Вступ

Феномен документа починає вивчатися тільки у ХХ ст. Різноаспектний науковий аналіз його складових – інформації та матеріального носія – є прерогативою ряду наук, що проголошують документ об'єктом свого дослідження.

Інформаційні документи є важливою складовою інформаційних ресурсів. Вони можуть бути частиною фондів інформаційних установ, елементом їх довідково-пошукового апарату або готуватися у відповідь на інформаційні запити.

Інформаційний документ – це документ систематизованих або узагальнених відомостей про опубліковані чи неопубліковані дані з першоджерел, виготовлений організаціями, які здійснюють науково-інформаційну діяльність. Головна ознака вирізнення інформаційних документів – це аналітико-синтетична обробка первинної інформації в процесі їх підготовки. Під інформаційним документом ми розуміємо документ, який призначений для оперативного ознайомлення із масивом опублікованих первинних документів.

На сьогоднішній день «Інформаційний документ» застосовується майже у всіх сферах життя суспільства, по всьому світі в цілому.

Виходячи із актуальності цього феномену під назвою «Інформаційний документ» я вибрала об'єктом курсової роботи «Управління, як користувач інформаційно-аналітичної діяльності».

Предметом дослідження є інформаційно-аналітичний документ в системі інформаційно-аналітичної діяльності забезпечення управління.

В процесі написання курсової роботи були використані праці різних науковців, саме: Сілкова Г.В., Кулешов С.Г., Митяєв К.Г., Илюшенко М.П., Литвак Б.Г., Каштанов С.М., та ін.

Мета дослідження: дослідити інформаційно-аналітичні документи в системі інформаційно-аналітичної діяльності забезпечення управління.

Виходячи з мети, були поставлені наступні завдання:

• розглянути й охарактеризувати основні чинники виникнення й розвитку інформаційного документа;

• розглянути й охарактеризувати поняття «Інформаційний документ»;

• дослідити види інформаційних документів в системі інформаційно-аналітичної діяльності забезпечення управління;

• ознайомитись із основними рисами інформаційних документів;

• визначити методику створення інформаційного документа;

• визначити завдання інформаційного документа;

• проаналізувати види інформаційного документа.

Курсова робота поділена на 2 розділи, кожен розділ в свою чергу, поділяється на підрозділи. Перший розділ містить інформацію про «Інформаційний документ», в системі інформаційно-аналітичної діяльності забезпечення управління, другий – про види інформаційних документів та їх аналіз.

1. Інформаційний документ в системі забезпечення управління та його розвиток

1.1 Історія виникнення й поняття про документ

Становлення документознавства пов’язано з історією накопичення знань про документ. Безперечно, тут необхідна конкретизація самого поняття документа. Формулювання документа, викладені у статті В.Д. Банасюкевича та А.М. Сокової:

а) документ як матеріальний об’єкт повинен містити інформацію, зафіксовану будь-яким способом (письмо, графіка, зображення, звукозапис);

б) носій інформації повинен бути спеціально призначеним для фіксації інформації;

в) зафіксована інформація повинна мати вербальну ідентифікацію (пояснення природною мовою);

г) мета фіксації інформації – її зберігання та передавання (1, с. 15).

Виходячи з даних вимог до матеріального об’єкта, який може вважатися документом, поставимо питання: коли і що зумовило появу таких об’єктів як типових, котрі винятково виконували функції зберігання і передавання інформації у просторі та часі? Слід відзначити, що з приводу причин генезису документа висловлено багато думок фахівцями традиційного документознавства або суміжних з ним наук. Наведемо деякі з них.

Так, К.Г. Мітяєв вважав, що виникнення документа було зумовлено потребами у нових носіях інформації, що компенсували недоліки живого слова як засобу її передачі (10, с. 122). Причому поява писемності і документа, на його думку, є синхронними подіями. Майже так само пояснюються причини виникнення документа у першому радянському посібнику з документознавства, однак тут зауважується, що такі матеріальні предмети, на яких фіксувалася інформація, виконували у давнину, в основному, функцію свідчення, що у подальшому і дало підстави для назви цих об’єктів латиною «документум» (тобто «доказ», «свідчення») (3, с. 10).

Фахівець з історичного джерелознавства масової документації Б.Г. Литвак висловлює припущення, що документ виник як фіксатор незвичайного у буденному житті (8, с. 51). Він ілюструє це прикладом зміни правових норм документальної фіксації, але такий висновок може бути справедливим для будь-яких подій у соціумі.

Відомий дослідник у галузі дипломатики С.М. Каштанов пов’язує появу документів із створенням писемного права у різних його формах в процесі утворення державної влади (4, с. 16). Така позиція є цілком зрозумілою, оскільки об’єктом дослідження дипломатики є стародавні акти – юридичні документи переважно періоду феодалізму.

Свого часу дослідники вже аналізували історичні витоки документальної фіксації інформації (6, с 83–88). Було зроблено висновок, що з самого початку документальної фіксації інформації вона мала певні жанрові характеристики, а дискретний носій – конкретну орієнтацію на використання його як об’єкта, що призначений тільки для зберігання і передавання цієї інформації.

Документ – це не тільки об’єкт, виріб. Це – явище. Явище оформлення нового способу фіксації інформації, каналу комунікації. І саме головним моментом виникнення документа, формування його як явища є ознака типовості такого роду об’єктів з уніфікованим способом фіксації інформації і зовнішньою формою. Така уніфікованість дозволяла чітко ідентифікувати ці об’єкти як справжні, що підтверджувало, кажучи сучасною мовою, їхню юридичну силу. У цьому плані значну роль відіграла і печатка власника. Такі зауваги дуже важливі, зважаючи на те, до якої сфери належали перші документи, бо це були не тільки правові відносини.

Генезис документальної форми фіксації інформації припадає на V–IV тис до н. є. і пов’язується з потребами економічного життя народжуваної у ті часи чи не найдавнішої держави у світі – Шумеру. Ці прадокументи мали вигляд глиняних бирок (чи етикеток) зі знаками, що позначали предмети та їх кількість, котра пересилалася з одного населеного пункту в інший. Розвиток шумерської державності привів до формування у III тис. до н.е. різних напрямів документальної фіксації інформації, яка відбивала майже всі сфери діяльності життя шумерського суспільства. Кількість текстів, котрі залишила шумерська бюрократія, вражаюча (їх більше ста тисяч) і це тільки поверхня айсберга, оскільки, на думку фахівців, зараз археологами розкопано не більше десяти відсотків території міст-держав Шумеру.

З накопиченням юридичних та господарських документів виникла необхідність їхнього спеціального зберігання в державних установах та храмах (котрі також часто виконували функції перших). Можливо в Шумері існувало архівне зберігання офіційних документів, що відокремлювалися від «оповідних» текстів. Так, найдавніші реєстри останніх – це дві шумерські глиняні таблички III тис. до н.е. з переліком назв літературних творів. Самюель Крамер – вчений, який прочитав їх, звернув увагу на досить цікаві факти. По-перше, у сумі таблички включають назви 130 творів, з яких 43 в обох табличках збігаються. По-друге, написані вони однією особою, але послідовність творів була різною. Називаючи умовно ці документи «бібліотечними каталогами», він висловлює думку, що списки були створені перед тим, як сховати таблички з текстами творів в якесь сховище чи, навпаки, для розстановки їх на полицях в «будинку табличок», а особливості розташування назв у списках, можливо, були пов’язані з розмірами табличок (5, с. 246–250).

Без сумніву, ці документи були прадавніми прототипами сучасних бібліотечних каталогів та бібліографічних покажчиків, але навряд чи тут реалізовувався інформаційний пошук за якоюсь пошуковою ознакою, крім фіксації факту наявності таблички з певною назвою. Вони скоріше нагадують інвентарні книги (до скринь чи корзин з табличками) і така їхня роль відповідає загальному намаганню шумерів проводити облік усіх своїх матеріальних ресурсів.

Первісна внутрішня форма шумерських юридичних документів певною мірою була оповідною, тому що описувала хід судового процесу і тільки як додаток зазначалися окремі види рішень суду за якісь злочини. Існування зведень законів, система судочинства з подачею документів й іноді фіксацією ходу судового засідання створює окремішність сукупності видів юридичних документів.

Слід зауважити, що чи не з самого початку зародження документальної форми фіксації інформації вона мала вже ознаки підтвердження справжності, офіційності, відповідної юридичної сили за наявності відбитку на бирці (а згодом – табличці) печатки власника. Печатки на глиняних документах в шумеро-вавилонському суспільстві були настільки розповсюдженим явищем, що і це дало підставу фахівцям зробити висновок, що тільки найбідніші верстви населення їх не мали (ставили відбиток пальця на документі). Процедура затвердження документа печаткою була розповсюджена чи не на всьому Стародавньому Сході, що створювало прецедент офіційності, справжності, власницької ознаки як характеристики будь-якого документа. (6, с. 5–11).

Отже, ми приділили початковому періоду формування сукупностей документів значну увагу саме тому, що з тих часів починається перша диференціація знань про документ, і її напрями фактично зберігаються і понині.

Це, по-перше, інвентарно-каталожний спосіб узагальнення відомостей про документи, коли їх враховують як одиниці зберігання, тобто ними оперують як матеріальними об’єктами обліку та зберігання. Спосіб вираження інформації полягав у виділенні головної теми або ж виокремленні заголовка документа з тексту чи наданні йому назви.

По-друге, це початкове усвідомлення різного цільового призначення документів, їх функціонального спрямування, що позначилось у окремому архівному зберіганні адміністративно-господарських, фінансових, торговельних, дипломатичних та інших документів, а значущість деяких з них зумовлювала особливі умови такого зберігання, зосередження їх у державних скарбницях, центральних храмах, сховищах і, навіть, іноді у гробницях.

По-третє, цей напрям поглиблюється жанрово-тематичною диференціацією документів, які містять тексти фінансового, юридичного, релігійного змісту. Розвиток різних сфер соціальної діяльності, бюрократичної системи, способів управління державою зумовлюють потребу в різних управлінських, правових, фінансових, дипломатичних, торговельних документах, вироблення певних правил організації їхнього тексту відповідно до жанрової специфіки. Документи вже тоді використовували з різною метою: як навчальні посібники, довідкові матеріали, практичні довідники, засоби управління чи фіксації облікової інформації. Усталеність певних видів документів створює наявність у них формуляра.

По-четверте, це усвідомлення поняття справжності документа, його офіційності через емпіричне вироблення такого формуляру, реквізитом якого, як правило, стає печатка, що засвідчує особу, права її власності, підтверджує написаний тексту Розуміння копії та оригіналу виникає вже на стадії переписування давніх табличок в часи Шумеру, коли їхня оригінальність підтверджувалась спеціальним терміном, що означав «правильні таблички». По-п’яте, це аналіз складової документа, який вимагав його перекладу з однієї мови на іншу, трактування міфологічних та релігійних текстів, дешифрування математичних задач тощо. Священні тексти сприймалися і як нормативні, а іншими проявами нормативності у поєднанні з офіційністю були законодавчі акти, укази царя тощо.

1.2 Загальна характеристика основних видів інформаційних документів

Інформаційні документи є основними видами інформаційної продукції. Інформаційний документ – це один із найпоширеніших засобів подолання труднощів на шляху доведення інформації до споживача в умовах інформатизації суспільства. Вони є результатом наукової (аналітико-синтетичної) обробки документів, здійснюваної з метою ознайомлення вчених, фахівців з новітніми вітчизняними і зарубіжними досягненнями для орієнтування споживачів у документних потоках, масивах, ресурсах і фондах, що функціонують у суспільстві, обсяги яких усе більше зростають. Інформаційні документи зараховують до групи вторинних документів.

Інформаційний документ (ІД) – це документ систематизованих або узагальнених відомостей про опубліковані чи неопубліковані дані з першоджерел, виготовлений організаціями, які здійснюють науково-інформаційну діяльність. Інформаційні документи містять систематизовані знання про первинні опубліковані й неопубліковані документи у формі описів, анотацій, рефератів на окремі документи або у формі оглядів групи документів певної тематики чи виду (статті, книги, нормативно-технічна документація, звіти про науково-дослідні і дослідно-наукові роботи, депоновані рукописи, дисертації, ресурси інтернет тощо). (7, с. 284–285).

Основними рисами інформаційних документів є:

• цільове призначення документа – оперативне ознайомлення зацікавлених споживачів з масивом документної інформації первинного рівня;

• характер інформації в інформаційному документі – це інформація з первинних документів у згорнутому узагальненому вигляді;

• методика підготовки інформаційного документа – аналітико-синтетична обробка інформації, що міститься у вихідних документах. Ці риси є характерними для всіх різновидів інформаційних документів, є їхньою суттю, що відрізняє їх від інших документів взагалі. (7, с. 284).

Окремі види інформаційних документів мають певні відмінності, специфічні риси. Вони відрізняються за глибиною згортання інформації, за методами її викладу, за тим, є чи немає оціночного підходу до інформації, що обробляється, тощо. Є відмінності в цільовому призначенні інформаційного документа: він призначений лише для орієнтації в документному масиві, для ухвалення управлінських рішень тощо.

У свою чергу, інформаційний документ може бути не лише вихідним, а й похідним для дальшої наукової обробки і створення документів вищого рівня згортання: огляд вторинних документів, покажчик вторинних документів, реферат, анотація, предметна рубрика, ключове слово, індекс УДК і ББК, авторський знак і т. ін. Інформація, отримана внаслідок наступної обробки інформаційного документа, належить до третього, четвертого, п’ятого і т.д. рівнів її згортання. Результатом згортання є метаінформація або метадані, тобто відомості найвищого рівня згортання. Однак ці риси є варіативними, вони не змінюють суті інформаційного документа. (7, с. 285).