются новые документируемые участки работы, не предусмотренные прежней номенклатурой дел фирмы, то заголовки дел …

• не отражаются в текущей номенклатуре
• вносятся в номенклатуру дел текущего года под резервными номерами
• вносятся в новый раздел номенклатуры дел на следующий календарный год
• вносятся в новый раздел текущей номенклатуры дел

Выберите вид номенклатуры дел, разрабатываемый в порядке оказания методической помощи организациями Государственной архивной службы на договорных началах

• типовая
• индивидуальная
• примерная
• управленческая

Если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, то данный срок устанавливается:

• руководителем службы ДОУ
• экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации
• федеральным законом
• центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации

Штатное расписание содержит:

• перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, сведения об окладах, надбавках, сведения о месячном фонде заработной платы
• наименование структурных подразделений, должностей и штатную численность
• список вакантных должностей
• графики работы специалистов

Дайте развернутый ответ:
Уровни и виды контроля исполнения документов в организации.

Сроки хранения электронных документов

• Устанавливаются дифференцировано по видам документов
• 10 лет
• Бессрочно
• 5 лет

Документы внутри организации могут быть выданы только:

• руководителем службы ДОУ
• всеми перечисленными лицами
• лицом, ответственным за формирование и хранение дел
• руководителем организации

Формулировка «электронное дело – это электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел» закреплена в:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
• ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
• ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
• Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

Каким образом копии документов в организации приобретают юридическую силу?

• если хранятся вместе с оригиналом
• если заверяются подписью руководителя
• все перечисленное
• если заверяются нотариально

Перечни строятся по принципу:

• функциональному
• хронологическому
• географическому
• алфавитному

Основой для определения структуры номенклатуры дел является:

• положение о структурном подразделении
• правила внутреннего трудового распорядка
• штатное расписание
• устав организации

Сроки хранения типовых документов устанавливаются:

• органами местной администрации
• местным государственным или муниципальным архивом
• вышестоящей организацией
• Федеральной архивной службой России
• самим предприятием

Делегирование прав доступа используется ...

Аутентификация – это ...

Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнес-процессом, который он инициирует или в котором он участвует. Например, в системе DIRECTUM можно выбрать согласование документа по регламенту или отправить документ на свободное согласование. Сотрудник подготовил служебную записку на получение средств для закупки необходимых материалов. Предложите, какой вариант маршрута выбрать сотруднику в этом случае и поясните, почему.

• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях и сам определяет дальнейший маршрут документа. При согласовании по регламенту последовательность операций в маршруте для согласования документов уже заложена. Служебная записка на получение средств имеет в компании установленный маршрут: непосредственный руководитель – бухгалтер – высший руководитель. Поэтому здесь рекомендуется выбрать согласование документа по регламенту
• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях, а дальнейший маршрут документа определяет руководитель. При согласовании по регламенту последовательность операций в маршруте для согласования документов уже заложена. Служебная записка создается исполнителем. Так как маршрут определяет руководитель, то надо запустить документ на свободное согласование
• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях, а дальнейший маршрут документа определяет руководитель. При согласовании по регламенту система сама при запуске согласования выбирает исполнителей на каждой инстанции в соответствии со структурой компании. Служебная записка – это внутренний документ. Поэтому надо выбрать согласование документа по регламенту

В объеме документооборота следует учитывать …

• только входящие и исходящие документы
• все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии
• только внутренние документы, а также все копии
• все входящие и исходящие документы за определенный период времени

Под электронной цифровой подписью понимается:

• традиционная рукописная подпись, содержащая информацию об отправителе сообщения
• средство защиты от подделок или потерн данных в рукописных документах
• реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи

Основными направлениями совершенствования документации являются …

Установите соответствие между названиями систем электронного документооборота и их производителями:

• A. «Ефврат»
• B. «Дело»
• C. Company Media
• D. LanDocs
• E. компания Cognitive Technologies
• F. ЗАО «Электронные офисные системы»
• G. компания InterTrust
• H. АО «Ланит»

Установите последовательность обработки исходящих документов:

• разработка проекта документа в структурном подразделении
• согласование проекта документа в структурных подразделениях
• утверждение документа руководством
• регистрация документа при отправке
• экспедиционная обработка документа
• отправка документа

В числе субъектов, обеспечивающих работу всей организации с документами на всех этапах документооборота, – …

• руководители
• исполнители
• секретари
• делопроизводители

К какой документации применяются правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение?

• кадровой документации
• информационно-справочной документации
• распорядительной документации
• бухгалтерской документации

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• передача дела в архив
• оформление обложки дела
• расположение документов внутри дела в определенной последовательности
• распределение исполненных документов по делам

Какими документами следует руководствоваться при разработке перечней документов, образующихся в деятельности организаций, и сроков их хранения?

• номенклатурами дел за предшествующие 3-5 лет
• положениями о структурных подразделениях предприятия
• описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
• документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах

В каких из перечисленных случаев номенклатура дел используется как вспомогательный справочник?

• при построении справочной картотеки на исполненные документы
• только при регистрации дел в системе электронного документооборота
• при передаче дел на архивное хранение
• вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно

Выберите из представленного перечня назначение номенклатуры дел в архиве учреждения

• регистрация документов
• определение системы распределения документов по отделам
• уничтожение документов
• является основой для построения картотек, справочников и указателей

Существует два варианта расположения реквизитов на бланках …

Какие из перечисленных документов могут храниться в организации отдельно от остальных (в секретариате или в канцелярии)?

• распорядительные документы
• переписка руководства
• штатное расписание
• планы и отчеты

Что из перечисленного включает заголовок дела?

• краткое содержание документов
• тиражность дела
• название вида дела
• краткое содержание приложений к документу

Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет:

• отдельный реестр учета
• отдельную ячейку для бумажного хранения
• отдельную графу (поле) с указанием срока хранения документов, поме¬щенных в него
• отдельный журнал учета

Выберите вид номенклатуры дел, составленный как для конкретной отрасли, так и в пределах административно территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, НИИ, издательств, творческих союзов, общественных организаций, сельскохозяйственных кооперативов и ассоциаций

• индивидуальная
• примерная
• управленческая
• типовая

Установите последовательность составления документов согласно инструкции по делопроизводству:

• правила работы с версиями документа
• сроки хранения файлов
• процедура оформления документов
• порядок уничтожения документов после их экспертизы комиссией
• номенклатура
• правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение
• правила формирования и оформления дел
• сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов
• порядок временного изъятия из дела и вставка вместо изъятого документа заменить карточку для указания номера документа, ФИО сотрудника, даты изъятия и срока возврата
• образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов

Целью стандартизации и унификации документов является:

• рационализация процессов подготовки
• исполнения и поиска документов
• повышение уровня управления предприятием и организацией
• управление
• сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации

Установите последовательность обработки внутренних документов:

• подготовка проекта внутреннего документа
• обеспечение согласования документа
• утверждение
• регистрация
• рассылка по подразделениям
• контроль исполнения документа

Система Docsvision включает такие модули, как …

• Делопроизводство
• Управление процессами
• Служебная корреспонденция
• Решения и распоряжения

Нормативные и методические акты относятся к документам … организаций

• подведомственных
• вышестоящих
• несоподчиненных
• соподчиненных

Главное правило организации документооборота – это …

• оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени
• стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов и от принятой в организации технологии работ с документами
• стереотипные маршруты движения, свойственные входящим документам с наименьшими затратами времени

В объеме документооборота следует учитывать

Соотнесите понятие и определение.

На документе какого органа государственный герб должен быть многоцветным

• Администрации Президента Российской Федерации
• федеральных органов исполнительной власти
• Правительства Российской Федерации
• Генеральной прокуратуры Российской Федерации

Какие государственные услуги предоставляют федеральный орган исполнительной власти и орган государственного внебюджетного фонда при разработке регламентов?

• устранение избыточных административных процедур
• сокращение срока исполнения государственной функции
• все перечисленные
• упорядочение административных процедур

Сроки хранения документов могут быть:

• временным (до 25 лет)
• постоянным
• временным (до 10 лет)
• временным (свыше 10 лет)

Выберите из представленного перечня этапы процесса формирования

• оформление обложки дела
• распределение исполненных документов по делам
• нет правильного варианта ответа
• расположение документов внутри дела в определенной последовательности

Приказы по личному составу формируются в дела:

• по алфавиту работников
• в зависимости от сроков их хранения
• по дате поступления
• по статусу лица, подписавшего документ

Выберите структурное подразделение, существующее во всех службах делопроизводства и осуществляющее работу строго по номенклатуре дел

• общий отдел
• канцелярия
• секретариат
• архив

Сроки хранения, установленные в перечнях, являются:

• примерными
• максимальными
• необязательными
• минимальными - организация не имеет права уничтожать документы до истечения установленных сроков их хранения

Выберите структурное подразделение, существующее во всех службах делопроизводства и осуществляющее работу строго по номенклатуре дел

• секретариат
• общий отдел
• канцелярия
• архив

Какие этапы предусматривает разработка номенклатуры дел в общем случае?

• ничего из перечисленного
• изучение руководящих документов, определяющих перечни документов, образующихся в деятельности предприятий), и сроки их хранения
• предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов
• предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение

Реквизит «Заголовок к тексту»:

• позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста
• отражает краткое содержание документа
• необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ

Годовой объем документооборота – это:

• средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
• исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
• исходная величина для расчета численности населения, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных людей

Официальный документ – это:

• информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения, и оформленная по действующим законодательным правилам
• любой бумажный документ
• информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения

Засекречиванию подлежат сведения о:

• силах и средствах гражданской обороны
• состоянии демографии
• состоянии преступности

Текущий контроль осуществляется:

• в конце исполнения документов
• в начале исполнения документов
• в течение всего периода исполнения документов

На каком документе нет грифа утверждения:

• уставе
• приказе
• положении

Разграничением доступа к данным и функциям системы занимается …