Формирование и оперативное хранение дел
Вопрос 10. Формирование и оперативное хранение дел
ГОСТ Р 51141-98 определяет понятие формирования дел как группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.
Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативности поиска документов; надежности документационного обслуживания управления; сохранности документов.
Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в ГСДОУ. Согласно ГСДОУ, формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В небольших организациях формирование дел возлагается на секретаря-референта. В крупных организациях эту функцию осуществляет канцелярия.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
- распределение и раскладка исполненных документов в дела;
- расположение документов внутри дел в определенной последовательности
- оформление обложек дел.
В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре, оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В дело не помещают документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, подлежащие возврату, незаверенные копии. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.
Рекомендуемые материалы
В дело должны подшиваться документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела.
Если Вам понравилась эта лекция, то понравится и эта - Статья 77 Внутренней службы.
В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела).
Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30—40 мм толщины). Приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся.
Документы внутри дела следует располагать в хронологической и логической последовательности. Такая систематизация, как правило, в основе своей совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления или исполнения). Переписка, например, систематизируется в такой последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Распорядительные документа организации группируются в дела по видам, а внутри вида — в хронологическом порядке, и т. д.
Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках-регистраторах. Папки типа «скоросшиватель» здесь непригодны, поскольку в них документы располагаются в обратной хронологической последовательности. Пригодны для длительного хранения папки с мягкой (шнурками) системой крепления документов. Это позволяет группировать документы в прямой хронологической последовательности.
Для удобства поиска необходимого дела и соответствующего документа рекомендуется рабочий экземпляр номенклатуры дел прикрепить к стеллажу, к дверце шкафа и т. д.
Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив организации.
