Введение

Введение

Документооборот – это хранение, поиск и перемещение документов разного вида.

Документ – это базовая единица документоориентированного процесса; способы хранения и способы документа в современный организации является видом деятельности от которой зависит выживание компаний на рынке.

Традиционная схема перемещения документов в журналах поиск выполняется по УДК (универсальная документальная классификация). УДК с заголовкам к  ключевым словам с шифром, датам и др.

В настоящее время документооборот выполняется системой управления документооборотом (СУД).

Цель СУД - это распределенные общие документные ресурсы компании таким образом, чтобы они были:

1. Под информационной защитой
2. Чтобы можно было легко найти, получить и переслать независимо от фирмы

Документ (documentum) – официальная публикация, указанные директивы – разрешенная законом запись о сделке или бизнес-решении (чек, запрос, таблицы, формы, отчеты и так далее).

Предмет документа – это содержание и контекст документа.

В СУД используется:

1) документы

Рекомендуемые материалы

2) БД-таблицы

3) Полнотекстовые документы большого объема

Управление – разработка и поддержка условий, при которых документарные ресурсы обрабатываются по группам, дает требуемую отдачу и эффективно используются для достижения целей управления.

Оно включается в себя:

Планирование

Если Вам понравилась эта лекция, то понравится и эта - 17. Мониторинг нефтяного загрязнения.

Руководство

Поиск ресурсов

Контроль

Виды управления документооборота на фирме:

1. Управление записями – контроль документов на бумаге, хранящейся в папках
2. Управление фирмами, контроль форм, используемые для сбора информации и составления отчетов.
3. Управление отчетностью, публикация и распространение отчетов в бумажном виде
4. Управление руководствами и инструкции создания и распространения сохранения бланков записей, директив и других оригинальных документов
5. Управление архивами – каталогизация, обзор, сохранение и распространение бланков.

Кроме этих ориентированных документов существует неоформляемый вид сделки, заключаемые по ходу ведения дела.

Управление документами - это процесс наблюдения и контроля за одинаковыми документами фирмы, записями, их решений и разработок, представленными в формате документов электронного или бумажного вида.