Кузин А.В., Левонисова С.В. Базы данных (5-е издание, 2012), страница 9

Каждое поле содержит одну характеристику (одинатрибут) объекта предметной области. В записи собраны сведенияоб одном экземпляре этого объекта.Работа по созданию базы данных на персональном компьюте­ре (П К) начинается с создания таблиц. После нажатия кнопки[Создать] в окне База данных разработчику предоставляется воз­можность выбора одного из пяти способов создания таблицы(табл.

2.2).Если для создания таблицы выбран режим конструктора, топоявляется окно Таблица 1 .-таблица, в котором определяется струк­тура создаваемой таблицы базы данных (рис. 2.2).Для определения поля в открывшемся окне задаются Имя поля,Тип данных, Описание (в виде краткого комментария), а также в42Т а б л и ц а 2.2Способы создания таблиц в СУБД AccessСпособОписаниеРежимтаблицыДля ввода данных предоставляется таблица с 30 поля­ми. После ее сохранения Access сама решает, какой типданных присвоить каждому полю.

Недостатоком спо­соба является невозможность создания поля примечанийКонструктортаблицПредоставляет возможность самостоятельного созданияполей, выбора типа данных для них, размеров и уста­новки свойстваМастер таблиц Предоставляет набор таблиц, из которых можно созда­вать таблицы по своему вкусу. При этом некоторые таб­лицы из этого набора могут полностью подойти длясоздаваемого приложения. Тип данных и другие свой­ства полей здесь уже определеныИмпорттаблицИспользуется для создания копий таблиц приложе­ний — источников данных.

Иногда после импорта втаблице требуется изменить размер поля и некоторыедругие свойства. Новой таблице присваивается имя, вней определяется ключевое поле или Access делает этоавтоматическиСвязь стаблицамиУстанавливается автоматическая непосредственнаясвязь создаваемого приложения с данными таблиц дру­гих приложений, причем таблица остается в приложе­нии-источнике и может использоваться несколькимиприложениями. При этом экономятся емкость памяти,поскольку хранятся данные только одной таблицы, ивремя, так как информация обновляется только втабл ице -источникеразделе Свойства поля задаются общие свойства — на закладкеОбщие и тип элемента управления — на закладке Подстановка.Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удов­летворяющее соглашениям об именах объектов в Access и являю­щееся комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных симво­лов (за исключением знаков .! «»). Максимальная длина имени — 64символа.Тип данных определяется значениями, которые предполагает­ся вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться сэтими значениями.

В Access допускается использование восьмитипов данных. Список возможных типов данных каждого поля вы­зывается нажатием соответствующей кнопки.Общие свойства поля задаются на закладке Общие для каждогоноля и зависят от выбранного типа данных.43Рис.

2.2. Окно таблицы в режиме конструктораНаиболее важные свойства полей:Размер поля — определяет максимальный размер данных, со­храняемых в поле. Рекомендуется задавать минимально допусти­мый размер поля, так как сохранение таких полей требует мень­ше памяти и обработка выполняется быстрее;Формат поля — является форматом отображения заданного типаданных и задает правила представления этих данных при выводеих на экран или печать.

Конкретный формат выбирается в рас­крывающемся списке значений свойства Формат поля. Для число­вого и денежного типов данных задается число знаков после запя­той (от 0 до 15);Подпись поля — задает текст, который выводится в таблицах,формах, отчетах;Условие на значение — позволяет осуществлять контроль вводаданных, задает ограничения на вводимые значения, при наруше­нии условий запрещает ввод и выводит текст, заданный свой­ством Сообщение об ошибке;Сообщение об ошибке — задает текст сообщения, выводимый наэкран при нарушении ограничений, заданных свойством Условиена значение.Тип элемента управления — это свойство, которое задается назакладке Подстановка в окне конструктора таблиц и определяет,будет ли отображаться поле в таблице и в какой форме (в видеполя, списка или поля со списком).

Таким образом определяетсятип элемента управления, используемого по умолчанию для ото­44бражения поля. Если для отображения поля выбран тип элементауправления Список или Поле со списком, то на закладке Подстанов­ка появляются дополнительные свойства, которые определяют ис­точник данных для строк списка и ряд других его характеристик.Если при определении типа поля был выбран мастер подста­новок, то им и будут заполнены значения свойств на закладкеПодстановка.Определение первичного ключаУникальный (первичный) ключ таблицы может быть простымили составным, включающим в себя несколько полей. Для опре­деления ключа выделяются поля, составляющие его, и на панелиинструментов нажимается кнопка [Ключевое поле] или выполня­ется команда Правка\ Ключевое поле.Если для установки ключевого поля используется мастер таб­лиц, то необходимо задать тип используемых в ключевом поледанных.

Некоторые из них приведены в табл. 2.3.Для ключевого поля автоматически строится индекс. Убедитьсяи этом можно, просмотрев информацию об индексах таблицы.Окно Индексы вызывается щелчком мыши на кнопке [Индек­сы] просмотра и редактирования индексов или выполнением ко­манды Вид\Индексы. В этом окне индекс первичного ключа имеетимя Primary Key. В столбце Имя поля этого окна перечисляютсяимена полей, составляющие индекс.Индекс ключевого поля всегда уникален и не допускает пус­тых полей в записях.Т а б л и ц а 2.3Типы данных ключевого поляТип данныхОписаниеТип поля11орядковый номер,автоматически при­сваиваемый каждойновой записиСчетчикПри вводе каждой новой записиAccess автоматически присваивает (AutoNum)ей порядковый номер. Вводитьили редактировать данные в полеСчетчик (AutoNum) нельзяПомер, вводимыйпользователем придобавлении каждойповой записиПри вводе записи в одно из ее по­ Числовойлей заносится уникальное число­ (Number)вое значение, например номер до­кумента.

В это поле нельзя вводитьбуквыССочетание букв ицифр, вводимое поль­зователем при добав­лении каждой новой'1111шеиПри вводе записи в одно из ее по­лей заносится уникальное сочета­ние цифр и букв. Этот тип данныхвыбирают, если поле содержит ибуквы и цифрыТекстовый(Text)45Сохранение таблицыПосле определения структуры таблицы ее надо сохранить. Дляэтого используется команда Файл\Сохранитъ или кнопка панели инст­рументов [Сохранить]. В окне Сохранение вводится имя таблицы.После сохранения таблицы ставший доступным режим табли­цы позволяет перейти ко второму этапу ее создания — созданиюзаписей. Переход осуществляется нажатием кнопки [Представле­ние таблицы] на панели инструментов таблиц.

В режиме таблицыможно вводить в создаваемую таблицу новые записи, заполняя ееполя.При заполнении таблиц со связями и вводе записей в подчи­ненную таблицу необходимо отслеживать наличие записей с вво­димыми значениями ключевых полей в главной таблице. Послеввода значения в ячейку поля и попытки перейти к другой ячейкеAccess проверяет, являются ли введенные данные допустимымидля этого поля. Если данные не являются допустимыми и их пре­образование невозможно, то появляется предупреждающее сооб­щение. Для того чтобы выйти из ячейки, следует ввести правиль­ное значение.2.6.

Схема данных в AccessСтруктура реляционной базы данных в Access задается схемойданных, которая имеет иерархическую структуру и называетсяканонической реляционной моделью предметной области.Схема данных графически отображается в отдельном окне, вкотором таблицы представлены списками полей, а связи — лини­ями между полями разных таблиц.При построении схемы данных Access автоматически определя­ет по выбранному полю тип связи между таблицами.

Если поле, покоторому нужно установить связь, является уникальным ключомкак в главной таблице, так и в подчиненной, Access устанавливаетсвязь типа один к одному. Если поле связи является уникальнымключом в главной таблице, а в подчиненной таблице является неключевым или входит в составной ключ, Access устанавливает связьтипа один ко многим от главной таблицы к подчиненной.Кроме указанных типов связей в Access существуют связи-объе­динения, обеспечивающие объединение записей таблиц не поключевому полю, а в следующих случаях:• связываемые записи в обеих таблицах совпадают (связи уста­навливаются по умолчанию);• для всех записей первой таблицы, для которых отсутствуютсвязи со второй таблицей, устанавливаются связи с пустой запи­сью второй таблицы;46• для всех записей второй таблицы, для которых отсутствуютсвязи с первой таблицей, устанавливаются связи с пустой запи­сью первой таблицы.Обеспечение целостности данныхПри создании схемы данных пользователь включает в нее таб­лицы и устанавливает связи между ними.