Глава_2 (Учебник по Outlook)

Глава 2. Работа с сообщениями электронной почтыПапка ВходящиеПрограмма Microsoft Outlook, в первую очередь, предназначена для работы с электронной почтой.Чтобы просмотреть входящую корреспонденцию и отправить собственное сообщение,перейдите в раздел Почта.

Для этого щелкните по значкув нижней частиобласти переходов, в ее верхней части появятся две группы папок – Избранные папкии Все почтовые папки. В первую входят наиболее часто востребованные при повседневной работе папки, во вторую – все папки с элементами типа Сообщение.Состав первой группы можно редактировать по своему усмотрению. Для этого воспользуйтесь контекстным меню к названию любой папки: для присутствующих в группе в нем доступна команда Удалить из: Избранные папки, для тех, которые не включены в нее – команда Добавить в Избранные папки.Если название какой-либо почтовой папки выделеножирным шрифтом, то это значит, что в ней есть непрочитанные сообщения1, их количество указано рядом вскобках.Как уже говорилось выше, основной папкой для работы с электронной почтой являетсяпапка Входящие, все хранящиеся в ней элементы по умолчанию упорядочены и сгруппированы по дате поступления.

Кнопкииперед названием группы позволяют рас-крыть или свернуть список включенных в нее элементов.Группы Вчера, На прошлой неделе и т.д.1По умолчанию сообщение считается прочитанным, если вы переключились с него на другое сообщение.9Чтобы отказаться от группировки, подайте команду Вид‚Ö‚Упорядочить по и снимитефлажок Отображать в группах.Если ширина области содержимого достаточна, при стандартных настройках информация отображается в виде таблицы, где указано, от кого и когда получено электронноеписьмо, его тема и другие полезные пользователю данные. В строке заголовков видныназвания полей, а в столбцах таблицы – их значения для отображенных элементов.Строка заголовков полейСтолбецзначенийполя Тема:Названия полей могут быть представлены не только в виде текста, но и виде значковВсплывающая подсказка, которая появляется при наведении указателя мыши на значок,позволяет узнать, какого рода данные отображаются в этом поле.

Значения полей таблицы также отображаются либо значком, либо текстом. Так, например, в поле Темауказывается текст темы сообщения, а по виду рисунка в поле Значок сообщения можно оценить состояние письма, например, значокобщению, асоответствует непрочитанному со-– прочитанному.Набор отображаемых на экране полей можно редактировать. Удалить столбец из таблицы просто – перетащите его заголовок за пределы строки заголовков полей.10Для добавления столбца подайте команду Выбрать поля контекстного меню к строке заголовков полей или воспользуйтесь кнопкой Выбратьполяпанели инструментов Дополнительно.В верхней части окна Выбор поля уточнитегруппу интересующих вас полей (например, Часто используемые поля, Поля адреса, Все полясообщения).Укажите курсором на название искомого поля всписке и, не отпуская левую кнопку, перемещайтеего на строку заголовков.Выберите наиболее подходящее место нового столбца в таблице (красные стрелки показывают его возможное месторасположение) и отпустите левую кнопку мыши.Вы можете также менять взаимное расположение столбцов таблицы, перетаскивая ихзаголовки.Для регулировки ширины столбцов таблицы, содержащих текстовую информацию, установите указатель мыши на границу между заголовками полей и перемещайте ее принажатой левой кнопке.

Двойной щелчок по ней приведет к автоматическому подборуширины столбца.11Вывод элемента папки в отдельном окнеСообщение электронной почты (как и элемент любой другой папки Outlook) можно вывести в отдельном окне-форме. Для этого дважды щелкните по письму в области содержимого (или, выделив его подсветкой, нажмите клавишу Enter) – на экране появится отдельное новое окно для работы с указанным сообщением, например:Тема сообщенияТип элементаФормат сообщенияСтрока заголовка такого окна включает тему сообщения, тип элемента Outlook, а также формат2, в котором данное письмо было отправлено.

Окно содержит собственнуюстроку меню и панель инструментов.Использование Microsoft Word в качестве редактора сообщенийПрежде чем перейти к описанию работы с сообщениями электронной почты, необходимо обратить внимание на то, что состав команд меню и кнопок панелей инструментов окна сообщения может различаться. Это обусловлено двумя возможными вариантами настройки программы. По умолчанию в Outlook 2003 Microsoft Word подключен вкачестве редактора сообщений – установлен соответствующий флажок. на вкладке Сообщение диалогового окна Параметры (команда Сервис‚Ö‚Параметры).2О форматах более подробно будет рассказано позднее.12Если снять его, то механизм выполнения тех или иных действий может отличаться отстандартного, в пособии подобные ситуации оговаривается отдельно.Подготовка нового сообщенияВ разделе Почта для подготовки нового сообщения достаточно щелкнуть кнопку Создать () панели инструментов Стандартная или подать команду Дейст-вие‚Ö‚Создать сообщение.

Если вы работаете не в почтовой папке, воспользуйтеськомандой Файл‚Ö‚Создать‚Ö‚Сообщение или выберите вариант Сообщение в выпадающем списке кнопки Создать. В результате будет открыто отдельное окно Без имени – Сообщение.При стандартной настройке в окне сообщения предусмотрены два поля для ввода адресов электронной почты – Кому и Копия. В этих полях можно указать любое количество адресов, письмо будет отослано по каждому из них и все, получивший его, будет видеть информацию об остальных адресатах.13При необходимости в окне можно отобразить полеСК (скрытая копия).

Для этого установите флажокСК в выпадающем списке кнопки Параметры окнасообщения3. Письмо будет отослано и по адресам,указанным в этом поле, но остальные получателисообщения об этом не узнают.Для успешной отправки письма хотя бы в одном из полей Кому, Копия или СК должен быть указан, по крайней мере, один адрес электронной почты4. Его можно ввести склавиатуры, однако при этом велика вероятность ошибки, так как при обширной переписке придется держать в памяти большое количество адресов. Гораздо удобнее пользоваться адресными книгами, в которых хранится контактная информация, в том числеи адреса электронной почты.

В Outlook различают глобальный список адресов и личныеадресные книги.Глобальный список адресов создается и редактируется администратором почтовогосервера и по умолчанию содержит данные об адресах электронной почты всех зарегистрированных на нем пользователей. Для удобства восприятия адреса электроннойпочты в глобальном списке показываются в виде более привычных нам фамилий иимен владельцев почтовых ящиков.В качестве личной адресной книги обычно используют папку Контакты, информацияв которую заносится и редактируется пользователем.

Подробно о работе с папкой Контакты будет рассказано в третьей главе этого пособия, а сейчас вернемся к указаниюадресатов письма.Чтобы ввести адрес в поле Кому, щелкните по одноименной кнопке окна сообщения ив открывшемся окне Выбор имен в поле Источник адресов выберите нужную адресную книгу (по умолчанию открывается Глобальный список адресов).3Если у кнопки Параметры нет выпадающего списка, то эта команда будет доступна в меню Вид. Выборварианта определяется тем, подключен Microsoft Word как редактор сообщений или нет.4Адрес электронной почты состоит из имени пользователя и имени домена (отдельной самостоятельнойчасти сети), разделенных знаком @ (например, olga@comp.chem.msu.su).14В поле Введите или выберите имя:начните набирать первые символыфамилии адресата (при этом списокбудет автоматически подстраиватьсяпо ним; корректировку по записямможно осуществить стрелками вверхили вниз).

Дважды щелкните по нужной строке – соответствующий адресэлектронной почты будет введен вполе КомуЕсли вам необходимо указать адресатов в полях Копия или СК, то выделите интересующие имена в списке, азатем щелкните по кнопке с требуемым названием поля.Обратите внимание, что двойным щелчком адрес электронной почты попадает в то поле, кнопкой с названием которого в окне сообщения было вызвано диалоговое окноВыбор имен.Для подтверждения введенной информации щелкните ОК, окно Выбор имени автоматически закроется, а соответствующие поля для ввода адреса в окне сообщения будутзаполнены.Задать необходимые значения в полях Кому (Копия или СК) можно и другим способом: введите, например, фамилию адресата (целиком или только начальные буквы) ищелкните кнопку Проверить именаокна сообщения. Если указанному сочетаниюсимволов будет соответствовать единственная запись в списке, то сведения об адресате15(в зависимости от обозначений в адресной книге) будут подставлены в поле и подчеркнуты5.Если введенным символам не соответствует ни одна запись, об этом будет указано впоявившемся диалоговом окне Проверка имен.