Методы работы аудитора

Методы работы аудитора

НАБЛЮДЕНИЕ

НАБЛЮДЕНИЕ (осмотр)- констатация факта, сделанная в ходе аудита и основанная на объективном доказательстве.

Наблюдение строится на ознакомлении, осмотре и изучении объекта обследования.

 Чтобы прийти к чётким логическим заключениям, аудитор должен быть внимательным к деталям (внешнему виду документов, условиям их хранения, к содержанию рабочих мест и др.). Наблюдения необходимы для идентификации выводов аудитора.

ОПРОС

            Записать имена собеседников, следить за тем, чтобы был чётко определён круг задач и полномочий. Вести беседу, имея Контрольные листы (каталог вопросов), используя их как ориентир. Целенаправленно проверять ключевые моменты. Записи надо делать сразу же, а не после возвращения за стол переговоров. Отклонения должны фиксироваться с указанием на соответствующий раздел нормативных документов.

Рекомендуемые материалы

            ОПРОС – метод получения первичной информации об объекте аудита в виде ответов на вопросы.

            Опрос может проводиться в форме анкетирования (посредством опросного листа) или в форме непосредственной беседы (интервью).

            Рекомендации аудитору по организации и технике беседы:

1. Выбор собеседника надо производить из числа тех, кто непосредственно осуществляет аудитируемую деятельность.
2. При планировании беседы необходимо, чтобы она касалась:
1. Одного сотрудника (его обязанности и полномочия, уровень образования, профессиональная подготовка, опыт и навыки);
2. Выполнение сотрудником процедуры (её документированность, соответствие практике работы);
3. Средства труда сотрудника (оборудование, оргтехника, их соответствие требованиям документированных процедур, технологических или рабочих инструкций);
4. Материалов, используемых в работе (их соответствие техническим требованиям, наличие статуса контроля и испытаний).
3. Тема и порядок беседы должны быть сообщены сотруднику заранее.
4. На проведение беседы следует отвести достаточно времени. Во время беседы аудитор и собеседник должны быть по возможности застрахованы от помех извне.
5. в ходе беседы аудитор может остановить собеседника, но только в том случае, если он отвлёкся от темы. Но делать это надо таким образом, чтобы у него не сложилось впечатление о малозначительности даваемой им информации.
6. если беседа ведётся сразу двумя (или более) аудиторами, то вопросы должен задавать преимущественно один из них, а другой-делать записи (именно в ходе беседы, а не после неё).

Для техники беседы большое значение имеет правильный выбор способа формулирования вопроса. В таблице приведены типы вопросов, которые могут возникнуть в практике любого аудитора, примеры их формулирования (выбор того или иного типа вопроса зависит от конкретной цели беседы и ситуации, в которой она ведётся).

Предпочтительными типами вопросов для аудитора являются открытый и разъясняющий. Не рекомендуются: наводящий, альтернативный, утверждающий и затрудняющий общение. Недопустимым является персонифицирующий тип вопроса.

1. В ходе беседы аудитор должен помнить о том, что свидетельства собеседника могут рассматриваться как объективные только тогда, когда они подтверждаются соответствующими фактами. В противном случае они носят субъективный характер и поэтому не могут быть использованы аудиторами для анализа и оценивания.
2. В ходе беседы следует задавать вопросы, начинающиеся со слов «Что»-понимание, «Кто», «Где», «Когда», «Как», «Почему». Для получения доказательства соответствия аудитор может также спросить: «Не могли бы Вы мне показать, пожалуйста?», «Что если» Иногда может понадобиться прибавить к вопросу «когда» следующий вопрос «когда ещё», «где ещё»,

 Вопрос «что?» подразумевает ответ, раскрывающий понимание собеседником предмета обсуждения.

Вопрос «кто?» подразумевает ответ, раскрывающий, какое должностное лицо выполняет обсуждаемую работу.

Вопрос «где?» подразумевает место нахождения доказательства.

Вопрос «когда?» подразумевает ответ о времени действия.

Вопрос «как?» подразумевает ответ о методе и способе работы.

Вопрос «почему?» подразумевает ответ, раскрывающий причину события. Просьба «покажите» даёт возможность аудитору получить наглядное доказательство той или иной информации, которая содержится в ответах собеседника.

Прибавление к вопросам  «когда ещё» и «где ещё» расширяет область или время действия.

Вопрос «что если?» даёт представление аудитору о действиях, предпринимаемых при различных нарушениях, сбоях, нештатных ситуациях.

1. В ходе беседы не следует применять терминологию, непонятную собеседнику.
2. Беседа, проводимая на рабочем месте, не должна быть слишком продолжительной, чтобы не вызвать нервозность собеседника. Более подробные беседы целесообразно проводить в местах (кабинетах), где ничто не отвлекало бы внимания от предмета беседы.
3. Выявленные в ходе беседы несоответствия должны фиксироваться аудиторами в опросном листе или записной книжке со ссылкой на несоблюдаемый пункт (раздел) нормативного документа. Любая информация, которая представляется отклонением от заданных параметров, должна быть в ходе многочисленных вопросов перепроверена и записана.
4. По завершению беседы аудитор должен подытожить полученную информацию, сформулировать главные (позитивные и негативные) впечатления и опорные моменты. Допустимо позволить собеседнику прочесть сделанные аудитором замечания в опросном листе.
5. Информация, полученная в процессе беседы, должна анализироваться путём её сопоставления с информацией на данную тему, полученной из бесед с другими сотрудниками и личными наблюдениями аудитора 

ДОКАЗАТЕЛЬСТВО

«Доказательство – это рассуждение, делающее вывод о менее понятном через более понятное»

Диоген Лаэрций

ДОКАЗАТЕЛЬСТВО – неопровержимый довод или факт, подтверждающий истинность чего-либо.

Любое аудиторское доказательство состоит из тезиса и аргумента.

ТЕЗИС – суждение, истинность которого должна быть доказана. Например, аудитору должно быть доказано, что тезис «соблюдение требований процедуры качества прослеживается должным образом» выполняется.

            АРГУМЕНТ – наиболее убедительное основание, приводимое для доказательства истинности тезиса. Например, сотрудники аудитируемого подразделения заявляют, что соблюдение требований процедуры прослеживается. Убедительно ли это утверждение? Аудитор считает, что неубедительно и просит, чтобы данные заявления были подтверждены документально. Лишь после того, как аудитору предъявлены протоколы и журнальные записи за достаточно длительный период времени, он после ознакомления с представленной документацией признаёт, что соблюдение требований процедуры действительно прослеживается. Это позволяет аудитору сделать заключение об аргументированности высказанного утверждения.

            Главными требованиями к доказательству являются его достоверность и достаточность. Доказательство считается достоверным, если оно документально или визуально подтверждается. Достаточность доказательства определяется его убедительностью, что в большей мере зависит от компетентности аудитора. Несоблюдение требований к доказательству обесценивает результат аудита.

            Оценка доказательств является одним из наиболее важных и сложных моментов в работе аудитора. Аудитору полезно знать:

            - доказательства составляют основу аудиторского заключения и, следовательно, без необходимых доказательств такое заключение не может быть убедительным;

            - доказательства могут считаться объективными, если они содержат информацию, которая может быть доказана как документированная, основанная на фактах и полученная путём наблюдения, измерения, испытаний и других средств;

            - принимая доказательства о соблюдении процедур (инструкций) качества, аудитор должен быть уверен, что эти процедуры будут соблюдаться и в будущем, по крайней мере, до следующего аудита.

            - чем надёжнее доказательство, тем ниже уровень риска ошибочного аудиторского заключения (следует отметить, что никто не свободен от ошибочных выводов и потому определённые элементы риска присущи и аудиторскому заключению).

Примечание: Аудитор не должен подвергать сомнению достоверность представляемых  документов, так как не несёт ответственности за действия, связанные с обязанностью предоставлять аудитору официальную информацию.

АНАЛИЗ

            АНАЛИЗ –метод изучения объекта аудита.

В простейшем виде он представляет собой разбор, последовательное и детальное рассмотрение какого-либо вопроса. Анализ позволяет аудитору, выявив структуру рассматриваемого объекта, расчленить её на более простые части и установить соотношение этих частей. Анализ даёт возможность отделить существенное, свести сложное к простому, выстроить логическую цепь рассуждений.

            Для эффективного освоения анализа аудитор должен развивать в себе такие личные качества, как логическое мышление, аналитичность, способность отделять главное от второстепенного.

            В аналитической деятельности аудитора одним из главных является его умение идентифицировать и правильно квалифицировать обнаруженные в ходе аудита несоответствия.

ОЦЕНИВАНИЕ

            ОЦЕНИВАНИЕ – определение степени соответствия объекта аудита (обследования) установленным требованиям.

            Результаты оценивания (оценки) могут быть использованы аудитором для:

- утверждения (суждения) в ходе аудита;

- решения о способности объекта аудита выполнять установленные требования;

- определения значимости обнаруженного несоответствия;

- заключения по результатам аудита;

- решения о результативности (эффективности) корректирующих и улучшающих действий.

            Оценки аудитора выступают в форме логического умозаключения.

При любом оценивании существует определённый риск неправильной (ошибочной) оценки и, как следствие, неточного заключения по результатам аудита. Риск никогда не может быть сведён к нулю. Задача аудитора состоит в сокращении вероятности ошибочной оценки, прежде всего по причине небрежности или некомпетентности аудитора.

            Информация, используемая для составления отчёта, получается следующим образом:

            - приблизительно  85%- глазами;

            - приблизительно  10%-ушами;

            - приблизительно    5%- с помощью других органов чувств.

Необходимо по возможности добиваться подтверждающих свидетельств любого сделанного или записанного заявления. Никогда не забывать всё подробно записывать.

            Только проверенная информация может стать свидетельством аудита. Свидетельства аудита должны быть оформлены в виде записи.

Раздел 4.4.4.2. Обнаружение несоответствий, их идентификация и классификация.

            Назначение аудита установить соответствие системы качества, процесса, продукции установленным критериям. В ходе аудита аудитор обнаруживает несоответствия. По определению ИСО 9000:2000 п. 3.6.2 Несоответствие- невыполнение требования.

            Аудитор должен уметь идентифицировать и классифицировать несоответствие по его значимости. Идентификация несоответствия- установление его принадлежности к определённому виду по признаку невыполнения конкретного требования.

            Обнаруженное несоответствие может быть отнесено к значительному или незначительному.

            Значительным несоответствием считается невыполнение требования, установленного документом системы качества, которое оказывает отрицательное влияние на качество продукции или функционирование системы качества и должно быть устранено в кратчайший срок.

            Примеры значительных несоответствий:

- любое несоответствие, которое может привести к ухудшению качества продукции или функционирования системы качества;

- использование средства измерения с истёкшим сроком аттестации;

- необоснованное отсутствие элемента системы качества, установленного соответствующим стандартом;

- требования документированной процедуры не выполняются в полном объёме;

- записи о качестве не дают представления о фактическом состоянии объекта аудита;

- фактически более низкая квалификация работника, выполняющего ответственную операцию техпроцесса, чем это требуется;

- использование несанкционированной документации по качеству.

            Незначительное несоответствие- невыполнение требования, установленного документом системы качества, которое может оказать отрицательное влияние на качество продукции и функционирование системы качества или привести к появлению значительного несоответствия, если оно не будет устранено. Такое несоответствие представляет собой небольшую ошибку или недочёт, но не проблему, требующую немедленного решения.

            Примеры незначительных несоответствий:

- политика по качеству носит рекламный, недостаточно конкретный характер;

-единичные случаи невыполнения одного из положений документа системы качества;

-несоблюдение установленных сроков аттестации сотрудников службы качества;

- отдельные нечёткие записи при регистрации контроля или испытаний;

- отсутствие подписи под протоколом испытаний.

            Несоответствие, характеризуемое значительным расхождением между планируемым (желаемым, предполагаемым) и фактическим (наблюдаемым) состоянием объекта качества и требующее для его устранения специальных исследований, принято считать проблемой качества. Любая проблема качества может рассматриваться как несоответствие, но не любое несоответствие представляет собой проблему качества.

            Наряду с установлением несоответствий, аудитор в ходе аудита делает наблюдения.

Рассмотрим каким образом классифицировать выявленное несоответствие по требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001 на конкретном примере.

            Описание ситуации.  После возвращения из магазина 17 декабря 2006г., перекладывая покупки в холодильник, вы обнаружили на упаковке с йогуртом просроченную дату реализации.

            При попытке осуществить классификацию выявленного свидетельства несоответствия возникают предположения о том, в ходе каких процессов появилось это несоответствие, например не выполнены требования:

- раздела 4 «Система менеджмента качества» стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001: возможно отсутствуют рабочие инструкции, определяющие порядок действий персонала с целью предотвращения продажи несоответствующей продукции;

- раздела 5 «Ответственность руководства»: возможно, руководство не установило политику, и цели в области качества, не определило задачи и не распределило ответственность между персоналом за управление процессами в магазине;

- раздела 6 «Менеджмент ресурсов», в частности, может быть, персонал не был обучен и поэтому не выполняет свои обязанности, что сделало возможным продажу йогурта с просроченной датой реализации;

- раздела 7 «Процессы жизненного цикла продукции»: были закуплены йогурты с просроченной датой, или они «залежались» на прилавке и вовремя не были проданы;

- раздела 8 «Измерение, анализ и улучшение», в частности, п. 8.3 «Управление несоответствующей продукцией»6 работники магазина не в полном объёме осуществляют работу по контролю и своевременному изъятию продуктов с истекшим сроком реализации.

            Исходя из вышеизложенного, понятно, что имеется большое число вариантов классификации выявленного свидетельства несоответствия. Однако в форме регистрации несоответствий обычно должна быть указана ссылка только на одно из требований ГОСТ Р ИСО 9001-2001 или один конкретный пункт внутреннего документа СМК организации. В связи с этим рекомендуется:

            а) если несоответствие могло возникнуть в ходе нескольких процессов СМК, то список этих процессов следует расположить в соответствии с этапами петли(спирали) качества. Например, в рассматриваемом случае этот список может состоять из следующих процессов:

- планирование процессов жизненного цикла продукции (п. 7.1 ГОСТ Р ИСО 9001-2001);

- процесс закупок (п.п. 7.4.1) и верификация закупленной продукции (п.п. 7.4.3);

- управление производством и обслуживанием (пп.7.5.1);

- идентификация и прослеживаемость (п.п.7.5.3);

- сохранение соответствия продукции (п.п. 7.5.5);

- внутренние аудиты (проверки) (пп.8.2.20;

- мониторинг и измерение процессов (п.п. 8.2.4);

- управление несоответствующей продукцией (п. 8.3);

            б) при классификации имеющееся несоответствие следует связать с последним по петле качества процессом, занимающим нижнюю позицию в этом списке. В частности, в рассматриваемом случае факт продажи йогуртов с просроченной датой реализации должен быть классифицирован как несоответствие требованию п. 8.3 «Управление несоответствующей продукцией» ГОСТ Р ИСО 9001-2001.

            Проведении реальных проверок обычно достаточно в соответствующей графе формы регистрации несоответствия указать ссылку на конкретный пункт ГОСТ Р ИСО 9001-2001 или на раздел внутреннего документа СМК организации (см пример заполнения такой формы).

            Во время проведения практических занятий ставится задача не только назвать пункт стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001, но и указать конкретные слова, на которые ссылаются при формулировании несоответствия (например, пп 7.5.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2001, второй абзац, подпункт б) или п.п. 8.2.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2001, второй абзац, последнее предложение).

            В данной ситуации имеющееся несоответствие классифицировали следующим образом: «Имеется несоответствие по первому предложению первого абзаца п. 8.3 ГОСТ Р ИСО 9001-2001, а именно не выполнено требование, сформулированное в этом предложении: «Организация должна обеспечивать, чтобы продукция, которая не соответствует требованиям, была идентифицирована и управлялась с целью предотвращения непреднамеренного использования или поставки».

            Если руководство магазина при оценке и анализе реально сложившейся ситуации установит, что причиной рассматриваемого несоответствия является невыполнение требований:

- п.п. 7.4.1 «Процесс закупок» (была закуплена слишком большая партия йогуртов);

- п.п. 8.2.4 «Мониторинг и измерение продукции» (из-за загруженности продавца вовремя не были проконтролированы имеющиеся на прилавке продукты);

- п. 8.3 «Управление несоответствующей продукцией» (йогурты с просроченной датой реализацией не были вовремя идентифицированы и изъяты с прилавка),

То по каждому из этих процессов должны быть намечены конкретные корректирующие действия.

            Примечание. Аудитор не обязан «докапываться» до истинных причин выявленного свидетельства несоответствия, ему достаточно указать симптом (проявление, следствие) этого несоответствия, а находить причины и намечать корректирующие действия является обязанностью руководства проверяемого подразделения (организации).

            При аудите первой стороны принципиально важно отношение самих аудиторов к тому делу, которым они занимаются. Аудит должен добавлять ценность в деятельность организации, и эта ценность заключается не в выявленных недостатках, а в предложениях по их устранению и дальнейших улучшениях. Сегодня внутреннему аудитору уже недостаточно просто выявить несоответствия,- этого от него ожидают в меньшей степени. Компания ожидает от аудитора рекомендаций, как сделать так, «чтобы завтра было хорошо». А поскольку аудиторами в компании являются компетентные специалисты, то от них ждут правильных решений, помогающих вывести бизнес из создавшихся критических ситуаций. Если аудитор, выявив недостаток, не может предложить эффективного решения проблемы, то он не на своём месте. Данный подход принципиально важен при проведении аудитов. Только следуя ему, может быть полностью реализован потенциал, как самих аудиторов, так и аудитов, и можно смело сказать: «Наш аудит добавляет ценность!».

            В рассматриваемом случае могут быть запланированы следующие корректирующие действия:

1. заместителю директора магазина осуществлять более частые закупки меньших по объёму партий йогуртов;

2. заведующему продовольственным отделом провести дополнительный инструктаж работников торгового зала о порядке и периодичности контроля (проверки) имеющихся на прилавке продуктов с немедленной идентификацией и изъятием несоответствующей продукции.

            Наряду с выполнением корректирующих действий в большинстве случаев требуется осуществление коррекции. Для рассматриваемой ситуации коррекция может состоять в том, что работники торгового зала произведут дополнительную (внеплановую) проверку имеющихся на прилавке продуктов, в том числе и йогуртов, с целью обнаружить и изъять с прилавков несоответствующую продукцию.

            Примечание.

1. Корректирующие действия направлены на процессы, осуществляемые в подразделении (организации), а коррекция обычно направлена на дефектную продукцию и может осуществляться в виде переделки или снижении градации.
2. При правильной организации работы, в торговом зале предупреждающие действия могут заключаться в обнаружении и изъятии продуктов (за 1-2 дня до истечения срока их реализации), снижения градации и размещения их на специальном прилавке для продажи по сниженной цене.

Во время реальных проверок аудитор на месте проводит наблюдения и интервью (задаёт вопросы и выслушивает ответ проверяемых), что позволяет ему принять правильное решение по классификации выявленного несоответствия.

      Рассмотрим ещё один пример: Классификация выявленного несоответствия по требованиям документации СМК

В качестве примера ситуация, возникшая при проведении одной из внутренних проверок.

      Описание ситуации. На участке консервации и упаковки аудитор обнаружил документированные требования к упаковке, составленные и утверждённые техническим отделом 5 марта, в то время как в контракте, который был заключён 10 марта, установлены новые требования к упаковке продукции.

      Задание. Заполните форму регистрации несоответствий, ссылаясь на требования ГОСТ Р ИСО 9001-2001 или на требования документа СМК организации. Напишите план корректирующих действий и план выполнения мероприятий по коррекции сложившейся ситуации. Обычно быстро формулируется на первый взгляд быстрое, но неверное решение в виде предложения внести в форму регистрации несоответствий следующую правильную запись несоответствия: «На участке консервации и упаковки используются устаревшие документированные требования к упаковке продукции», однако, с неправильной классификацией этого несоответствия: «Невыполнения требования полпункта г) второго абзаца п.п. 2.2.3 ГОСТ Р ИСО 9001-2001».

      При рассмотрении этой и аналогичных ситуаций необходимо обратить внимание студентов на то, что нельзя подпункт г) извлекать из текста второго абзаца п.п. 4.2.3 ГОСТ Р ИСО 9001-2001, в котором записано следующее

      «Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая:

а) проверку документов на адекватность до их выпуска;

б) анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение  документов;

в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

д) обеспечение сохранения документов чёткими и легко идентифицируемыми;

е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;

ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей».

      При внимательном чтении текста второго абзаца п.п. 4.2.3.ГОСТ Р ИСО 9001-2001 становится очевидно, что предлагаемая классификация этого несоответствия по подпункту г) второго абзаца п.п. 4.2.3.ГОСТ Р ИСО 9001-2001 была бы правильной, если бы в документированной процедуре СТО СМК организации отсутствовали требования подпункта г), текст которого приведён выше.

Обсуждаемую ситуацию следует рассматривать исходя из «презумпции невиновности проверяемой организации». При правильном ответе на задание имеющееся несоответствие должно быть описано в форме для регистрации несоответствий так: «На участке консервации и упаковки используются устаревшие документированные требования к упаковке продукции». Однако это несоответствие должно быть классифицировано как невыполнение требований документированной процедуры СТО СМК организации с указанием её конкретного раздела и, если надо, подпункта.

      Намеченные корректирующие действия (в зависимости от причин, установленных при анализе обсуждаемого несоответствия) могут предусматривать, например, повторное обучение работников технического отдела, вовремя не обеспечивших замену старого документа на новый, или аналогичное обучение работников участка консервации и упаковки, если

именно они допустили ошибку в работе.

Коррекция в данном случае может быть выполнена путём немедленного         изъятия документа с устаревшими требованиями к упаковке и замены его на новый (актуальный, утверждённый) документ.     

            Во время реальных проверок аудитор на месте проводит наблюдения и интервью (задаёт вопросы и выслушивает ответы проверяемых), что позволяет ему принять правильное решение при классификации выявленного несоответствия.

                        Форма и название документа, в котором регистрируется несоответствие, может быть различной и устанавливается конкретной организацией в её документированной процедуре.

Ниже даётся пример такой формы и её заполнения по конкретному вышеприведённому примеру.

4.4.5 Формирование выводов аудита

Для получения выводов аудита свидетельства аудита должны быть сопоставлены с критериями аудита. Выводы аудита указывают на соответствие или несоответствие критериям аудита. Если это определено целями аудита, выводы аудита могут определять возможности для улучшения.

Аудиторская группа, при необходимости, должна собираться для анализа выводов аудита на определенных этапах во время аудита.

Соответствия критериям аудита должны быть обобщены с указанием мест расположения, подразделений или процессов, которые подвергались аудиту. Если это предусмотрено планом аудита, отдельные выводы аудита о соответствии и подтверждающие их свидетельства также должны быть записаны.

Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны быть записаны и классифицированы (ранжированы). Они должны быть проанализированы с проверяемой организацией для подтверждения объективности свидетельств аудита. Необходимо устранить разногласия во мнениях по свидетельствам аудита и/или выводам аудита, а неразрешенные проблемы документально оформить.

4.4.6 Подготовка заключения по результатам аудита

После того как завершены дискуссии на месте и за столом переговоров, сначала собираются только аудиторы, чтобы подвести итоги работы.

Аудиторская группа до заключительного совещания должна выполнить следующее:

а) рассмотреть выводы аудита и другую соответствующую информацию, собранную во время аудита, на соответствие целям аудита;

б) согласовать заключения по результатам аудита с учетом неопределенности, присущей процессу аудита;

в) подготовить рекомендации, если это предусмотрено целями аудита;

г) обсудить действия по результатам аудита, если это входит в план аудита.

Бесплатная лекция: "Основные школы и концепции культурологии" также доступна.

4.4.7 Проведение заключительного совещания

Цель заключительного совещания, председателем которого является руководитель аудиторской группы, - представить выводы и заключения по аудиту таким образом, чтобы они были признаны проверяемой организацией, и, при необходимости, были согласованы сроки предоставления плана корректирующих и предупреждающих действий. Участники заключительного совещания должны представлять проверяемую организацию, заказчика аудита и другие стороны. Если это необходимо, руководитель аудиторской группы должен изложить свое мнение проверяемой организации относительно сложившихся во время аудита ситуаций, которые могут уменьшить доверие к заключениям по результатам аудита.

Во многих случаях, например, при внутреннем аудите малого предприятия, на заключительном совещании просто сообщаются выводы и заключение по результатам аудита.

В других ситуациях при аудите совещание должно быть официальным с ведением протокола и списка присутствующих.

Любые разногласия по выводам и/или заключению по результатам аудита между аудиторской  группой и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, по возможности, разрешены. Если нет единого мнения, то это должно быть зарегистрировано.

Если это предусмотрено целями аудита, то должны быть представлены рекомендации по улучшению с указанием, что они не носят обязательного характера.