42174 (Русский язык и культура речи)

РЕФЕРАТ

По теме: «Русский язык и культура речи»

Общая характеристика официально-делового стиля

Содержание

1. Из истории русского делового письма

2. Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи

3. Требования к оформлению реквизитов документов

4. Типы документов

5. Структура и содержание служебных документов.

6. Структура и содержание официальных писем

7. Унификация языка деловых бумаг

8. Требования к языку и стилю документов

9. Новые тенденции в практике русского делового письма

10. Особенности русской и зарубежной школ делового письма

Заключение

Перечень использованной литературы

1. Из истории русского делового письма

Русская официально-деловая письменная речь имеет мно­говековые традиции и глубокие исторические корни. Знаком­ство с ее историей позволит лучше понять причины и законо­мерности формирования особого стиля языка, обслуживающе­го сферу официально-деловых отношений, выявить особенно­сти национальной культуры русского делового письма, его ин­тернациональные свойства.

Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в X веке в Древнерусском го­сударстве практиковалось составление официальных докумен­тов. В этот период в основном документируются правовые от­ношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания), со­здаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, с оставляемые при продаже в раб­ство; отпускные грамоты и т. д.).

Накопление опыта официально-делового письма выража­лось в появлении устойчивых образцов обращений и заверше­ний в текстах документов, формуляров, т. е. устойчивых типо­вых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроиз­водству – «формулярники». В этот период складывались тра­диции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Отдельные нормы работы с документами на­ходили закрепление в законодательстве. Таким образом, выра­батываемые практикой традиции постепенно становились нор­мами обычая, закладывая основу будущей системы делопро­изводства.

Существенной вехой в развитии русского официально-де­лового письма стало приказное делопроизводство (первые госу­дарственные учреждения назывались приказами) XV–XVII ве­ка. В этот период шло формирование русского централизован­ного государства, закладывались основы государственного ап­парата, системы государственного делопроизводства. Офици­ально-деловое письмо этого периода приобрело уже такие важ­ные признаки документа, как устойчивые текстовые формули­ровки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной последовательности.

Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Так, например, цар­ские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого – кому): «От царя и великого князя Алексея Михайло­вича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боя­рину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому,...»; «...князю Ивану Алексеевичу с товарищами...». Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю госу­дарю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой я Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов...»; «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой...». При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне – сиротами; духовные лица – богомольцами. В заключительной части указной гра­моты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. «Писан в царствующем граде Москве в наших царс­ких палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».

Таким образом, в приказной период постепенно складыва­ется система делопроизводства центральных и местных учреж­дений, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

На смену приказному делопроизводству пришла система коллежского делопроизводства. Генеральный регламент, утвержденный Петром I в 1720 г., ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа – коллегий. Этим законодательным актом делоп­роизводственная деятельность окончательно закрепляется за самостоятельным подразделением – канцелярией.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов. Официально-деловая письменная речь по­полнилась значительным количеством новых слов и терми­нов иноязычного происхождения, что объясняется стремле­нием Петра I приблизить русское официально-деловое пись­мо к западным образцам. В этот период вошли в оборот такие слова, как администратор, актуариус, асессор, аудитор, бух­галтер, губернатор, инспектор, маклер, министр и др. По­явились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, коррес­понденция, инструкция и др. Существенные изменения в пет­ровское время претерпевает и форма документов. Появляют­ся «генеральные формуляры» – образцы, по которым следо­вало составлять документы. Самостоятельным элементом формуляра становится наименование документа. Кроме рек­визитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизи­тов, отражающих различные стадии процесса документиро­вания или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы и др. Губернская реформа Екатерины II завершила петровские преобразования государственного аппарата России, внесла единообразие в ус­тройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Губернские учреждения были под­чинены непосредственно Сенату. Этот иерархический поря­док взаимоотношений учреждений сохранялся в течение все­го XIX века, в определенной степени он присутствует и в со­временном делопроизводстве.

В начале XIX века в недрах коллежской системы зароди­лась новая система управления - министерская, просущество­вавшая до начала XX в. Ее главная особенность - единонача­лие, придавала системе управления гибкость и оперативность. Законодательным актом «Общее учреждение министерств», изданным в 1811 г., вводилось единообразие в систему делоп­роизводства министерств: от создания документов до их архи­вного хранения.

XIX век отмечен появлением обширной делопроизводствен­ной литературы, в частности, письмовников – сборников об­разцов документов, а также научных исследований в области русского официально-делового письма. Большое теоретичес­кое значение в этот период имели работы Н. В. Варадинова. Говоря о цели теоретических исследований в этой области, он отмечал, что «... издание однообразных форм деловых бумаги теоретических... правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопро­изводства нашего...». К предмету теоретического делопроиз­водства Н. В. Варадинов относил «наружные свойства» дело­вых бумаг, такие, например, как титулы и формулы обраще­ния к разным особам, части деловой бумаги (формуляр доку­мента), порядок написания текста, а также выделял разные типы деловых бумаг с точки зрения их внешней формы (1. Сноше­ния. 2. Реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, от­четы. 3. Официальные письма. 4. Записки. 5. Выписки). К внутренним свойствам он относил стиль («слог») документов и особенности написания (орфография), принятые в деловых бу­магах.

С течением времени (примерно к середине XIX века) сло­жился новый порядок изложения дела в форме краткой запи­си – изложения только самого существа вопроса. В делопро­изводстве министерств появляются бланки учреждений с угло­вым расположением реквизитов. Состав реквизитов бланка и их расположение было практически таким же, как и в совре­менных документах.

Советский период российской истории связан с заменой существовавшего государственного аппарата. Остро встал воп­рос о приведении делопроизводства в соответствие с вновь со­здававшимися госструктурами, о выработке новых требований к языковым формам официально-делового письма. При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирую­щих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупо­рядоченными по форме и содержанию потоки документации. К концу 20-х гг. встала проблема их унификации и стандарти­зации. Государственным институтом техники управления (ИТУ), образованным в 1926 г., был создан Кабинет стандар­тизации, который разработал стандарты служебных писем, те­леграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Важным этапом в развитии проблем делопроизводства является проект «Общих правил документации и документооборота» (1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и орга­низациями, обобщены исследования отечественных и зарубеж­ных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в каче­стве типовых и единых для всех учреждений. Однако «Прави­ла» не были окончательно доработаны и утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.

Рост интереса к проблемам управления и его документационного обеспечения отмечается в 60-е гг. Однако по срав­нению с мировыми достижениями в области информацион­ных технологий, кибернетики, математических методов уп­равления в отечественной науке наметилось отставание, ко­торое выявилось особенно остро в 80–90-е гг. Тем не менее, в практике унификации и стандартизации документов были достигнуты большие результаты: создана Единая государ­ственная система документации (ЕГСД), общесоюзные клас­сификаторы, изданы ГОСТы на управленческие документы, унифицированные системы документации (УСД). Авторы Единой государственной системы документации обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их доку­ментирования. Однако элементы новых информационных тех­нологий в ЕГСД представлены не были. Этот пробел отчасти восполнен в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержден­ной в 1988 г. [2,10-42].

Развитие бизнеса и коммерции в последнее десятилетие XX века в нашей стране в значительной мере изменило не только форму, но и содержание делового общения, в том чис­ле письменного, потребовало создания новых типов деловой корреспонденции (рекламные деловые письма, резюме, пись­ма-представления и др.), речевых моделей, уместных в но­вых ситуациях общения. Сегодня увеличивается и количество поводов для составления и отправления деловых писем, жан­ровое разнообразие деловой корреспонденции. Все это, одна­ко, не предполагает отказа от богатейшего опыта письменной деловой речи, накопленного предыдущими поколениями.

2. Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи

Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государствен­ности, аппарата управления и связано с необходимостью доку­ментально закреплять правовые отношения юридических и ча­стных лиц. Интернациональные свойства делового письма –• следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно – служить инструментом делового общения, языко­вым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объектив­ность), актуальность (необходимость, новизна, своевремен­ность), убедительность (аргументированность), полнота (дос­таточность информации).

Документирование – регламентированный процесс запи­си информации на бумаге или ином носителе, обеспечиваю­щий ее юридическую силу. В деловом общении документиро­вание имеет особое значение. Действительно, ссылка на ка­кую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная дого­воренность или распоряжение имеют форму документа, то ссыл­ка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования – создание документа. В социаль­ном плане любой официальный документ полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций, что и по­зволяет ему удовлетворять различные человеческие потребно­сти. Среди функций документа выделяют общие и специаль­ные. Общие функции документа:

• информационная: любой документ создается для сохра­нения информации;

• социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной по­требностью;

• коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной струк­туры, в частности между учреждениями;

• культурная: документ – средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, на­пример, в научно-технической документации находит отраже­ние уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документа:

• управленческая: документ является инструментом уп­равления; этой функцией наделены так называемые управлен­ческие документы (плановые, отчетные, организационно-рас­порядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;

• правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Пра­вовую функцию выполняют законодательные и правовые нор­мативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судеб­ного доказательства это может быть любой документ;

• функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии обще­ства [2, 66].

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу. Так, например, юридическая сила документа обес­печивается комплексом реквизитов – обязательных элемен­тов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Однако формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Например, если письмо ад­ресовано зарубежным партнерам, наименование организации-адресанта в документах на иностранные языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом. В России совре­менные требования к оформлению организационно-распоряди­тельной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р6.30 – 97 «Унифициро­ванные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению до­кументов»).