ГОСТ 6.10.4-84 Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники (ГОСТ 34.602-89 Техническое задание на создание автоматизированной системы)

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССРУНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИПРИДАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫДОКУМЕНТАМ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ ИМАШИНОГРАММЕ, СОЗДАВАЕМЫМСРЕДСТВАМИ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯГОСТ 6.10.4-84Издание официальноеГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАММоскваГОСТ 6.10.4-84РАЗРАБОТАН Государственным комитетом СССР по стандартамГосударственным комитетом СССР по науке и техникеМинистерством юстиции СССРГоспланом СССРЦСУ СССРМинистерством финансов СССРГлавархивом при Совете Министров СССРМинистерством приборостроения, средств автоматизации и системуправления.ИСПОЛНИТЕЛИА.А. Саков, В.А.

Архипов, Э.Р. Исеева, Г.Б. Цыбышева, В.П. Лавров,Ю.А. Михеев, Г.В. Храмов, Ю.Н. Наусед, И.Н. Кузнецов, А.Б. Венгеров,И.Д. Тиновицкая, Л.Н. Куцев, Н.К. Голубев, В.В. Морозов, Я.Л. Ципис,С.М. Малаев, Г.П. Тиханов, Г.В. Литвинов, В.В. Семенов, С.А.Вяльсова, А.И. Чугунов, А.Н. Сокова, В.М. Жигунов, А.В. Пшенко,Ю.А. Косульников, В.И. ГольдштейнВНЕСЕН Управлением планирования, координации, внедрения иведения ОК ТЭИНачальник Управления В.С. КривцовУТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ ПостановлениемГосударственного комитета СССР по стандартам от 9 октября 1984 г. № 35492ГОСТ 6.10.4-84УДК 65.011.56:002:006.354ОКСТУ 0006Группа Т52ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССРУнифицированные системы документацииПРИДАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ ДОКУМЕНТАМ НАМАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЕ,СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙТЕХНИКИГОСТ6.10.4-84Основные положенияUnified systems of documentation. Conferment of legal force todocuments on software and machinogramme created by computers.GeneralПостановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 9октября 1984 г.

№ 3549 срок введения установленс 01.07.87Настоящий стандарт устанавливает требования к составу и содержаниюреквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе имашинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, а такжепорядок внесения изменений в эти документы.Настоящий стандарт обязателен для всех предприятий, организаций иучреждений (далее-организаций), осуществляющих информационный обмендокументами на машинном носителе и машинограммами.На основе настоящего стандарта могут быть разработаны отраслевыестандарты и стандарты предприятий с учетом особенностей применениядокументов на машинном носителе и машинограммы как между организациями,так и при использовании непосредственно в организации.Издание официальноеПерепечатка воспрещена©Издательство стандартов, 19853ГОСТ 6.10.4-841.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1.1. Документ на машинном носителе должен быть записан, изготовлен иразмечен в соответствии с требованиями ГОСТ 12065-74, ГОСТ 20598-80, ГОСТ8303-76, ГОСТ 25752-83, ГОСТ 25764-83, ГОСТ 6.10.1-80, ГОСТ 6.10.2-83, ГОСТ6.10.3-83, ГОСТ 2.003-77, ГОСТ 2.031-77 – ГОСТ 2.034-77, ГОСТ 19767-74, ГОСТ19768-74, а информация закодирована в соответствии с общесоюзнымиклассификаторами технико-экономической информации. При отсутствии вобщесоюзных классификаторах необходимой информации допускаетсяприменять коды зарегистрированных межотраслевых и отраслевыхклассификаторов.1.2.

Машинограмма должна быть создана с учетом требованийгосударственных стандартов на унифицированные системы документации.1.3. Документ на машинном носителе и машинограмму следует применятьтолько при наличии соответствующих решений министерств, ведомств.1.4. Транспортирование (передача, пересылка и т.д.) документа намашинном носителе и машинограммы должно осуществляться ссопроводительным письмом, оформленным по ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.Образец сопроводительного письма приведен в справочном приложении.1.5.

Документ на машинном носителе и машинограмма приобретаютюридическую силу после выполнения требований настоящего стандарта иподписания сопроводительного письма.1.6. Запись документа на машинном носителе и создание машинограммыдолжны производиться на основе данных, зафиксированных в исходных(первичных) документах, полученных по каналам связи от автоматическихрегистрирующих устройств или в процессе автоматизированного решения задач.1.7. По требованию организации-пользователя для визуального контролядокумента, созданного на машинном носителе, преобразуют его вчеловекочитаемую форму различными техническими средствами отображенияданных (дисплеи, печатающие устройства и др.).2.

ТРЕБОВАНИЯ К РЕКВИЗИТАМ ДОКУМЕНТОВ НА МАШИННОМНОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММАМ, СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ2.1. Документ на машинном носителе или машинограмма должнысодержать следующие обязательные реквизиты:4ГОСТ 6.10.4-84наименование организации-создателя документа;местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес;наименование документа;дату изготовления документа;код лица, ответственного за правильность изготовления документа намашинном носителе или машинограммы или, как правило, код лица,утвердившего документ.Примечание. По решению министерств и ведомств допускаетсяиспользовать для отдельных документов на машинном носителе илимашинограмме дополнительные реквизиты (номер телефона, телетайпа,должность и фамилия лица, имеющего право удостоверять записанный намашинном носителе документ и машинограмму и др.), отражающие спецификусоздания, использования и передачи этих документов.2.2.

Обязательные реквизиты документа на машинном носителе следуетразмещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит.2.3. Обязательные реквизиты машинограммы следует печатать и размещатьв соответствии с требованиями государственных стандартов на унифицированныесистемы документации.2.4.

Реквизит «Наименование организации – создателя документа» долженбыть записан в следующем виде: идентификационный код по Общесоюзномуклассификатору предприятий и организаций (ОКПО)* и наименованиеорганизации. Допускается применять установленные сокращенные наименования.Для организаций, не обладающих правами юридического лица, следуетуказывать код по ОКПО той организации, которой они подчинены.2.5. Реквизит «Местонахождение организации – создателя документа»должен быть записан в следующем виде: идентификационный код поОбщесоюзному классификатору «Система обозначения объектовадминистративно-территориального деления Союза ССР и союзных республик, атакже населенных пунктов» (СОАТО) и наименование населенного пункта, гденаходится организация.--------------------------------5ГОСТ 6.10.4-84* Данный реквизит должен быть увязан с требованиями ГОСТ 6.38-72 иГОСТ 6.39-72.2.6. Реквизит «Наименование документа» должен быть записан вследующем виде: идентификационный код и наименование формы документа поОбщесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД) длядокументов общесоюзного назначения или отраслевому (ведомственному),республиканскому классификатору управленческой документации – дляотраслевых (ведомственных), республиканских форм документов.2.7.

Реквизит «Дата изготовления документа» должен быть записан всоответствии с требованиями ГОСТ 6.38-72 и указано время записи документа,позволяющее идентифицировать ее с машинным протоколом.2.8. Реквизит «Код лица, ответственного за правильность изготовлениядокумета на машинном носителе или машинограммы» или «Код лица,утвердившего документ» должен быть записан в следующем виде:идентификационный код и должность, фамилия лица, ответственного заправильность изготовления документа на машинном носителе илимашинограммы, или лица, утвердившего документ. Принадлежность кодаконкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации – создателедокумента на машинном носителе или изготовившей машинограмму, а такжедолжны быть созданы технические, программные средства и организационныеусловия, исключающие возможность пользования чужими кодами.2.9. Организации, подпадающие под действие специальных положений,должны указывать реквизиты, предусмотренные в пп.

2.4; 2.5 в соответствии справилами этих положений.2.10. Порядок отбора, приема на хранение и выдачи потребителямдокументов на машинном носителе и машинограммы, их аннулирования иуничтожения устанавливают министерства и ведомства.3. ПОДЛИННИКИ, ДУБЛИКАТЫ, КОПИИ ДОКУМЕНТА НАМАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЫ3.1. Подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе имашинограммы, полученные стандартными программными средствами данноговычислительного комплекса, имеют одинаковую юридическую силу, если ониоформлены в соответствии с требованиями настоящего стандарта.3.2.

Подлинником документа на машинном носителе является первая повремени запись документа на машинном носителе и содержащая указание, чтоэтот документ является подлинником.6ГОСТ 6.10.4-84Подлинником машинограммы является первый по времени напечатанныйсредствами вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителеи содержащий указание, что этот документ является подлинником.3.3. Дубликатами документа на машинном носителе являются все болеепоздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинномносителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.Дубликатами машинограммы являются все более поздние по времени,аутентичные по содержанию распечатки на бумажном носителе, содержащиеуказание, что являются дубликатами.3.4.

Копиями документа на машинном носителе или машинограммыявляются документы, переписанные с подлинника или дубликата на машинномносителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные посодержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты,содержащиеся в подлиннике документа на машинном носителе илимашинограммы.На машинограмме, являющейся копией документа на машинном носителе,дополнительно должны быть штамп или печать организации, осуществившейпреобразование документа в человекочитаемую форму, удостоверительнаянадпись и соответствующие подписи.4. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОКУМЕНТ НАМАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММУ4.1. Изменение подлинника документа на машинном носителе можетпроизводить только организация – создатель документа с обязательнойрегистрацией содержания и основания изменений и лица, ответственного запроизведенные изменения.Регистрацию изменений осуществляет организация – создатель записидокумента.4.2.

Если в подлинник машинограммы вносят изменения, то на ней должныбыть указаны основания изменений, дата, время их внесения, должность иподпись должностного лица, сделавшего изменения, и ее расшифровка.4.3. Организация – создатель подлинника документа на машинном носителеили машинограммы обязана известить организации – пользователи документа овсех изменениях направлением сопроводительного письма, включающегоинформацию об изменениях и содержащего наряду с указанием обязательныхреквизитов согласно п. 2.1 следующие сведения:7ГОСТ 6.10.4-84содержание изменений;указание на основание изменений;время внесения изменений;подпись должностного лица.При необходимости в сопроводительном письме может быть проставленштамп или печать организации, создавшей подлинник документа на машинномносителе или машинограмму.4.4.

Изменения в дубликат (копию) документа на машинном носителе илимашинограммы, находящихся у пользователя, вносят только на основанииизвещения организации – создателя документа на машинном носителе илимашинограммы.4.5. Измененный подлинник документа, а также дубликат и копииизмененного документа сохраняют юридическую силу, если изменения внесены ссоблюдением требований настоящего стандарта.8ГОСТ 6.10.4-84ПРИЛОЖЕНИЕСправочноеОБРАЗЕЦ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМАРеквизиты организации – создателяГриф ограничениядокумента на машинном носителе илидоступа к документумашинограммыЗаголовок к текстуАдресатВ соответствии с договором от 25.12.84 направляю Вам документы намашинных носителях, включающие следующие сведения:Заводской номермагнитной лентыСерийный номертома195 15734559У67890Выпуск продукции295 12356789Р01234Реализация395 14567385Т15168Транспортировка№п/п.СодержаниетомаПриложение: магнитная лента – 3.Наименование должностиЛичная подписьРасшифровка подписиПримечание.

Сопроводительное письмо оформляют на бланке организациив соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.9ГОСТ 6.10.4-84Редактор Р.Ф.ФедедороваТехнический редактор Н.С. ГришановаКорректор И.Л.АсауловаСдано в набор 21.11.84 Подп. В печ. 17.01.85 0,5 усл. Кр.-отт. 0,42 уч.-изд. Л.Тираж 30 000Цена 3 копОрдена «Знака Почета» Издательство стандартов, 123, Москва, ГСП, Новопресненский пер.,3Тип. « Московский печатник», Москва, Лялин пер., 6. Зак. 116210.