Организация аналитического учета товаров
Организация аналитического учета товаров
1. Особенности организации аналитического учета товарных запасов в местах хранения и в бухгалтерии
2. Особенности аналитического учета в розничной торговле
3. Аналитический учет ювелирных (дорогостоящих) товаров
1. Особенности организации аналитического учета товарных запасов в местах хранения и в бухгалтерии
Порядок ведения складского учета зависит от способа хранения товаров. Выделяют два способа: партионный и сортовой.
· При партионном способе каждую поступающую партию складывают и хранят отдельно. На каждую партию выписывают товарный ярлык, который помещают возле поступивших товаров. При отпуске товара материально-ответственное лицо в расходном документе указывает номер партии. Одновременно в ярлыке отмечают номер расходного документа и количество отпущенного товара.
· При сортовом способе хранения товаров все товары хранят по наименованиям и сортам. Каждую вновь поступившую партию сортируют и присоединяют к товарам того же наименования, сорта.
Рекомендуемые материалы
При партионном и сортовом учете материально-ответственное лицо на каждую партию или наименование (сорт) открывает отдельную карточку количественного учета или отводит несколько страниц в товарной книге кладовщика.
Учет материальных запасов на складах может осуществляться материально ответственными лицами либо, с их согласия, учетчиками (операторами) как ручным способом, так и с применением различных прикладных специализированных программ. При ручном способе учета материальных запасов на складах на каждый номенклатурный номер запаса открывается отдельная карточка, которая передается из бухгалтерии на склад в полузаполненном виде.
В полученных карточках кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки). Записи в карточки производят на основании документов.
Если остаток материальных запасов на складе выше или ниже установленной нормы запаса, то заведующий складом обязан сообщить об этом отделу снабжения. Для этих целей применяется Сигнальная справка об отклонениях фактического остатка запасов от установленных норм запаса. Она применяется для контроля за отклонением фактического остатка запасов от установленных норм запаса и для контроля их остатков, находящихся без движения. Справка составляется в одном экземпляре заведующим складом на основании данных Карточек учета материалов.
Бухгалтерия в установленные сроки осуществляет непосредственно на складах проверку правильности записей и вывода остатков в карточках. О проведении сверки бухгалтер расписывается в специальной графе карточки.
Приемку документов, оформляющих движение материальных запасов, бухгалтер проводит на складе на основании «Реестра приемки-передачи документов», составленного материально ответственными лицами в одном экземпляре.
О выявленных недостатках и нарушениях в работе материально ответственных лиц, а также о результатах выборочных проверок и проведенном инструктаже работник бухгалтерии должен информировать главного бухгалтера.
В конце месяца на склад из бухгалтерии передают Книгу учета остатков материалов, в которую заведующий складом переносит остатки из карточек учета материалов. После этого книгу возвращают в бухгалтерию для таксировки и подсчета итогов по учетным группам материальных запасов и в целом по книге. Т.о., функции заведующего складом по учету материальных запасов сводятся к ведению карточек, участию в составлении реестров сдачи документов и записи остатков в книгу складского учета.
Поступившие от материально ответственных лиц склада документы передают на таксировку, предварительно скомплектовав их в пачки и снабдив сопроводительными ярлыками. Первые экземпляры документов используют для дальнейшей учетной обработки, а вторые – остаются в местах хранения материалов, расположенные по группам ценностей и номенклатурным номерам. Их используют для справочных целей и выверки данных учета на складе и в бухгалтерии.
После таксировки данные документов группируются по установленным на предприятии учетным группам (металлы, метизы, лесоматериалы и т.п.) в Накопительной ведомости синтетического учета материалов, которую ведут по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по синтетическим счетам подраздела 20 «Материалы» и группам материалов. В этой ведомости по каждой группе материалов указывают в суммовом выражении остаток на начало месяца из ведомости за прошлый месяц, приход и расход материалов по группе за месяц из реестров приемки-передачи документов за текущий месяц и находят остаток на конец месяца по каждому синтетическому счету и группе материалов.
Накопительная ведомость используется для сверки данных бухгалтерского и складского учета, который ведется в Карточках учета материалов и Книге остатков материалов.
Книга остатков материалов в течении месяца хранится в бухгалтерии и используется там для получения сведений об остатках материалов. В конце месяца книга передается из бухгалтерии на склад, где кладовщик проставляет в нее остатки материальных ценностей на конец отчетного месяца, заверяя их своей подписью. Книга остатков материалов 1-3 числа следующего за отчетным месяца из склада возвращается в бухгалтерию на таксировку и подсчет итогов по группам и счетам по учету товарно-материальных ценностей (счета подраздела 20 «Материалы»).
В конце месяца данные об остатках в Накопительной ведомости синтетического учета материалов по каждой учетной группе в суммовом выражении сверяют с итогами по группам в Книге остатков материалов. Эти данные должны совпадать, так как записи на складе (в карточках, а и в Книге остатков материалов), а также в бухгалтерии (в Накопительной ведомости синтетического учета материалов) производились на основании одних и тех же документов. В результате в первых числах следующего за отчетным месяца бухгалтерия будет иметь сверенные с данными склада сведения по остаткам материалов в разрезе всех синтетических счетов и групп материальных ценностей.
При большой номенклатуре используемых материалов их фактическую себестоимость можно рассчитать только в конце месяца, когда бухгалтерия будет иметь слагаемые этой себестоимости, а поскольку движение происходит ежедневно, возникает потребность в использовании в текущем учете твердых, заранее установленных цен, называемых учетными. По окончании месяца рассчитываются суммы и процент отклонений для доведения учетной стоимости материалов до их фактической себестоимости.
В бухгалтерии на основе Накопительной ведомости синтетического учета материалов (при сальдовом методе) или Отчетов материально ответственных лиц об остатках и движении материальных ценностей (если сальдовый метод не применяется) составляется ведомость «Движение материалов в денежном выражении». В ней показывают остатки и движение материальных ценностей по складам или материально ответственным лицам, а также производят расчет среднего процента отклонений по данным об остатках и приходе материалов за месяц по фактической себестоимости и учетным ценам. По найденному проценту учетная стоимость израсходованных материальных ценностей доводится до фактической.
В бухгалтерии на основе первых экземпляров документов на расход материалов составляют разработочную таблицу «Распределение расхода материалов», в которой указывают цехи и счета – потребители, заказы, статьи затрат и другие объекты учета или калькуляции и расход материалов по учетным ценам. На основе таблицы делают записи в ведомость «Затраты цехов»
Материалы, оставшиеся в цехах на конец месяца неиспользованными, необходимо списать со счетов производства на соответствующие счета материалов по данным их инвентаризации и оценки. Первым числом нового месяца остатки этих материалов бухгалтерской записью списывают на счета производства.
Для контроля за использованием материалов в производстве применяются следующие методы: документальное оформление отклонений от норм, учет раскроя по партиям, инвентаризация (инвентарный метод).
При документальном оформлении отклонений от норм при замене одних материалов другими, а также при отпуске материалов сверх норм, оформляется «Акт-требование на замену материала».
Для выявления отклонений по каждой партии раскраиваемого материала пользуются методом раскроя по партиям. При этом методе учет осуществляется мастерами-распорядителями, диспетчерским бюро цеха в учетных (раскройных) картах, открываемых на каждую партию раскраиваемого материала. В учетных картах, исходя, из технологических карт раскроя указывается, какое количество и каких заготовок должно быть получено в результате раскроя данной партии, а также количество отходов (по нормам). В карты, кроме того, заносится количество материала, поданного к рабочему месту, количество заготовок (деталей), фактически изготовленных из этой партии, а также фактическое количество отходов. Для выявления результатов раскроя фактически полученное количество заготовок сопоставляется с нормативным. Расход материалов по нормам определяется путем умножения количества выработанной продукции на действующую норму расхода. Экономия или перерасход определяется путем сопоставления количества фактически израсходованных материалов с нормативным расходом на фактический выпуск продукции. Аналогичный контроль осуществляется и в отношении отходов. В учетной карте указываются причины отклонений и лица, ответственные за раскрой материалов.
На основании данных текущего учета цехи должны представлять в бухгалтерию рапорты и отчеты об использовании материалов в производстве и об отклонениях от норм с указанием причини экономии или перерасхода.
2. Особенности аналитического учета в розничной торговле
Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов являются основой организации материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием товарно-материальных запасов (ТМЗ).
В целях рациональной организации учета и контроля за использованием материалов в производстве при большом ассортименте ТМЗ на предприятиях разрабатывается номенклатура (перечень) потребляемых в производстве материалов по их однородным признакам. Каждому наименованию, сорту материалов присваивается условное цифровое обозначение – номенклатурный номер (код), который затем проставляется во всех документах по наличию и движению ТМЗ.
Номенклатурные номера строятся по-разному, они могут быть из шести или девяти знаков и иметь следующую структуру: номер балансового счета, номер группы, номер подгруппы и др.
Номенклатура материалов, в которой указаны цены за единицу учитываемых материалов, называется номенклатурой-ценником. Он представляет собой систематизированный перечень материалов, применяемых на предприятии, и используется в качестве справочника всеми отделами предприятия (отдел материально-технического снабжения, бухгалтерия).
Под оценкой товаров понимается выбор учетной цены, т.е. цены, по которой приходуют и списывают товары. В этом качестве может выступать продажная (розничная) цена или покупная цена. Выбор учетной цены фиксируется в учетной политике ХС и должен быть унифицирован по отношению к однородным товарам ХС.
Стоимость приобретения включают в себя: цену покупки, пошлины на ввоз, комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, посредническим организациям, транспортно-заготовительные и прочие расходы, прямо связанные с приобретением запасов. Торговые скидки, возвраты переплат и прочие подобные поправки вычитают при определении затрат на приобретение.
Стоимость приобретения в качестве учетной цены выступает, как правило, в основном на предприятиях оптовой торговли.
Продажная цена – это цена, по которой товары продают конечным потребителям. Состав продажной (розничной) цены можно представить следующим образом:
· Стоимость приобретения – стоимость, по которой товары были приобретены у поставщика, подтвержденная документами (счет, товарно-транспортная накладная, таможенная декларация и др.);
· Акциз – устанавливают на некоторые виды товаров: вино-водочные и табачные изделия, легковые автомобили, ювелирные изделия и т.д.;
· НДС
· Торговая надбавка – это надбавка, которая предназначена для покрытия расходов розничных торговых предприятий и получение дохода от операций реализации.
Практика показывает, что в абсолютном большинстве магазинов розничной торговли товары учитывают по продажным ценам. Объясняется это наличием системы материальной ответственности, при которой МОЛ, ответственные за сохранностью товаров в случае их недостачи сверх установленных норм обязаны ее возместить.
Учет прихода товаров не вызывает особых осложнений, т.к. поступление каждой партии оформляется соответствующими документами (ТТН, счета и т.д.). Учет расхода товаров также не вызывает особых проблем, т.к. на каждый отпуск товаров выписывается документ. Трудности возникают при учете реализации товаров в магазинах разничной торговли, т.к. покупателю не выписывают документов, а на сумму покупки выбивают чек, сумма которого показывает стоимость реализованных товаров по продажным ценам. Т.е. нет информации о стоимости реализованных товаров по покупным ценам за день. Эту стоимость м.б. бы определить по формуле
Сть реал/товаров остатки сть поступивших остатки
по пок/ценам = по пок/ценам + товаров - по пок/ценам
по пок/ценам на нач. дня по пок/ценам на кон. дня
Для того, чтобы определить величину остатков придется проводить инвентаризации, которые будут отнимать много времени.
Поэтому на предприятиях розничной торговли большинство предприятий используют метод учета товаров по продажной цене.
Но метод учета по покупной цене применим не только для оатовой торговли. Можно организовать учет на предприятиях розничной торговли по покупной стоимости, используя штриховые коды, которые наносят производители на упаковку, товарные ярлыки или товар. Штриховой код представляет собой вертикальные черточки различной толщины, ниже которых указаны цифры, которых обычно 13. Первые две – страна изготовитель или продавец, следующие пять – предприятие-изготовитель, затем следующие пять – характеристика товара (наим., размеры и т.д.), последняя – контрольная.
При поступлении товаров в магазин информация об их наименовании, отличительных признаках, количестве и покупной цене при помощи сканирующего устройства переносят в память компьютера. Затем при реализации компьютер так же фиксирует какие товары и в каком количестве были продан.
Вышеприведенный порядок не применим в отношении тех товаров, на которые невозможно нанести штрих код (например, ручки, карандаши). По этим ценностям покупную стоимость определяют по указанной выше формуле.
На предприятиях общественного питания учет готовых блюд и полуфабрикатов, подлежащих реализации, ведут по продажным ценам, и основанием для этого служат практически те же причины, что и на предприятиях розничной торговли.
Выбор учетной стоимости: стоимости приобретения или продажной цены немаловажен для хозяйственного субъекта, но недостаточен для организации учета движения товаров. В целях правильной организации учета реализации, а в частности, учета движения товаров, торговым предприятиям и организациям общественного питания в учетной политике необходимо определить метод учета стоимости товаров, а на предприятиях общественного питания – и запасов, используемых на производство. Стандартами бухгалтерского учета предусмотрено четыре метода отражения движения стоимости товаров:
· Метод специфической (сплошной) идентификации;
· Метод средневзвешенной стоимости;
· Метод определения стоимости выбывающих запасов по стоимости запасов, поступивших раньше других – ФИФО;
· Метод определения стоимости выбывающих запасов по стоимости запасов, поступивших позже других – ЛИФО.
Метод специфической (сплошной) идентификации – предполагает расчет стоимости единицы товаров (запасов), которые обычно не являются взаимозаменяемыми. Использование данного метода предполагает особую маркировку каждого единицы товаров (запасов), что позволяет в любой момент времени определить ее стоимость, а также установить дату продажи каждой единицы конкретного вида товаров, стоимость проданного товара и товаров, оставшихся на складе. Распространение этого метода основывается на использовании компьютеризированных технологий учета товаров.
Метод средневзвешенной стоимости – движение товаров учитывается по средневзвешенной стоимости, рассчитываемой, как: сумма стоимости товаров на начало отчетного периода и стоимости товаров, приобретенных в течение периода, деленная на количество товаров в натуральном выражении на начало периода плюс купленное количество товара в натуральном выражении. Средневзвешенная стоимость рассчитывается применимо к каждому виду товаров в отдельности. Определим средневзвешенную стоимость единицы товара, ее умножают на количество данного товара в конце периода и получают его общую стоимость.
Метод ФИФО – При использовании или продаже товаров из их общей стоимости должна вычитаться стоимость тех товаров, которые хронологически поступили на предприятие раньше всех остальных.
Метод ЛИФО – При использовании или продаже товаров из их общей стоимости должна вычитаться стоимость тех товаров, которые хронологически поступили на предприятие последними, позже всех остальных.
Из всех этих методов, как правило, в торговых предприятиях применяется метод средневзвешенной стоимости, как более простой и не требующий подробного аналитического учета по партиям поступления в хронологическом порядке.
Рекомендуем посмотреть лекцию "Защита программных продуктов".
В процессе транспортировки, хранения и отпуска продуктов и товаров в силу различных причин возникают товарные потери. Они могут быть нормируемыми и ненормируемыми. К нормируемым относят естественную убыль продуктов в весе или объеме, к ненормируемым – порчу, бой, брак, недостачу товаров сверх норм естественной убыли и недостачу товаров, по которым такие нормы не установлены.
Естественная убыль товаров обусловлена их физико-химическими свойствами и представляет собой потери, образующиеся: при перевозках, хранении в подсобных помещениях и на прилавках, а также при подготовке к продаже товаров; вследствие усушки, распада, раскрошки, образующихся при продаже товаров, за исключением карамели обсыпанной и сахара-рафинада; утечки (таяния, просачивания); разлива при перекачки и продажи жидких товаров; расхода веществ на дыхание (мука, крупы); боя товаров, упакованных в стеклянную посуду; боя порожней стеклянной посуды; боя непродовольственных товаров (стеклянной, фарфоровой, фаянсовой посуды); массы полимерной пленки, фольги, пергамента, удаляемых при продаже сыров, поступивших упакованными в указанные материалы, а также концов оболочек, шпагата и металлических зажимов, удаляемых при подготовке к продаже колбасного копченого сыра.
В нормы естественной убыли не включают: потери, образующиеся при подготовке товаров к продаже и самой продаже; ликвидные отходы мясокопченостей и рыботоваров; крошка от крошения сахара-рафинада и обсыпанной карамели, крошения и черствения хлеба и хлебобулочных изделий; потери от зачисток сливочного масла и маргарина; отходы по колбасным изделиям и битой птице; отходы по плесневению сыров; всякого рода потери, образующиеся вследствие порчи товаров, боя, лома, вследствие неудовлетворительного хранения и неправильного обращения с товаром; разница между фактической массой тары и массой по трафарету (завес тары); потери, выявленные при переборке, сортировке, и калибровке с/х/продукции; потери от снижения ее качества; дополнительные потери по товарам, реализуемым по методу самообслуживания. Т.к. эти потери происходят по объективным причинам, то их нормируют. Размер естественной убыли установлен в процентах к стоимости каждого вида сырья и продуктов. Нормы естественной убыли дифференцированы в зависимости от климатических зон, времени года, условий и сроков хранения товаров. Эти нормы не распространяются на продукты, поступающие и отпускаемые без взвешивания, т.е. на штучные и фасованные товары, которые приняты и отпущены без перевешивания, а также по продуктам, списанным по причинам, перечисленным выше. Естественную убыль списывают в размере фактической недостачи, выявленной при инвентаризации, но не выше сумм, предусмотренных по норме.
При транспортировке товаров нормы естественной убыли устанавливают в процентах к массе нетто на возмещение потерь, образующихся вследствие усушки, раструски, распыла, раскрошки и утечки товаров. Нормы дифференцируются в зависимости от видов товара, периода года (теплый, холодный), расстояния и вида транспорта: автомобильный или гужевой. Причем, на мясо и мясные товары, установленные нормы применяют только при транспортировании этих товаров автомобильным транспортом, не оборудованным средствами охлаждения.
3. Аналитический учет ювелирных (дорогостоящих) товаров
