38165 (Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии), страница 14
Описание файла
Документ из архива "Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии", который расположен в категории "". Всё это находится в предмете "делопроизводство" из , которые можно найти в файловом архиве . Не смотря на прямую связь этого архива с , его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе "рефераты, доклады и презентации", в предмете "делопроизводство" в общих файлах.
Онлайн просмотр документа "38165"
Текст 14 страницы из документа "38165"
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовке документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной Архивной службы России.
4.5. ЭК в лице ее председателя - начальника Общего отдела имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство Компании по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
5. Организация работы ЭК
5.1. Экспертная комиссия Компании работает в тесном контакте другими структурными подразделениями.
5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней.
5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство Компании.
5.4. ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на председателя комиссии – начальника Общего отдела.
Начальник Общего отдела _____________ И.О.Ф.
(подпись)
Начальник Управления делами _____________ И.О.Ф.
(подпись)
Приложение 11 |
ЗАО «СК«Дружба» Должностная инструкция секретаря Генерального директора «___»__________200_ г. Москва | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ______________И.О.Ф. «_____»_________200_г. |
1. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя является специалистом секретариата директора по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом директора по производству по представлению отдела кадров.
1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее образование.
1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству предприятия, правилами техники безопасности, настоящей должностной инструкцией.
1.4. Секретарь должен знать:
организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в секретариате, нормы служебного этикета
1.5. Секретарь должен уметь:
- работать на компьютере в среде Windows, Word, Exсel
- печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.
2. Основные задачи и функции
Основной задачей секретаря является документационное обеспечение деятельности директора по производству и выполнение технических функций по его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:
2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проверяет правильность регистрации, выбирает документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу директору по производству.
2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с директором по производству.
2.3. По указанию директора по производству планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.
2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их с заместителем директора.
2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов.
2.6. Контролирует сохранность документов в приемной директора, правильность формирования дел.
2.7. Организует выполнение указаний и поручений директора по бронированию номеров в гостиницах.
2.8. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.
2.9. Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.
2.10. Выполняет копировальные работы.
2.11. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов структурного подразделения.
2.12. По поручению директора принимает и передает документы по факсимильной связи.
2.13. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками подразделения.
2.14. Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в канцелярию и секретариат руководства.
2.15. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.
2.16. Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы дирекции, доводит их до сведения руководства (директора по производству, его заместителю и начальникам производств).
2.17. Обеспечивает сохранность документов секретариата директора по производству.
2.18. Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в канцелярию сводки о составе и объеме документооборота.
2.19. Выполняет указания и поручение руководителя секретариата по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных в организацию.
-
Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи.
-
Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании.
-
Протоколирует совещания и заседания.
3. Обязанности
3.1. Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:
3.2. Сохранять конфиденциальность служебной информации.
3.3. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.
3.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству.
3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.
Обеспечивать сохранность документов.
4. Права
Секретарь имеет право:
4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за информацией по вопросам подготовки документов.
4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.
4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору.
5. Ответственность
Секретарь несет административную ответственность за:
5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов
5.2. Сохранение конфиденциальности служебной информации
5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.
5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.
-
Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.
6. Взаимосвязи по должности
Секретарь руководителя взаимодействует:
6.1. со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов
6.2. с канцелярией по вопросам делопроизводства, правил документоведения
6.3. с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов
6.4. со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов директора по производству.
7. Оценка деятельности
Секретарь в своей деятельности обязан:
-
руководствоваться настоящей должностной инструкцией;
-
качественно и своевременно выполнять возложенные на него функции и обязанности.
8. Порядок пересмотра должностной инструкции
8.1. Инструкция подлежит пересмотру и утверждению один раз в год.
8.2. Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены руководителем кадровой службы с последующим утверждением директора по производства.
Руководитель
Кадровой службы ____________ Ф.И.О.
С инструкцией ознакомлен:
Секретарь Генерального директора _____________Ф.И.О.
«___»__________200_г.
1 Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.
2 Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.
3 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
4 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Федеральная архивная служба России. М., 2000.
5 ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Издательство стандартов. М., 1998.
6 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.
7 Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ. Собрание законодательства РФ №8 20.02.1995.
8 Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1 –ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2
9 Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001.
10 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002.
11 Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М.: Издательство ПРИОР, 2001.
12 Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертационная работа доктора исторических наук М., 2000.
13 Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 1998. №3, С.42.
14 Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта // Секретарское дело 1997. №4.
15 Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря руководителя // Секретарское дело 1998. №2.
16 Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. с. 10-13.
17 Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело 1999. №1.
18 Кузнецова Т.В. Регистрация – ключевой момент организации работы секретаря с документами // Секретарское дело 2000. № 1.
19 Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 1997. №3.
20 Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 1999. №4.
21 Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело 1997. №2.
22 Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело 1997. №1.
23 Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. №4.
24 Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело 2001. №2.
25 Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.
26 Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1.
27 Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000. №1.
28 Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 1996. №3.
29 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.
30 Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №2.