🔥 База ответов на ВСЕ тесты по Управление контентом в организации СИНЕРГИЯ 🔥

Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнес-процессом, который он инициирует или в котором он участвует. Например, в системе DIRECTUM можно выбрать согласование документа по регламенту или отправить документ на свободное согласование. Сотрудник подготовил служебную записку на получение средств для закупки необходимых материалов. Предложите, какой вариант маршрута выбрать сотруднику в этом случае и поясните, почему.

При проверке электронной подписи проверяющий должен иметь …

В организации многие сотрудники часто создают один и тот же тип документа, при этом времени на создание документа затрачивается много. Приходится вводить много текста, который повторяется из документа в документ, следить за составом реквизитов, правильностью их оформления. Предложите, как ускорить этот процесс.

Входящие документы образуют три направления движения в организации: руководству организации, руководству структурных подразделений, специалистам. Определите, в каком процентном соотношении распределяются документы по данным направлениям?

Электронная подпись основана на криптографических преобразованиях. В процессе криптографического преобразования при шифровании и расшифровке используются определенные исходные данные. Вам как администратору надо объяснить этот процесс пользователям. Объясните пользователям, какие данные используются в этих процессах.

Процедура проверки электронной подписи состоит из вычисления хеш-значения документа и проверки некоторых соотношений, связывающих хеш-значение документа, подпись под этим документом и открытый ключ подписавшего абонента. Поясните, в какой момент при проверке понадобится открытый ключ электронной подписи.

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. На предприятии разрабатывается много различных инструкций. Относятся ли инструкции к официальным документам?

В ЕСМ-системах имеется возможность работать с маршрутами документов. Маршруты можно заложить в систему или можно их оперативно создавать. Используются свободная и жесткая маршрутизация документов. Сотруднику необходимо согласовать служебную записку на получение средств для покупки необходимых комплектующих. Какой вариант маршрутизации ему стоит выбрать в этом случае?

Корпоративные стандарты в области управления документами и контентом предполагают создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. Директор при утверждении состава документов в области документооборота решил исключить из числа документов инструкцию по делопроизводству, ссылаясь на то, что в Положении о службе документационного обеспечения управления (ДОУ) все прописано. Правильно ли поступает директор? Ответ аргументируйте.

При подсчете объема документооборота учитываются все …

Жизненный цикл контента включает в себя … информации

Различают такие номенклатуры дел, как … номенклатуры

Существует несколько технологий редактирования документов, в частности … редактирование

Управление записями предполагает …

Криптография предполагает наличие таких компонент, как …

При создании маршрута в системе DIRECTUM доступны такие способы согласования, как …

В компании сменился руководитель отдела продаж. Проанализировав ситуацию в отделе, он обнаружил, что документы о продажах хранятся неэффективно. Нельзя быстро найти нужный акт, счет, накладную или отчет за период. Вызвав ответственного сотрудника, новый руководитель отдела продаж отдал распоряжение систематизировать документы по содержанию, выделив две группы – первичные и вторичные (сводные) документы. Как должны быть систематизированы документы о продажах? Ответ аргументируйте.

Подписание документа электронной подписью (ЭП) производится с помощью закрытого ключа. Эта процедура включает следующие операции: считывание документа, создание хеш-функции, шифрование хеш-функции, создание ЭП, соединение подписи с документом. Поясните, на каком из этих этапов должен использоваться закрытый ключ ЭП.

Вы, уже сейчас работая в компании и обучаясь в университете, создаете большое количество разных документов. Документы могут быть классифицированы по различным признакам, в том числе по содержанию – на первичные и вторичные. Обоснуйте, к какому классу документов относятся рефераты.

Основной структурной единицей форматированного документа при распознавании считается … документа

Для хранения документов в большинстве ЕСМ-систем используется хранилище данных, которое состоит из логических компонентов, в частности, из: хранилища атрибутов документов (карточек); хранилища документов; сервисов полнотекстовой индексации. Часто используется также название «архив документов». Что включает в себя архив документов?

… – это средство для выработки подписи

В числе основных направлений совершенствования документации –…

… документа – это документ, который содержит разнообразную информацию о стилях и стандартных текстах, макросах и многое другое

Система электронного документооборота, внедренная в компании, позволяет автоматизировать многие операции по обработки документов. Например, при поступлении электронного документа в компанию он должен быть зарегистрирован, для этого с документа считываются необходимые реквизиты и заносятся в регистрационную карточку автоматически. При этом система должна найти эти реквизиты на документе и распознать их. Поясните, какая технология применяется для обеспечения этих действий.

В любой компании обязательно проводится контроль за исполнением документов. Существует два вида контроля: контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Имеется небольшая компания, в составе которой есть руководитель, секретарь и 15 исполнителей. Как в данном случае организовать контроль за исполнением документов? Поясните, что представляют собой контроль по существу и контроль за сроками исполнения?

… документ – это документ, в котором информация представлена в электронно- цифровой форме

По отношению к управленческому объекту выделяют … документопотоки

Стандарт ГОСТ Р 53898-2013 устанавливает такие элементы электронного сообщения, как …

При совместном редактировании могут использоваться такие подходы к редактированию, как … редактирование

При регистрации документа в компании заполняется регистрационная карточка, в которую заносятся основные реквизиты документа. В карточке входящего документа присутствуют поля: Дата получения, Входящий номер, Дата документа, № документа. Поясните, чем отличаются эти поля и когда они заполняются.

Цель контроля состоит в …

Регистрация – это …

Выделяют такие формы регистрации документов, как … регистрация

Установите соответствие между названиями эксплуатационных свойств документа и их описанием:

1. Долговечность
2. Способность противостоять различным воздействиям
3. Прочность
4. способность документа сохранять стабильными свой химический состав и физические свойства в течение многолетнего хранения
5. свойство документа не реагировать на механические, световые, электромагнитные, биологические и неблагоприятные факторы окружающей среды
6. свойство документа сопротивляться разрушению под действием напряжений, вызванных внешними силами

Делегирование прав доступа используется …

… – это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии что у этих данных общий источник и общий приемник

Всякий документ может иметь установленные для него права доступа на …

Жизненный цикл … складывается из сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации

Установите соответствие между общими функциями документов и их описанием:

1. Информационная функция
2. Коммуникативная функция
3. Социально-культурная функция
4. фиксация, хранение и передача информации
5. обмен информацией
6. передача традиции и системы ценностей

Главное правило организации электронного документооборота – это …

Для работы в системе электронного документооборота каждый пользователь имеет логин и пароль. Вводя логин при входе в систему, пользователь подтверждает свою личность. Затем пользователя проверяют с помощью пароля. Если все верно, то пользователь может пользоваться своими правами для работы с документами. Всякий документ может иметь установленные для него права доступа на регистрацию, просмотр, изменение, удаление, а также полные права. Определите, какие права по работе с документами нужно выделить секретарю руководителя?

… – это конкретное секретное состояние некоторых параметров алгоритма криптографического преобразования данных

… – это любой вид информации, который составляет содержание информационного ресурса

… – это материальный объект, являющийся носителем определенной информации и предназначенный для ее передачи во времени и пространстве

… – это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления

… – это способность подтвердить личность пользователя

дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

В состав информационно-справочных документов …

Группы доступа необходимы …

Длина ключа, согласно ГОСТ 28147-89, равна … бит

К специальным функциям документов относятся такие функции, как …

К основным видам срокового контроля относят … контроль

Установите соответствие между специальными функциями документов и их описанием:

1. Организационная функция
2. Управленческая функция
3. Обучающая функция
4. установка правовых отношений
5. принятие решений
6. передача знаний между людьми и поколениями

Установите соответствие между операциями и действиями, производимыми в процессе этих операций:

1. Распознавание и ввод данных
2. Подготовка документа к сканированию
3. Рассылка документов
4. настройка полей ввода документа и индексация базы данных
5. предварительная обработка изображений
6. создание списка адресатов

Установите соответствие между названиями информативных свойств документа и их описанием:

1. Актуальность
2. Достоверность
3. Полнота
4. необходимая степень современности информации по отношению к решаемой проблеме
5. способность информации без искажений отражать состояние исследуемого объекта или процесса
6. содержание информации должно обеспечивать как необходимые, так и достаточные условия для принятия решения

Установите соответствие между классификационными типами документов и их описанием:

1. Бумажные документы
2. Личные документы
3. Первичные документы
4. документы, при создании которых знаки письма наносятся на бумажный носитель от руки, полиграфическим или другим способом
5. документы, созданные физическим лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей
6. документы, в которых зафиксированы исходные данные

Система документации определяется как …

Регистрация документов преследует определенные цели, такие как …

В последнее время в компании сильно вырос объем документов. Чтобы повысить эффективность контроля исполнения документов, в компании был создан отдел контроля, в функции которого входит проведение текущего, предупредительного и итогового контроля. Какие разъяснения необходимо дать сотрудникам отдела о том, как проводится предупредительный и текущий контроль?

Главное правило организации электронного документооборота – это …

Компания, работающая в сфере продаж, имеет много партнеров. Деловая деятельность компании сопровождается большим количеством исходящих документов, в числе которых – много видов писем. Для ускорения работы по созданию исходящих писем было решено создать бланк письма. В компании уже имеется общий бланк, который можно использовать для этой цели, взяв его за основу. Какие дополнительные реквизиты нужно добавить на бланк, для чего они нужны и где они должны быть расположены?

К общим функциям документов относят …