Библиотеки знаний и программы их обработки

         1. Библиотеки знаний и программы их обработки

          Библиотеки знаний хранят разнообразные документы – проекты решений, отчеты о командировках, заметки, характеристики клиентов, сведения о безопасности, календарные планы и программные утилиты.

          Программы обработки знаний обеспечивают доступ ко всем этим документам через внутренний веб-узел компании и обеспечивают каталогизацию информации средствами поисковых систем. Примерами этого в корпорации могут служить электронная библиотека строительной документации, библиотеки по торговым знакам и патентам и т. д.

2. Инструменты совместного использования или редактирования документов

         Программы совместного использования документов позволяют группе сотрудников создавать и редактировать материалы, причем как последовательно, так и одновременно. Члены группы могут находиться в одном городе или на разных континентах. Программы такого рода необходимы при работе над спецификациями или описаниями изделий.

       3. Приложения для управления документооборотом (или проектом)

Программы для документооборота автоматизируют и отслеживают бизнес-процессы в организации. Производственные приложения для сетей Интранет существенно облегчают управление работой над проектами, формирование календарных планов или создание организационных диаграмм.

Мультимедийные возможности технологий Интернета (например, аудио- и видео- потоки или встроенные графические изображения) повышают эффективность приложений для рабочих групп.

3. Приложения для всей организации. КИС.

Рекомендуемые материалы

 В зависимости от организационной структуры компании, приложения для рабочих групп могут применяться для организации в целом. Например, доступным для всех сотрудников может стать каталог, содержащий дискуссионные потоки и файлы проектов. Репозиторий подойдет для контактов с другими компаниями. В нем можно разместить шаблоны и графические изображения для создания внутренних веб-узлов. Некоторые информационные ресурсы можно сделать доступными для всех региональных представителей компании, дочерних подразделений, субподрядчиков и партнеров, находящихся на любом континенте.

Корпоративная информационная система управления производственным предприятием (КИС) позволяет интегрировать управленческий, бухгалтерский и налоговый учет в рамках единой информационной системы. Решение охватывает основные структуры управления и учета на производственном предприятии.

· Управление производством, качеством продукции.

· Управление финансами.

· Управление персоналом.

· Управление отношениями с клиентами.

· Управление продажами.

· Управление закупками.

· Управление складом (запасами).

КИС сама по себе не повышает прибыльность предприятия. Она может повысить эффективность и ускорить процесс обработки данных, может предоставить информацию для принятия решений.

На основе полученной информации руководитель может оперативно корректировать и планировать деятельность предприятия. Он получает возможность увидеть все предприятие изнутри, посмотреть, как функционируют основные системы, где и за счет чего можно минимизировать издержки, что мешает увеличить прибыль. Увеличивают прибыльность эффективные решения на основе этой информации.

Поэтому необходимо не только правильно выбрать и внедрить КИС, но и научиться ее использовать с максимальной отдачей.

Руководство холдингов заинтересовано в консолидации информации, поступающей из филиалов и центральных офисов их предприятий, а также в возможности проведения дистанционного мониторинга состояния всех подразделений.

На практике именно Интранет-технология позволяет создать информационную систему организации на основе уже существующей технической инфраструктуры. Причина заключается как в максимально обобщенном подходе Интранет к потреблению информации, так и в максимально гибких технических методах и подходах, которые лежат в основе Интранет. Преимущество сетевой технологии –  в эволюционном характере ее внедрения, который позволяет добиться практически стопроцентного сохранения сделанных ранее инвестиций. Все сложное и дорогостоящее хозяйство – сети, компьютеры, базы данных, прикладные системы – все сохраняется и активно используется. Ключевыми особенностями Интранет, напрямую связанными с экономическими аспектами деятельности современной организации являются:

· простота и естественность технологии;

· низкий риск и быстрая отдача инвестиций;

· интеграционный и “каталитический” характер технологии;

· эффективное управление и коммуникации в организации.

С появлением персональных компьютеров стало возможным иметь вычислительные и информационные ресурсы на собственном рабочем месте и управлять ими по собственному разумению. Таким образом, система стала распределенной - одна ее часть выполнялась на центральном компьютере, другая - на персональном, который был объединен в сеть с центральным. Появилась исключительно удобная и естественная парадигма клиент-сервер - модель взаимодействия компьютеров и программ в сети. Высокими темпами стали развиваться средства разработки приложений в архитектуре клиент-сервер, которые и сейчас используются для реализации информационных систем.

Однако архитектура клиент-сервер имеет два существенных недостатка, видимых даже при поверхностном анализе.

В системах клиент-сервер тот или иной элемент информационной системы присутствует на компьютере-клиенте. Система “размазана” между клиентами и сервером; сервер порождает данные, а не информацию; клиенты должны интерпретировать данные, преобразуя их в информацию. Система клиент-сервер - это часто система легко уязвимая и плохо администрируемая. Во-первых, такую систему трудно администрировать. Во-вторых, персональные компьютеры сложны в конфигурировании и в поиске неисправностей, на них работают разнородные приложения, что существенно усложняет обслуживание. Предприятие должно содержать значительный штат специалистов, обслуживающих персональные компьютеры.

В системах новой Интранет-архитектуры, которые сконцентрировали и объединили в себе лучшие качества централизованных систем и традиционных систем клиент-сервер полностью снимаются проблемы традиционных систем клиент-сервер. Информационные системы новой Интранет- архитектуры отличаются следующими чертами:

· на сервере информационной системы порождается конечный продукт - информация в форме, предназначенной для представления пользователю (а не полуфабрикат в виде данных);

· для обмена информацией между клиентом и сервером используется протокол открытого стандарта;

· передается клиентам информация в виде, пригодном для восприятия человеком;

· прикладная система сконцентрирована на сервере (на клиентах, кроме программ-навигаторов, ничего нет).

Рабочее место представляет собой простое универсальное устройство. Фактически, это графический терминал для потребления информации - сетевой компьютер, снабженный специализированным программным обеспечением - программой навигации. Вся потребляемая информация порождается на сервере промышленного предприятия. Доступ к информации осуществляется через одну и ту же программу, не требующую локальных данных.

В целом, Интранет затрагивает огромные пласты в управлении информацией и в оптимизации бизнес-процессов в современной организации.

В развитии информационных систем наступает этап миграции к открытым стандартам, на основе которых достигается лучшая функциональность. Становится бессмысленным дальнейшее поддержание предприятием своего прошлого закрытого стандарта в развитии информационной системы.

Приведем лишь часть открытых стандартов, которые сегодня лидируют и фактически стали стандартами де-факто информационных систем:

· управление сетевыми устройствами;

· электронная почта;

· телеконференции;

· информационный сервис;

· справочная служба;

· программирование.

Для подготовки предприятия к реструктуризации управления важны три главных особенности Интранет. Во-первых, новые методы управления информацией и их влияние на бизнес-процессы в современной организации.    Во-вторых, организационно-методологическая и административная сторона новой технологии управления информацией в масштабах промышленного предприятия. В-третьих, вопросы архитектуры, системно-технической инфраструктуры и технологических средств построения систем Интранет на предприятии.

Одно из полезных качеств систем Интранет - облегченное централизованное управление, причем не только серверной частью, но и рабочими местами. Сегодня уже можно говорить о централизованном конфигурировании каждого рабочего места, что намного упрощает и удешевляет администрирование информационной системы.

Концепция универсального клиента приводит естественным образом к появлению в информационной системе предприятия такого средства, как сетевой компьютер. Фактически это новая версия терминала традиционной централизованной информационной системы, компьютер, который будет обеспечивать доступ к информационной системе согласно небольшому набору стандартных протоколов, характерных для сети интернет. На нем выполняется только одна программа - программа-навигатор-браузер.

Интерфейс навигатора, стал новым универсальным средством взаимодействия человека с компьютером, новым интерфейсом рабочего места, вне зависимости от того, с каким программным обеспечением пользователь имеет дело - операционной системой, системами управления базами данных (СУБД) или документами, выполненными в офисных приложениях. В таких системах проще решается и вопрос информационной безопасности. Проблема безопасности сложна в первую очередь не тем, что сложны сами по себе задача и каждая отдельная задача обеспечения информационной безопасности, а тем, что задач много и они исключительно разнообразны. В информационных системах клиент-сервер очень сложно обеспечить комплексное решение с одинаковым уровнем надежности, перекрывающее все прикладные системы. Поскольку в таких системах существуют разнообразные компоненты, разнородные задачи, различные уровни - от системно-технического до прикладного. Переход к технологии Интранет существенно упрощает задачу.

Во-первых, гораздо большая часть ресурсов централизована. Централизованными ресурсами не только легче управлять, но их и легче защищать.

Во-вторых, внешние интерфейсы оказываются унифицированными, стандартными. Способов взаимодействия удаленного рабочего места с центральным сервером оказывается очень немного. Не нужно более заботиться о десятках или даже сотнях приложений на компьютерах-клиентах и для каждого из них решать задачу защиты взаимодействия клиента с сервером. Достаточно обеспечить стандартное решение для одного рабочего места, которое и будет стандартным для всех.

После централизации данных появляется возможность тиражировать их в разные точки промышленного предприятия для того, чтобы решать дополнительные задачи, которые возникают в большой информационной системе с целью повышения производительности и надежности, в первую очередь. Технология тиражирования информации позволяет кардинально решить вопрос о надежности информационной системы за счет дублирования и раздельного хранения важной информации. Вся информация, генерируемая в данной организации, может стать доступной для руководителя (разумеется, в концентрированном и сжатом виде). Для этого нужно только правильно спроектировать и подготовить содержание информационного сервера компьютерной сети промышленного предприятия.

Интранет имеет свойство разрушать коммуникационные барьеры в организации, связанные со структурой организации, со способами ее работы, которые приводят к тому, что информация распространяется очень плохо или медленно и с большими искажениями. Разрушение коммуникационных барьеров - это фактор реального бизнеса, несомненно влияющий на эффективность работы организации.

Внедрение системы Интранет осуществляется в несколько этапов. Первый из них обычно состоит в разработке пилотной версии или какого-либо варианта ограниченной реализации системы. Пилотный проект порождает энтузиазм у его участников и дает опыт, который помогает другим сотрудникам предприятия осознать потенциал и возможности сетевой технологии. После этого предприятие переходит ко второму этапу полномасштабного внедрения Интранет сети. На предприятии устанавливается разумная и поддерживаемая всеми сотрудниками дисциплина работы с информацией. Информация становится доступной непрерывно, в любое время, как только она потребовалась. Близость информации к потребителю, “информация у кончиков пальцев” - это главная причина успеха сетевой технологии Интранет как непременного условия уменьшения трансакционных издержек в процессе последующей реструктуризации управления предприятием.

В целом тенденции развития систем Интранет таковы:

· интеллектуальный сетевой поиск в процессе документооборота на промышленном предприятии;

· высокая интерактивность навигаторов за счет применения передовых компьютерных технологий, что существенно облегчает получение информации;

· превращение интерфейса навигатора в универсальный интерфейс информационной системы предприятия.

Чтобы облегчить и упростить поиск информации в системах Интранет, необходимы интеллектуальные системы сетевого поиска. Как правило, данные поступают из разных источников, из разных компьютеров, расположенных в разных местах сети промышленного предприятия, и вопрос организации поиска информации по всем этим источникам чрезвычайно актуален.

Переход к парадигме “информации, запрашиваемой пользователем” означает не только передачу ответственности за поиск и получение информации. Она требует и перемены отношения к деловой информации. И руководители и сотрудники должны научиться принимать решения на основе признаков и тенденций, определять, когда и где требуется конкретная подробная информация, и быть в состоянии быстро найти ее. При этом следует отказаться от убеждения, что принимающий решения должен владеть абсолютно всей информацией, вне зависимости от ее влияния на наши текущие решения. В быстро меняющейся экономической ситуации, когда количество информации многократно превосходит объемы, которые реально может усвоить отдельный человек, выбор приемлемого решения и движение вперед - более эффективный путь, чем попытки отыскать единственно лучшее в данный момент решение.

Конфликт парадигм в средствах информационных технологий в целом соответствует конфликту между централизованным и распределенным принятием решений. Этот конфликт проявляется в трех классах инструментов: подготовки информации, публикации и координации.

Сетевые информационные технологии обеспечили резкий рывок в электронных коммуникациях благодаря созданию стандарта на формат информации. Стандарт не только позволяет использовать информацию в одинаковом виде на различных компьютерах, но и модифицировать ее при помощи любого инструмента, допускающего редактирование информации в стандартном формате. Это вносит кардинальные изменения в систему документооборота промышленного предприятия, которая становится не только системой документооборота, но и системой управления потоками работ (workflow).

Инструменты координации или управления потоками работ - самый новый тип инструментов сетевой информационной технологии. Надо отметить, что функциональность ранних систем управления потоками работ, основанных на закрытых корпоративных стандартах, была несколько выше функциональности систем, ориентированных на сетевые информационные технологии. Но большинство новых сервисов систем управления потоками работ пришло в системы управления потоками работ из сетевых информационных технологий. Электронная почта и конференции, доски объявлений и группы новостей - все это сервисы интернет, которые оказали существенное влияние на развитие стандартов Интранет на промышленных предприятиях. Поэтому системы, основанные только на закрытых стандартах, уступают в функциональности лучшим их реализациям средствами сетевых информационных технологий в системах Интранет.

Главным отличием систем управления потоками работ от традиционных сетевых информационных технологий до недавнего времени была возможность контролировать процессы и управлять ими. Традиционные системы управления потоками работ представляют собой, как правило, приложения баз данных, в которых для координации деятельности используется разделяемое пространство данных. В каждом из этих подходов есть свои достоинства и недостатки, однако теперь появилась возможность создавать приложения, в основе которых присутствуют оба подхода.

Поскольку разделение данных - суть традиционных систем управления потоками работ, постольку одной из главных проблем таких систем было совместное использование баз данных территориально удаленными друг от друга группами пользователей, применявших для доступа к данным портативные компьютеры.

Стандартным способом решения этой проблемы была репликация - создание идентичных копий баз данных для клиента и сервера, а затем их сравнение и копирование изменений при возникновении возможности. Первоначально каждый из производителей систем управления потоками работ разрабатывал и реализовывал собственную технологию репликации, в основе которой лежали собственные стандарты и базы данных. Позже появились средства, обеспечивающие синхронизацию состояний баз данных клиента и сервера при работе с большинством современных баз данных. Традиционные производители систем управления потоками работ пока продолжают создавать и продавать продукты с централизованным управлением, позиционируя их как свой вклад в Интранет. Однако, на современном этапе развития самым эффективным средством построение системы управления потоками работ в Интранет являются программные средства для поддержки бизнес модели с распределенным управлением и централизованной координацией.

История развития менеджмента во всем мире показала, что внедрение любой управленческой технологии приобретает свою национальную специфику. Внедрение Интранет в российских компаниях не исключение. Специфика российских условий во многом определяется современными тенденциями в экономике. Выделим из них те, которые могут оказать существенное влияние на развитие Интранет в Украине.

1. Процесс приватизации уже определил собственников, у которых появляется реальная потребность в повышении эффективности менеджмента. Однако, в отличие от западного, история российского менеджмента измеряется годами.

2. Явно наметился процесс концентрации капиталов и укрупнения компаний. Рост крупных компаний за счет поглощения мелких и средних приводит к постоянной перестройке систем управления. Нарастают проблемы их управляемости и устойчивости. На первый план выходят задачи полномасштабной интеграции, особенно финансовой и информационной.

3. Возросла потребность крупных российских компаний в иностранных инвестициях для реализации больших проектов.

4. Большинство российских рынков становится конкурентными, что требует от российских компаний переориентации со своих внутренних проблем на проблемы клиентов.

Рассмотрим возможности использования Интранет

Интранет как одна из технологий поддержки управления, может решать как общие задачи управления, так и задачи, специфические для российских предприятий.

· Интранет может быть использован как первый "мягкий" эшелон интеграции крупных компаний. За созданием единого информационного пространства может следовать как финансовая, так и другие уровни интеграции. Эта проблема особенно актуальна для новых быстро развивающихся финансово промышленных групп.

· Использование Интранет позволяет вывести на качественно новый уровень управление большими инвестиционными проектами. Инвестиционный проект становится наблюдаемым для всех его участников, в том числе и для инвесторов. Способность компании создавать и умело вести проектное информационное пространство на базе Интранет-технологии позволяет существенно повысить инвестиционную привлекательность этой компании.

· Быстрое и стихийное развитие информационных систем в российских компаниях привело к созданию в компаниях "зоопарка" аппаратных и программных средств, построенных в основном на базе PC. Большой интеграционный потенциал Интранет-технологии делает реальным решение задачи превращения такого "зоопарка" в единую КИС. Внедрение Интранет позволит не просто сохранить уже сделанные инвестиции в информационные системы, но и заложить серьезную базу для перехода от стихийного к планомерному развитию КИС.

· Критическим фактором эффективности управления стал уровень квалификации среднего управленческого звена. В этом плане Интранет-технологии могут стать средством как внутреннего, так и внешнего удаленного консультирования и обучения. Из высоко квалифицированных специалистов и внешних консультантов в больших компаниях могут формироваться группы, выполняющие роль корпоративных центров компетенции.

Сдерживающие факторы внедрения Интранет:

Наряду с большими возможностями существует ряд факторов, сдерживающих полномасштабное внедрение Интранет-технологии в России.

· Несмотря на бурное развитие рынка Internet-услуг, масштабы его распространения ограничиваются, главным образом, большими промышленно развитыми центрами. Это создает серьезные трудности включения в КИС удаленных от центров предприятий.

· На предприятиях Украины еще очень слабо развита сетевая инфраструктура. Большинство существующих локальных сетей не поддерживает базовый протокол Internet - TCP/IP.

· Качество российского информационного пространства в Интернет пока еще достаточно низко. Информативность большинства внешних Web-серверов низка и основное их содержание можно выразить фразой: "Мы существуем". Это связано с неразвитостью маркетинга в российских компаниях. Насыщенность информацией пока еще не достигла того уровня, когда можно получить экономию за счет использования внешних информационных ресурсов Интернет. Языковый барьер делает недоступным для большинства украинских пользователей богатые возможности мировых англоязычных ресурсов Интернет.

· Существует значительный дефицит знания об опыте мирового менеджмента и возможностях использования информационных систем. Здесь ограничивающим фактором стал уровень развития высшей школы и консалтинга. Если рынок украинского консалтинга сейчас интенсивно развивается, то высшая школа пока еще только начинает выходить из состояния "шока".

Перспективы систем Интранет в управлении бизнесом

В заключение несколько слов о том, к чему сегодня идет эта технология. В целом тенденции развития систем Интранет таковы:

· интеллектуальный сетевой поиск;

· высокая интерактивность навигаторов за счет применения Java-технологии;

· сетевые компьютеры;

"43. Требование безопасности к грузоподъемным машинам и механизмам" - тут тоже много полезного для Вас.

· превращение интерфейса навигатора в универсальный интерфейс с компьютером.

Как правило, данные поступают из разных источников, из разных компьютеров, расположенных в разных местах сети, и вопрос поиска информации по всем этим источникам чрезвычайно актуален.
Развитие технологии Java означает на практике, что от статических экранов, характерных для существующей Web-технологии, мы уже сейчас переходим к динамическим системам, когда на экране мы будем получать тот интерфейс и в той динамике, с которой мы привыкли работать на ПК.
       Интерфейс навигаторов начинает "вытеснять" пользовательский интерфейс операционных систем. Можно констатировать, что процесс в этом направлении стал практически необратимым. Интерфейс, появившийся в навигаторе, становится новой парадигмой взаимодействия человека с компьютером, новым интерфейсом рабочего места, вне зависимости от того, с каким программным обеспечением пользователь имеет дело - операционной системой, СУБД или чем-либо еще.

Многие компании, внедрившие у себя Интернет/Интранет-технологии и не изменившие своих старых форм управления не получили никакого качественного эффекта. В таких компаниях электронная почта осталась продолжением телефона, а Web-сервер просто дополнил доску объявлений. Новая информационная технология часто не эффективна при поддержке старых форм управления. История развития Интранет - яркое тому подтверждение.

Интранет − одна из наиболее бурно развивающихся информационных технологий. Внедрение этой технологии в практику бизнеса значительно активизировали поиски новых форм управления. Одним из самых интенсивно развивающихся направлений менеджмента стало управление знаниями (Knowledge Management), технологической базой которого все больше становится Интранет. С точки зрения информационного обеспечения КИС между Интранет и Knowledge Management не существует четких границ. И не случайно. Эти две области развиваются навстречу друг другу: Интранет − от информационных технологий, а Knowledge Management − от теории и практики управления.

Основная трудность эффективного применения этой технологии заключается в необходимости отхода от старых управленческих стереотипов. Интранет станет находкой для тех компаний, которые ведут свой бизнес в постоянно меняющихся условиях, делают ставку на квалификацию и самостоятельность сотрудников, а также постоянно ищут новые формы своего бизнеса.

Опыт использования Интранета  в западных и отечественных компаниях за последние несколько лет наглядно показал преимущества сетевых технологий такого рода. Внедрение только базовых составляющих Интранет-систем способно вызвать поистине революционные изменения во всех областях бизнеса компании.