Документация банка, документооборот, внутрибанковский контроль
Тема 1.3. Документация банка, документооборот, внутрибанковский контроль.
Вопросы 1. Понятие документооборота и внутрибанковского контроля.
2. Виды банковских документов и порядок их хранения.
3. Оформление расчетно-денежных документов и организация их хранения.
Вопр. 1. Понятие документооборота и внутрибанковского контроля.
Организация рабочего дня учетно-операциооных работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение поступающих их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.
В учреждениях банка устанавливаются следующие требования к организации документооборота:
Рекомендуемые материалы
– приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день подлежат все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение первой половины рабочего дня. Данные документы по истечении операционного дня проводятся по счетам клиентов следующим рабочим днем.
- оплата всех документов, включая по отчислению в бюджет и выплате заработной платы, с расчетного счета и текущего счета производится за счет средств на этих счетах с соблюдением календарной очередности поступления расчетных документов (наступления сроков платежей).
- передача информации с документов на ВИ производится равномерно в течение всего операционного дня и должна завершиться за 2-3 до окончания рабочего дня.
При оформлении банковских операций должен обеспечиваться надлежащий контроль за законностью их выполнения и сохранностью государственных средств и ценностей.
ОИ обязан проверить, исходя из содержания документов, не имеются ли нарушений установленных правил расчетов, правильно ли в соответствии с ними оформлен документ и завершить выполнение операции своей подписью.
Подлежат дополнительному контролю, ОИ, оформляющий своей подписью документы по безналичному перечислению средств с одного счета на другой, передает оба экземпляра документов контролеру.
Контролер проверяет правильность оформления операции, убеждается в полном соответствии между собой первого и второго экземпляров документа, подписывает первый, отправляет на обработку по отражению операций по дебету, второй – ответственному исполнителю, ведущему кредитуемый лицевой счет.
Результат должен оформляться справками.
Главный бухгалтер обязан установить наблюдение за устранением недостатков, выявленных данными проверками, и в необходимых случаях провести повторную проверку.
Вопр. 2. Виды банковских документов и порядок их хранения.
Банковская документация представляет собой совокупность документов, являющихся письменным свидетельством совершаемых операций и обосновывающих их отражение в учете.
К банковской документации относят следующие виды документов:
1. Документы директивного характера (приказы, инструкции, правила, циркуляры и т.д.). Они предназначены для руководителей и работников банка, которые должны принять их к исполнению.
2. Кредитно-плановые документы. К ним относятся кредитно-расчетные документы, ходатайства клиентов, отчетные материалы клиентов, договоры залога, страхования и т.д.
3. Оперативно-расчетные документы. На основании этих документов работники учетно-операционного отдела совершают денежно-расчетные операции. К такого рода документам относятся, например, платежные поручения, авизо, мемориальные ордера и т.п.
4. Кассовые документы, т.е. документы, связанные с приемом и выдачей наличных денег.
5. Документы по внутрибанковским операциям (ведомости АО зарплате, авансовые отчеты, счета-фактуры).
Наиболее распространенный вид банковских документов – денежно-расчетные документы. Денежно-расчетные документы поступают в банки от предприятий и учреждений, других банков, а также составляются в банке и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществить банковский контроль. Все денежно-расчетные документы по характеру отражаемых операций подразделяются на кассовые, мемориальные и внебалансовые.
Кассовые документы делятся на приходные и расходные. К приходным кассовым документам относятся объявление на взнос наличных, приходно-кассовые ордера, квитанции о приеме денег. К расходным кассовым документам относятся чеки на получение денег и расходно-кассовые ордера
Мемориальные документы – это документы по безналичным расчетам, которые делятся на внутрибанковские-мемориальные ордера, мемориальные внебалансовые ордера и документы, которые оформляет клиент: платежное поручение, требование, аккредитив и т.д.
Документы составляются на стандартных бланках установленной форме. В настоящее время, основная масса документов оформляются на ЭВМ
Все документы имеют следующие реквизиты: название документа, № и наименование плательщика, его ИНН, расчетный счет плательщика, реквизиты банка-плательщика, наименование получателя, его ИНН, реквизиты получателя и банка-получателя, назначение платеже, сумма платежа (цифрами и прописью). Документ должен быть подписан и на нем должен быть оттиск печати.
Расчетные документы от клиентов принимают бухгалтерские работники, которые их проверяют и оформляют, т.е. ставят дату, подпись и штамп.
Вопр. 3. Оформление расчетно-денежных документов и организация их хранения
Все расчетно-денежные документы имеют стандартные бланки и должны четко отражать сущность операции с указанием суммы платежа.
Каждый должен иметь подписи уполномоченных лиц клиента и оттиск его печати. Документы печатаются электронно, количество экземпляров – по требованию банка, но не менее двух. Они могут передаваться в банк по электроной почте по системе клиент – банк либо непосредственно клиентом. В документах по операциям с наличностью могут быть дополнительные подписи. В документах не допускаются исправления. Данные в них называются реквизитами: номер, дата, наименование документа, сумма прописью, способ платежа, по дебету указываются счета плательщика, по кредиту аналогичные реквизиты получателя, корреспондентский счет банка – плательщика, БИК банка – плательщика, подписи, оттиск печати.
Первый экземпляр (оригинал) остается в банке, подшиваются в документы дня банка и на основании его совершается операция, по которой проводится учет по лицевым счетам.
Второй экземпляр (копия) с отметкой работника банка возвращается клиенту в подтверждение о принятом документе.
Порядок хранения документов.
Бухгалтеские (мемориальные) документы по безналичному расчету подшиваются каждый день в порядке возрастания номеров дебетованных балансовых счетов.
Внебалансовые счета брошюруются вместе с мемориальными документами и помещаются после них. Документы длительного хранения подшиваются в отдельные папки. К ним относятся следующие документы:
- по вкладам физических лиц;
- кассовые;
- по ссудам индивидуальных заемщиков;
- по внутрибанковским операциям;
9 Законодательная, нормативно-методическая и организационно-распорядительная база экологической экспертизы - лекция, которая пользуется популярностью у тех, кто читал эту лекцию.
- по операциям с драгаценными металлами и инностранной валютой.
Документы хранятся в незгораемых шкафах в кладовой, в железных шкафах, ящиках в операционном зале, многоие документы хранятся в копьютере и выводятся на бумажный носитель в случае необходимости (при составлении отчета).
Отчетные балансы за месяц сдаются в постоянный архив, после сдачи отчетных балансов в ЦБ РФ:
- от 3 до 5 лет;
- от 5 до 15 лет;
- бесрочно.