20515 (Современное государственное регулирование делопроизводства и документооборота), страница 4

Общепринятая методика подсчета документооборота преду­сматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе — количество копий. Однако при этом полученный результат будет не­корректным — многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем резуль­тате. Основное правило подсчета документов — однократность.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборо­та, где помимо количественных данных приводится анализ объ­ема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документо­оборота, его изменений. Установлено, что плотность документо­оборота существенно меняется в пределах года, квартала, меся­ца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце — отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М., Госстандарт России, 1998, с.З.

• определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

• определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных под­разделений или должностных лиц;

• разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

• установить оптимальное количество информации, необ­ходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

• рассчитать численность службы делопроизводства.

Прием, обработка и распределение поступающих документов

Прием и первичная обработка

Как уже отмечено выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структу­ры и формы работы с документами, принятой технологии обра­ботки документов. Работа с документами состоит из ряда после­довательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.

Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизо­ванно. В структуре службы делопроизводства крупных организа­ций для этого предусматривают создание специализированного участка — экспедиции, как одного из структурных подразделе­ний службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается уча­сток по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводст­ва, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

Рекомендации по приему и отправке, если они централизо­ваны, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее ко­роткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять до­кументы исполнителям, механизировать первоначальную обра­ботку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на об­работку документов, учет объема документооборота.

Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курье­рами. В современных условиях наряду с этими способами дос­тавки поступление документов осуществляется через компью­терные сети, электронную почту, факсимильную связь. Значи­тельная часть документов поступает путем передачи их коман­дированными сотрудниками других учреждений.

Задача службы делопроизводства — организовать учет посту­пления документов из всех источников, их первичную обработ­ку, координировать их движение.

В нормативных документах регламентированы правила пер­вичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно достав­ленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохран­ность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, от­сутствия документов, приложений к ним, несоответствия доку­ментов и приложений об этом сообщают отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых документов обрабаты­вается только сопроводительная документация, машинные но­сители в упаковке передаются по назначению.

4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на до­кументе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер.

5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а пере­даются адресату. Однако в некоторых организациях количество таких документов может быть весьма значительным, В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.

6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов — на документе проставляется штамп об их получении, где указыва­ется наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено ме­сто для последующего проставления входящего регистрацион­ного индекса.

7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки — адресование документов. Обычно докумен­ты, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, ад­ресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с ука­занием исполнителей, которые курируют определенные вопросы.

8. Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных под­разделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем.

Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими каналами информации. Например, значитель­ное количество документов, содержащих, как правило, опера­тивную информацию, поступает в организации по факсимиль­ным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все эти способы доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В против­ном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организации, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроиз­водства, должен проводиться в службах связи.

Практически во всех сферах управления используются ком­пьютеры, в связи с чем коренные изменения происходят в про­цедуре получения и отправки документов. С распространением факсимильной связи и факс-модемных устройств для компью­тера документ может быть отправлен и получен из любого мес­та. Факс-модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредст­венно с одного компьютера на другой, пользоваться электрон­ной почтой и подключаться к международным глобальным ком­пьютерным сетям. При этом документ может передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его внешнего вида, значит, возникает возможность использовать сведения из одного документа для создания другого.

Это приводит к децентрализации приема-передачи докумен­тов, результатом чего становится потеря службой делопроизвод­ства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность струк­турных подразделений и утрата руководством организации кон­троля за их деятельностью.* Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служ­ба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, от­ветственности за ее сохранность и использование).

Передача документов

Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, пе­редача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные под­разделения и т.д.) осуществляется через секретарей этих подраз­делений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за работу с документами.

Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.

В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных пред­приятиях, там, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших документов. Курьеры совер­шают два-три обхода здания (территории) по заранее разрабо­танным маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.

Самый нерациональный способ доставки документов — вы­полнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответ­ственно весь аппарат управления.

Таким образом, организация первичной обработки докумен­тов позволяет выделить первичные потоки поступивших доку­ментов: в адрес руководства организации, руководства структур­ных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков бу­дет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

* Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами. // Секретарское дело. — 1996. — № 1(3), с.48.

Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами

Из экспедиции документы, адресованные руководству, пере­даются в службу делопроизводства для регистрации и подготов­ки рассмотрения документов руководителем.

Документы, адресованные в структурные подразделения, на­правляются в их секретариаты для тех же операций.

На этапе движения от первичной обработки до поступления на исполнение документы проходят несколько инстанций, ко­личество которых зависит от структуры организации, распреде­ления обязанностей между руководством, степени самостоя­тельности структурных подразделений, технологии регистрации и общей организации делопроизводства. В организациях с не­большими штатами сотрудников документ передается исполни­телю практически сразу после рассмотрения руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой движение документов от получения до исполнителя будет проходить по­следовательно от руководителя (заместителя) организации к ру­ководителям сначала крупных структурных подразделений (на­пример, главных управлений), затем более мелких (отделы). Сроки прохождения документов увеличивает и «ожидание» рас­смотрения документов руководителями, которые в силу занято­сти или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Такие операции, как регистрация до­кументов и контроль за сроками их исполнения, могут значи­тельно увеличивать время доставки документов исполнителю и самого процесса исполнения. Если регистрация документов централизована и однократна (т.е. один документ в пределах одной организации регистрируется один раз), документ попадет к исполнителю быстрее. Если регистрация проводится в канце­лярии, а затем повторно в структурных подразделениях, то вре­мя движения документа увеличивается.

С 1970-х годов получила широкое распространение методика предварительного рассмотрения документов. Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем-референтом ру­ководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства. Требования к этим сотрудникам — высокая квалификация, достаточный стаж работы, знание состояния дел организации, а также доверие к ним руководителя. Предвари­тельное рассмотрение состоит в просмотре всех поступивших на имя руководства документов. При этом секретарь-референт выяв­ляет документацию, которая должна быть представлена руководи­телю в обязательном порядке — документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы струк­турных подразделений и т.д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов — в освобождении руководителя от просмотра всего объема документов, среди кото­рых имеется типовая документация, не требующая его компетен­ции, не имеющая принципиального характера. Предварительное рассмотрение ликвидирует «узкие» места в движении входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, что предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки.