Информационные системы

3.1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ

ОБЩЕЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

Понятие информационной системы

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокуп­ность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по соста­ву, так и по главным целям.

Пример 3.1. Приведем несколько систем, состоящих из разных элементов и направ­ленных на реализацию разных целей.

В информатике понятие "система" широко распространено и имеет множество смы­словых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами.

Добавление к понятию "система" слова "информационная" отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой об­ласти. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Информационная система — взаимосвязанная совокупность средств, ме­тодов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи ин­формации в интересах достижения поставленной цели.

Современное понимание информационной системы предполагает использование в ка­честве основного технического средства переработки информации персонального компью­тера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, тех­ническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без кото­рого невозможно ее получение и представление.

Внимание! Под организацией будем понимать сообщест­во людей, объединенных общими целями и использующих общие материальные и финансовые средства для производства материальных и информационных продуктов и услуг. В тексте на равноправных началах будут употребляться два слова: "орга­низация" и "фирма".

Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными система­ми. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

Этапы развития информационных систем

История развития информационных систем и цели их использования на разных периодах представлены в табл. 3.1.

Таблица 3.1. Изменение подхода к использованию информационных систем

Первые информационные системы появились в 50-х гг. В эти годы они были предна­значены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханичес­ких бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.

60-е гг. знаменуются изменением отношения к информационным системам. Информа­ция, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим пара­метрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее.

В 70-х — начале 80-х гг. информационные системы начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений.

К концу 80-х гг. концепция использования информационных систем вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. Информационные системы этого периода, предоставляя во­время нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достой­ных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.

Процессы в информационной системе

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде схемы (рис. 3.1), состоящей из блоков:

• ввод информации из внешних или внутренних источников;

• обработка входной информации и представление ее в удобном виде;

• вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

• обратная связь — это информация, переработанная людьми данной организации для
коррекции входной информации.

Информационная система определяется следующими свойствами:

• любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управ­
ляема на основе общих принципов построения систем;

• информационная система является динамичной и развивающейся;

• при построении информационной системы необходимо использовать системный под­
ход;

• выходной продукцией информационной системы является информация, на основе ко­
торой принимаются решения;

• информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систе­
му обработки информации.

В настоящее время сложилось мнение об информационной системе как о системе, реа­лизованной с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случае информационную систему можно понимать и в некомпьютерном варианте.

Чтобы разобраться в работе информационной системы, необходимо понять суть про­блем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена. Так, например, при определении возможности компьютерной информационной системы для поддержки принятия решений следует учитывать:

•           структурированность решаемых управленческих задач;

• уровень иерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято;

• принадлежность решаемой задачи к той или иной функциональной сфере бизнеса;

• вид используемой информационной технологии.

Технология работы в компьютерной информационной системе доступна для понима­ния специалистом некомпьютерной области и может быть успешно использована для кон­троля процессов профессиональной деятельности и управления ими.

Что можно ожидать от внедрения информационных систем

внедрение информационных систем может способствовать:

• получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет
внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;

• освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;

• обеспечению достоверности информации;

• замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к
более рациональной организации переработки информации на компьютере и сниже­
нию объемов документов на бумаге;

• совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в
фирме;

• уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;

• предоставлению потребителям уникальных услуг;

• отысканию новых рыночных ниш;

• привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных ски­
док и услуг.

РОЛЬ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ В ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ

Общие положения

Создание и использование информационной системы для любой организации нацелены на решение следующих задач.

1. Структура информационной системы, ее функциональное назначение должны соот­
ветствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме —
эффективный бизнес; в государственном предприятии — решение социальных и экономи­
ческих задач.

2. Информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься и ис­
пользоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.

3. Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной ин­
формации.

Построение информационной системы можно сравнить с постройкой дома. Кирпичи, гвозди, цемент и прочие материалы, сложенные вместе, не дают дома. Нужны проект, зем­леустройство, строительство и др., чтобы появился дом.

Аналогично для создания и использования информационной системы необходимо сначала понять структуру, функции и политику организации, цели управления и принимае­мых решений, возможности компьютерной технологии. Информационная система является частью организации, а ключевые элементы любой организации — структура и органы уп­равления, стандартные процедуры, персонал, субкультура.

Построение информационной системы должно начинаться с анализа структуры управ­ления организацией.

Структура управления организацией

Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы управ­ления разного уровня. Под управлением понимают обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих функций: организационной, плановой, учетной, анали­за, контрольной, стимулирования. Рассмотрим содержание управленческих функций.

Организационная функция заключается в разработке организационной структу­ры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, лаборато­рии, группы и т.п. с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т.п. Чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории или должностных инструкциях.

Планирование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производ­ства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-иссле­довательской работы и т.д. на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

Учетная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учета показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учет, финансовый учет, управленческий учет и т.п. В общем случае учет можно определить как получение, реги­страцию, накопление, обработку и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах.

Анализ или аналитическая функция связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тен­денций развития и т.д. Выполняется анализ разными специалистами в зависимости от слож­ности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела — ме­неджер этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со специалистом-эконо­мистом.

Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за вы­полнением планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т.п.

Стимулupование или мотивационная функция предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников:

• финансовые стимулы — зарплата, премия, акции, повышение в должности и т.п.;

• психологические стимулы — благодарности, грамоты, звания, степени, доски почета
и т.п.

В последние годы в сфере управления все активнее стали применяться понятие "при­нятие решения" и связанные с этим понятием системы, методы, средства поддержки приня­тия решений.

Принятие решения — акт целенаправленного воздействия на объект управле­ния, основанный на анализе ситуации, определении цели, разработке программы достиже­ния этой цели.

Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня: опера­ционный, функциональный и стратегический.

Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются слож­ностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления тре­буется для ее решения. При этом следует понимать, что более простых задач, требующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество, а значит, и уровень управления для них нужен другой — более низкий, где принимаются ре­шения оперативно. При управлении необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, что позволяет рассматривать управление под углом временного фактора.

На рис. 3.2 отображены три уровня управления, которые соотнесены с такими факто­рами, как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых задач, а также динамика принятия решений по реализации задач.

Рис. 3.2.  Пирамида уровней управления, отражающая возрастание власти, ответственности, сложности и динамику принятия решений

Операционный (нижний) уровень управления обеспечивает решение многократ­но повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной теку­щей информации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объем занимают учетные задачи.

Пример 3.2. Некоторые учетные задачи:

• учет количества проданной продукции;

• учет затрат времени, сырья и материалов при выполнении отдельных производст­
венных операций;

• учет произведенной продукции;

• бухгалтерский учет и т.д.

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уров­не. На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда уда­ется выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т.п. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от мо­мента реализации решений до получения реакции на них.

Пример 3.3. На основании анализа статистических данных по спросу на продукцию, о ценах конкурентов и пр. прогнозируется прибыль и разрабатывается план выпуска продукции на ближайший период (неделю, месяц, квартал). Результаты принимаемых управленческих решений проявляются спустя некоторое время.

Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Поскольку результаты принимаемых решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Прочие функции управления на этом уровне в настоящее время разработаны недостаточно полно. Часто стратегический уровень управления называют стратегическим или дол­госрочным планированием. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время. Могут пройти месяцы или годы. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и опреде­ляется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров.

Пример 3.4. На основании анализа финансового состояния фирмы принимаются ре­шения об увеличении (уменьшении, снятии с продажи) производимой продукции, о привлечении дополнительных работников или об их сокращении.

Персонал организации

Персонал организации — сотрудники разной степени квалификации и уровней уп­равления — от секретарей, выполняющих простейшие типовые операции обработки, до специалистов и менеджеров, принимающих стратегические решения. На рис. 3.3 показано соответствие разных уровней квалификации персонала уровням управления:

Рис. 3.3. Квалификация

персонала по уровням управления

• на верхнем, стратегическом, уровне управления — менеджеры высшего звена ру­ководства организации (глава фирмы и его заместители). Основная их задача —
стратегическое планирование деятельности фирмы на рынке и координация внутри­
фирменной тактики управления;

• на среднем, функциональном, уровне — менеджеры среднего звена и специалисты
(начальники служб, отделов, цехов, начальник смены, участка, научные сотрудники
и т.п.). Основная задача — тактическое управление фирмой при решении основных
функций в заданной сфере деятельности;

• на нижнем, операционном, уровне — исполнители и менеджеры низшего звена (бригадиры, инженеры, ответственные исполнители, мастера, нормировщики, техники, лаборанты и т.п.). Основная задача — оперативное реагирование на изменение
ситуации.

На всех уровнях управления работают как менеджеры, осуществляющие только общие функции, так и менеджеры-специалисты, которые реализуют функции управления в сфере своей компетенции.

Пример 3.5. Главный инженер организации (менеджер-специалист) передал часть своих функций менеджерам среднего уровня, например главному энергетику, главно­му механику, главному электрику, оставив за собой общие функции управления этими службами, не вмешиваясь в их деятельность на оперативном уровне.

Прочие элементы организации

Стандартные процедуры в организации — точно определенные правила выпол­нения заданий в различных ситуациях. Они охватывают все стороны функционирования ор­ганизации, начиная от технологических операций по составлению документов на производимую продукцию и кончая разбором жалоб потребителей.

Субкультура любой организации — совокупность представлений, принципов, типов поведения. Особую роль играет важная ее составляющая — информационная культу­ра специалиста. Это также должно найти отражение в информационной системе.

Пример 3.6. В фирме, предоставляющей туристические услуги, принято следующее правило — клиент обслуживается в порядке очередности. Значит, и информационная система должна обрабатывать и выдавать информацию, анализируя время поступле­ния заявки клиента.

Существует взаимозависимость между стратегией, правилами, процедурами организа­ции и аппаратной, программной, телекоммуникационной частями информационной систе­мы. Поэтому очень важно на этапе внедрения и проектирования информационных систем активное участие менеджеров, определяющих круг предполагаемых для решения проблем, задач и функций по своей предметной области.

Следует заметить также, что информационные системы сами по себе дохода не прино­сят, но могут способствовать его получению. Они могут оказаться дорогими и, если их струк­тура и стратегия использования не были тщательно продуманы, даже бесполезными. Внедрение информационных систем связано с необходимостью автоматизации функций ра­ботников, а значит, способствует их высвобождению. Могут также последовать большие организационные изменения в структуре фирмы, которые, если не учтен человеческий фак­тор и не выбрана правильная социальная и психологическая политика, часто проходят очень трудно и болезненно.

ПРИМЕРЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Информационная система по отысканию рыночных ниш. При покупке товаров в неко­торых фирмах информационная система регистрирует данные о покупателе, что позволяет:

• определять группы покупателей, их состав и запросы, а затем ориентироваться в своей
стратегии на наиболее многочисленную группу;

• посылать потенциальным покупателям различные предложения, рекламу, напоминания;

• предоставлять постоянным покупателям товары и услуги в кредит, со скидкой, с от­срочкой платежей.

Информационные системы, ускоряющие потоки товаров. Предположим, фирма специализируется на поставках продуктов в определенное учреждение, например в больни­цу. Как известно, иметь большие запасы продуктов на складах фирмы очень невыгодно, а не иметь их невозможно. Для того чтобы найти оптимальное решение этой проблемы, фирма устанавливает терминалы в обслуживаемом учреждении и подключает их к инфор­мационной системе. Заказчик прямо с терминала вводит свои пожелания по предоставляе­мому ему каталогу. Эти данные поступают в информационную систему по учету заказов.

Менеджеры, делая выборки по поступившим заказам, принимают оперативные управ­ленческие решения по доставке заказчику нужного товара за короткий промежуток време­ни. Таким образом экономятся огромные деньги на хранение товаров, ускоряется и упрощается поток товаров, отслеживаются потребности покупателей.

Информационные системы по снижению издержек производства. Эти информаци­онные системы, отслеживая все фазы производственного процесса, способствуют улучше­нию управления и контроля, более рациональному планированию и использованию персонала и, как следствие, снижению себестоимости производимой продукции и услуг.

Пример 3.7. Информационная система, установленная в фирме по сдаче автомашин внаем, отслеживает местонахождение, стоимость и техническое состояние парка про­катных машин. Это позволяет минимизировать потери от простоя и пустого прогона для каждой автомашины, перераспределяя предложения согласно спросу.

Информационные системы автоматизации технологии ("менеджмент уступок"). Суть этой технологии состоит в том, что, если доход фирмы остается в рамках рентабель­ности, потребителю делаются разные скидки в зависимости от количества и длительности контрактов. В этом случае потребитель становится заинтересован во взаимодействии с фир­мой, а фирма тем самым привлекает дополнительное число клиентов. Если же клиент не желает взаимодействовать с данной фирмой и переходит на обслуживание к другой, то его затраты могут возрасти из-за потери предоставляемых ему ранее скидок.

Пример 3.8. Информационная система по продаже авиабилетов позволяет проанали­зировать архивные данные за многие годы, оценить перспективы наполнения салона, назначить разумную цену на каждое место, снизить количество непроданных билетов и пр. Она резервирует каждое место на самолет в США за три месяца до полета 1,5 раза, т.е. два места резервируются за тремя пассажирами.

Пример 3.9. Информационная система банка обеспечивает все виды оплат по счетам его клиентов. Она умышленно сделана несовместимой с информационными система­ми других банков. Таким образом, клиент попадает в круг услуг банка, из которого ему трудно выйти. В обмен банк предлагает ему различные скидки и бесплатные

услуги.

3.2. СТРУКТУРА И КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Типы обеспечивающих подсистем

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, назы­ваемых подсистемами.

Подсистема — это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким об­разом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупнос­тью обеспечивающих подсистем (рис. 3.4).

Рис. 3.4.  Структура информационной системы как совокупность обеспечивающих подсистем

Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Информационное обеспечение

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формиро­вании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение — совокупность единой системы класси­фикации и кодирования информации, унифицированных систем документа­ции, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Унифицированные системы документации создаются на государст­венном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель — это обеспе­чение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

• к унифицированным системам документации;

• к унифицированным формам документов различных уровней управления;

• к составу и структуре реквизитов и показателей;

• к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.
Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

• чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

• одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

• работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непо­
средственных задач;

• имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при со­здании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения инфор­мации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования резуль­татной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Пример 3.10. В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привес­ти схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника — от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информа­ции и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

• исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

• классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения инфор­мации по уровням управления (см. рис. 3.2). Следует выявить, какие показатели необходи­мы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Методология построения баз данных базируется на теоретических ос­новах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:

1-й этап — обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью:

• понять специфику и структуру ее деятельности;

• построить схему информационных потоков;

• проанализировать существующую систему документооборота;

• определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (пара­
метров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2-й этап — построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информаци­онно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

• ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

• выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на
различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информаци­онных потоков;

• совершенствование системы документооборота;

• наличие и использование системы классификации и кодирования;

• владение методологией создания концептуальных информационно-логических моде­лей, отражающих взаимосвязь информации;

• создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия совре­менного технического обеспечения.

Техническое обеспечение

Техническое обеспечение — комплекс технических средств, предназна­ченных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средств составляют:

компьютеры любых моделей;

устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

устройства передачи данных и линий связи;

оргтехника и устройства автоматического съема информации;

эксплуатационные материалы и др.

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, ор­ганизация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение. Документацию можно условно разделить на три группы:

• общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;

• специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;

• нормативно-справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому
обеспечению.

К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения (формы использования технических средств): централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров.

Децентрализация технических средств предполагает реализацию функцио­нальных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Перспективным подходом следует считать, по-видимому, частично децент­рализованный подход — организацию технического обеспечения на базе распреде­ленных сетей, состоящих из персональных компьютеров и большой ЭВМ для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.

Математическое и программное обеспечение

Математическое и программное обеспечение — совокупность математи­ческих методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

К средствам математического обеспечения относятся:

•          средства моделирования процессов управления;
•        типовые задачи управления;

•          методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация.

К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы про­грамм, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей ком­пьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность про­грамм, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ПГШ), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.

Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры.

Организационное обеспечение

Организационное обеспечение — совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами
и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной
системы.____________________________________________________________________________

Организационное обеспечение реализует следующие функции:

• анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться
ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;

• подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проек­тирование ИС и технико-экономическое обоснование ее эффективности;

•          разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.
Организационное обеспечение создается по результатам предпроектного обследования на 1-м этапе построения баз данных, с целями которого вы познакомились при рассмот­рении информационного обеспечения.

Правовое обеспечение

Правовое обеспечение — совокупность правовых норм, определяющих со­здание, юридический статус и функционирование информационных сис­тем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

Главной целью правового обеспечения является укрепление законности.

В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государствен­ных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой информационной системы, и ло­кальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы.

Правовое обеспечение этапов разработки информационной системы включает норма­тивные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.

Правовое обеспечение этапов функционирования информационной системы вклю­чает:

• статус информационной системы;

• права, обязанности и ответственность персонала;

• правовые положения отдельных видов процесса управления;

• порядок создания и использования информации и др.

КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПО ПРИЗНАКУ СТРУКТУРИРОВАННОСТИ ЗАДАЧ

Понятие структурированности задач

При создании или при классификации информационных систем неизбежно возникают про­блемы, связанные с формальным — математическим и алгоритмическим описанием решае­мых задач. От степени формализации во многом зависят эффективность работы всей системы, а также уровень автоматизации, определяемый степенью участия человека при принятии решения на основе получаемой информации.

Чем точнее математическое описание задачи, тем выше возможности компьютерной обработки данных и тем меньше степень участия человека в процессе ее решения. Это и оп­ределяет степень автоматизации задачи.

Различают три типа задач, для которых создаются информационные системы: структурированные (формализуемые), неструктурированные (неформализуемые) и частич­но структурированные.

Структурированная (формализуемая) задача — задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними.

Неструктурированная (неформализуемая) задача — задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи.

В структурированной задаче удается выразить ее содержание в форме мате­матической модели, имеющей точный алгоритм решения. Подобные задачи обычно прихо­дится решать многократно, и они носят рутинный характер. Целью использования информационной системы для решения структурированных задач является полная автома­тизация их решения, т. е. сведение роли человека к нулю.

Пример 3.11. В информационной системе необходимо реализовать задачу расчета за­работной платы.

Это структурированная задача, где полностью известен алгоритм решения. Рутинный характер этой задачи определяется тем, что расчеты всех начислений и отчислений весьма просты, но объем их очень велик, так как они должны многократно повторять­ся ежемесячно для всех категорий работающих.

Решение неструктурированных задач из-за невозможности создания матема­тического описания и разработки алгоритма связано с большими трудностями. Возможнос­ти использования здесь информационной системы невелики. Решение в таких случаях принимается человеком из эвристических соображений на основе своего опыта и, возмож­но, косвенной информации из разных источников.

Пример 3.12. Попробуйте формализовать взаимоотношения в вашей студенческой группе. Наверное, вряд ли вы сможете это сделать. Это связано с тем, что для данной задачи существен психологический и социальный факторы, которые очень сложно описать алгоритмически.

Заметим, что в практике работы любой организации существует сравнительно немно­го полностью структурированных или совершенно неструктурированных задач. О большин­стве задач можно сказать, что известна лишь часть их элементов и связей между ними. Такие задачи называются частично структурированными. В этих условиях можно создать информационную систему. Получаемая в ней информация анализируется че­ловеком, который будет играть определяющую роль. Такие информационные системы явля­ются автоматизированными, так как в их функционировании принимает участие человек.

Пример 3.13. Требуется принять решение по устранению ситуации, когда потреб­ность в трудовых ресурсах для выполнения в срок одной из работ комплекса превы­шает их наличие. Пути решения этой задачи могут быть разными, например:

• выделение дополнительного финансирования на увеличение численности рабо­
тающих;

• отнесение срока окончания работы на более позднюю дату и т.д.

Как видно, в данной ситуации информационная система может помочь человеку принять то или иное решение, если снабдит его информацией о ходе выполнения работ по всем необходимым параметрам.

Типы информационных систем, используемые для решения частично структурированных задач

Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач, подразделяются на два вида (рис. 3.5):

• создающие управленческие отчеты и ориентированные главным образом на обработку данных (поиск, сортировку, агрегирование, фильтрацию). Используя сведения, содер­жащиеся в этих отчетах, управляющий принимает решение;

Рис. 3.5.  Классификация информационных систем по признаку структурированности решаемых задач

•          разрабатывающие возможные альтернативы решения. Принятие решения при этом
сводится к выбору одной из предложенных альтернатив.

Информационные системы, создающие управленческие от четы, обес­печивают информационную поддержку пользователя, т.е. предоставляют доступ к инфор­мации в базе данных и ее частичную обработку. Процедуры манипулирования данными в информационной системе должны обеспечивать следующие возможности:

• составление комбинаций данных, получаемых из различных источников;

• быстрое добавление или исключение того или иного источника данных и автоматичес­кое переключение источников при поиске данных;

• управление данными с использованием возможностей систем управления базами данных;

• логическую независимость данных этого типа от других баз данных, входящих в подсистему информационного обеспечения;

•           автоматическое отслеживание потока информации для наполнения баз данных.
Информационные системы, разрабатывающие  альтернативы реше­ний, могут быть модельными или экспертными.

Модельные информационные системы предоставляют пользователю математичес­кие, статистические, финансовые и другие модели, использование которых облегчает выра­ботку и оценку альтернатив решения. Пользователь может получить недостающую ему для принятия решения информацию путем установления диалога с моделью в процессе ее ис­следования.

Основными функциями модельной информационной системы являются:

• возможность работы в среде типовых математических моделей, включая решение ос­новных задач моделирования типа "как сделать, чтобы?", "что будет, если?", анализ
чувствительности и др.;

• достаточно быстрая и адекватная интерпретация результатов моделирования;

• оперативная подготовка и корректировка входных параметров и ограничений модели;

• возможность графического отображения динамики модели;

• возможность объяснения пользователю необходимых шагов формирования и работы
модели.

Экспертные информационные системы обеспечивают выработку и оценку воз­можных альтернатив пользователем за счет создания экспертных систем, связанных с обра­боткой знаний. Экспертная поддержка принимаемых пользователем решений реализуется на двух уровнях.

Работа первого уровня экспертной поддержки исходит из концепции "типовых управленческих решений", в соответствии с которой часто возникающие в процессе управле­ния проблемные ситуации можно свести к некоторым однородным классам управленческих решений, т.е. к некоторому типовому набору альтернатив. Для реализации экспертной под­держки на этом уровне создается информационный фонд хранения и анализа типовых аль­тернатив.

Если возникшая проблемная ситуация не ассоциируется с имеющимися классами ти­повых альтернатив, в работу должен вступать второй уровень экспертной поддержки управленческих решений. Этот уровень генерирует альтернативы на базе имеющихся в ин­формационном фонде данных, правил преобразования и процедур оценки синтезированных альтернатив.

КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПО ФУНКЦИОНАЛЬНОМУ ПРИЗНАКУ И УРОВНЯМ УПРАВЛЕНИЯ

Что означает функциональный признак

Функциональный признак определяет назначение подсистемы, а также ее основ­ные цели, задачи и функции. Структура информационной системы может быть представле­на как совокупность ее функциональных подсистем, а функциональный признак может быть использован при классификации информационных систем.

В хозяйственной практике производственных и коммерческих объектов типовыми ви­дами деятельности, которые определяют функциональный признак классификации инфор­мационных систем, являются: производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая.

Производственная деятельность связана с непосредственным выпуском про­дукции и направлена на создание и внедрение в производство научно-технических нов­шеств.

Mapкетинговая деятельность включает в себя:

• анализ рынка производителей и потребителей выпускаемой продукции, анализ
продаж;

• организацию рекламной кампании по продвижению продукции;

•         рациональную организацию материально-технического снабжения.
Финансовая деятельность связана с организацией контроля и анализа финансо­
вых ресурсов фирмы на основе бухгалтерской, статистической, оперативной информации.

Кадровая деятельность направлена на подбор и расстановку необходимых фирме специалистов, а также ведение служебной документации по различным аспектам.

Указанные направления деятельности определили типовой набор информационных систем:

• производственные системы;

• системы маркетинга;

• финансовые и учетные системы;

• системы кадров (человеческих ресурсов);

•    прочие типы, выполняющие вспомогательные функции в зависимости от специфики

деятельности фирмы.

В крупных фирмах основная информационная система функционального назначения может состоять из нескольких подсистем для выполнения подфункций. Например, произ­водственная информационная система имеет следующие подсистемы: управления запасами, управления производственным процессом, компьютерного инжиниринга и т.д.

Для лучшего понимания функционального назначения информационных систем в табл. 3.2 приведены по каждому рассмотренному выше виду решаемые в них типовые задачи.

Таблица 3.2. Функции информационных систем

Типы информационных систем

Тип информационной системы зависит от того, чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления.

На рис. 3.6 показан один из возможных вариантов классификации информационных систем по функциональному признаку с учетом уровней управления и уровней квалифика­ции персонала (см. подразд. 3.1 и рис. 3.2 и 3.3).

Из рис. 3.6 видно, что чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объем работ, выполняемых специалистом и менеджером с помощью информационной сис­темы. Однако при этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности информа­ционной системы и ее роль в принятии менеджером решений. Любой уровень управления нуждается в информации из всех функциональных систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения.

Основание пирамиды составляют информационные системы, с помощью которых со­трудники-исполнители занимаются операционной обработкой данных, а менеджеры низше­го звена — оперативным управлением. Наверху пирамиды на уровне стратегического управления информационные системы изменяют свою роль и становятся стратегическими, поддерживающими деятельность менеджеров высшего звена по принятию решений в усло­виях плохой структурированности поставленных задач.

Рис. 3.6.  Типы информационных систем

в зависимости от функционального признака

с учетом уровней управления

и квалификации персонала

Информационные системы оперативного (операционного) уровня

Информационная система оперативного уровня поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение ИС на этом уровне — отвечать на запросы о текущем со­стоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этим справляться, информационная система должна быть легкодоступной, непре­рывно действующей и предоставлять точную информацию.

Задачи, цели и источники информации на операционном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы. Решение запрограммировано в соответствии с задан­ным алгоритмом.

Информационная система оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию. Кроме того, система — это основной по­ставщик информации для остальных типов информационных систем в организации, так как содержит и оперативную, и архивную информацию.

Отключение этой ИС привело бы к необратимым негативным последствиям.

Пример 3.14. Информационные системы оперативного уровня:

• бухгалтерская;

• банковских депозитов;

• обработки заказов;

• регистрации авиабилетов;

• выплаты зарплаты и т.д.

Информационные системы специалистов

Информационные системы этого уровня помогают специалистам, работающим с данными, повышают продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. Задача подобных информационных систем — интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов.

По мере того как индустриальное общество трансформируется в информационное, производительность экономики все больше будет зависеть от уровня развития этих систем. Такие системы, особенно в виде рабочих станций и офисных систем, наиболее быстро раз­виваются сегодня в бизнесе.

В этом классе информационных систем можно выделить две группы:

• информационные системы офисной автоматизации;

• информационные системы обработки знаний.

Информационные системы офисной автоматизации вследствие своей про­стоты и многопрофильно активно используются работниками любого организационного уровня. Наиболее часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтеры, сек­ретари, клерки. Основная цель — обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение канцелярского труда.

ИС офисной автоматизации связывают воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками и другими организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, ком­муникации, составление расписаний и т.д. Эти системы выполняют следующие функции:

обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров;

производство высококачественной печатной продукции;

архивация документов;

электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации;

электронная и аудиопочта;                                                 

видео- и телеконференции.

Информационные системы обработки знаний,* том числе и экспертные сис­темы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создании нового продукта. Их работа заключается в создании новой информации и но­вого знания. Так, например, существующие специализированные рабочие станции по инже­нерному и научному проектированию позволяют обеспечить высокий уровень технических разработок.

Информационные системы для менеджеров среднего звена

Информационные системы уровня менеджмента используются работниками среднего уп­равленческого звена для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия реше­ний и администрирования. Основные функции этих информационных систем:

• сравнение текущих показателей с прошлыми;

• составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне;

• обеспечение доступа к архивной информации и т.д.

Некоторые ИС обеспечивают принятие нетривиальных решений. В случае, когда тре­бования к информационному обеспечению определены не строго, они способны отвечать на вопрос: "что будет, если ...?"

На этом уровне можно выделить два типа информационных систем: управленческие (для менеджмента) и системы поддержки принятия решений.

Управленческие ИС имеют крайне небольшие аналитические возможности. Они обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информа­ции о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных опера­ций в фирме и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов. Информация поступает из информационной системы операционного уровня.

Характеристики управленческих информационных систем:

• используются для поддержки принятия решений структурированных и частично
структурированных задач на уровне контроля за операциями;

• ориентированы на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной обстановке;

• опираются на существующие данные и их потоки внутри организации;

• имеют малые аналитические возможности и негибкую структуру.

Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Информацию полу­чают из управленческих и операционных информационных систем. Используют эти систе­мы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики и пр. Например, их рекомендации могут пригодиться при принятии решения покупать или взять оборудование в аренду и пр.

Характеристики систем поддержки принятия решений:

• обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать;

• оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа;

• позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные;

• отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменению условий по несколько раз
в день;

• имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя.

Стратегические информационные системы

Развитие и успех любой организации (фирмы) во многом определяются принятой в ней стратегией. Под стратегией понимается набор методов и средств решения перспек­тивных долгосрочных задач.

В этом контексте можно воспринимать и понятия "стратегический метод", "стратеги­ческое средство", "стратегическая система" и т.п. В настоящее время в связи с переходом к рыночным отношениям вопросу стратегии развития и поведения фирмы стали уделять большое внимание, что способствовало коренному изменению во взглядах на информаци­онные системы. Они стали расцениваться как стратегически важные системы, которые вли­яют на изменение выбора целей фирмы, ее задач, методов, продуктов, услуг, позволяя опередить конкурентов, а также наладить более тесное взаимодействие с потребителями и поставщиками. Появился новый тип информационных систем — стратегический.

Стратегическая информационная система — компьютерная информаци­онная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализа­ции стратегических перспективных целей развития организации.

Известны ситуации, когда новое качество информационных систем заставляло изме­нять не только структуру, но и профиль фирм, содействуя их процветанию. Однако при этом возможно возникновение нежелательной психологической обстановки, связанное с автоматизацией некоторых функций и видов работ, так как это может поставить некоторую часть сотрудников и рабочих под  угрозу сокращения.

Рис. 3.7.  Внешние факторы,

воздействующие на деятельность фирмы

Рассмотрим качество информационной системы как стратегического средства дея­тельности любой организации на примере фирмы, выпускающей продукцию, аналогичную уже имеющейся на потребительском рынке. В этих условиях необходимо выдержать конку­ренцию с другими фирмами. Что может принести использование информационной системы в этой ситуации?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понять взаимосвязь фирмы с ее внешним окру­жением. На рис. 3.7 показано воздействие на фирму внешних факторов:

• конкурентов, проводящих на рынке свою политику;

• покупателей, обладающих разными возможностями по приобретению товаров и услуг;

• поставщиков, которые проводят свою ценовую политику.

Фирма может обеспечить себе конкурентное преимущество, если будет учитывать эти факторы и придерживаться следующих стратегий:

• создание новых товаров и услуг, которые выгодно отличаются от аналогичных;

• отыскание рынков, где товары и услуги фирмы обладают рядом отличительных при­
знаков по сравнению с уже имеющимися там аналогами;

• создание таких связей, которые закрепляют покупателей и поставщиков за данной
фирмой и делают невыгодным обращение к другой;

• снижение стоимости продукции без ущерба качества.

Информационные системы стратегического уровня помогают высшему звену управ­ленцев решать неструктурированные задачи, подобные описанным выше, осуществлять долгосрочное планирование. Основная задача — сравнение происходящих во внешнем ок­ружении изменений с существующим потенциалом фирмы. Они призваны создать общую среду компьютерной и телекоммуникационной поддержки решений в неожиданно возника­ющих ситуациях. Используя самые совершенные программы, эти системы способны в любой момент предоставить информацию из многих источников. Для некоторых стратеги­ческих систем характерны ограниченные аналитические возможности.

На данном организационном уровне ИС играют вспомогательную роль и используют­ся как средство оперативного предоставления менеджеру необходимой информации для принятия решений.

В настоящее время еще не выработана общая концепция построения стратегических информационных систем вследствие многоплановости их использования не только по целям, но и по функциям. Существуют две точки зрения: одна базируется на мнении, что сначала необходимо сформулировать свои цели и стратегии их достижения, а только затем приспосабливать информационную систему к имеющейся стратегии; вторая — на том, что организация использует стратегическую ИС при формулировании целей и стратегическом планировании. По-видимому, рациональным подходом к разработке стратегических инфор­мационных систем будет методология синтеза этих двух точек зрения.

Информационные системы в фирме

В любой фирме желательно иметь несколько локальных ИС разного назначения, которые взаимодействуют между собой и поддерживают управленческие решения на всех уровнях. На рис. 3.8 показан один из таких вариантов. Между локальными ИС организуются связи различного характера и назначения. Одни локальные ИС могут быть связаны с большим ко­личеством работающих в фирме систем и иметь выход во внешнюю среду, другие связаны только с одной или несколькими родственными. Современный подход к организации связи основан на применении локальных внутрифирменных компьютерных сетей с выходом на аналогичную ИС другой фирмы или подразделение корпорации. При этом пользуются ре­сурсами региональных и глобальных сетей.

На основе интеграции ИС разного назначения с помощью компьютерных сетей в фирме создаются корпоративные ИС. Подобные ИС предоставляют пользователю возмож­ность работать как с общефирменной базой данных, так и с локальными базами данных.

Рассмотрим роль корпоративной ИС в фирме относительно формирования стоимости выпускаемой продукции.

Информационные системы в фирме, поддерживая все стадии выпуска продукции, могут предоставлять информацию разной степени подробности для анализа, в результате которого выявляются этапы, где происходит сверхнормативное увеличение стоимости про­дукции. В этом случае может быть выбрана стратегия по уменьшению стоимости продук­ции. Результаты принимаемых мер, в свою очередь, отразятся в информационной системе. Снова можно будет использовать полученную информацию для анализа. И так до тех пор, пока не будет достигнута поставленная цель.

Пример 3.15. Фирма может резко сократить издержки, связанные с хранением сырья и полуфабрикатов, договорившись с поставщиками о ежедневных поставках. Сведе­ния о произведенных поставках будут учтены информационной системой, из которой будет получена информация для принятия решений на соответствующем уровне уп­равления.

Информационная система может иметь наибольший эффект, если фирму рассматри­вать как цепь действий, в результате которых происходит постепенное формирование стои­мости производимых продуктов или услуг. Тогда с помощью информационных систем различного функционального назначения, включенных в эту цепь, можно оказывать влия­ние на стратегию принятия управленческих решений, направленных на увеличение доходов фирмы.

ПРОЧИЕ КЛАССИФИКАЦИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Классификация по степени автоматизации

В зависимости от степени автоматизации информационных процессов в системе управле­ния фирмой информационные системы определяются как ручные, автоматические, автома­тизированные (рис. 3.9).

Ручные ИС характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком. Например, о деятель­ности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС.

Автоматические ИС выполняют все операции по переработке информации без участия человека.

Автоматизupованные ИС предполагают участие в процессе обработки ин­формации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру. В современном толковании в термин "информационная система" вкладывается обязательно понятие автоматизируемой системы.

Автоматизированные ИС, учитывая их широкое использование в организации процес­сов управления, имеют различные модификации и могут быть классифицированы, напри­мер, по характеру использования информации и по сфере применения.

Пример 3.16. Роль бухгалтера в информационной системе по расчету заработной платы заключается в задании исходных данных. Информационная система обрабаты­вает их по заранее известному алгоритму с выдачей результатной информации в виде ведомости, напечатанной на принтере.

Классификация по характеру использования информации

Информационно-поисковые системы (см. рис. 3.9) производят ввод, систематиза­цию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. Например, информационно-поисковая система в библиотеке, в железнодорожных и авиакассах продажи билетов.

Информационно-решающие системы осуществляют все операции перера­ботки информации по определенному алгоритму. Среди них можно провести классифика­цию по степени воздействия выработанной результатной информации на процесс принятия решений и выделить два класса: управляющие и советующие.

Управляющие ИС вырабатывают информацию, на основании которой человек прини­мает решение. Для этих систем характерны тип задач расчетного характера и обработка больших объемов данных. Примером могут служить система оперативного планирования выпуска продукции, система бухгалтерского учета.

Советующие ИС вырабатывают информацию, которая принимается человеком к све­дению и не превращается немедленно в серию конкретных действий. Эти системы облада­ют более высокой степенью интеллекта, так как для них характерна обработка знаний, а не данных.

Пример 3.17. Существуют медицинские информационные системы для постановки диагноза больного и определения предполагаемой процедуры лечения. Врач при ра­боте с подобной системой может принять к сведению полученную информацию, но предложить иное по сравнению с рекомендуемым решение.

Классификация по сфере применения

Информационные системы организационного управления (см. рис. 3.9) предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто любые информа­ционные системы понимают именно в данном толковании. К этому классу относятся ин­формационные системы управления как промышленными фирмами, так и непромышленными объектами: гостиницами, банками, торговыми фирмами и др.

Основными функциями подобных систем являются: оперативный контроль и регули­рование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгал­терский учет, управление сбытом и снабжением и другие экономические и организационные задачи.

ИС управления технологическими процессами (ТП) служат для автоматизации функций производственного персонала. Они широко используются при ор­ганизации поточных линий, изготовлении микросхем, на сборке, для поддержания техноло­гического процесса в металлургической и машиностроительной промышленности.

ИС автоматизированного проектирования (САПР) предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии. Основными функциями подобных систем являются: инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), создание проектной документации, моделирование проектируемых объектов.

Интегрupованные (корпоративныё) ИС используются для автоматиза­ции всех функций фирмы и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта про­дукции. Создание таких систем весьма затруднительно, поскольку требует системного подхода с позиций главной цели, например получения прибыли, завоевания рынка сбыта и т.д. Такой подход может привести к существенным изменениям в самой структуре фирмы, на что может решиться не каждый управляющий.

3.3. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ

Определение информационной технологии

Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, а это не что иное, как процессы. Под процессом следует понимать определенную сово­купность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс должен оп­ределяться выбранной человеком стратегией и реализоваться с помощью совокупности различных средств и методов.

Под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупностью средств и методов обработки, изготовления, изменения со­стояния, свойств, формы сырья или материала. Технология изменяет качество или первона­чальное состояние материи в целях получения материального продукта (рис. 3.10).

Рис. 3.10.  Информационная технология как аналог технологии переработки материальных ресурсов

Информация является одним из ценнейших ресурсов общества наряду с такими тради­ционными материальными видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесс ее переработки по аналогии с процессами переработки материальных ре­сурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо следующее определение.

Информационная технология — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной инфор­мации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Цель технологии материального производства — выпуск продукции, удовлетворяю­щей потребности человека или системы.

Цель информационной технологии — производство информации для ее анализа чело­веком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Известно, что, применяя разные технологии к одному и тому же материальному ресур­су, можно получить разные изделия, продукты. То же самое будет справедливо и для техно­логии переработки информации.

Пример 3.18. Для выполнения контрольной работы по математике каждый студент применяет свою технологию переработки первоначальной информации (исходных данных задач). Информационный продукт (результаты решения задач) будет зависеть от технологии решения, которую выберет студент. Обычно используется ручная ин­формационная технология. Если же воспользоваться компьютерной информационной технологией, способной решать подобные задачи, то информационный продукт будет иметь уже иное качество.

Для сравнения в табл. 3.3 приведены основные компоненты обоих видов технологий. Таблица 3.3. Сопоставление основных компонентов технологий

Новая информационная технология

Информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использо­вания информационных ресурсов общества. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, смена которых определялась главным образом развитием научно-технического прогресса, появлением новых технических средств переработки информации. В современном обществе основным техническим средством технологии переработки ин­формации служит персональный компьютер, который существенно повлиял как на концеп­цию построения и использования технологических процессов, так и на качество результатной информации. Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап разви­тия информационной технологии и, как следствие, изменение ее названия за счет присоеди­нения одного из синонимов: "новая", "компьютерная" или "современная".

Прилагательное "новая" подчеркивает новаторский, а не эволюционный характер этой технологии. Ее внедрение является новаторским актом в том смысле, что она существенно изменяет содержание различных видов деятельности в организациях. В понятие новой ин­формационной технологии включены также коммуникационные технологии, которые обес­печивают передачу информации разными средствами, а именно — телефон, телеграф, телекоммуникации, факс и др. В табл. 3.4 приведены основные характерные черты новой информационной технологии.

Таблица 3.4. Основные характеристики новой информационной технологии

Новая информационная технология — информационная технология с "дружественным" интерфейсом работы пользователя, использующая персо­нальные компьютеры и телекоммуникационные средства.

Прилагательное "компьютерная" подчеркивает, что основным техническим средством ее реализации является компьютер.

Запомните! Три основных принципа новой (компьютерной) ин­формационной технологии:

• интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером;

• интегрированность (стыковка, взаимосвязь) с другими программными продуктами;

• гибкость процесса изменения как данных, так и постановок
задач.

По-видимому, более точным следует считать все же термин нов а я, а не компьютер­ная информационная технология, поскольку он отражает в ее структуре не только техноло­гии, основанные на использовании компьютеров, но и технологии, основанные на других технических средствах, особенно на средствах, обеспечивающих телекоммуникацию.

Примечание. Появившийся сравнительно недавно термин НИХ постепенно на­чинает терять слово "новая", а под информационной технологией начинают по­нимать тот смысл, который вкладывается в НИТ. В дальнейшем изложении мы для простоты опустим прилагательное "новая", придавая ее смысл термину "информационная технология".

Инструментарий информационной технологии

Реализация технологического процесса материального производства осуществляется с по­мощью различных технических средств, к которым относятся: оборудование, станки, ин­струменты, конвейерные линии и т.п.

По аналогии и для информационной технологии должно быть нечто подобное. Такими техническими средствами производства информации будет являться аппаратное, программ­ное и математическое обеспечение этого процесса. С их помощью производится переработ­ка первичной информации в информацию нового качества. Выделим отдельно из этих средств программные продукты и назовем их инструментарием, а для большей четкости можно его конкретизировать, назвав программным инструментарием информационной тех­нологии. Определим это понятие.

Инструментарий информационной технологии — один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа ком­пьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.

В качестве инструментария можно использовать следующие распространенные виды программных продуктов для персонального компьютера: текстовый процессор (редактор), настольные издательские системы, электронные таблицы, системы управления базами дан­ных, электронные записные книжки, электронные календари, информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.), эксперт­ные системы и т.д.

Как соотносятся информационная технология и информационная система

Информационная технология тесно связана с информационными системами, которые явля­ются для нее основной средой. На первый взгляд может показаться, что введенные в учеб­нике определения информационной технологии и системы очень похожи между собой. Однако это не так.

Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентиро­ванных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над дан­ными, хранящимися в компьютерах. Основная цель информационной технологии — в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя информацию.

Информационная система является средой, составляющими элементами которой явля­ются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, раз­личного рода технические и программные средства связи и т.д. Основная цель информационной системы — организация хранения и передачи информации. Информа­ционная система представляет собой человеко-компьютерную систему обработки инфор­мации.

Реализация функций информационной системы невозможна без знания ориентирован­ной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы.

Пример 3.19. Информационная технология работы в среде текстового процессора Word 6.0, который не является информационной системой.

Информационная технология мультимедиа, где с помощью телекоммуникационной связи осуществляются передача и обработка на компьютере изображения и звука.

Таким образом, информационная технология является более емким понятием, отра­жающим современное представление о процессах преобразования информации в ин­формационном обществе. В умелом сочетании двух информационных технологий — управленческой и компьютерной — залог успешной работы информационной системы.

Обобщая все вышесказанное, предлагаем несколько более узкие, нежели введенные ранее, определения информационной системы и технологии, реализованных средствами компьютерной техники.

Информационная технология — совокупность четко определенных целе­направленных действий персонала по переработке информации на ком­пьютере.

Информационная система — человеко-компьютерная система для под­держки принятия решений и производства информационных продуктов, использующая компьютерную информационную технологию.

Составляющие информационной технологии

Используемые в производственной сфере такие технологические понятия, как норма, нор­матив, технологический процесс, технологическая операция и т.п., могут применяться и в информационной технологии. Прежде чем разрабатывать эти понятия в любой технологии, в том числе и в информационной, всегда следует начинать с определения цели. Затем следу­ет попытаться провести структурирование всех предполагаемых действий, приводящих к намеченной цели, и выбрать необходимый программный инструментарий.

На рис. 3.11 технологический процесс переработки информации представлен в виде иерархической структуры по уровням:

1-й уровень — этапы, где реализуются сравнительно длительные технологи­ческие процессы, состоящие из операций и действий последующих уровней.

•                                                Пример 3.20. Как следует понимать этап информационной технологии.

Технология создания шаблона формы документа в среде текстового процессора Word 6.0 состоит из следующих этапов:

• этап 1 — создание постоянной части формы в виде текстов и таблиц;

• этап 2 — создание постоянной части формы в виде кадра, куда затем помещается
рисунок;

• этап 3 — создание переменной части формы;

• этап 4 — защита и сохранение формы.

Рис. 3.11.  Представление информационной технологии в виде иерархической структуры, состоящей из этапов, действий, операций

2-й уровень — операции, в результате выполнения которых будет создан кон­кретный объект в выбранной на 1-м уровне программной среде.

Пример 3.21. Как следует понимать операцию информационной технологии. Рассмотрим этап 2 (см. пример 3.20) технологии создания постоянной части формы документа в виде кадра в среде текстового процессора Word 6.0, который состоит из следующих операций:

• операция 1 — создание кадра;

• операция 2 — настройка кадра;

• операция 3 — внедрение в кадр рисунка.

3-й уровень — действия — совокупность стандартных для каждой про­граммной среды приемов работы, приводящих к выполнению поставленной в соответ­ствующей операции цели. Каждое действие изменяет содержание экрана.

Пример 3.22. Как следует понимать действие информационной технологии. Рассмотрим операцию 3 (см. пример 3.21) — внедрение в кадр рисунка в среде текс­тового процессора Word 6.0, которая состоит из следующих действий:

• действие 1 — установка курсора в кадре;

• действие 2 — выполнение команды ВСТАВКА,Рисунок;

• действие 3 — установка значений параметров в диалоговом окне.

4-й уровень —элементарные операции по управлению мышью и кла­виатурой.

Пример 3.23. Как следует понимать элементарную операцию информационной тех­нологии. Ею может быть: ввод команды, нажатие правой кнопки мыши, выбор пункта меню и т.п.

Вместе с этой лекцией читают "Групповая коммуникация".

Необходимо понимать, что освоение информационной технологии и дальнейшее ее использование должны свестись к тому, что вы должны сначала хорошо овладеть набором элементарных операций, число которых ограничено. Из этого ограниченного числа элемен­тарных операций в разных комбинациях составляется действие, а из действий, также в раз­ных комбинациях, составляются операции, которые определяют тот или иной технологический этап. Совокупность технологических этапов образует технологический процесс (технологию).

Примечание. Технологический процесс необязательно должен состоять из всех уровней, представленных на рис. 3.11. Он может начинаться с любого уровня и не включать, например, этапы или операции, а состоять только из действий. Для реализации этапов технологического процесса могут использоваться раз­ные программные среды.

Информационная технология, как и любая другая, должна отвечать следующим требо­ваниям:

• обеспечивать высокую степень расчленения всего процесса обработки информации на
этапы (фазы), операции, действия;

• включать весь набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели;

• иметь регулярный характер. Этапы, действия, операции технологического процесса
могут быть стандартизированы и унифицированы, что позволит более эффективно
осуществлять целенаправленное управление информационными процессами.