Глава 3 (О.Б. Калугина, В.С. Люцарев - Работа с электронными таблицами. Microsoft Office Excel 2003)

42Глава 3Повышение эффективности работы при вводе и оформлении данных43Использование буфера обменаГлава 3Повышение эффективности работы при вводеи оформлении данныхПеремещение и копирование данныхПеремещение и копирование мышьюПеремещение или копирование данных между ячейками одного итого же рабочего листа можно произвести мышью. Для этого активизируйте ячейку с данными (если данные в нескольких ячейках, выделитедиапазон этих ячеек).Затем установите указательмыши на рамке выделенногообъекта, нажмите левую кнопкумыши и перемещайте по листурамку с подсказкой об адресахячеек в нужном направлении.Как только будет отпущенакнопка мыши, зафиксируетсяновое местоположение ячеек.Если те же манипуляции мышью производить при нажатой клавише Ctrl (вид указателя мыши), то будет выполнено копирование.При копировании таким способом для успешного завершения этой операции примите небольшой совет: выбрав местоположение ячеек на листе, сначала отпустите кнопку мыши, а уже затем – клавишу Ctrl.Отдельно отметим, что перетаскивания мышью на рабочем листена «большие расстояния» может потребовать от пользователя дополнительной сноровки и терпения.

Поэтому иногда проще и быстрее воспользоваться возможностями буфера обмена.Универсальным способом перемещения или копирования данных вExcel, как и в других приложениях Microsoft Office 2003, является использование буфера обмена. Интерфейс взаимодействия приложения с буфером обмена одинаков в приложениях Microsoft Office 2003 и был подробно описан в пособии, посвященном работе с Microsoft Office Word 20031.Поэтому здесь основное внимание обратим на моменты, специфичныедля Microsoft Excel.Сначала данные из выделенных ячеек помещаются в буфер обмена (команда Правка Вырезать– для перемещения, Правка Копировать– для копирования).

В любом случае, после помещения их в буфер обмена вокруг выделенных ячеек появляется бегущаяпунктирная рамка. Пока ячейки обведены такой рамкой, их вставкавозможна командой Правка Вставить. Перед подачей этой команды не забудьте указать именно ту ячейку, начиная с которой нужнопроизвести вставку2. По умолчанию, при перемещении или копировании ячеек воспроизводятся все их компоненты – содержимое, формат,примечание.Перемещать или копировать данные таким путем можно как в пределах одного листа, так и между листами рабочей книги. Аналогичнопроизводят обмен информацией между разными рабочими книгами.Можно ли поместить в буфер обмена одной командой сразу несколько диапазонов, выделенных на рабочем листе? Да, только в томслучае, если эти диапазоны согласуются между собой размерностью ирасположением на листе.В противном случае попытка перенести в буфер обмена «разрозненные блоки» приведет лишь к напоминанию о некорректности действий.1О.Б.Калугина, В.С.Люцарев «Работа с текстовой информацией.

Microsoft Office Word 2003».Интернет-университет информационных технологий, Москва, 2005. стр. 70-71.2 При вставке нескольких ячеек указанная ячейка определяет верхний левый угол вставляемого диапазона.44Глава 3Повышение эффективности работы при вводе и оформлении данных45Разберем последовательно эти возможности. При выборе из этогосписка Формулы производится копирование формул исходных ячеек.В подобных случаях можно последовательно помещать в буфер отдельные диапазоны ячеек, накапливая «коллекцию»(максимум до 24 объектов), а затем в нужном порядке производить вставки.При перемещении ячеек никаких изменений относительно их содержимого непредусмотрено – меняется только местоположение ячеек.При копировании ячеек возможныразличные варианты вставки, которые доступны несколькими способами: черезсмарт-тег Параметры вставки, диалоговоеокно команды Специальная вставка,раскрывающийся список кнопки Вставитьв панели инструментов Стандартная.После выполнения команды Правка Вставить справа от меставставки копии появится смарт-тег Параметры вставки.

Его раскрывающийся список позволит выбрать формат вставляемых значений.Раскрывающийся список кнопки Вставить панели инструментовСтандартная при копировании ячеек также предлагает разные вариантыдля вставки из буфера.из D1 в D2Значения – осуществляют вставку только значений, независимо отсодержимого исходной ячейки. Такой вариант позволяет скопироватьтекущие значения из ячеек с формулами.из D1 в D2Как видно из приведенных примеров, при выборе Формулы или Значения (из списка кнопки Вставить) формат исходных ячеек не учитывается.Без рамок – воспроизводит копию ячеек с исходным содержимыми форматированием, но без контурных рамок.Поясним команду Транспонировать.

Если в буфер был скопирован столбец ячеек, то транспонирование при вставке представит егоячейки строкой, если строка – то столбцом. При транспонировании диапазона ячеек из нескольких строк и столбцов первая строка исходногоблока станет первым столбцом, вторая строка – вторым столбцом и т.д.46Глава 3Если выбрать Вставить связь, то после выполнения команды исходныеячейки останутся на прежнем месте, а вместе вставки появятся идентичные имзначения, т.к. содержимым при вставкебудут ссылки на исходные ячейки.Теперь все изменения, происходящие в данных исходных ячеек, будут дублироваться и в ячейках вставки.Полный перечень возможностей вставки из буфера обмена копируемых ячеек можно получить в диалоговом окне Специальная вставка,которое доступно, например, по команде Правка Специальнаявставка или из раскрывающегося списка кнопки Вставить).По умолчанию, вставляемыекопии ячеек идентичны оригиналупо типу содержимого1 и формату,что равноценно опции Все подсловом Вставить.Выбором одной из операций(сложить, вычесть, умножить, разделить) назначается выполнениеарифметического действия междузначениями в копируемых ячейкахи соответствующими значениямив ячейках на месте вставки.Так, например, назначив при вставке копий ячеек А1:Е1 в ячейкиА4:Е4 операцию умножения, получим следующий результат.умножениеВопросы перемещения и копирования формул со ссылками на другие ячейки требуют отдельного внимания.

При перемещении никакихизменений с адресами влияющих на формулу ячеек не происходит.1Текст, число или формула.Повышение эффективности работы при вводе и оформлении данных47А вот перед копированием формул необходимо обязательноучесть, должны меняться влияющие на формулу ячейки в зависимостиот нового местоположения формулы или нет.

Поэтому в Microsoft Excelи различают относительные (изменяемые) и абсолютные (неизменяемые) ссылки, варианты которых уже были рассмотрены в Главе 2, в параграфе Виды ссылок на ячейки, используемые в формулах.Копирование формулы с относительными ссылками:Копирование формулы с абсолютными ссылками:АвтозаполнениеПрогрессияДля быстрого заполнения ячеек строки или столбца рядом значений, имеющих некоторую общую закономерность, нужно предварительно выделить эти ячейки. При этом в первой из ячеек выделенногодиапазона должно быть указано начальное значение.

Далее следует подать команду Правка Заполнить Прогрессия. В появившемсядиалоговом окне Прогрессия можно явно задать, как расположить ряд,тип заполняемых значений, шаг, а также предельное значение. Приведем поясняющие примеры.48Глава 3Повышение эффективности работы при вводе и оформлении данных49Если маркер заполнения «зацеплен» не от одной, а от несколькихвыделенных ячеек, содержимое которых имеет определенную закономерность (например, арифметическая прогрессия), то при «растягивании» маркером ячейки будут заполнены с учетом той же закономерности. Однако, при необходимости, смарт-тег параметров автозаполнениядаст возможность изменить результат.Маркер заполненияВ правом нижнем углу рамки активной ячейки (или выделенногоблока ячеек) находится маркер заполнения1. Если подвести к нему указатель мыши (должна произойти смена вида указателя сна) и принажатой левой кнопке мыши растянуть рамку на соседние ячейки столбца (строки), то ячейки будут заполняться с той же закономерностью, которая была в исходно выделенных.

При этом возможно несколько вариантов в получении результата.Опция смарт-тегаРассмотренные свойства маркера заполнения действуют на рабочем листе в любом направлении, как по горизонтали, так и по вертикали. При этом влево и вверх от исходной ячейки – с уменьшением, внизи вправо – с увеличением значения.Если в ячейке находится дата, тозацепленный от нее маркер заполнения предложит ряд дат.При этом раскрывающийся список смарт-тега содержит самые разные варианты для заполнения.РезультатКопировать ячейкиЗаполнить2Заполнить только форматыЗаполнить только значения31Имеет вид маленького черного квадратика. Он может отсутствовать, если запрещено перетаскивание ячеек (на вкладке Правка диалогового окна команды Сервис Параметрысброшен флажок Перетаскивание ячеек).2 Для числовых значений – заполнение в арифметической прогрессии.Если ячейка содержит одно изназваний дней недели, месяцев годав полной или сокращенной форме(например, понедельник или пн,январь или янв), то можно такжерассчитывать на быстрое заполнение маркером соседних ячеек соответствующими значениями.50Глава 3Если текстовое значение в ячейке заканчивается цифрой, черезмаркер автозаполнения можно также быстро получить в соседних ячейках соответствующий ряд значений.Рамка маркера автозаполненияможет быть растянута на соседниеячейки при нажатой правой кнопкемыши.

Как только кнопка мыши будет отпущена, появится меню длявыбора варианта заполнения.Повышение эффективности работы при вводе и оформлении данных51Выбор последней строки меню – Прогрессия – предложит диалоговоеокно Прогрессия, рассмотренное в предыдущем одноименном параграфе.Расширение форматов и формул при заполненииТаблицы на рабочем листе книги, содержащие в ячейках каждого изсвоих столбцов однородные данные (т.е. построенные по основным правилам хранения информации в базе данных), обычно называют списками.Приводимые на рисунках примеры помогут понять результат выполнения команд этого меню.КопироватьячейкиЗаполнитьЛинейное приближениеЗаполнение выделенных ячеек значениямилинейной функции,построенной на основе исходных данных(арифметическая прогрессия).Заполнитьтолько форматыЗаполнитьтолько значенияЭкспоненциальное приближениеЗаполнение выделенных ячеек значениямиэкспоненциальнойфункции, построенной на основе исходных данных (геометрическая прогрессия).Работе со списками посвящена отдельная глава пособия, сейчас жеотметим лишь дополнительные возможности форматирования, предоставленные Microsoft Excel при заполнении новых строк списка.Благодаря флажку Расширять форматы и формулы в диапазонах данных, установленному на вкладке Правка диалогового окна Параметры,при добавлении в конец списка новых значений к ним будет автоматически применяться форматирование в соответствии с форматом предшествующих строк списка.52Глава 3При этом также автоматически копируются и формулы, повторяемые по столбцу в каждой строке.