Организация и контроль выполнения решений
Лекция 8 «Организация и контроль выполнения решений»
1 Организация разработки и выполнения управленческих решений
Процедуры разработки УР. Организация разработки и реализации УР требует проведения определенных организационно-распорядительных мероприятий, которые касаются как управляющей, так и управляемой системы на всех процедурах разработки и реализации УР. Напомним, что в состав процедур входят разработка, согласование, принятие, утверждение и организация выполнения. Каждая процедура должна выполняться с учетом требований, предъявляемых к УР (см. лекцию 1).
Для процедуры разработки УР руководителю и аппарату управления необходимо осуществить следующие действия:
1. Оформить документацию о начале выполнения работ с описанием конкретного задания, состава персонала и системы их подчинения, времени исполнения задания, промежуточных этапов контроля хода выполнения, выделяемых ресурсов.
2. Ознакомить и разъяснить разработчикам УР содержание организационных документов о начале выполнения работ по разработке УР.
3. Разъяснить разработчикам УР их права, ответственность и полномочия при выполнении работы.
4. Обсудить с разработчиками УР неучтенные детали для успешного выполнения работ.
Акцентировать внимание на степени важности предлагаемой работы по разработке УР.
Рекомендуемые материалы
Выделить работникам необходимые оргтехнику, помещение и указать на источники необходимой деловой информации
Провести контроль со стороны юриста или референта на соответствие вариантов разрабатываемого УР действующему законодательству и уставным документам компании.
Оформить заключение о технической, экономической, организационной выполнимости вариантов УР.
Получить заключение внешних экспертов о безопасности предстоящей реализации УР в экономической, экологической и других областях.
Процедуры согласования УР. Для процедуры согласование с вышестоящими органами, заказчиками или клиентами необходимы следующие действия руководителя и аппарата управления
1. Оформить документацию о физических или юридических лицах, с которыми необходимо согласовывать УР.
2. Определить и зафиксировать в документе временные периоды согласований, а также наименование и содержание сопроводительных документов.
3. Документально оформить общий акт согласований.
Процедуры принятия УР. Для этой процедуры необходимы следующие действия руководителя и аппарата управления:
1. Документально подтвердить отсутствие в вариантах УР противоречивостей решения самому себе и ранее реализованным.
2. Документально оформить набор критериев для выбора, в том числе наименование, численные или качественные значения их параметров.
3. Документально зафиксировать отклонение параметров УР от параметров критериев.
4. Документально оформить процедуру принятия УР с уточнением даты, ответственных лиц, имеющихся замечаний.
Процедуры утверждения УР. Для процедуры утверждений с вышестоящими органами, заказчиками или клиентами необходимы следующие действия руководителя и аппарата управления:
1. Оформить документацию о физических или юридических лицах, у которых необходимо утверждать УР.
2. Определить и зафиксировать в документе временные периоды утверждений, а также наименование и содержание сопроводительных документов.
3. Документально оформить общий акт утверждений.
Процедуры организации выполнения УР. Для процедуры организации выполнения УР необходимы следующие действия руководителя и аппарата управления:
1. Оформить документацию о начале реализации УР с указанием конкретного задания, состава исполнителей и системы их подчинения, времени исполнения задания, промежуточных этапах контроля хода выполнения, выделяемых ресурсов.
2. Ознакомить и разъяснить исполнителям содержание и поток выполнения УР.
3. Разъяснить исполнителям УР их права, ответственность и полномочия при выполнении работы.
4. Обсудить с разработчиками УР неучтенные детали для успешного выполнения работ.
5. Акцентировать внимание исполнителей на степени важности предлагаемой работы.
6. Выделить исполнителям необходимые оргтехнику, помещение и указать на источники необходимой деловой информации.
7. Активизировать работу исполнителей по эффективной реализации УР.
8. Осуществлять периодический контроль хода выполнения исполнителями УР.
9. Осуществлять практическую оценку реализованного УР.
10. Сдать в архив документацию по разработке и реализации управленческого решения.
В рамках организационно-распорядительной деятельности руководитель и аппарат управления (субъекты решения) должны активно заниматься социально-психологической и пропагандистской работой с сотрудниками, реализующими УР, чтобы сформировать у них образ предстоящей деятельности (рисунок 2.17).
Многие специалисты по разработке и реализации УР советуют привлекать исполнителей к разработке УР, для того чтобы они заранее знакомились с концепцией УР и задачами, вытекающими из него. Будущие исполнители, участвующие в разработке УР, вносят в него элементы реальности, так как хорошо знают предмет УР, его резервы и трудности.
К разработке управленческих решений имеет смысл привлекать передовиков производства и новаторов, чей острый ум может помочь найти оригинальные подходы при разработке УР.
Рисунок 2.17 – Формирование образа предстоящей деятельности
2 Контроль реализации управленческих решений
Контроль – это заключительный этап процесса реализации решения. В практике управления далеко не всегда существует правильное понимание сущности контроля и его роли в процессе управления. Очень многие руководители рассматривают контроль как форму реакции на критическое состояние объекта или процесса, способа поиска и наказания виновных.
Сущность контроля – в постоянном поиске наиболее эффективного пути достижения целей, в предупреждении проблем и потерь, изучении и мобилизации позитивных тенденций в процессе управления. Контроль включает диагностику состояния объекта, выявление причин отклонения фактического состояния от стандартов, нахождение способов устранения этих причин путем мобилизации усилий всех членов коллектива.
Контроль должен сопровождать процесс реализации решения на всех этапах его осуществления. Предварительный контроль должен быть применен на этапе подготовки к реализации, при разработке плана реализации решения, а также при разработке его механизмов, т.е. делегировании и мотивации. Задача контроля на этом этапе – обеспечить соответствие предлагаемых мер объективным условиям, в которых осуществляется реализация решения, и формулирование стандартов, характеризующих успешность или неуспешность процесса реализации.
Текущий контроль осуществляется в процессе реализации и должен включать констатацию отклонений практической деятельности по реализации решения от заранее намеченных планов, выявление причин эти отклонений. Причинами отклонений могут быть:
- неполный учет всех обстоятельств, оказывающих воздействие на реализацию решения;
- изменение этих обстоятельств под влиянием внешних и внутренних факторов;
- недостатки и ошибки, проявившиеся при реализации решения;
- появившиеся дополнительные возможности повышения эффективности принимаемого решения.
Изменение обстоятельств может привести к изменению всего алгоритма реализации решения, и в этой ситуации личное распорядительство руководителя будет играть решающую роль.
Заключительный контроль призван ответить на вопрос, достигнут ли результат, предусмотренный при разработке решения. Для ответа на этот вопрос должны быть четко сформулированы критерии качества решения, определены количественные и качественные параметры, характеризующие цели решения, допустимые отклонения от этих параметров. В том случае, если параметры достигнуты, процесс контроля завершится.
Если параметры не достигнуты, процесс контроля может развиваться по двум направлениям:
1.Необходимо проверить обоснованность параметров. Результатом проверки может быть констатация того факта, что поставленные цели были завышены и практически недостижимы. В этом случае необходимо изменить характеристику параметров и вновь сопоставить фактический результат с этими новыми параметрами.
2.Если контроль параметров подтвердит их обоснованность, необходимо найти причины в реализации решения, которые не позволили добиться поставленной цели, устранить эти причины и осуществлять контроль до того момента, пока фактическое положение не будет соответствовать нормативному.
Содержание контроля проявляется в выполняемых им функциях: диагностики состояния дел, ориентирования, стимулирования, корректировки действий, распространения передового опыта, осуществления авторского надзора, а также педагогической и правоохранительной.
Оценивая значение контроля в реализации решения, необходимо остановиться на его психологическом аспекте. Речь идет о той ситуации, когда в процессе контроля обнаруживаются отклонения от намеченного плана. Как уже указывалось выше, задача контроля – выявить причины отклонений. Они могут быть многочисленны и разнообразны. Перечислим лежащие в психологической сфере:
- ошибка руководителя при выборе путей решения проблемы делегирования, мотивации;
- небрежно проведенный инструктаж, приведший к ошибками лишней трате времени;
- сознательное сопротивление группы исполнителей, саботирующих реализацию решения;
- недостоверная информация о ходе выполнения решения и т.п.
Устранение всех этих причин связано с серьезными моральными проблемами. Руководитель должен признать свою ошибку, что всегда очень нелегко, ибо это удар по его самолюбию. Непризнание ошибки чревато серьезными последствиями, признание – ущерб авторитету.
Сознательное сопротивление и недостоверная информация требуют целого комплекса мер управленческого воздействия, включающих, возможно, и увольнение некоторых сотрудников. Это может оздоровить ситуацию, но обязательно будет сопровождаться ухудшением психологического климата, что очень вредно для коллектива.
Минимизация отрицательных психологических последствий контроля может быть обеспечена соблюдением некоторых принципов:
- контроль должен осуществляться систематически, что позволит на ранней стадии выявит негативные моменты;
- объектами контроля должны быть явления и процессы, играющие существенную роль в реализации решения, а не частности и детали;
- все сотрудники должны контролироваться, иначе возникнут сплетни, слухи, разговоры о «любимчиках»;
результаты контроля должны быть обязательно доведены до контролируемого в максимально вежливой форме. Нельзя высказывать обвинения человеку, следует оценивать его действия. Негативная оценка не должна даваться публично, она должна сообщаться только в личной беседе и желательно только в том случае, если человек сознательно плохо работает или не понимает, что плохо работает. Публичная негативная оценка, особенно если она дается как противопоставление позитивной деятельности других сотрудников, возможна только как крайняя мера;
- недостатки в проведении инструктажа обнаружатся в личной беседе, если сотруднику предложить оценить его работу самому. И если оценка будет низкой, следует попросить сотрудника сформулировать ее причину.
3 Ответственность ЛПР (руководителя)
Ответственность - категория этики и права - выражает особое социальное и морально-правовое отношение личности к обществу. Данное понятие характеризует степень соответствия действий отдельного человека, группы людей и общества взаимным требованиям, исторически конкретным социальным нормам, общим интересам.
Многообразие сфер деятельности компаний сформировало следующий типовой набор видов ответственности: профессиональная, юридическая (в том числе уголовная), социальная, логическая, экономическая, этическая, политическая, партийная, дисциплинарная, административная, материальная (рисунок 2.18).
Рисунок 2.18 – Виды ответственности руководителя
Профессиональная ответственность и обязанность руководителя отражаются в должностных инструкциях компании. Должностная инструкция руководителя включает четыре раздела: общие положения, обязанности, права и ответственность. В качестве профессиональной ответственности могут применяться меры юридической, дисциплинарной и экономической ответственности. В настоящее время все большее распространение находит страхование экономических рисков профессионалу ответственности. Например, страхование профессиональной, ответственности нотариуса, водителя автомобиля, аудитора.
Юридическая ответственность частично или полностью касается тех видов ответственности, в которых закреплены меры, входящие в состав государственных законов и норм общественного регулирования, например, в Гражданский и Уголовный кодекс, Трудовой кодекс (ТК). Юридическая ответственность реализуется в форме замечания, выполнении подписанных действий, заключения под стражу, ареста.
Дисциплинарная ответственность за бездействие или ненадлежащее выполнение задания реализуется в форме взыскания, замечания, выговора, перевода на другую работу, увольнения.
Ещё посмотрите лекцию "Капиталистическое развитие Японии в последней трети XIX в." по этой теме.
Административная ответственность наступает за совершение административного правонарушения, нарушения прав и свобод граждан. Базой для реализации административной ответственности является административное и гражданское право и другие регламенты.
Экономическая ответственность призвана компенсировать полный или частичный ущерб от УР, нанесенный руководителем в материальной или денежной форме.
Этическая ответственность наступает в случае нарушения руководителем этических норм, представляющих собой систему общих ценностей и правил этики, соблюдение которых обязательно для всех работников организации. Ответственность реализуется в форме изменения общественного мнения о руководителе, вынесении ему общественного порицания, объявления о его несоответствии должности по этическим соображениям.
Политическая ответственность наступает за неправильную или ненадлежащую деятельность субъекта государственной власти и управления, а также деятельность субъекта общественных группировок. Формами реализации ответственности могут быть отставка, импичмент, перевыборы.
Партийная ответственность наступает за деятельность партийного функционера, существенно расходящуюся с уставными документами и решениями представляемой им политической организации. Ответственность реализуется в форме осуждения, исключения из партии, вывода из руководящего состава партии.
Материальная ответственность обычно применяется по отношению к должностным лицам, обремененным ответственностью за сохранность материальных ценностей. Выражается в форме штрафов, денежных выплат в возмещение ущерба.
