Культура деловых отношений
Лекция 4 (4 часа)
Культура деловых отношений.
Культура делового разговора
Этика делового общения
Разговор по телефону
Деловой разговор – это устный речевой контакт между людьми, связанными интересами дела. Он создает необходимые условия для сотрудничества, способствует установлению и развитию отношений между конкурентами, клиентами, партнерами и т. д.
Такая речь имеет свою лексико-грамматическую специфику.
Рекомендуемые материалы
В деловой разговорной практике используется большое количество выдержек из специфической документации, особых стандартов профессионального лексикона.
Основные требования к деловому разговору
Первое и непременное требование к деловому разговору - правильность речи говорящих. Поэтому надо постоянно следить за правильным произношением и ударением (валовой, оптовый, эксперт).
К явным недостаткам речи относится наличие слов-паразитов: «так», «так сказать», «понимаете», «значит», «вот», «это самое», «блин» и так далее. Они вызывают раздражение.
Еще хуже, если в речи без надобности повторяются одни и те же слова. Это создает впечатление ее бедности и монотонности.
Дурная привычка пересыпать свою речь мудреной, непонятной для слушателя лексикой. Это мешает взаимопониманию между собеседниками.
Краткость – важнейшее требование к деловой речи. Это означает, что говорящий не злоупотребляет временем и терпением слушателя, но и умеет избежать ненужных повторов, излишней детализации и словесного мусора.
Одна из разновидностей многословия – тавтология – повторение того же самого другими словами: « в августе месяце», «схематический план», «пять человек шахтеров», «семь штук трансформаторов».
Известно, что «каждый слышит то, что понимает». Поэтому следует максимально заботиться о доступности речи. Рекомендуется использовать вспомогательный материал речи: определения, сравнения, примеры.
Очень важны сравнения, они служат одной цели – сделать более ясными и убедительными мысли.
Аналогии – сравнения двух явлений из различных областей, разного порядка.
Пример - приближает предмет к слушателю. Он должен быть конкретным.
В речи очень важен подбор первых эффектных фраз, содержащих интригующую информацию или очень интересные для аудитории факты, которые сразу приковывают к себе внимание.
Одним из средств передачи информации являются жесты. Положение и движение рук стали наиболее характерными для выражения наших переживаний. В сочетании со словами жесты тоже говорят, усиливая их эмоциональное звучание. Но они должны быть адекватны содержанию речи, соответствовать ему, подчеркивая некоторые смысловые элементы.
При этом следует помнить:
1. Жестикуляция не должна быть непрерывной.
2. Управляйте жестами.
3. Не пользуйтесь без разбора одним и тем же жестом во всех случаях.
4. Количество и интенсивность жестов должны соответствовать характеру речи и аудитории.
Мимика. Тесно связана с эмоциями и позволяет человеку догадаться о переживаемых человеком чувствах радости, печали, напряжения или покоя. Выражение лица играет огромную роль в общении, обеспечивая эмоциональный контакт между собеседниками.
Улыбка. Является универсальным средством невербального общения. При встрече улыбка снимает настороженность первых минут, способствует спокойному, уверенному общению и создает положительный настрой.
Взгляд – это первый шаг на пути к собеседнику. Взгляд очень красноречив и выражает самые различные чувства и состояния. Он может быть жестким, колючим, добрым, радостным, открытым, враждебным, ласковым, вопрошающим, блуждающим, открытым.
Техника говорения включает в себя понятие темпа речи. Скорость речи весьма разнообразна. Большинство ораторов произносят от 120 до 150 слов в минуту.
Недостатки: 1) торопливость выдает робость;
2) вялость – флегматичность, лень.
Пауза. Выполняет психологическую задачу. Ею можно заинтриговать, привлечь внимание, вызвать интерес.
Итак, мы рассмотрели основной ораторский инструментарий, который может быть полезен в разговоре деловых людей. В заключение несколько наиболее общих советов к ведению делового разговора, которые являются кратким обобщением всего ранее изложенного.
1. Говорите только тогда, когда есть, что сказать, и когда вы уверены в важности или полезности вашей речи.
2. Старайтесь делать необычное начало и яркий, запоминающийся финал т. к. лучше всего запоминается то, что с краю.
3.Речь должна быть ограничена предметом выступления, и опираться на строго проверенные факты.
4. Не останавливайте взгляд на отдельных лицах. Скользите взглядом по отдельным слушателям. Это привлекает внимание и расположение слушателей.
5. Возбуждайте внимание слушателей. Ожидание вызывает интерес.
6. Используйте весь ораторский инструментарий (жест, темп речи, паузу и т. д.).
7. Имейте в запасе юмористические истории, байки, анекдоты, которые всегда выручат в трудную минуту.
8. Приспосабливайте аргументы к личности своего собеседника. Избегайте простого перечисления фактов, вместо этого излагайте преимущества или последствия, вытекающие из этих фактов.
9. Не забывайте, что излишняя убедительность вызывает сопротивление со стороны собеседника, особенно если у него агрессивная натура.
Плохо: Лучше:
Я считаю,… Вы не находите, что…
Я могу это доказать,… Сейчас вы сможете убедиться…
Вы, конечно, не знаете,…Вам, конечно, известно, что...
Вы должны признать…Вы сможете добиться…
10.Кроме того, не следует забывать, что никакие советы и правила не помогут, если вы не будете проявлять искренность и доброжелательность в общении.
Этика делового общения
Первое правило этики делового общения - будьте во всем пунктуальны.
Опоздания любого сотрудника мешают работе, кроме того, они свидетельствуют о том, что на этого человека нельзя положиться. Для делового человека очень важно умение рассчитывать время, необходимое для выполнения того или иного задания.
Второе правило этики делового общения - не говорите лишнего.
Любой сотрудник обязан хранить секреты своей организации. Это правило касается всех дел фирмы или учреждения: от кадровых до технологических, Это же относится и к разговорам сослуживцев об их личной жизни.
Третье правило этики делового общения - в бизнесе думайте не только о себе, но и о других.
Нельзя успешно вести дела, не учитывая мнения и интересов партнеров, клиентов, покупателей. Часто причинами неуспеха в делах становятся проявление эгоизма, зацикленности на своих интересах, стремление навредить конкурентам, даже сослуживцам, чтобы выдвинуться в рамках собственного предприятия. Стремитесь всегда терпеливо выслушивать собеседника, учитесь уважать чужое мнение и понимать его, избавляйтесь от нетерпимости к инакомыслию. Никогда не унижайте оппонента, имейте в виду, что рано или поздно вы столкнетесь с человеком, который будет вынужден поступить с вами также.
Четвертое правило деловой этики – одевайтесь, как принято.
Главное - одеваться соответственно вашему окружению на службе, не выбиваясь из контингента работников вашего уровня. Ваша одежда должна демонстрировать ваш вкус.
Еще несколько правил поведения от Д. Карнеги:
Шесть правил, соблюдение которых позволяет нравиться людям.
Правило 1. Искренне интересуйтесь другими людьми.
Правило 2. Улыбайтесь.
Правило 3. Помните, что имя человека – это самый сладостный и самый важный для него звук на любом языке.
Правило 4. Будьте хорошим слушателем. Поощряйте других говорить о самих себе.
Правило 5. Говорите о том, что интересует вашего собеседника.
Правило 6. Внушайте вашему собеседнику сознание его значительности и делайте это искренне.
Двенадцать правил, соблюдение которых позволяет склонить людей к вашей точке зрения.
Правило 1. Единственный способ одержать верх в споре – это уклониться от него.
Правило 2. Проявляйте уважение к мнению вашего собеседника. Никогда не говорите человеку, что он не прав.
Правило 3. Если вы не правы, признайте это быстро и решительно.
Правило 4. С самого начала придерживайтесь дружелюбного тона.
Правило 5. Заставьте собеседника сразу же ответить вам «да».
Правило 6. Пусть большую часть времени говорит ваш собеседник.
Правило 7. Пусть ваш собеседник считает, что данная мысль принадлежит ему.
Правило 8. Искренне пытайтесь смотреть на вещи глазами вашего собеседника.
Правило 9. Относитесь сочувственно к мыслям и желаниям других.
Правило 10. Взывайте к более благородным мотивам.
Правило 11. Драматизируйте свои идеи, подавайте их эффектно.
Правило 12. Бросайте вызов, задевайте за живое.
Разговор по телефону
Необходимо помнить о некоторых правилах, связанных с телефонными разговорами.
1. На телефонный звонок (особенно на работе) отвечайте сразу.
2. Не забывайте здороваться по телефону и лишь, затем обращайтесь с просьбой. Звонивший обязан назвать себя, если, не застав нужного ему человека, просит передать какое-нибудь сообщение.
3. Не набирайте номер по памяти, если не уверены в его правильности.
4. Не звоните по телефону утром до 9 часов или вечером после 22 часов (кроме случаев срочного сообщения или если вы точно знаете, что вашего звонка ждут и не легли спать).
5. Если во время разговора телефон случайно отключился, перезванивает тот, кто звонил.
6. Никогда в начале разговора не спрашивать: "Кто говорит?"
7. Частные разговоры неудобно вести в присутствии других лиц. Поэтому, позвонив по личному делу, вначале поинтересуйтесь, есть ли возможность говорить.
8. Не звоните без крайней необходимости на работу по личному делу.
9. Говорите на работе по телефону коротко.
10. Если звонивший ошибся номером, отвечайте вежливо. Ведь чаще бывает, виноват не человек, а автоматика. В очередной раз, попав не по назначению, следует извиниться и уточнить номер телефона.
11. Если вам в гостях необходимо позвонить, не забудьте спросить разрешения. При этом хозяину дома совсем не обязательно покидать вас (если такая потребность не становится очевидной).
12. Если на 5-6-й сигнал вам не отвечают, вешайте трубку.
13. Учитывая возможность неверных соединений телефонных номеров по техническим причинам или по вашей собственной ошибке, нелишне, прежде чем давать указания и распоряжения, осведомиться, куда ли вы попали.
14. Три чудодейственных слова, которых часто не хватает в нашей речи - "извините", "пожалуйста" и "спасибо", - особенно полезны при телефонных разговорах.
15. Человеку, которому не хочется попасть в глупое положение, следует помнить еще одно обстоятельство: даже хорошо вам знакомые люди бывают в различном настроении в зависимости от обстоятельств и самочувствия. Поэтому если вы при разговоре хотите пошутить, постарайтесь по интонации определить их настроение, а потом уже вести разговор в уместном тоне.
16. Не обременяйте друзей или родственников по телефону своими
неприятностями, жалобами на болезнь, рассказами об огорчениях, которые доставили вам муж или дети, не обсуждайте в течение часа очередную покупку и т.д. Разговор по телефону должен по возможности быть кратким, спокойным и вежливым.
Если вы звоните, но телефону-автомату, помните: другие ждут своей очереди. Но ожидающие не должны мешать разговору: не ворчать, терпеливо дожидаться своей очереди. Некоторые телефоны-автоматы, имеющие ограничители, сами дисциплинируют нас.
Вместе с этой лекцией читают "Менеджерская концепция В.К. Тарасова".
17. И последнее. Даже если вы чем-то обижены и очень разгневаны, воздержитесь, пожалуйста, от криков и угроз по телефону. Постарайтесь вести себя корректно.
Тесты:
1. Умеете ли вы объективно оценивать людей?
2. Конфликтная ли вы личность?
3. Умеете ли вы выслушивать правду о себе?
