38165 (Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии), страница 12
Описание файла
Документ из архива "Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии", который расположен в категории "". Всё это находится в предмете "делопроизводство" из , которые можно найти в файловом архиве . Не смотря на прямую связь этого архива с , его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе "рефераты, доклады и презентации", в предмете "делопроизводство" в общих файлах.
Онлайн просмотр документа "38165"
Текст 12 страницы из документа "38165"
4.5.2. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.
4.5.3. Номенклатуры дел подразделений подготавливаются сотрудниками подразделений, хорошо знающими задачи и документацию подразделения, после чего визируются руководителями подразделений, а затем представляются на согласование начальнику Общего отдела для последующего их включения в сводную номенклатуру дел ЗАО «Строительная Компания «Дружба» и утверждения. Утверждает сводную номенклатуру дел Генеральный директор.
4.5.4. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела. Заголовок содержит:
- наименование вида (видов) документа (распоряжение, протоколы, переписка и т. п.), включенного в дело;
- определение участка работы или "опроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и документов и т. п.
Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).
При формулировании заголовка употребляются термины "дело" и "документы", если в дело включены документы различных видов.
4.5.5. Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью", "Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т. п. не допускается.
4.5.6. Образец номенклатуры дел, представляемой начальнику Общего отдела:
номенклатура дел
(название отдела)
на 200__ год
Индекс дела | Заголовок дела | Наименование подразделения | Кол-во дел (томов) | Срок хранения | Примечание |
Начальник отдела Подпись И.О.Фамилия
4.5.7. Номенклатура дел подразделений на следующий год представляется не позднее 15 декабря текущего года. Ведение дел вне номенклатуры в подразделениях ЗАО «Строительная Компания «Дружба» не допускается.
-
Формирование и оформление дел
4.6.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел – ЗАО «Строительная Компания «Дружба».
4.6.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.
4.6.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.
4.6.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).
4.6.5. Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от приказов по основной деятельности и формируются в службе персонала.
4.6.6. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.
4.6.7. Обложка дела оформляется следующим образом:
- название организации – ЗАО «Строительная Компания «Дружба»;
- наименование подразделения;
- номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;
- заголовок дела;
- год заведения или квартал года;
- том дела;
- срок хранения.
-
Экспертиза ценности документов
4.7.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или на уничтожение.
4.7.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ЗАО «Строительная Компания «Дружба». В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные работники подразделений, представитель юридической службы ЗАО «Строительная Компания «Дружба». ЭК назначается приказом Генерального директора, им же определяется количественный состав комиссии.
4.7.3. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.
4.7.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.
Форма описи:
ЗАО «Строительная Компания «Дружба» ОПИСЬ №____ Долговременного хранения За 200__г. | УТВЕРЖДЕНО Протокол заседания ЭК От______№__________ | |||||
№ п/п | Индексы дел | Заголовок дела | Кол-во листов | Примечание | ||
В опись № __________включены _______________________дел
(цифрами и прописью)
с №____________по №_____________.
Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия
Члены ЭК Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия
4.7.5. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.
Форма акта:
ООО «ДИН»АКТ _______________№ ___ о выделении документов к уничтожению | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор_____________И.О.Ф. «______»___________200 г. |
ЭК ЗАО «Строительная Компания «Дружба» отобрала к уничтожению следующие дела и документы, утратившие практическое значение:
№ п/п | Заголовок дела (групповой заголовок дел) | Дата дела или крайние даты дел | Кол-во дел (томов) | Примечание |
Итого: _______________дел за годы ___________.
Описи дел за ____________годы утверждены ЭК.
Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия
Члены ЭК
И.О.Фамилия Подпись
И.О.Фамилия Подпись
4.7.6. Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается Генеральным директором.
4.7.7. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.
4.7.8. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.
4.7.9. Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение Генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.
-
Передача дел в архив
4.8.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несет ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения.
4.8.2. Дела могут храниться как в рабочих кабинетах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения руководителя, курирующего подразделение.
4.8.3. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.
Форма карточки-заместителя дела:
Отдел______________
Дело № ____________
Кол-во листов | Дата выдачи | Кому выдано | Расписка в получении | Дата возвращения | Расписка в приеме |
4.8.4. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению.
4.8.4. Полная проверка наличия дел и документов проводится в подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года.
Начальник Общего отдела подпись И.О.Ф.
Приложение 6 |
Список нерегистрируемой корреспонденции:
-
Графики
-
Документы по материально-техническому снабжению
-
Материалы справочного и информационного характера
-
Отчеты месячные, квартальные и полугодовые
-
Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты
-
Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.)
-
Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты
-
Приказы подведомственных организаций
-
Проекты планов
-
Проекты смет расходов
-
Расчеты
-
Сообщения о различных заседаниях, совещаниях
-
Технологические карты
-
Технические условия
-
Учебные планы и программы
-
Чертежи
Приложение 7 | |
ООО «ДИН» АКТ «___»_________200 г. №___ о выделении документов к уничтожению | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «ДИН» _____________ И.О.Ф. «___»___________ 200_г. |
На основании перечня__________________________________________________________
(название и выходные данные перечня
____________________________________________________________________________ документов с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:
№ п/п | Заголовок дела или групповой заголовок | Дата дела или крайние даты дел | Кол-во дел (томов) | Срок хранения и №№ статей по перечню | Примечание |
Итого ______________________________дел за ___________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел за ______________годы утверждены Генеральным директором Компании.
Председатель ЭК __________________И.О.Ф.
Члены ЭК __________________И.О.Ф.
__________________И.О.Ф.
Приложение 8 | |||
ООО «ДИН» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ______________ № _____ Москва На _______ год | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «ДИН» _____________ И.О.Ф. «___»___________ 200_г. |
Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения | Примечание | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||||||
Управление делами | |||||||||||
01. Общий отдел | |||||||||||
С-01 | Приказы руководства по основной деятельности | Постоянно | |||||||||
С-02 | Протоколы общих собраний сотрудников фирмы | Постоянно | |||||||||
С-03 | Внутренняя документация | 3 года | |||||||||
С-04 | Письма входящие 2002 г. | 3 года | |||||||||
С-05 | Письма исходящие 2002г. | 3 года | |||||||||
С-06 | Журнал регистрации исходящих документов | 3 года | |||||||||
С-07 | Журнал регистрации входящих документов | 3 года | |||||||||
С-08 | Журнал регистрации внутренних документов | 3 года | |||||||||
С-09 | Журнал регистрации приказов руководства по основным видам деятельности | 3 года | |||||||||
02. Юридическая служба | |||||||||||
ЮС-01 | Арбитражно-процессуальные дела | 10 лет | |||||||||
ЮС-02 | Договоры находящиеся на согласовании | 10 лет | |||||||||
ЮС-03 | Инвестиционные договоры | 10 лет | |||||||||
ЮС-04 | Субподрядные договоры | 10 лет | |||||||||
ЮС-04 | Подрядные договоры | 10 лет | |||||||||
ЮС-05 | Договоры займа | 10 лет | |||||||||
ЮС-06 | Договоры аренды помещений | 10 лет | |||||||||
ЮС-07 | Договоры на оказание услуг | 10 лет | |||||||||
ЮС-08 | Прочие договоры | 10 лет | |||||||||
ЮС-09 | Исполненные договоры | 10 лет | |||||||||
ЮС-11 | Журнал регистрации исходящей документации | 10 лет | |||||||||
ЮС-12 | Журнал регистрации входящей документации | 10 лет | |||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||||||
ЮС-13 | Журнал регистрации исходящих претензий | 10 лет | |||||||||
ЮС-14 | Журнал регистрации входящих претензий | 10 лет | |||||||||
ЮС-15 | Журнал регистрации исходящих исковых заявлений | 10 лет | |||||||||
ЮС-16 | Журнал регистрации входящих исковых заявлений | 10 лет | |||||||||
ЮС-17 | Журнал регистрации арбитражно-судебных дел | 10 лет | |||||||||
ЮС-18 | Журнал регистрации договоров | 10 лет | |||||||||
ЮС-19 | Журнал регистрации согласований договоров | 10 лет | |||||||||
03. Административно-хозяйственный отдел | |||||||||||
АХО-01 | Переписка с ООО «Комус» | 1 год | |||||||||
АХО -02 | Заявки на канцелярские товары | 1 год | |||||||||
АЗО -03 | Документы, подтверждающие получение материальных ценностей (копии) | 1 год | |||||||||
АХО -04 | Договоры на поставку канцелярских товаров и мебели (копии) | 1 год | |||||||||
04. Служба научно-технической документации | |||||||||||
ПО-03 | Комплектовочные ведомости по объектам | До завершения строительства | |||||||||
ПО-04 | Графики монтажа | До завершения строительства | |||||||||
ПО-05 | Графики движения механизмов | До завершения строительства | |||||||||
ПО-06 | Графики движения рабочей силы | До завершения строительства | |||||||||
ПТО-07 | Проектно-сметная документация | 1 год | |||||||||
ПТО-08 | Проекты производства работ (по объектам) | До сдачи гос. комиссии | |||||||||
ПТО-09 | Журнал регистрации проектно-сметной документации | 3 года | |||||||||
05. Отдел материально-технического обеспечения | |||||||||||
ОМТС-01 | Письма входящие/исходящие. Копии. | До минования надобности | |||||||||
ОМТС-02 | Организационно-распорядительная документация (протоколы, приказы, распоряжения. Копии.) | ||||||||||
ОМТС-03 | Заявки строительных участков на материалы | До завершения строительства | |||||||||
ОМТС-04 | Заявки строительных участков на бетон | До завершения строительства | |||||||||
ОМТС-05 | Ведомости комплектации объектов | До завершения строительства | |||||||||
ОМТС-06 | Внутренние накладные со склада | До завершения строительства | |||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||||||
ОМТС-07 | Лимитно-заборные карты | 1 год | |||||||||
06. Главная бухгалтерия | |||||||||||
БУХ-01 | Письма входящие/исходящие. | 1 год | |||||||||
БУХ-02 | Договоры по машинам и механизмам | Постоянно | |||||||||
БУХ-03 | Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности | 6 лет | |||||||||
БУХ-04 | Годовые и квартальные бухгалтерские отчеты и балансы | Постоянно | |||||||||
БУХ-05 | Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции. Годовой и квартальный кассовые планы | 6 лет | |||||||||
БУХ-06 | Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции. | 6 лет | |||||||||
БУХ-07 | Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов | 6 лет | |||||||||
БУХ-08 | Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей | 6 лет | |||||||||
БУХ-09 | Авансовые отчеты | 6 лет | |||||||||
БУХ-10 | Кассовая книга | 6 лет | |||||||||
БУХ-11 | Договоры материально ответственных лиц и образцы подписей материально ответственных лиц | 6 лет | |||||||||
БУХ-12 | Месячные ведомости по заработной плате | 75 лет | |||||||||
БУХ-13 | Книга покупок | 6 лет | |||||||||
БУХ-14 | Накладные и акты от поставщиков | 6 лет | |||||||||
БУХ-17 | Договоры поставки | Постоянно | |||||||||
БУХ-18 | Материальные отчеты | 6 лет | |||||||||
БУХ-21 | Акты выполненных работ, формы № КС-3 по объектам | 6 лет | |||||||||
БУХ-22 | Акты выполненных работ по услугам | 6 лет | |||||||||
БУХ-23 | Договоры аренды помещений | Постоянно | |||||||||
БУХ-24 | Договоры на оказание услуг | Постоянно | |||||||||
07. Отдел развития бизнеса | |||||||||||
ОРБ-01 | Акты приема – сдачи выполненных работ (форма 2, справки формы 3-КС) | 3 года | |||||||||
ОРБ-02 | Договоры подряда. Копии | 3 года | |||||||||
ОРБ-03 | Договоры поставки продукции. Копии | 3 года | |||||||||
ОРБ-04 | Договоры по машинам и механизмам. Копии | 3 года | |||||||||
ОРБ-05 | Годовой финансовый план. Копии | Постоянно ст.96 | |||||||||
ОРБ-06 | Квартальный финансовый план. Копии | 3 года ст.206в | |||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||||||
ОРБ-07 | Отчеты по исполнению бюджета. Копии | 3 года | |||||||||
ОРБ-08 | Сметы (сводные, объектные, локальные по видам работ). Копии | 1 год | |||||||||
ОРБ-09 | Сметные расчеты по договорам (сметы, расчеты по договорам) | 1 год | |||||||||
06. Отдел кадров | |||||||||||
ОК-01 | Личные дела сотрудников | 75 лет - «В» ст.498в | |||||||||
ОК-02 | Личные дела сотрудников-совместителей (или работающих по трудовым соглашениям, договорам ГП) | 5 лет | |||||||||
ОК-03 | Личные дела уволенных сотрудников | 75 лет - «В» ст.498в | |||||||||
ОК-04 | Личные карточки работников (Т – 2) | 75 лет ЭПК ст. 189 | |||||||||
ОК-05 | Подлинные личные документы рабочих и служащих (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.) | До востребования | Не востребованные – не менее 50 лет | ||||||||
ОК-06 | Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении, длительных командировках) | 75 лет ст.19б | |||||||||
ОК-07 | Документы, являющиеся основанием к приказам по кадрам (заявления, справки, докладные записки др.) | 3 года ст.429 | |||||||||
ОК-08 | Трудовые договоры | 3 года | |||||||||
ОК-09 | Трудовые соглашения | 3 года | |||||||||
ОК- 10 | Договоры гражданско-правового характера | 3 года | |||||||||
ОК-11 | Документы табельного учета | 3 года | |||||||||
ОК-12 | Должностные инструкции работников предприятия | 3 года после замены новыми | |||||||||
ОК-13 | Положения о службах и отделах организации | 3 года после замены новыми | |||||||||
ОК-14 | Переписка с организациями о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров | 5 лет ЭПК ст.2С | |||||||||
ОК-15 | Бланки документов по оформлению приема и увольнения сотрудников | До минования надобности | |||||||||
ОК-16 | Служебные записки | 1 год | |||||||||
ОК-17 | Штатное расписание и структура организации | Постоянно ст. 52 а | |||||||||
ОК- 18 | Книга учета приема, перемещения, увольнения работников | 75 лет ст.508 | |||||||||
ОК- 19 | Книга учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 лет ст.526а | |||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||||||
ОК-20 | Журнал регистрации приказов по кадрам | 5 лет | |||||||||
ОК-21 | Журнал регистрации приказов по личному составу | 75 лет | |||||||||
ОК-22 | Журнал регистрации распоряжений о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы | 5 лет | |||||||||
ОК-23 | Журнал регистрации листков нетрудоспособности | 3 года |
Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______ году.