Глава_2 (Учебник по Outlook), страница 3

указаны все адреса электронной почты, тема, введен текст, при необходимости добавлены вложения и указаны параметры, щелкнитекнопку Отправитьокна сообщения. Оно автоматически закроется в под-тверждение правильности выполняемых действий, и письмо будет отослано.Подготовка ответного сообщенияДля ответа на ранее полученное сообщение выделите его в области содержимого ищелкните кнопку Ответитьокна Outlook 2003.

Если сообщение открыто вотдельном окне, подайте команду Действие Ö Ответить или воспользуйтесь аналогичной кнопкой окна сообщения.27На экране появится новое окно, в котором уже содержится некоторая информация. Обратите внимание, что тема ответного сообщения соответствует теме исходного с добавлением приставки RE13:По умолчанию текст исходного сообщения включается в ответное письмо, но вы можете выбрать другой вариант.Для этого в окне программы подайте команду Сервис Ö Параметры, на вкладкеНастройки щелкните кнопку Параметры почты и в поле При ответе на сообщение диалогового окна Параметрыэлектронной почты выберите наиболееподходящий пункт из списка.Ответное сообщение по умолчанию подготавливается в том же формате, что и исходное, чтобы дать возможность вашему корреспонденту получить письмо в наиболееудобном для его почтовой системы виде.Если по каким–то причинам нужно изменить формат, воспользуйтесь кнопкой Форматсообщенияв окне ответного письма14.Если текст исходного сообщения включен в ответное, то рекомендуется не удалять его,а размещать свой ответ, например, над ним, чтобы напомнить детали переписки.

По13От английского Reply – ответ.Если Microsoft Word не подключен в качестве редактора сообщений, то выберите нужный вам формат вменю Вид.1428умолчанию, для текста ответных сообщений установлен шрифт Arial 10 пунктов синий,что позволяет легко отличить его в письме от текста исходного сообщения.Вы можете установить любое шрифтовое оформление текста всех ответныхсообщений с помощью кнопки Выбрать шрифт, расположенной справа отполя При ответе и пересылке в диалоговом окне Шрифты.Для его вызова в окне Outlook 2003 подайте команду Сервис Ö Параметры и щелкните кнопку Шрифты на вкладке Сообщение.Изменить шрифт отдельного письма позволяют соответствующие кнопки панели инструментов Форматирование или команды меню Формат окна сообщения.Комментарии также можно размещать непосредственно в тексте исходного письма.Для их зрительного выделения используется автоматически появляющаяся пометка.29По умолчанию в Outlook 2003 эта возможность отключена.

Чтобы ее активизировать,подайте в окне программы команду Сервис Ö Параметры и на вкладке Настройкищелкните кнопку Параметры почты. Затем в окне Параметры электронной почтыустановите флажок Пометка для примечаний.В поле под ним можно оставить предложенный для пометки вариант или ввести собственный. Чтобы установка вступила в силу,не забудьте щелкнуть кнопку ОК.Если исходное письмо содержало вложения, то в ответном сообщении они отсутствуют.Для отправки подготовленного ответного сообщения щелкните кнопку Отправить.Пересылка сообщенийДля пересылки ранее полученного сообщения другому адресату выделите письмо в области содержимого и щелкните кнопку Переслатьокна Outlook.

Если со-общение открыто в отдельном окне, то подайте команду Действие Ö Переслать иливоспользуйтесь аналогичной кнопкой окна сообщения.Как и при ответе на экране появится новое окно сообщения, в котором некоторые поляуже будут заполнены.30Автоматически заполнено поле Тема:Вложенный в исходноеписьмо файлРеквизиты исходного сообщенияТекст исходного сообщенияПри стандартных настройках текст исходногосообщения включается в пересылаемое письмо.Как и для ответных сообщений (стр.

28), выможете другой вариант в поле При пересылкесообщение окна Параметры электронной почты15.Для текста всех пересылаемых сообщений (как и для ответных) по умолчанию установлен шрифт Arial 10 пунктов синий, вы можете изменить эту настройку в диалоговомокне Шрифты, у вас также имеется возможность пользоваться пометкой (стр. 29) .Все прикрепленные к исходному письму вложения автоматически включаются в пересылаемое сообщение; если же в этом нет необходимости, их можно удалить обычнымобразом.Не забудьте указать в поле Кому (Копия или СК) адреса электронной почты его получателей и, если письмо готово, щелкните кнопку Отправить.Чтобы переслать сразу несколько сообщений (или любых других элементов Outlook),выделите их в области содержимого и щелкните кнопку Переслать.

Обратите внимание, что при этом все они будут добавлены в новое письмо в виде вложений.15Обратите внимание, что при ответе на письмо можно отменить включение текста исходного сообщения, апри пересылке – нельзя.31Папка ОтправленныеПо умолчанию копии всех отправляемых вами сообщений помещаются в папку Отправленные. В результате в ней постепенно накапливается большое количество элементов, многие из которых могут никогда не понадобиться. Если вы хотите отказатьсяот этой услуги, подайте команду Сервис Ö Параметры на вкладке Настройки щелкните кнопку Параметры почты. В открывшемся диалоговом окне Параметры электронной почты снимите флажок Сохранять копии сообщений в папке «Отправленные».С другой стороны, просмотр копий отправленных вами сообщений может помочь освежить в памяти детали переписки.

Для актуальных с этой точки зрения писем передотправкой установите флажок После отправки сохранить в: в диалоговом окне Параметры сообщения (для его вызова щелкните кнопку Параметры окна сообщения).По умолчанию программа предлагает для сохранения все ту же папку Отправленные,но, воспользовавшись кнопкой Обзор, вы можете выбрать любую другую.32Папка УдаленныеПрисутствиебольшогоколичестваненужных элементов в разных папкахOutlook отвлекает внимание и мешаетработе. Кроме того, со временем общий объем содержимого папок можетпревысить отведенный вашему почтовому ящику лимит.

В результатеэтого сервер прекратит приниматьнаправленные вам письма, попыткиотправить сообщения не увенчаютсяуспехом, а на экране появится окноОчистка почтового ящика.Самый простой способ «наведения порядка» в папках – удаление ненужных элементов.Чтобы это сделать, выделите элементы16, подлежащие удалению, а затем воспользуйтесь одним из предложенных ниже способом:9 нажмите клавишу Delete на клавиатуре;9 подайте команду Правка‚Ö‚Удалить;9 щелкните кнопкупанели инструментов Стандартная;9 выберите команду Удалить из контекстного меню к выделенным элементам;9 перетащите выделенные элементы в папку Удаленные.Во всех этих случаях удаляемые элементы помещаются в папку Удаленные, откуда вылегко можете извлечь их обратно и поместить в ту или иную папку, воспользовавшисьлибо командами работы с буфером обмена, либо обычным перетаскиванием с помощью мыши.16Если элементы расположены в списке подряд, щелкните по первому в группе, затем, нажав и не отпускаяклавишу Shift, по последнему – вся группа элементов будет подсвечена.

Если элементы расположены непоследовательно, выделяйте их при нажатой клавише Ctrl.33В папке Удаленные элементы Outlook хранятся дотех пор, пока вы не удалите их оттуда по отдельности или не очистите папку полностью (подавкоманду Сервис‚Ö‚Очистить папку «Удаленные» либо воспользовавшись аналогичной командой из контекстного меню к этой папке).

Помните,что при этом сообщения удаляются из почтовогоящика и восстановлению не подлежат.Для удаления элементов без возможности последующего восстановления (то есть, минуя папку Удаленные) воспользуйтесь любым из перечисленных выше способов, кроме последнего, удерживая в нажатом состоянии клавишу Shift.Помните, что содержимое папки Удаленные также хранится в вашем почтовом ящикеи сказывается на его текущем объеме.34.