Тема 1 2 Общие вопросы конструирования (Конспект лекций ОКТРЭС), страница 9

Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов, в их57число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (отправке за пределы предприятия), к примерудокументы, переданные предприятию во временное пользование.Документооборот предприятия и его основные компоненты представлены нарис. 1.1.Отметим также, что организация эффективного документооборота является одной из важнейших задач деятельности службы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) предприятия, функционирующей на правах самостоятельногоструктурного подразделения.

В рамках решения указанной задачи служба ДОУ с учетом специфики деятельности предприятия и на основе имеющихся в его распоряжении организационных и материальных возможностей осуществляет управление документационными потоками, а также их оптимизацию.ВходящиеВнутренниедокументыдокументыВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЯИсходящие документыВНЕШНИЙДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЯРис. 1.1. Документооборот предприятия и его основные компонентыПоследняя, в свою очередь, достигается правильной организацией работы структурных подразделений (должностных лиц) предприятия с входящими, внутренними иисходящими документами.

Соответственно, более тщательного рассмотрения заслуживают в этой связи содержание и специфика каждого из перечисленных документационных потоков.Работа с входящими документами, поступающими на предприятие из-за его пределов, предполагает:а)доставку и прием документов;б)первичную обработку документов;в)предварительное рассмотрение документов;г)рассмотрение документов руководством предприятия;д)передачу на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям);е)осуществление контроля за исполнением документов;ж)прием исполненного документа, его помещение в дело;з)последующее хранение и работу с документами (до передачи ихв архив или на уничтожение).Рассмотрим особенности работы с входящими документами в соответствиис перечисленными этапами.Доставка документов на предприятие, как правило, осуществляется курьерами в почтовом отделении по месту расположения предприятия (за исключениемдокументов, поступающих непосредственно на предприятие по техническим каналам связи). Прием входящей деловой корреспонденции от курьера произво-58дится уполномоченным сотрудником службы ДОУ.Последующая первичная обработка входящей деловой корреспонденциивключает:• проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции;• проверку правильности ее адресования;• вскрытие конвертов (упаковки посылок, бандеролей) 2;• распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую;• простановку штампов с отметкой «Входящий № >> на документах, подлежащихрегистрации (учет документов);• заполнение регистрационных карточек (журналов, книг и т.

п.)(регистрация документов).После этого зарегистрированная деловая корреспонденция передается на предварительное рассмотрение.По результатам предварительного рассмотрения в службе ДОУ уполномоченным сотрудником принимается решение о направлении документов непосредственноответственным исполнителям (должностным лицам и структурным подразделениям,указанным в адресных данных), или руководителю предприятия для оформления соответствующей резолюции.Отметим, что на рассмотрение руководства предприятия обычно передаются вседокументы, полученные от вышестоящих органов управления и (или) содержащиеинформацию по принципиальным вопросам деятельности предприятия, а потому требующие решения руководителя.По результатам предварительного рассмотрения часть документов установленным порядком передается соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия. Другая их часть направляется, как правило через секретариат,на рассмотрение руководителю предприятия для принятия и оформления (в виде резолюции) решения о порядке и сроках исполнения указанных документов.Обработка и передача документов ответственным исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день (при поступлении документов в нерабочее время).

При необходимости безотлагательного(оперативного) исполнения поступившего документа допускается ознакомление ответственного исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководствомпредприятия.После регистрации содержания резолюций и постановки документов, подлежащихисполнению, на контроль последние также передаются должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия.Отметим, что документы, которые адресованы для исполнения несколькимдолжностным лицам (структурным подразделениям), передаются им поочередно илиодновременно в копиях. При этом подлинник документа передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.Следующим этапом является прием исполненных документов и помещение их вдела. Исполненные документы принимаются от должностных лиц (структурных подразделений) предприятия для помещения в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.59Исполненный документ должен быть снабжен соответствующей отметкой заподписью ответственного исполнителя.

Помещение документа в дело осуществляетсявручную или с использованием средств механизации труда. В последнем случае документ помещается (подшивается на 4 прокола) в обложку дела с применением прошивочной машины. Последующее хранение и работа с документом до передачи последнего в архив или на уничтожение производится исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.Работа с исходящими документами, отправляемыми за пределы предприятия,предполагает:а)проверку правильности оформления и прием документов от ответственныхисполнителей;б)регистрацию документов;в)подготовку документов к отправке;г)передачу подготовленных к отправке документов в экспедиционную группу;д)помещение контрольных экземпляров документов в дела;е)последующее хранение и работу с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение).Рассмотрим особенности работы с исходящими документами в соответствии с перечисленными этапами.Подготовка к отправке и отправка исходящих документов осуществляются всоответствии с Почтовыми правилами Министерства связи РФ.

Документы, поступающие в службу ДОУ для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот жедень, но не позднее следующего рабочего дня.Указанная работа начинается с проверки правильности оформления и приемадокументов от ответственных исполнителей уполномоченными сотрудниками службыДОУ. Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными (служба ДОУ не несет ответственности за содержание документа).Это означает, что исходящий документ должен:а)иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;б)быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;в)иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в томслучае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе;г)вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольныйэкземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;д)иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа в четыре и более адресов;е)в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового от правления(за исключением простых отправлений).Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию.

Регистрация производится путем простановки штампа «Исходящий № » и внесения справочных данных о документе в соответствующий журнал(книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный60лист (письмо). Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документовментовпо поадресамадресамназначенияназначенияи видами почтовыхвидам почтовыхотправлений,отправлений,после чегопослепередаютсячегодля подготовки к отправке.Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возвратуответственному исполнителю для устранения недостатков, препятствующих отправке.Подготовка документов к отправке включает:♦ проставление на конвертах (наклейках на упаковке) адресных данных;♦ фальцовку (сложение путем перегиба) документов;♦ вложение документов в конверты (упаковки);♦ заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой оплаты) конвертов.Для передачи подготовленных к отправке документов в экспедицию уполномоченными сотрудниками службы ДОУ предварительно составляются описи (реестры) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию.

Принятая по описи деловая корреспонденция упаковывается сотрудниками экспедиции втранспортировочную тару (ящики, короба, портфели и пр.), после чего доставляется впочтовое отделение установленным порядком (пешком или на автомашине). После отправки деловой корреспонденции сотрудники отдела делопроизводства помещаютконтрольные экземпляры исходящих документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.Последующее хранение и работа с контрольными экземплярами исходящихдокументов до передачи их в архив или на уничтожение производятся исходя из практической потребности в документах и с учетом их исторической (научной и иной) ценности.Работа с внутренними документами, разрабатываемыми должностными лицами(структурными подразделениями) предприятия в целях обеспечения управленческихрешений и действий внутреннего характера, предполагает:а)подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;б)редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;в)согласование уточненного варианта текста документа;г)оформление окончательного варианта текста документа;д)утверждение (подписание) документа;е)регистрацию документа;ж) тиражирование документа;з) передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам(структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;и) помещение контрольного экземпляра документа в дело;к) последующее хранение и работу с документом (до передачи его в архив илина уничтожение).Рассмотрим особенности работы с внутренними документами в соответствии с перечисленными этапами.Подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа производится сотрудником, ответственным за его исполнение:а)по распоряжению (указанию) должностного лица предприятия, которомуподчинен данный сотрудник;61б)в инициативном порядке;в)во исполнение ранее полученного документа.При подготовке чернового варианта текста документа ответственный исполнитель определяет общий порядок исполнения и, исходя из этого, распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над проектом документа.

Для подготовки предварительного варианта текста используются:а)типовые (унифицированные) тексты, разработанные на предприятии дляподготовки данного вида документов;б)материалы деловой переписки по вопросу, составляющему предмет (тему)документа;в)положения законодательства РФ, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющейпредмет (тему) документа, в правовом отношении;г)требования руководящих документов, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в организационном отношении.Подготовку предварительного варианта текста документа целесообразно осуществлять на персональном компьютере (ПК), оснащенном дисководом для чтения дискет3,5 (А) и устройством вывода (принтером).