Глава_2 (Учебник по Outlook), страница 2

При обнаружении нескольких записей,начинающихся с указанных вами символов, откроется окно Проверка имен, в которомбудет выдан список всех подходящих вариантов. Выберите нужную строку из списка ищелкните кнопку ОК.Если адресат попал в поле Кому (Копия или СК) ошибочно, то щелчком мыши выделите его имя в поле ввода и нажмите на клавиатуре клавишу Delete или клавишу Backspace.О необходимости заполнения поля ТемаВ поле Тема следует кратко сформулировать содержание сообщения. Такая необходимость продиктована, в первую очередь, этикой общения по электронной почте и вниманием отправляющего письмо к своему адресату.

Указав тему сообщения, вы не только упростите своим коллегам и друзьям обработку электронной корреспонденциивручную, но и предоставите им возможность с помощью программных средств производить сортировку, поиск и систематизацию поступающих писем.5В подтверждение наличия соответствующей записи в адресной книге и, при необходимости, быстрого перехода к этому элементу (например, через контекстное меню к данным, проставленным в поле адресата сообщения).T16В подобном сообщениитрудно быстро уловить основные мыслиВвод текстаПри вводе текста сообщения следует учесть, что редактор Outlook 2003 поддерживаеттри текстовых формата – HTML, RTF и Обычный текст.Формат Обычный текст гарантирует возможность прочтения письма в любой почтовой программе.

Однако сообщения могут содержать лишь простой неформатированныйтекст.В формате RTF допустимо форматирование текста, использование графических объектов и некоторых других элементов оформления, но его поддерживает ограниченное количество почтовых программ.Для новых сообщений в Microsoft Outlook 2003 по умолчанию используется форматHTML. В нем доступно разнообразное форматирование текста, списки, рисунки(включая фоновые), горизонтальные линии, стили HTML, бланки, ссылки на вебстраницы и некоторые другие возможности. Обратите внимание, что не все программыдля работы с электронной почтой способны читать подобные сообщения, часть информации (форматирование, рисунки, графики т.п.) в них может не показываться.На рисунках ниже представлено одно и тоже письмо, подготовленное в форматахHTML и Обычный текст.17Формат HTMLФормат Обычный текстЧтобы выбрать другой формат для всех исходящих сообщений, подайте команду Сервис Ö Параметры и на вкладке Сообщения выберете другое значение поля Создатьсообщение в формате.18При необходимости подготовить только одно письмо в другомформате, в окне сообщения выберите нужный вариант из спискакнопки Формат сообщения6.

Настройки в окне Параметры приэтом не изменятся.Для текста всей исходящей корреспонденции по умолчанию установлен шрифт Arial 10пунктов черный, исключения составляют письма в формате Обычный текст (CourierNew).Вы можете выбирать для каждого подготавливаемого письма свое шрифтовое оформление с помощью кнопок панели инструментов Форматирование или команды Формат меню окна сообщения.Или установить единые собственныенастройки для всей исходящей корреспонденции. Для этого в окне программы подайте команду Сервис > Параметры, на вкладке Сообщение щелкните кнопку Шрифты.В окне Шрифты щелкните кнопкуВыбрать шрифт справа от поля Длянового сообщения: в открывшемсяокне Font произведите необходимыеизменения. Аналогичная кнопка Выбрать шрифт справа от поля Дляобычного текста позволяет установитьсобственное шрифтовое оформлениесообщений, подготавливаемых в формате Обычный шрифт.Добавление вложений к сообщениюК пересылаемому сообщению можно присоединять файлы, уже имеющиеся в почтовомящике сообщения электронной почты, контактную информацию и другие элементы6Если Microsoft Word не подключен как редактор сообщений, то изменить формат сообщения можно в меню Формат окна сообщения.19Outlook.

Такие присоединенные (или, как обычно говорят, прикрепленные) к письмуобъекты называются вложениями7.Для добавления файлов в окне подготавливаемого сообщения подайте команду Вставка > Файл или щелкните по значку «скрепки» на кнопке Добавить файл (). Воткрывшемся диалоговом окне Вставка файла переключитесь на нужную папку и выберите один или несколько файлов, после чего щелкните кнопку Вставить в правомнижнем углу окна.Если вы хотите прикрепить к письму элементы Outlook, воспользуйтесь командой Запись выпадающего списка кнопки Добавить файл8.

В появившемся окне Вставка элемента перейдите на интересующую вас папку в верхней части окна, в егонижней части выделите подсветкой требуемые элементы ищелкните кнопку ОК.7В одном сообщении может быть несколько вложений, причем не обязательно одного типа.Если Microsoft Word не подключен как редактор сообщений, то воспользуйтесь командой Вставка >Элемент окна сообщения820В том случае, когда список нужных файлов или элементов Outlook доступен на экранемонитора, выделите их и перетащите мышью на окно сообщения (на его кнопку на панели задач).Если для письма выбран формат HTML или Обычный текст, то все прикрепленныефайлы и элементы Outlook будут перечислены в специальном поле Вложить, котороеавтоматически появится в окне сообщения под полем Тема.В сообщениях, подготовленных в формате RTF, значки вложений располагаются внутри текста сообщения.21Кнопка Параметры вложений может потребоваться только в том случае, если с присоединеннымидокументами планируется дальнейшая совместнаяработа.

По умолчанию переключатель стоит в положении Обычные вложения, при котором каждому адресату отправляется собственная копия документа.Для удаления ошибочно присоединенного к письму вложения выделите его и нажмитеклавишу Delete или Backspace.Создание и использование подписейДля сокращения времени подготовки письма можно заранее создать несколько подписей9, включающих какие-то стандартные слова для завершения сообщения, ваше имя,должность, номер телефона, адрес электронной почты или любую другую необходимую информацию.9Не следует путать с электронной (цифровой) подписью, служащей для удостоверения полномочий на работу с соответствующей корреспонденцией.

Для этого пользователь должен иметь цифровое удостоверение,выдаваемое издателями удостоверений или администратором сервера Microsoft Exchange. Цифровые удостоверения должны быть как у отправителя сообщения, так и у его получателя.22Для этого в окне Microsoft Outlook 2003 подайте команду Сервис > Параметры, навкладке Сообщение щелкните кнопку Подписи В открывшемся окне Создание подписи щелкните кнопку Создать.На экране появится окно Создание новойподписи, введите название создаваемогообразца подписи (например, Официальная), оставьте переключатель Выберитеспособ создания: в положении Начать спустого абзаца, если для создания подписи нет предварительных заготовок, ищелкните кнопку Далее >..В следующем окне Изменение подписи введите необходимый текст,при желании отформатируйте его,воспользовавшись кнопками Шрифти АбзацЕсли в папке Контакты есть элемент, содержащий контактную информацию о вас, то на его основеможно создать визитную карточку идополнить ею подпись.

Визитная карточка будет отображаться в сообщениях как вложение.Щелчок по кнопке Готово вернет вас в окно Создание подписи, новый вариант ужебудет добавлен к списку имеющихся. Щелкните OK, чтобы закрыть это окно.Программа можете автоматически добавлять указанную вами подпись к каждому создаваемому сообщению.23Подайте команду Сервис > Параметры и на вкладке Сообщение выберитеее из списка имеющихся образцов подписей в поле Подпись для новых сообщений: и (или) При ответе и пересылке:В результате при создании нового письма (подготовке ответного или пересылке) окносообщения будет открываться с уже имеющейся подписью.Добавленная к подписи«Визитная карточка»Если вы хотите самостоятельно выбирать подпись для каждого сообщения, создайтеописанным выше способом несколько вариантов.Один из них (например, Бланк, в которомсодержится некоторый набор символов,например, подчерк), установите в качестве подписи по умолчанию в поляхПодпись для новых сообщений: и (или)При ответе и пересылке:.Если вы хотите часть текста сообщенияиспользовать в дальнейшем в качествееще одной подписи, скопируйте необходимые символы и воспользуйтесь последней строкой списка – (Электроннаяподпись).24В открывшемся диалоговом окне Параметры электронной почты вставьте скопированный текст в поле длясоздания подписи.

Внесите необходимую информацию в поле Введите название электронной подписи иливыберите ее из списка и щелкнитекнопку Добавить. Щелкните ОК, иэтот вариант станет доступным в окнесообщения.В том случае, когда Microsoft Wordне подключен в качестве редакторасообщений10, для добавления одногоиз имеющихся образцов подписи вписьмо в окне сообщения подайтекоманду Вставка > Подпись и выберите подходящий вариант из списка.Параметры сообщенияПо умолчанию для всех писем установлена степень важности Обычная. Если вы хотите, чтобы адресат обратил особое внимание на ваше сообщение, установите для поляВажность значение Высокая, воспользовавшись кнопкойпанели инструментовокна подготавливаемого к отправке сообщения. Щелчок по кнопкеизменит его наНизкая.Сообщения с разной степеньюважности помечаются значкамиив соответствующем по-ле в области содержимого.10Снят флажок Использовать Office 2003 как редактор сообщений на вкладке Сообщения диалоговогоокна Параметры25Изменить значение поля Важность и указать некоторые другие параметры письмаможно в окне Параметры сообщения, которое вызывается щелчком по кнопкеокна сообщенияВы можете установить для сообщения специальную пометку Личное, Частное илиДСП11 (по умолчанию для всех сообщений этому полю присваивается значение Обычное).Если у вашего адресата соответствующее полеотображается на экране, то он сразу сможет оценить характер сообщения.Флажок Уведомить о доставке сообщения может позволить проконтролировать доставку сообщения вашему адресату.

В результате в вашей папке Входящие появится сообщение от почтового сервера, тема которого состоит из темы отосланного вами письма и слова Delivered:, если оно доставлено, или слова Undelivered, если нет. В последнем случае в письме будут указаны причины, по которым сделать это не удалось. Есливы установите флажок Уведомить о прочтении этого сообщения, то соответствующееписьмо может быть подготовлено почтовой программой и отослано вам с адреса электронной почты получателя сообщения после того, как оно будет реально прочитано.1211ДСП – для служебного пользования.Стоит помнить, что не все почтовые сервера и почтовые программы поддерживают такого рода уведомления.1226Уведомление о прочтении сообщенияУведомление о доставке сообщенияПодобные уведомления можно установить и на всю исходящую корреспонденцию Подайте команду Сервис Ö Параметры, на вкладке Настройки щелкните кнопку Параметры почты, в открывшемся диалоговом окне Параметры электронной почтыщелкните кнопку Параметры отслеживания..В окне Параметры отслеживанияустановите флажок уведомление одоставке и (или) уведомление о прочтении.Однако учтите, что это приведет к резкому увеличению количества поступающих сообщений.Отправка сообщенияКогда письмо готово к отправке, т.е.