Аналитический учет движения товаров
ТЕМА 2. Аналитический учет движения товаров
2.1. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ В ТОРГОВЛЕ И ТРЕБОВАНИЯ К ИХ ОФОРМЛЕНИЮ
Согласно ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» «все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами». Таким образом все операции по движению товаров (поступление, перемещение, расходование) должны оформляться первичными учетными документами .
1. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 835 «О первичных учетных документах» функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий возложены на Госкомстат России. Содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации при этом согласовываются комитетом с Минфином России и Минэкономики России.
Госкомстатом России в развитие упомянутого постановления Правительства России утверждены Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, а также альбомы унифицированных форм первичной учетной документации для некоторых объектов бухгалтерского учета.
По учету результатов инвентаризации формы первичных документов установлены Постановлением от 18.08.1998 № 88.
Постановлением от 25.12.1998 № 132 установлены формы первичных документов по учету денежных расчетов с населением при осуществлении товарных операций с применением контрольно-кассовых машин, общих торговых операций, операций при продаже товаров в кредит, торговых операций в комиссионной торговле, операций в общественном питании;
Постановлением от 09.08.1999 № 66 установлены формы первичных документов по учету товарно-материальных ценностей в местах хранения.
Если в этих альбомах для оформления какой-то операции нет формы соответствующего документа, организация имеет право самостоятельно разработать форму такого документа при условии наличия в нем семи обязательных реквизитов, перечисленных в ст. 9 ФЗ 129.
Рекомендуемые материалы
2. Соответствующими министерствами и иными органами федеральной исполнительной власти - отраслевые формы.
3. Организациями - формы первичных документов для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные и отраслевые формы. При разработке и утверждении указанных форм учитывается специфика деятельности этих организаций.
Первичные учетные документы должны включать в себя обязательные реквизиты, установленные Законом «О бухгалтерском учете»). Кроме того, в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты — в зависимости от характера операций, требований соответствующих нормативных актов и методических указаний по бухгалтерскому учету, а также технологии обработка учетной информации.
В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном измерении; наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ все расходы, которые принимаются к учету для целей исчисления налога на прибыль, должны быть документально подтверждены. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Затраты на приобретение товаров также учитываются при исчислении налога на прибыль в качестве расходов (пп. 3 п. 1 ст. 268 и ст. 320 НК РФ). Соответственно неправильное оформление документов, связанных с приобретением этих товаров, может явиться для налоговых органов формальным основанием для того, чтобы не принимать такие расходы для целей налогообложения при исчислении налога на прибыль.
Как уже указывалось выше, для торговых операций типовые межотраслевые формы первичных учетных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» (далее Постановление Госкомстата России № 132).
Все товарные операции делятся на два вида: поступление товаров и их выбытие.
Товары могут поступить в организацию одним из следующих способов:
- приобретение за плату, в том числе с использованием заемных средств по договорам мены и т.п.;
- в качестве вклада в уставный капитал;
- безвозмездное поступление;
- оприходование при инвентаризации имущества.
2.2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ОПЕРАЦИЙ ПО ПОСТУПЛЕНИЮ ТОВАРОВ
Товары, поступающие на предприятия оптовой и розничной торговли, должны иметь сопроводительные документы, предусмотренные договорными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов.
По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленные сроки (срок) производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием (ст. 506 ГК РФ).
При отсутствии в договоре купли-продажи условий о качестве товара продавец обязан передать покупателю товар, пригодный для целей, для которых товар такого рода обычно используется.
Если законом или в установленном им порядке предусмотрены обязательные требования к качеству продаваемого товара, то продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязан передать покупателю товар, соответствующий этим обязательным требованиям.
По соглашению между продавцом и покупателем может быть передан товар, соответствующий повышенным требованиям к качеству по сравнению с обязательными требованиями, предусмотренными законом или в установленном им порядке.
При приемке товаров необходимо проконтролировать не только получение накладной и счета-фактуры от поставщика, но и проследить, чтобы эти документы были составлены по установленной форме с заполнением всех необходимых реквизитов.
Порядок приемки товаров по количеству и качеству
К основным документам, подтверждающим поступление товаров, относятся:
а) накладная (железнодорожная, авиационная, автомобильная накладная, коносамент (договор морской перевозки), товарно-транспортная накладная,
б) счет-фактура.
В зависимости от особенностей товаров к вышеуказанным документам могут быть приложены документы, подтверждающие массу (количество) товаров (упаковочный ярлык (форма № ТОРГ-9), спецификация (форма № ТОРГ-10), расходный отвес (спецификация) (форма № ТОРГ-19) и др.) или их качество (качественное удостоверение, сертификат, справка о результатах лабораторных анализов и др.).
При закупке товара и его приемке необходимо проверить наличие сертификата соответствия на закупаемый товар.
Порядок и сроки приемки товаров по количеству и качеству и ее документального оформления регулируются договорами поставки, техническими условиями и инструкциями о порядке приемки товаров по количеству, качеству и комплектности.
Приемка товаров по количеству предусматривает проверку соответствия фактического наличия товаров данным, содержащимся в сопроводительных документах, а при приемке товаров по качеству и комплектности - требованиям, предусмотренным в договоре.
Порядок приемки товаров и ее документального оформления зависит: от места приемки (на складе поставщика, от транспортной организации, на складе покупателя), характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), степени соответствия фактически поступивших товаров условиям договора и сопроводительным документам, наличия или отсутствия сопроводительных документов и т.п.
Приемка товаров, получаемых от поставщиков, может быть от транспортной организации, на складе поставщика и на складе покупателя.
Если материально ответственное лицо получает товары на складе поставщика или на станции железной дороги (в аэропорту, морском или речном порту), то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право на получение товаров. Порядок оформления доверенностей, получения по ним товаров установлен Гражданским кодексом РФ (ст. ст. 185 - 189) и Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности, утвержденной Приказом Минфина СССР от 14.01.1967 № 17.
Приемка товаров от транспортной организации
Для получения товаров от транспортной организации материально ответственному лицу кроме доверенности выдается грузовая квитанция. Предъявив указанные документы и паспорт представителям транспортной организации, материально ответственное лицо получает от них соответствующие сопроводительные документы.
При приемке товаров прежде всего следует проверить, была ли обеспечена сохранность груза при перевозке. С этой целью проверяют целостность вагона или контейнера, наличие и целостность пломб, ясность оттисков на них, исправность тары и упаковки и т.п. Если никаких повреждений не обнаружено, получатель делает об этом отметку в транспортном документе. Если органы транспорта выдают груз без проверки массы, то это отмечается в транспортном документе.
Незатаренные грузы при приемке перевешивают. При этом выписывается приходный грузовой отвес (форма № ТОРГ-17). Факт приемки груза удостоверяется подписями получателя и представителя транспортной организации.
В случае установления при приемке товаров каких-либо нарушений, порчи груза, несоответствия наименования и массы груза или количества мест сопроводительным документам и т.п. получатель должен потребовать от транспортной организации обязательную проверку количества мест или массы груза. Если будут установлены факты недостачи или порчи груза, составляется коммерческий акт.
Если выявленная недостача не превышает установленных норм естественной убыли, коммерческий акт не составляется, но об этом делается отметка в транспортном документе.
Приемка товаров на складе поставщика
Приемка товаров на складе поставщика проводится путем проверки соответствия количества и качества товаров данным сопроводительных документов.
Если товары находятся в ненарушенной таре, их приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если проверка фактического наличия товаров в таре не проводится, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.
Прием (сдача) товаров оформляется подписями лиц, получивших и сдавших ценности.
Приемка товаров на складе покупателя
Порядок приемки товаров на складе покупателя во многом зависит от того, поступают ли ценности в таре или без нее. В первом случае товары принимают по массе нетто или количеству товарных единиц, а во втором случае - по количеству мест и массе брутто (приемка товаров по качеству и комплектности осуществляется в момент вскрытия тары).
При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству) составляется акт о приемке товаров (форма № ТОРГ-1) (Приложение 2). Вместо этого документа оприходование товаров может оформляться проставлением на документе поставщика штампа, где указывается дата приемки товаров, номер и дата сопроводительного документа, стоимость принятых товаров и тары, подпись материально ответственного лица. Такой штамп приравнивается к акту.
В случае несоответствия фактического наличия товаров данным сопроводительных документов или отклонений от качества, установленного в договоре, должен составляться акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (отечественных - форма № ТОРГ-2, импортных - форма № ТОРГ-3). В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой входят представители поставщика и покупателя (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика).
При поступлении от поставщиков товаров без сопроводительных документов составляется акт о приеме товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ-4).
При поступлении от поставщиков тары, включенной в цену товара, составляется акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (форма № ТОРГ-5).
Организация устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие товары с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц. При этом необходимо:
- зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
- проверить соответствие данных этих документов договорам поставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и количеству товаров, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;
- проверить правильность расчетов в расчетных документах;
- акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);
- определить фактические размеры ответственности в случае, нарушения условий договора;
- передать документы в подразделения организации (бухгалтерскую службу, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные Правилами документооборота организации.
Для оплаты поступающих товаров в организациях торговли используют счет-фактуру (см. прил.1).
Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара. Вполне возможна и оплата товара без счета (на основании договора, письма, накладной, рекламного буклета, полученного от поставщика прайс-листа, каталога ит.п.).
Поступившие в организацию счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и другие сопроводительные документы на поступившие грузы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т.п.) как основание для приемки и оприходования товаров.
При оприходовании товаров на сопроводительном документе и других документах, удостоверяющих количество и качество поступивших товаров, ставят штамп.
В случае отсутствия у организации права собственности (права хозяйственного ведения или оперативного управления соответственно) на поступившие товары, последние должны учитываться на забалансовых счетах.
Товары, поступающие на ответственное хранение, записываются заведующим складом (кладовщиком) в специальную книгу (карточку), хранятся на складе обособленно и не могут расходоваться.
В случае если товары, принятые на ответственное хранение, относятся в соответствии со ст. 225 Гражданского кодекса РФ к бесхозным вещам и являются скоропортящимися, либо если издержки до их хранению несоизмеримо велики по сравнению с их стоимостью, то организация может продать указанные товары или использовать их в иных целях. При этом указанные товары приходуются в организации по рыночной стоимости.
Выручка от продажи этих товаров или их рыночная стоимость при использовании товаров для собственных нужд организации, уменьшенная на величину расходов по их хранению, продаже и других аналогичных затрат, подлежит возврату собственнику товаров.
Товары, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Оприходование товаров производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (квитанция к приходному кассовому ордеру -при покупке у другой организации за наличный расчет, акт о покупке у населения и т.п.), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.
При приемке импортных товаров следует учитывать правила и особенности, установленные договорами (контрактами) и таможенным законодательством.
Приемные акты и приходные ордера должны, как правило, составляться в день поступления соответствующих товаров на склад или в другие установленные в организации сроки, но не позже сроков, установленных нормативными актами для приемки поступающих грузов.
Для оформления прихода-продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяют товарную накладную (см. прил. 3). Ее составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и служит основанием для оприходования этих ценностей.
Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом. Накладная должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указываются следующие сведения:
— номер и дата ее выписки;
— наименование поставщика и покупателя;
— наименование и краткое описание товара;
— количество товара (в соответствующих единицах измерения);
— цена и общая сумма (с учетом НДС) отпуска товара.
Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемы: экземпляров накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации-поставщика, места передачи товара и т.д.
Первичные приходные и расходные документы выступают основанием для составления товарного отчета (см. прил. 4). Этот отчет является в торговых организациях наиболее распространенным видом отчетности о наличии и движении товаров.
2.3. АНАЛИТИЧЕСКИЙ УЧЕТ ДВИЖЕНИЯ ТОВАРОВ НА СКЛАДЕ
В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета аналитический учет товаров на складе ведется по каждой торговой единице, а внутри ее — по материально-ответственным лицам, наименованиям. По некоторым, как правило, уникальным, дорогостоящим, опасным товарам аналитический учет может осуществляться по каждой единице товара. Материально-ответственные лица (заведующие складами, заведующие секциями склада, кладовщики или другие работники предприятия) ведут учет поступления, движения товаров внутри склада и выбытия за пределы склада главным образом в количественном исчислении. Однако наряду с натуральным учетом на практике возможно одновременное использование и стоимостного учета.
Получение информации, необходимой для управления товарными запасами, является основной целью аналитического учета товаров. Сравнение учетных остатков с нормативами товарных запасов позволяет выявить сверхнормативные запасы или незаполнение норматива для принятия соответствующих мер (прекращение закупки излишних товаров, закупка недостающих товаров и т.п.).
Аналитический учет товаров ведется также для контроля за сохранностью ценностей путем сопоставления учетных остатков товаров с фактическими, выявленными при инвентаризации. Аналитический учет товаров ведут как материально-ответственные лица, так и бухгалтерия. Выделяют следующие основные разрезы аналитического учета товаров в организации: по торговым единицам; материально-ответственным лицам; наименованиям товаров. Материально-ответственные лица ведут журнал учета движения товаров на складе (см. прил. 5).
Разрезы аналитического учета по торговым единицам и материально-ответственным лицам совпадают, если материальную ответственность за товары, находящиеся в той или иной торговой единице, несет одно лицо (одна бригада).
Для бухгалтерии важна организация аналитического учета по всем названным разрезам. Материально-ответственным лицам нужна информация о находящихся у них под отчетом товарах, как правило, в натуральных показателях.
Складской учет товаров ведет материально-ответственное лицо разными методами в зависимости от способа хранения товаров: партионным или сортовым. Способ хранения и метод аналитического учета товаров должны согласовываться с методом оценки их списания в расход и отражаться в учетной политике организации. Складской учет товаров ведется материально-ответственными лицами, как правило, в натуральном измерении на основании приходных и расходных товарных документов. Бухгалтерией ведется аналитический учет товаров в натурально-стоимостном выражении: по количеству и фактической себестоимости.
Партионный способ хранения предполагает хранение поступающих на склад предприятия товаров по партиям. Под партией понимают совокупность товаров, поступающих по одному транспортному документу. В составе партии могут быть разные по наименованиям и сортам товары. При этом способе хранения учет товаров на складе осуществляется в партионных картах, выписываемых на каждую партию материально-ответственными лицами в двух экземплярах и регистрируемых в партионных книгах. Один экземпляр партионной карты остается на складе, а второй — передается в бухгалтерию. Порядок ведения аналогичен порядку ведения лимитно-заборных карт по учету материалов.
После полного выбытия товаров по конкретной партии партионная карта закрывается и сдается материально-ответственным лицом в бухгалтерию.
При сортовом способе хранения товары хранятся на складе по сортам. Каждый вновь поступающий товар присоединяется к имеющимся товарам того же наименования и сорта, отдельного учета поступающих товаров одного наименования с различной фактической себестоимостью не ведется. На каждое наименование и сорт товара открывается карточка количественно-суммового учета, в которой отражаются остатки, приход и расход товара. Для этих же целей могут быть использованы товарные книги.
Записи в карточках количественно-суммового учета или товарных книгах производят на основании приходных и расходных документов, прикладываемых к товарным отчетам материально-ответственными лицами.
При незначительном объеме хранимых товаров и ограниченном их ассортименте ведение складского учета осуществляется непосредственно в товарных отчетах.
Ввиду специфичности приобретения, хранения, реализации товаров, а также ведения расчетов по ним и особой ценности отдельных товаров (изделия из золота, платины и других драгоценных металлов и драгоценных камней, автомобили, дорогостоящая бытовая техника, вычислительная техника) аналитический учет товаров в комиссионной торговле осуществляется по каждой единице товара. Аналитический учет товаров в бухгалтерии при партионном способе отражается во втором экземпляре партионной карты, переданной материально-ответственным лицом. По данным партионной карты составляют оборотную ведомость, итоги которой сверяют с оборотами и сальдо счета 41 «Товары» (в стоимостной оценке) и с данными складского учета (в натуральном выражении).
При сортовом способе хранения товаров аналитический учет товаров в бухгалтерии осуществляют в карточках количественно-суммового учета или товарных книгах, на основании которых составляют оборотные ведомости. В этих ведомостях по каждому наименованию и сорту товаров в натуральном и стоимостном выражении указывают остаток на начало и конец месяца, приход и расход. Итоги ведомости сверяют с сальдо счета 41 «Товары».
2.4. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПРОДАЖИ ТОВАРОВ
Основным видом выбытия товаров является их продажа.
Продажа товаров в оптовой торговле оформляется документально в вышеуказанном порядке.
Согласно ст. 493 ГК РФ договор розничной купли-продажи считается заключенным с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего факт оплаты товара.
В розничной торговле и общественном питании денежные расчеты с населением ведутся в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" и Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 № 171.
При учете товаров по продажным ценам стоимость проданных товаров за наличный расчет, подлежащих списанию с материально ответственных лиц, определяется на основании Сведений о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма № КМ-7), где по каждому отделу (секции) указывается сумма выручки, подтверждаемая подписью заведующего отделом (секцией). Этот документ в свою очередь составляют на основании Справок-отчетов кассиров-операционистов (форма № КМ-6). Для составления последних используются журналы кассиров-операционистов (форма № КМ-4) и журналы регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5).
2.5. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЧИХ ТОВАРНЫХ ОПЕРАЦИЙ
Кроме вышеуказанных товарных операций могут быть и другие операции, которые оформляются соответствующими документами: актом о порче, ломе товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-15), актом о списании товаров (форма № ТОРГ-16), актом о переборке (сортировке) плодоовощной продукции (форма № ТОРГ-21), инвентаризационной описью товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3), сличительной ведомостью результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19) и др.
Материально ответственным лицам, работающим в сети мелкорозничной торговли (киоски, ларьки и т.д.), выдается в одном экземпляре товарный журнал сотрудника мелкорозничной торговли (форма № ТОРГ-23).
Отпуск им товаров оформляется выпиской расходно-приходной накладной (для мелкорозничной торговли) (форма « ТОРГ-14).
Возврат поставщику товаров при несоответствии их стандарту, техническим условиям или договору оформляется товарной накладной (форма № ТОРГ-12).
Внутреннее перемещение товаров между структурными подразделениями организации, где работают разные материально ответственные лица (бригады), проводится на основании распоряжения руководителя организации и оформляется накладной на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма № ТОРГ-13).
2.6. ОТЧЕТНОСТЬ ПО ТОВАРАМ И ТОВАРНЫМ ОПЕРАЦИЯМ
Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 утвержден Альбом новых унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций (далее - Альбом) и входящие в него Указания по применению и заполнению этих форм (далее - Указания). В данном Альбоме предусмотрены четыре формы отчетности материально ответственных лиц по операциям с товарами и тарой.
1. Товарный отчет (форма № ТОРГ-29).
2. Отчет по таре (форма № ТОРГ-30).
3. Сопроводительный реестр сдачи документов (форма № ТОРГ-31).
4. Ведомость учета движения продуктов и тары на кухне (товарный отчет) (форма № ОП-14).
Сразу следует отметить, что в абсолютном большинстве организаций остатки и движение (приход и расход) тары отражаются общей суммой в формах № № ТОРГ-29 и ОП-14. Отчет по таре (форма № ТОРГ-30) составляется в редких случаях, когда требуется информация об остатках и движении тары отдельно по каждому ее наименованию.
Порядок составления отчетности по операциям с товарами и тарой
Общим для всех форм вышеуказанной отчетности является то, что они составляются на основании первичных документов на поступление и выбытие товаров, продуктов и тары за отчетный период. Сроки составления и представления отчетности устанавливаются администрацией организации.
Отчетность составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр с приложенными к нему документами, на основании которых отчетность составляется, передается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, остающемся у материально ответственных лиц. Первичные документы прилагаются к формам отчетности в порядке последовательности записей.
Порядок составления той или иной формы отчетности в основном зависит от содержащихся в них показателей.
По содержанию показателей все формы отчетности по операциям с товарами и тарой можно подразделить на две группы. В состав первой группы включаются товарный отчет (форма № ТОРГ-29), отчет по таре (форма № ТОРГ-30) и ведомость учета движения продуктов и тары на кухне (товарный отчет) (форма № ОП-14). Во вторую группу входит только сопроводительный реестр сдачи документов (форма № ТОРГ-31).
В отчетности первой группы отражаются остатки и движение (приход и расход) ценностей. Остаток на начало отчетного периода переносится из предыдущего отчета (ведомости). Приходная и расходная части заполняются на основании соответственно приходных и расходных документов с указанием их номеров. Остаток на конец отчетного периода определяют путем вычитания из прихода с остатком на начало периода суммы "Итого по расходу".
В отчетности второй группы, то есть в сопроводительном реестре сдачи документов (форма № ТОРГ-31), указываются только перечень и количество документов, включая их наименования, номера и даты.
Товарный отчет
Первичные приходные и расходные документы выступают основанием для составления товарного отчета (см. прил. 4). Этот отчет является в торговых организациях наиболее распространенным видом отчетности о наличии и движении товаров.
В адресной части товарного отчета указывают: наименование организации, торговой единицы и структурного подразделения (отдела, секции); фамилию и инициалы материально-ответственного лица; номер отчета; период, за который составляется товарный отчет.
Товарные отчеты нумеруют с начала и до конца года последовательно с первого номера.
Предметная часть товарного отчета раскрывает структуру товарного баланса: Он + П = Р + Ок,
где Он — остаток товаров на начало отчетного периода; П — поступление товара за отчетный период; Р — расход товаров за отчетный период; Ок — остаток товаров на конец отчетного периода.
Показатель Он должен соответствовать показателю по строке «Остаток на конец отчетного периода» предыдущего товарного отчета или показателю инвентаризационной описи (если первый отчет составляют после проведения инвентаризации).
В приходной части товарного отчета каждый приходный документ записывают отдельно и подсчитывают общую сумму оприходованных товаров за данный отчетный период, а также итог прихода с остатком на начало периода. При этом выделяются источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров.
Рекомендуем посмотреть лекцию "9 Общий исторический обзор основных педагогических течений".
В расходной части товарного отчета отдельно записывают направление выбытия товаров, номер и дату расходного документа, сумму оценки выбывших товаров и подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период.
Внутри каждого вида прихода и расхода документы располагают в хронологическом порядке. Общее число документов, на основании которых составлен товарный отчет, указывают прописью в конце отчета. Товарный отчет подписывает материально-ответственное лицо, а при бригадной материальной ответственности — бригадир или его заместитель и один из членов бригады.
Товарный отчет составляют в двух экземплярах. Правильность начального остатка в товарном отчете устанавливается путем сопоставления данного отчета с предыдущим, который считается правильным, так как уже был проверен. Об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность материально-ответственное лицо, которое своей подписью в конце товарного отчета должно удостоверить правильность внесенных исправлений и нового остатка товаров.
Товарные документы на поступление товаров от поставщиков, приложенные к товарному отчету, следует сопоставлять с экземпляром расчетного документа на эту же партию товаров, поступившего через банк или кассу. Это позволяет установить полноту и своевременность оприходования товаров.
Проверив товарный отчет, бухгалтер ставит на нем дату проверки и расписывается.
Товарные отчеты используют в целях контроля не только за движением ценностей, но и за состоянием товарных запасов. Контроль осуществляется путем сопоставления фактических остатков товаров с нормативом (лимитом), определяемым администрацией организации. При выявлении значительного отклонения фактических данных от установленных нормативов принимаются меры по оптимизации товарных запасов.
