Контроль исполнения документов
Вопрос 9. Контроль исполнения документов
Контроль за исполнением документов и принятых решений — важная функция управления организацией. Различают три стороны контрольной деятельности:
- контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов,
- контроль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных документов
- контроль за своевременностью исполнения.
Первую сторону контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую — секретарь-референт, третью — делопроизводственная служба организации с входящей в ее состав службой контроля исполнения. В небольших организациях контроль за соблюдением формы и сроков исполнения осуществляет секретарь-референт.
Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование, хода и анализ результатов исполнения документов. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки установлены законодательно в указах президента, правительственных нормативных актах и, конечно, в федеральных законах Российской Федерации. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности. Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должны исполняться в течение 10 дней.
Руководитель указывает в резолюции срок исполнения документа только в тех случаях, когда этот срок отличается от установленного перечнем, либо конкретно указанного срока вышестоящей организацией.
Различают по срокам исполнения следующие виды контроля:
Лекция "17 - Методы поисков и разведки месторождений" также может быть Вам полезна.
- текущий – ежедневная подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков;
- предупредительный – своевременное за 2—3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса;
- итоговый – относят аналитическую работу по обобщению исполнительское дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом.
Срок исполнения документа может продлить только лицо или организация, его установившие. Это может быть сделано в устной или письменной форме не менее чем за 3 дня до истечения срока.
Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении.
В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов.
