Способы хранения выявленной информации
Способы хранения выявленной информации. Поколениями историков выработано два способа оформления информации. Оба они применимы при работе и с публикациями документов, и с источниками, находящимися в архивах.
Первый способ - тетрадочный, когда все выписки (копии) из единицы хранения последовательно фиксируются в общей тетради или блокноте.
Каждая тетрадь должна соответствовать просмотренной единице хранения. Поэтому рекомендуется на обложке пометить номер и название фонда, номер описи, ее хронологические рамки, заголовок единицы хранения и ее номер по описи. Следует также пронумеровать все листы тетради* и делать выписки (заметки, копии) из каждого документа только на одной стороне страницы. Около каждой выписки необходимо четко указывать, с какого листа архивного дела она сделана. Таким образом оформляется архивный “адрес” документа и выписок из него. Для точной передачи информации документа необходимо не только выписать (скопировать) содержательную часть текста, но и отметить все атрибутивные признаки источника по разработанной в зависимости от цели исследования программе.
Тетрадный способ ведения выписок подходит для исследований, имеющих и конкретно-исторический, и источниковедческий, и особенно архивоведческий характер (уклон). Исследователь как бы создает вторичную единицу хранения, в полной мере отражающую состав документов и информацию, имеющуюся в архивном деле. Этот метод обеспечивает возможность анализировать последовательность отложения документов и их информации на “домашней” стадии, когда эвристическая работа в архиве завершена.
Ещё посмотрите лекцию "Лекция 9" по этой теме.
Второй способ оформления выписок - карточный, когда вся информация документов фиксируется на отдельных карточках-бланках.
Совершенно очевидно, что и при карточном способе фиксирования информации необходимо указывать все те же адресные данные документа, как и при тетрадном. Желательно при этом, чтобы была выработана единая система оформления каждой карточки. Иными словами, следует выработать типовую структуру, в которой каждый элемент информации на всех карточках находился бы на определенном месте.
Если содержание документа из-за его размеров невозможно “уложить” на небольшую карточку или требуется пространная выписка (копия), то на карточке фиксируется “архивный адрес” документа, его внешние данные и “адрес” тетради (листов), где находится эта выписка (копия).
Карточный способ удобен в исторических и источниковедческих исследованиях при анализе множества однородных документов, особенно если необходимо последовательно использовать несколько принципов их систематизации.
Современные технические средства позволяют вносить собранную информацию непосредственно в память персонального компьютера, не прибегая к рукописному способу. Однако и в этом случае система оформления выписок (копий) остается прежней - необходимо четко фиксировать “архивный адрес” документа, все элементы его атрибутивных признаков, характеризующих внешний облик и содержание информации.
* Это требование становится обязательным в тех архивах, в которых хранится много секретных документов, не подлежащих опубликованию или введению в исследовательскую практику. В таких случаях после заполнения тетради она отдается на просмотр хранителям, которые могут изъять страницы с выписками, противоречащими правилам данного архива.
