Планируйте свои задачи и время

1 Планируйте свои задачи и время

Умение планировать дано не каждому. И с планировкой тоже можно «переборщить». Однако с помощью нескольких советов и описанных в этой главе техник Вы сможете сэкономить время и нервы.

1.1 Планирование помогает выигрывать время

«Тот, кто много планирует, попадает в рабство к сво­ему расписанию». — «Иногда записывать нужно слишком многое. Почему бы просто не сделать это сразу? Кроме того, не хочу быть постоянно связан­ным. Подробное планирование убивает всякую спон­танность».

Подобные упреки возникают достаточно часто. Одна­ко они не справедливы. Тот, кто планирует правильно, выигрывает свободное время и для незапланирован­ных дел, занятий и творчества. Тот, кто планирует, то­же вполне может действовать спонтанно. Многие из нас вообще ничего не планируют и про­сто ориентируются на свои действия. В конце кон­цов они попадают в состояние крайней спешки, перед ними стоит множество задач из группы А, ко­торые ранее, при условии их своевременного вы­полнения, можно было бы отнести к группе В. Воз­можно, многим людям просто необходим сильный выброс адреналина, который происходит в крити­ческой ситуации. Или же им просто кажется, что так получается намного веселее и интереснее. Од­нако они должны отдавать себе отчет в том, что при «пожаре» они могут только реагировать, но не управлять ситуацией. К тому же такой тип поведе­ния, как правило, требует гораздо больших затрат энергии и денег, чем правильный, скучный, зара­нее запланированный образ действий. (реактивность – внешнее или проактивность)

Тому, кто тратит больше времени на планирование

своих задач, нужно гораздо меньше времени на их

выполнение. Плюс, в общей сложности, он еще

Рекомендуемые материалы

и выигрывает

Планирование - наилучший способ избавиться от спешки и выполнять все вовремя, чтобы не попасть в критическую ситуацию.

Впрочем, чем сложнее и объемнее задание или проект, тем больше времени Вы должны потратить на его планирование. Потому как чем лучше Вы составите план какой-либо задачи, тем больше времени Вы сэкономите при его выполнении. При этом пра­вильное планирование значительно сокращает число ошибок.

Зачем составлять письменный план?

С помощью плана, изложенного на бумаге, Ваша го­лова будет свободной для более важных и актуаль­ных дел:

•    Вы больше ничего не забудете;

•    Вы заключаете договор с самим собой и выполня­ете все намного раньше;

•    Вы также сможете согласовывать свой план с партнерами, которые

     работают с Вами в команде;

•   только письменный план позволит Вам контроли­ровать свои действия и

    подводить итоги. Кроме то­го, он является основой для оптимизации

    рабочего режима.

Привыкайте расставлять приоритеты с помощью со­ставления письменных планов. При этом учитывайте свои слабые и сильные стороны.

Выбираем подходящий метод

Подробный план, отлично подходящий одному челове­ку, может быть совершенно не удобен для другого. Важно не следовать тем методам, которые Вам не под­ходят. Попробуйте выбрать для себя один из предло­женных нами испытанных методов. После того как Вы ими овладеете и уже приобретете некоторый опыт, приспособьте их под Ваши нужды.

Пример

- Возможно, с помощью огромной доски с приколотыми к ней записками, цветных бумажек или же специальной компьютерной программы Вы сможете планировать свои дела и задачи гораздо быстрее и лучше, чем на обыкновен­ном листе бумаги.

- Возможно, Вам поможет привычка пла­нировать все до мелочей начиная с самого утра. Или же Вы делаете это позже, запланировав с утра лишь самые важ­ные стратегические задания? Возможно, Вы чувствуете в себе наибольшую работоспособность по утрам, составля­ете план, который дает стимул для выполнения намеченных дел. Или же Вы, наоборот, предпочитаете проводить обзор сделанного Вами по вечерам и на его основе составлять еще более усовершенствованный план на следующий день?

- (Нормативные документы на стенах кабинета).

Люди также интересуются этой лекцией: Введение.

Основные правила планирования

При каждом планировании Вы должны следовать таким главным правилам:

•   планирование без указания времени - не плани­рование;

•   самый главный принцип при планировании: обяза­тельно все запишите;

•   сразу же отметьте все дела, задачи и сроки в сво­ем ежедневнике или на листе бумаги. Только бла­годаря этому Вы сможете в дальнейшем прово­дить обзор и концентрироваться на главном.

Не «загружайте себе мозги» слишком большим количеством дел, которые вполне можно занести в бумажный или электронный ежедневник. Всегда составляйте письменный план и «освобождайте» свою голову для более важных вещай!