48830 (Ріелторське агентство), страница 2

Мал.5. Вікно створення запиту за допомогою Конструктора

Рядки Поле і Ім'я таблиці містять списки, що визначають потрібне поле. Клацнути лівою кнопкою миші на імені вибираного поля і перенести в рядок Поле бланка запиту. У рядку Ім'я таблиці програма внесе ім'я таблиці, звідки вибрали поле для створення запиту.

Мал.6. Вікно створення запиту за допомогою Конструктора

Збереження запиту

Збережений запит стає частиною бази даних. Програма Мicrosoft Ассеss автоматично вибирає для нього стандартне ім'я. Рекомендується привласнювати запитам більш осмислені імена.

Щоб зберегти запит і привласнити йому ім'я потрібно:

1. Вибрати опцію Зберегти в меню Файл (або натиснути кнопку Зберегти на панелі інструментів).

2. Якщо зберігається новий запит, слід ввести для нього ім'я, а потім ОК. Імена запитів можуть досягати 64 символів і містити пропуски.

2.4.2 Опис створених запитів

1. Запит на вибірку

В БД «Ріелторське агентство» є два запити на вибірку Запит на вибірку «Договора» та Запит на вибірку «Клиенты ».

Створюються вони аналогічно, тому докладно опишу наприклад Запит на вибірку «Клиенты ».

Для його створення виконується:

• вибирається в вікні Додавання таблиці по черзі всі таблиці як на мал.6;

• Поля в таблиці розташовуються в послідовності: КраткоФИО, КлиентыАдрес, Договор№, НазваниеОперации, ТипОперации, Стоимость, НедвижимостьАдрес, ДатаЗаключения, ДатаОкончания, як на мал. 6:

Мал. 7. Запит на вибірку

• КраткоФИО, КлиентыАдрес, з таблиці «Клиенты » ;

• НедвижимостьАдрес з таблиці «Недвижимость» ;

• Договор№, НазваниеОперации, ТипОперации, Стоимость, ДатаЗаключения, ДатаОкончания з таблиці «Договора».

• Всі поля виводжу на екран: у рядку Вивід на екран в кожному стовбці ставлю прапорці. Умов відбору не вказую. Результат можна продивитися перейшовши з Конструктора в режим таблиці (мал.7).

2.4.3Запит із сортуванням

В своїй БД, я створила Запит із Сортуванням за «Операциями» . Для цього спочатку виконила всі дії як в попередньому пункті, потім в бланку запиту в полі Сортування для стовпця Стоимость вибрала За збільшенням (мал.8). Результат на мал.9.

Мал.8. Створення запиту сортування

Мал 9. Запит сортування

2.4.4 Запити з параметрами

Запит з параметрами - це запит, при виконанні якого в його діалоговому вікні користувачеві видається запрошення ввести дані, наприклад, умова для повернення записів або значення, яке повинне міститися в полі.

Створюю запит на вибірку по нерухомості. Для цього:

- Вибираю таблиці «Операции» , «Недвижимость» .

- У режимі конструктора запиту переміщаю за допомогою миші поля з таблиці «Недвижимость» : КодОбъекта, Объект, Метраж, Описание, ТипОбъекта, Адрес, Стоимость. З таблиці «Операции»: ТипОперации і Код Операции (мал.10).

Мал.10 Запит з параметром врежимі Конструктора

• Для поля КодОперации, яке використовується як параметр, вводжу Умову відбору [Вкажіть код операції]. Цей напис виводитиметься при запуску запиту в діалоговому вікні (мал.11).

Мал.11 Діалогове вікно запиту з параметром

Всі поля виводяться для огляду результату, крім останнього КодОперации.

На мал.12. показані бланк описаного Запиту з параметрами і його виконання.

Мал.12 Виконання Запиту з параметром

2.4.5 Підсумкові запити

В даній БД два підсумкових запитаи: за операціями та за операціями ріелторів.

Описання підсумкового запиту ріелторів

Підсумковий запит створюється теж за допомогою конструктора: визначається суму операцій кожного співробітника.

Для цього:

1. Знаходячись у вікні бази даних, вибираю вкладку Запит.

2. Натискаю кнопку Створити. На екрані з'явиться діалогове вікно Новий запит.

3. Вибираю створення запиту за допомогою Конструктора і натискаю кнопку ОК. На екрані з'явиться вікно Запит на вибірку, а поверх нього - діалогове вікно Додавання таблиці із списком таблиць і запитів, що зберігаються в поточній базі даних. Вибираю таблиці «Договора» і «Сотрудники» .

4. У бланку запиту вводжу поля з вибраних таблиць: КраткоРиэлтори з таблиці «Сотрудники» , Стоимость з таблиці «Договора» .

5. Натискаю по кнопці Групові операції на панелі інструментів. У бланку замовлення з'являється рядок Групова операція. У колонці Вартість натискаю кнопкою миші в рядку Групова операція. У списку, що з'явився, вибираю Sum. У результаті обчислилась сумарна вартість всіх операцій по кожному співробітникові. Результат на мал.13.

Мал.13 Виконання підсумкового запиту.

2.4.6 Запит з обчислюваним полем

Існує ряд обчислень, які можна виконати в запиті, наприклад, знайти суму або середнє по значеннях одного поля, перемножити значення два полів. Результати обчислень, що виводяться в полі, не запам'ятовуються в базовій таблиці. Замість цього, обчислення знову проводяться всякий раз, коли виконується запит, тому результати завжди представляють поточний вміст бази даних. Відновити обчислені результати уручну неможливо.

Опис створення запиту з обчислюваним полем

Створимо запит з обчисленням заробленої плати співробітників. Зароблена плата співробітника еквівалентна 0,01 % від операції плюс ставка. Обчислюємо зарплату на рік, тому всю суму домножаємо на 12. Для цього в режимі Конструктора на основі попереднього запиту додамо поле Sum-стоимость, а в обчислюваному полі через майстер Побудови виразів введемо вираз: зарплата: [Итоговый запрос]![Sum-стоимость]*0,01+1800*12..

Результат на мал.14.

Мал.14. Виконання запиту з обчислюваними полями.

2.4.7 Перехресний запит

Перехресний запит – це операція побудови таблиці для обчислення підсумкових значень на основі існуючої таблиці або запиту. Для запуску Майстра перехресного запиту треба натиснути кнопку Створити на вкладці Запити. Вибираємо із списку Перехресний запит і натискаємо Ok.

Опис створення Перехресного запиту.

Для створення цього запиту можна користуватись майстром створення запитів або Конструктором. Створюю цей запит через Конструктор.

1. На першому кроці треба вибрати таблицю або запит. Я вибираю Запит на вибірку «Договора» .

2. На другому кроці треба вибрати поле, значення якого будуть використані для формування рядків таблиці і їх заголовків. Вибираю поля ФИОСотрудника, ТипОперации, Стоимость. Кожному унікальному значенню вказаного поля відповідатиме свій стовпець в новій таблиці.

3. На третьому кроці необхідно вибрати поле, значення якого будуть використані для створення стовпців таблиці. Вибираю поле ТипОперації.

4. Далі в меню Запрос обираю тип запиту Перехресний.

5. В таблиці в рядку Групповая операция в колонках ФИОСотрудника і ТипОперації вибираю Гуппировка.

6. В стовбцях Стоимость та Итоговое значение можна застосувати функцію Sum.

7. В рядку Перекрестная таблица обираються в якому стовпці будуть заголовки рядків і стовпців, а де буде розраховане значення (мал.15).

Мал.15 Створення перехресного запиту в Конструкторі

1. Виконання перехресного запиту показане на мал.16.

Мал. 16. Перехресний запит

2.4.8 Запит на Оновлення

Розробимо Запит на Оновлення. Допустимо ситуацію, коли піднялися ціни на продаж та купівлю (код операцій 2 і 3).

Для цього необхідно в режимі Конструктора вибрати таблиці «Договора» .

• Потім перетворимо у вікні Конструктора в Запит на оновлення при виборі команди Оновлення Контекстного меню, що з'являється при натисненні кнопки Типзапиту на панелі інструментів конструктора запитів, або команди меню Запит/Оновлення.

• Після виконання цієї команди в бланку запиту з'являється рядок Оновлення.

• Введемо в рядок Оновлення вираз, що визначає нове значення поля «*0,05», і заповнимо рядок Умова відбору: 2 or 3 (мал.17).

Після виконання команди Запит/Запуск відкривається діалогове вікно з повідомленням про число оновлюваних записів із питанням про продовження операції оновлення.

Мал.17. Вікно створення запиту на оновлення

2.4.9 Запит за датою

Створюється запит за датою так само, як і запит на вибірку.

1. Обиремо таблицю для вибору полів: «Договора», в даному запиту.

2. Обиремо поля: КодОпераци, ТипОперації, НазваниеОбъекта, Стоимость, ДатаЗаключения.

3. Далі в полі ДатаЗаключения в рядку Условие отбора введемо команду Between [Начальная дата] And [Конечная дата].

4. При запуску запиту з’являється діалогове вікно з пропонуванням ввести почпткову дату, а після вводу з’являється такий самий діалог для кінцевої дати (мал.18).

5. Після вводу дати сформується запит (мал.19).

Мал.18 Діалоги з запиту за датою

Мал.19 Запит за датою

2.5 Створення звітів

Найпростіший спосіб створити звіт – доручити зробити це програмі, так звані автозвіти (тобто звіти, що створюються автоматично). Для того, щоб побудувати автозвіт необхідно:

1. Натиснути кнопку Створити на вкладці Звіти.

2. Вибрати Автозвіт: у стовпець або стрічковий і вказати ім'я таблиці або запиту. Далі програма працює самостійно. На екрані з'являється отриманий звіт.

3. Закрити звіт (натиснути на кнопці Закрити в правому верхньому кутку вікна звіту).

4. Вибрати Зберегти.

5. Програма запропонує ім'я таблиці або запиту, на основі якого складався звіт. Якщо бажаєте дати більш осмислене ім'я, то вводите його. Натискаєте кнопку Ok.

Тепер можна підкоригувати заголовок звіту, назви колонок або рядків, вибрати тип і розмір шрифту, вибрати колір тексту. Для цього потрібно в режимі конструктора виділити заголовок звіту і надрукувати в ньому новий текст. Аналогічно чинимо й з назвами колонок або рядків.

Так само, можна створювати звіти за допомогою Майстра звітів.

1. У об'єктах вибираємо «Отчеты», натискаємо на «Мастер Отчетов».

2. Вибираємо з поля таблиці і запити об'єкт, по якому створюватиметься звіт (мал.21).