Как использовать имена в формулах

Имена блоков ячеек могут быть использованы в формулах вместо адресов ячеек. Адрес С11:H11 можно заменить именем соответствующего блока ячеек Приход, которое было ему присвоено ранее. Например, сразу понятно, что вычисляет формула МАКС(Приход), в отличие от формулы МАКС(C11:H11).

В этом упражнении вы найдете среднее, максимум и минимум прихода по данным бюджета фирмы «Загвоздка».

1. Выделите ячейку K11 и щелкните по кнопке Вставить функцию в строке формул. Откроется диалоговое окно Мастер функций.

1. Убедитесь, что в списке Категория выделена строка Статистические. Затем прокрутите список Выберите функцию и выделите имя функции СРЗНАЧ. Эта функция находит в выделенном блоке среднее значение.

2. Щелкните на кнопке ОК. Откроется следующее окно.

2. Щелкните в поле Число1 и выделите его содержание.

3. Выберите в ленте Формулы команду Использовать в формуле. Откроется список имен блоков ячеек.

4. Выделите в списке имя Приход.

Это имя появится в поле Число1 диалога Мастер Функций.

1. Щелкните по кнопке ОК. Формула составлена, и результат 33795,33 появился в ячейке K11.

2. Выделите ячейку L11 и наберите =макс(Приход). Эта формула определит максимальное значение в диапазоне ячеек Приход. Нажмите Enter.

3. Выделите ячейку L11, Нажмите правую кнопку мыши и выполните команду Копировать.

4. Выделите ячейку M11, Нажмите правую кнопку мыши и выполните команду Вставить.

5. Через строку формул исправьте МАКС на МИН. Нажмите кнопку с зеленой галочкой в строке формул.

Теперь конец Вашего рабочего листа выглядит так:

2. Формулы с относительными и абсолютными адресами

Адреса, которые автоматически изменяются при копировании их в новые ячейки, называются относительными адресами. При копировании формулы, содержащей относительные адреса, эти адреса изменяются в соответствии с новым положением формулы. Однако можно также использовать в формулах и абсолютные адреса, которые всегда относятся к одним и тем же ячейкам независимо от того, где находится формула. Вы можете использовать также смешанные адреса, которые задают столбец относительно, а строку абсолютно, или наоборот. Признаком абсолютного адреса служит знак доллара.

На листе Бюджет 2008 ежемесячный приход в ячейках С11:H11 был задан постоянными числами. Допустим, что приход ежемесячно возрастал на фиксированный процент, указанный Ростом объема продаж в ячейке C7 (1,50%).

1. Выделите ячейку С7 и после числа 1,50 введите %.

1. Выделите ячейку D11, наберите формулу =С11+С11*$C$7 и нажмите клавишу Enter. В ячейке D11 появилось значение прихода с учетом ежемесячного роста объема продаж (1,50%).

2. Скопируйте маркером автозаполнения формулу ячейки D11 в диапазон ячеек E11:H11. Результат формулы во всех ячейках будет зависеть от содержимого ячейки $C$7.

2. Пощелкайте по ячейкам D11:H11 и в строке формул посмотрите содержащиеся в них формулы: =С11+С11*$C$7, …, =G11+G11*$C$7. Какие адреса в формулах изменились, какие не изменились и почему?

1. Переупорядочивание содержимого ячеек

Вы можете в любой момент расположить данные в нужном порядке, однако, следует соблюдать осторожность при переупорядочивании формул. Вы можете копировать данные из одних ячеек в другие, добавлять и удалять ячейки, строки, столбцы и перемещать данные между ячейками.

Копировать информацию в другое место рабочего листа можно: с помощью кнопок Копировать и Вставить в ленте Главная; с помощью соответствующих команд контекстного меню правой кнопки мыши; перетаскивая мышью данные на новое место.

Копирование данных на другой лист осуществляется с помощью команд Копировать и Вставить или перетаскиванием содержимого ячеек с помощью клавиши Alt.

1. Перемещение строки

1. Щелкните по заголовку строки 20. Выделится вся строка с прибылью.

1. Поместите указатель мыши на любом участке границы выделенного блока. Он примет вид белой стрелки . Перетащите рамку блока в строку 21.

2. Вставка столбца

Допустим, Вы хотите вставить пустой столбец перед столбцом А.

1. На листе Бюджет2008 нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Home. Активной станет ячейка A1.

2. Правой кнопкой мыши щелкните на заголовке столбца A. При этом выделится весь столбец A и откроется контекстное меню.

3. Выберите команду Вставить. Новый столбец вставлен слева от столбца A.

1. 1. Перемещение столбца

Допустим, Вы хотите, чтобы пустой столбец стоял на втором месте.

1. Щелкните на заголовке столбца B. Он выделится.

2. Поместите указатель мыши на границу выделенного столбца. Он примет вид белой стрелки .

3. Перетащите рамку выделенного столбца на место столбца A.

2. Скопируйте данные на другой рабочий лист

В этом упражнении вы перенесете содержимое блока ячеек A10:F21 листа Бюджет2008 на лист Первый квартал. И сделаете это за два щелчка мыши.

1. На листе Бюджет 2008 выделите блок ячеек A10:F21. Блок содержит слово Отчет, данные за три месяца март, апрель, май, значение прибыли за май. Первый щелчок мыши.

2. Поместите указатель мыши на границу выделенного столбца. Он примет вид белой стрелки .

3. Нажмите клавиши Ctrl и Alt, не отпуская их, нажмите левую кнопку мыши и перетащите рамку выделенного блока к ярлычку листа Первый квартал.

1. Когда лист Первый квартал станет текущим, не отпуская кнопку мыши и клавиш, перетащите рамку блока ячеек в положение A10:F21. Отпустите кнопку мыши, отпустите клавиши Alt и Ctrl. Второй щелчок мыши.

Если появится диалог с вопросом: «Заменить содержимое конечных ячеек?», щелкните по кнопке ОК.

Теперь блок ячеек копирован на другой рабочий лист.

Посмотрите на строку приходов. Почему за март, апрель и май одинаковые приходы? Из листа Бюджет 2008 в ячейки Е11 и F11 были скопированы формулы =D11+D11*$D$7, =E11+E11*$D$7. Эти формулы ссылаются на ячейку $D$7. В этой ячейке на листе Первый квартал пустота, которая интерпретируется как число 0. Поэтому формулы повторяют значения в левых ячейках.

2. Как копировать только значения формул

В этом упражнении вы в конечный лист перенесете только числа – результаты формул.

1. Перейдите в лист Бюджет 2008.

1. Выделите блок ячеек L10:N12 со средними, максимумами, минимумами приходов и затрат на товары.

2. В ленте Главная в разделе Буфер обмена щелкните на кнопке Копировать .

3. Перейдите на лист Лист3.

4. Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке А4. Ячейка А4 определяет левый верхний угол области вставки. В появившемся контекстном меню выберите команду Специальная вставка. Откроется диалог Специальная вставка.

2. В группе Вставить выберите опцию Значения и щелкните на кнопке ОК. Окно закроется, и в блок ячеек будут скопированы только численные значения.

3. По строке формул убедитесь, что в ячейках находятся только числа, а формул нет.

2. Упорядочение по алфавиту

Упорядочим строки 15-18 статей расходов по алфавиту наименований.

1. Выделите блок C15:J18 с заголовками и величинами расходов.

2. В ленте Главная щелкните по кнопке Сортировка и фильтр, затем по кнопке Сортировка от А до Я .

Статьи упорядочились по алфавиту. Остальные строки остались без изменений.

1. В панели быстрого доступа нажмите кнопку Сохранить с дискетой, чтобы сохранить документ.

1. Форматирование данных

Составляя документ, важно разместить в нем информацию с максимальной наглядностью, тогда она станет более доступной и выразительной. С помощью экспресс-стилей таблиц и ячеек, кнопки Формат по образцу и кнопок ленты Главная вы можете быстро и профессионально оформлять документы.

1. Экспресс-стили таблиц

В этом упражнении вы выделите диапазоны ячеек и примените к ним различные варианты форматов с помощью экспресс-стилей таблиц.

1. На листе Бюджет 2008 выделите блок ячеек C6:D8.

1. В ленте Главная в разделе Стили выберите команду Форматировать как таблицу.

2. В открывшемся окне экспресс-стилей таблиц выберите Светлый 15 в третьей строке, первом столбце.

2. В окне Форматирование таблицы отметьте флажок Таблица с заголовками и нажмите кнопку ОК.

2. В ячейке D6 слово Столбец1 замените на пробел.

1. Выделите две ячейки C6:D6.

1. В ленте Главная в разделе Стили выберите команду Стили ячеек.

2. В открывшемся окне экспресс-стилей ячеек выберите Заголовок3.

1. Теперь данные выделенного блока выглядят так:

2. Выделите блок ячеек C10:N21 со всеми заголовками и числами полугодового бюджета.

3. В ленте Главная в разделе Стили выберите команду Форматировать как таблицу.

4. В открывшемся окне экспресс-стилей таблиц выберите Светлый 15 в третьей строке, первом столбце.

5. В окне Форматирование данных отметьте флажок Таблица с заголовками и нажмите кнопку ОК.

6. В ячейке С10 слово Столбец1 замените на один пробел. В ячейке К10 слово Столбец2 замените на два пробела.

Ваш рабочий лист выглядит так:

2. Копирование формата в другую ячейку

Допустим, что Вам понравился внешний вид какой-то ячейки и Вам хочется, чтобы другая ячейка имела бы такой же внешний вид. Выяснять параметры форматирования и запоминать их Вам не хочется.

Применить к данным формат, уже использованный в какой-то части рабочей книги, можно с помощью кнопки Формат по образцу . Для этого Вы просто выделяете ячейку с нужным форматом, щелкаете по кнопке Формат по образцу и указываете область применения копируемого формата.

Однократное копирование формата

Отформатируем ячейку А10 со словом Отчет на листе Первый квартал так же, как выглядит ячейка D10 со словом Март на листе Бюджет 2008.

1. Указываем ячейку D10 со словом Март на листе Бюджет 2008.

1. Нажимаем на кнопку Формат по образцу в ленте Главная. Указатель мыши примет вид кисточки со знаком белый плюс.

2. На листе Первый квартал указываем ячейку А10 со словом Отчет. Ячейка А10 примет нужный вид.

Многократное копирование формата

Отформатируем ячейки C11, C13, C15, C17, C19, C21 со словами из хозяйственного списка на листе Первый квартал так же как выглядит ячейка C6 со словами Темпы роста на листе Бюджет 2008.

1. На листе Бюджет 2008 указываем ячейку C6.

2. Делаем двойной щелчок мыши по кнопке Формат по образцу. Указатель мыши примет вид кисточки со знаком белый плюс.

3. Щелкаем по очереди по ячейкам C11, C13, C15, C17, C19, C21 на листе Первый квартал. Ячейки C11, C13, C15, C17, C19, C21 примут нужный вид.

4. Щелкаем по кнопке Формат по образцу . Она отожмется. Указатель мыши в области таблицы примет вид белого креста.

1. 1. Форматирование с помощью ленты Главная

Если вам не подходит ни один из стандартных форматов, воспользуйтесь кнопками разделов Шрифт, Выравнивание, Число ленты Главная. Быстро задать стандартный формат для числа в ячейке можно при помощи следующих кнопок раздела Число: Финансовый формат, Процентный формат и Формат с разделителями. Каждый из этих форматов по умолчанию оставляет определенное количество десятичных знаков, которое может быть изменено кнопками Уменьшить разрядность и Увеличить разрядность.