Анализ и учет использования времени в работе менеджера

Тема 1. Анализ и учет использования времени в работе менеджера

Биологический ритм работы менеджера.

В нашей жизни наблюдается ритмич­ность, как и во многих процессах, происходящих на Земле и в нашем организме в частности. Это приливы и отливы в морях и океанах, восход и закат солнца, сме­на времен года и многое, многое другое. Ваша задача — зная свои биологические ритмы, составлять расписа­ние с учетом индивидуальности.

Работоспособность человека в течение суток обычно изменяется по физиологически обусловленной М-образной кривой, на которой имеются два четко выра­женных пика активности. Эти пики соответствуют максимальной работоспособности в период между 10 и 12 часами и 16 и 18 часами. Минимальная работоспо­собность, как правило, приходится на 14 часов, а после 18 часов наблюдается спад деловой активности.

Но это общие тенденции, которые наблюдаются у большинства, однако каждый человек индивидуален и имеет свою кривую М.

Кроме того, давно известно, что почти все люди могут быть отнесены либо к «жаворонкам», либо к «совам». «Жаворонки» просыпаются рано утром, в первой половине дня чувствуют себя бодрыми и энергичными. Работоспособность в этот интервал времени у них вы­сокая, но вечером падает, затем наступает сонливость, и они рано ложатся спать. «Утро вечера мудренее» — это их главный девиз.

«Совы» засыпают, как правило, довольно поздно и просыпаются, естественно, поздно. Они встают с тру­дом, поскольку глубокий сон у них наступает утром. Работоспособность «сов» нарастает постепенно в пери­од от обеда к вечеру.

Ученые выделяют и третий тип людей — это аритмики, работоспособность которых практически одина­кова в течение дня. К этому типу в основном относятся люди, занимающиеся физическим трудом.

Рекомендуемые материалы

Определение типа людей очень важно для каждого, кто держит сейчас эту книгу. В свое время учеными было установлено, что 45 % людей очень плохо при­спосабливаются к изменению суточных графиков ра­бот. Следует подчеркнуть, что в зависимости от того, к какому типу людей вы относитесь, в большой степени определяется выбор или пересмотр вашей профессио­нальной деятельности. Например, в работе операторов крупных объектов, где практически все функциональ­ные задачи решает автоматика, информационная и эмоциональная нагрузка невелика. Монотонность в ра­боте, редкие, незначительные изменения показаний приборов вызывают у операторов состояние апатии, снижение бдительности, что приводит к сонливости. В таких ситуациях операторы могут пропустить сигна­лы, или неадекватно на них среагировать. Известны случаи, когда операторы «отключались» на полминуты или почти на минуту, не замечая и не сознавая этого.

Анализ происшествий в атомной промышленности, на железнодорожном, морском и речном транспорте, на крупных промышленных предприятиях показал, что наибольшее количество катастроф происходило в ночное время. Минимальная производительность и минимальная бдительность приходятся на временной промежуток от часа до трех часов ночи.

Французский ученый - хронобиолог выступал кате­горически против дальних ночных поездок на отдых. С одной стороны, пустые дороги и шоссе, но с другой стороны, очень низкий уровень внимания и низкая ра­ботоспособность приводят к серьезным авариям.

Ваш индивидуальный ритм может значительно от­личаться от начала и окончания рабочего дня, установ­ленного обеденного перерыва на производстве или в фирме. Поэтому вам необходимо разработать програм­му исследования личных биоритмов, которая позво­лит вам выяснить, как изменяются ваша работоспо­собность, производительность, внимание в течение дня, по дням в неделю и по месяцам. Самым простым способом будет включение этих замеров в ежедневный план проведения хронометража. Как проводить хроно­метраж, мы рассмотрим позже. После проведения не­дельных замеров постройте свою кривую М. Сравните индивидуальные результаты с той зависимостью, ко­торая наблюдается у большинства людей.

Полученные результаты очень важны, поскольку вы теперь сможете адаптироваться к режиму работы производства или фирмы, где вы трудитесь. Некото­рые руководители подстраивали или подстраивают ра­боту подчиненных под свой биологический ритм. На­пример, Сталин организовывал совещания поздно ночью, а некоторые современные руководители фирм на Западе начинают работу со своими топ менеджерами в пять часов утра.

Равномерность загрузки по часам. Зная общие за­коны движения в природе, в том числе и выполнения запланированных дел, целесообразно работать равно­мерно. Здесь уместно провести аналогию с движением автомобиля.

Ваши усилия, творческие или физические, будут иметь максимальную эффективность, если в течение дня вы будете трудиться без «ускорений» и «торможе­ний». Поэтому практической рекомендацией является по возможности равномерная загрузка по часам.

«Уплотнение» расписания. Когда вы сформируете план работ, то, возможно, а скорее всего наверняка, у вас останется часть дел, которые не попадут в расписа­ние.

В этих случаях рекомендуется «уплотнить» распи­сание.

Рассмотрите варианты совмещения двух и более дел. Например, во время уборки, наведения порядка, и т. п. вы прослушиваете курс иностранного языка. Однако если в течение каждого дня вы будете выпол­нять несколько дел одновременно, то рано или поздно наступит психологическая усталость. Поэтому реко­мендуется не злоупотреблять этим приемом.

Составляя расписание на ближайший день, целесо­образно учитывать накопленный опыт многих бизнес­менов, менеджеров и руководителей среднего звена. Например, нельзя планировать больше 3-4 встреч, можно провести максимально 10-15 телефонных раз­говоров, либо 1-2 совещания, либо беседы не более чем с четырьмя подчиненными (от 10 до 45 минут на каж­дую беседу).

Баланс времени менеджера

Другой способ оценки использования времени состоит в составлении своего рода балансового от­чета, в котором производится подсчет остатка вре­мени к моменту истечения типичной недели вашей жизни. Баланс подводится следующим образом:

Как видите, совсем не сложно потратить больше времени, чем у вас есть! Естественно, многие виды деятельности накладываются друг на друга, то есть выполняются одновременно; но, с другой стороны, становится понятно, на что уходит львиная доля ва­шего времени и на чем его можно сэкономить.

Капитал времени

Задумывались ли Вы над тем, сколько осталось в Вашем распоряжении времени для профессиональ­ных и личных дел? В наш век, когда мы привыкли иметь дело с мил­лионными (если не с миллиардными) величинами, быстро проведенный расчет на модели определенно заставит кое над чем задуматься.

Если Вы сложите обе величины (капитал рабочего времени + капитал свободного времени), Вы получите ВАШ ЛИЧНЫЙ ВРЕМЕННОЙ КАПИТАЛ.

Для многих результат наверняка окажется неожи­данным, так как в этой модели капитал свободного времени больше, чем капитал рабочего времени. Ко­нечно, соотношение ежедневного рабочего времени и времени для досуга не могут быть абсолютно одинако­выми для каждого. Что ж, варьируйте число дней и часов! В любом случае можно констатировать:

Личный временной капитал составляет в зависимо­сти от возраста величину порядка лишь несколь­ких десятков тысяч часов! Даже если рабочее время составляет 10 часов еже­дневно трудовая жизнь длится в обшей сложности менее 90000 часов (40 лет х 220 дней х 10 часов = 88000 часов).

Анализ использования времени

Предпосылкой того, что в Вашем личном рабочем стиле вообще что-либо изменится, является прежде всего представление о том, куда уходит Ваше время, что конкретно и как Вы делаете. Часто это представ­ление бывает совершенно ошибочным.

Проведите инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабо­чий стиль и вскрыть причины возникающих дефи­цитов времени.

Этот шаг необходим!

«Неправильный» рабочий стиль часто имеет следу­ющие признаки:

—  не известно, на что вообще расходуется время;

—  не известно, сколько времени требует выполне­ние тех или иных дел;

—  не известны сильные и слабые стороны до сих пор практикуемого рабочего стиля;

—  не известно, какие личности или какие другие факторы стимулируют или ограничивают работоспо­собность.

Только если вы конкретно определите, сколь­ко времени, на что и с кем вы тратите, Вы вскро­ете действительно важные ошибочные моменты своего личного рабочего стиля или само менеджмента.

Первый шаг — составление инвентарной описи всех видов деятельности, в которых вы участвовали как руководитель. Хорошим подспорьем здесь могут слу­жить следующие рабочие таблицы:

О анализ видов деятельности и расхода времени; Q листок «дневных помех» (перерывов в работе).

Заполните последовательно и без пропусков эти две анкеты на примере трех (или более) типичных дней на следующей неделе.

Будьте, пожалуйста, при этом по возможности чест­ными и самокритичными, даже если у Вас возникает впечатление, что результаты будут разочаровывающи­ми. Многие начинают производить «самокорректировку» и тем самым лишь вводят себя в заблуждение.

Указания по методу записи (инвентаризации времени)

— не менее важным, чем собственно инвентариза­ция времени, является выбор репрезентативных рабо­чих дней. Возьмите при соответствующих условиях целую рабочую неделю в качестве периода наблюде­ния;

— старайтесь производить немедленную регистра­цию, избегайте более поздних записей по памяти (ина­че будет утеряна наибольшая польза от Вашей инвен­таризации времени).

К формуляру «Анализ видов деятельности и рас­хода времени»:

—  ограничивайтесь  существенным  и  фиксируйте все виды деятельности в форме результатов за пят­надцатиминутные отрезки времени;

—  поначалу не заполняйте колонки, обозначенные АБВГ. Они понадобятся при заключительном анализе расхода времени.

К формуляру «Дневные помехи»:

— заносите сюда все «помехи» или перерывы в ра­боте, которые тормозят или нарушают запланирован­ный или планомерно осуществляемый трудовой про­цесс: телефонные разговоры и (незаявленные) посети­тели, время, потраченное на ожидание, и т. п.;

фиксируйте все, что Вас отрывает от дел:

Н —_: начальник

Кл — клиент

Ко — коллега по профессии

Пос — поставщик

П — подчиненный

Сем — семья

С — секретарша

Пр — прочие

При заполнении формуляра помните о том, что записывать надо не только внешние помехи, но и те случаи, когда Вы сами нарушаете ход своего трудово­го процесса (например, во время выполнения важного дела спонтанно хватаете телефонную трубку, так как Вам внезапно пришло в голову, что Вы должны позво­нить господину «Н»!).

Прежде чем Вы приступите к оценке результатов анкет, Вы должны определить, в каком виде Вы могли бы получить итоги.

В центр анализа вы можете поставить либо пози­тивные, либо негативные аспекты.

Таким образом получаются две исходные сферы, с которыми вы можете работать.

Анализ сильных сторон

Каждый менеджер владеет множеством техничес­ких приемов, приводящих к успеху, — иначе он бы не смог изо дня в день справляться с лавиной дел.

В этом смысле Вы уже сейчас представляете собой специалиста, владеющего техникой самоменеджмента!

Рассмотрите инвентарную опись своего времени с таких позиций, чтобы выявить сильные стороны и преимущества Вашего личного рабочего стиля с целью систематически их развивать.

Последовательно применяйте в повседневной прак­тике уже известные Вам принципы самоменедж­мента!

Анализ слабых сторон

Как только Вы вскроете свои личные слабые сторо­ны, Вы сможете разработать исходные пункты и стра­тегию по их преодолению. Помощником и советчиком при этом послужит книга, которую Вы держите в руках!

Обработка данных формуляра «Анализ видов дея­тельности и расхода времени».

После того как Вы произвели учет своей трудовой активности за несколько типичных рабочих дней, просмотрите каждую из заполненных вами таблиц и оцените течение рабочего дня по следующей схеме.

1. Дайте оценку каждой выполненной вами работе, виду деятельности по следующим критериям:

Если окажется, что более чем на 10 % Ваша дея­тельность была необязательной, то это значит, что у Вас имеются проблемы с перепоручением дел (делеги­рованием) и с установлением приоритетов (см. гл. 3);

В лекции "4. Принципы составления математических моделей" также много полезной информации.

Если в более чем 10 % случаев расход времени был слишком велик, то Вы должны заняться анализом причин (технические приемы в работе, концентрация, самодисциплина и т. п.— см. гл. 2 и 4);

Если в более чем 10 % случаев исполнение было нецелесообразным, то Вам необходимо уделить вни­мание планированию, организации, само рационализации (см. гл. 4 и 6)

Если более чем в 10 % случаев момент исполне­ния работы был определен спонтанно, то у Вас есть проблемы с планированием рабочего времени (состав­ление планов дня, подготовка к работе и т. п.— см. гл. 4 и 5).