118655 (Основные рекомендации и предложения по формированию имиджа главы муниципального образования), страница 11

– персональное упреждающее информирование граждан о состоянии дел по их обращениям;

– ведение архива журналов приема и обработки сообщений;

– аналитическая обработка результатов работы службы, подготовка разнообразных аналитических отчетов;

– интеграция с внешними информационными ресурсами мэрии (адресный справочник).

Система управления контактами разработана на базе программного продукта компании ИНКАП — операторского центра «Капелла», представляющего собой центр обработки обращений (call-center) с элементами СRM-системы и контакт-менеджера. Отличительными особенностями «Капеллы» являются:

– функционирование на базе любой автоматической телефонной станции, что решает проблемы совместимости и не требует дорогостоящих вложений в аппаратное обеспечение;

– автоматизация всего процесса обработки звонка — от момента его принятия и до ответа на вопрос (решения проблемы);

– наличие целого набора аналитических функций — мониторинг и анализ эффективности работы сотрудников, выявление потребностей и предпочтений клиентов;

– четкая регламентация всех процессов работы, что достигается за счет фиксации ролей пользователя в системе (оператор, эксперт, аналитик, администратор); роли имеют алгоритм функционирования, который обеспечивает точность передачи и сохранения информации;

– наличие базы знаний, которая содержит ответы на возможные вопросы, позволяет операторам реагировать на запросы без привлечения компетентных специалистов; база знаний самостоятельно развивается и пополняется пользователями в процессе работы;

– наличие базы данных, в которой хранится информация обо всех звонках в компанию (причем все состоявшиеся разговоры записываются); эта информация может быть использована как в маркетинговых целях, так и в целях информационной безопасности;

– интуитивный рабочий интерфейс, который понятен даже непрофессиональному пользователю компьютера;

– простота освоения и внедрения — внедрение может осуществляться с помощью «мастеров» и системы интерактивных подсказок, а документация содержит мультимедийный учебник, позволяющий легко и быстро обучить пользователей работе с операторским центром. Внедрение и расширение функциональности системы управления контактами предусматривает три этапа. На первом этапе создается информационная система, которая автоматизирует работу любой структуры, ответственной за прием и обработку обращений. На втором этапе разрабатывается система автоматизации документооборота всех подразделений, участвующих в работе с обращениями, а также создаются веб-инструменты для работы с обращениями через веб-узел. Работа системы через веб-узел позволят объединить все обращения в единую базу данных в рамках единой информационной системы и получать достоверную и оперативную картину по всем обращениям. На третьем этапе создается аналитическая система для изучения общественного мнения и проведения социологических опросов, горячих линий, прямых эфиров на телевидении, с помещением всей накопленной информации в базу данных. Эта система автоматизирует весь процесс подготовки аналитических исследований и отчетов. Это система имеет много плюсов, так как позволяет эффективно обрабатывать и решать входящие сообщения от граждан. Можно сказать, что это система формирует активный имидж власти, поскольку с помощью этой системы, местное сообщество взаимодействует с местной властью. Внедрение полнофункциональной системы управления контактами в мэрии города Ярославля состоялось 1 июля 2003 года. Этот процесс занял один месяц, причем половина времени ушла на обучение пользователей работе с операционной системой Microsoft Windows [49, с. 78].

По словам Владимира Гогла вице-мэра Ярославля «Уже сейчас можно говорить о том, что в результате использования данной системы увеличилось количество обрабатываемых обращений, повысилось качество и скорость решения проблем граждан, связанных с работой коммунальных служб города, что в целом ведет к повышению доверия населения к органам государственной власти» - Владимир Голов вице-мэр Ярославля.

Результатом годичной эксплуатации системы стало совершенствование информационного обмена с частными лицами и организациями, упрочение контактов, использование связей с общественностью для улучшения работы управленческих, исполнительных и хозяйственных структур, анализ и контроль за общественными инициативами, учет и анализ изменений мнения населения регионов. Система также играет важную роль в проведении различных PR-акций и способствует увеличению популярности органов власти и местного самоуправления.

Организация обработки обращений до внедрения системы управления контактами не позволяла в полной мере обеспечить эффективность работы с населением (смотри рисунок 4).

Рисунок 4 – Организация обработки обращений до внедрения системы управления контактами

Но после внедрения системы управления контактами каждое входящее сообщение не оставалось без внимания (смотри рисунок 5). Это говорит о том, что власть заботится о проблемах местного сообщества и благодаря этой системе улучшается взаимодействие населения и власти, развивается при этом активный имидж местной власти. Если местная власть будет знать проблемы местного сообщества, то при совместном решении проблем улучшится обстановка в городе.

Рисунок 5 − Организация обработки обращений после внедрения системы управления контактами

Внедрение системы управления контактами позволило решать следующие актуальные задачи:

– оперативно, точно и полно обрабатывать большой поток обращений в Главную диспетчерскую службу;

– регистрировать каждое обращение, передавать его в обработку одной из ответственных служб, контролировать ход работ и фиксировать результат;

– записывать все телефонные переговоры и таким образом сохранять полную картину взаимодействия с гражданами, организациями, государственными и муниципальными службами;

– на основании накопленной информации находить верное решение в любой конфликтной ситуации;

– в любой момент времени получать оперативную картину происшествий в городе, готовить аналитические сводки и отчеты для руководства за любой период.

Благодаря регистрации всех поступающих документов, отфильтрации несодержательных звонков и повышения качества работы операторов за весь период эксплуатации системы не было выявлено ни одной просроченной или забытой заявки, тогда как ранее потери документов достигали примерно 20%. Сроки выполнения заявок сократились в 2—3 раза, а количество обрабатываемых звонков увеличилось в 2 раза. Так, за июль-декабрь 2003 года в системе было зарегистрировано 18 589 обращений (для сравнения: за весь 2002 год в Главную диспетчерскую службу поступило 20 135 обращений). В некоторые дни количество обращений достигает 250—300 звонков. И наконец, реализация систем, обеспечивающих постановку и автоматическое назначение задач подрядчикам, а также подготовку еженедельных и ежемесячных отчетов, позволила добиться того, что ни одно обращение не осталось необработанным. Большое значение здесь имело расширение полномочий по контролю над исполнителями (подрядными организациями).

«Уже сейчас можно говорить о том, что в результате использования данной системы увеличилось количество обрабатываемых обращений, повысилось качество и скорость решения проблем граждан, связанных с работой коммунальных служб города, что в целом ведет к повышению доверия населения к органам государственной власти», — подчеркивает Владимир Голов, вице-мэр города Ярославля.

С внедрением системы управления контактами была заложена платформа для построения будущей масштабируемой информационной системы в Ярославле. Так, уже в сентябре 2003 года руководство мэрии города приняло решение о необходимости расширения информационной системы и переоснащения дежурной службы в 2004 и последующих годах. Это должно способствовать повышению эффективности работы операторов службы и оперативности деятельности подрядных организаций, а также объединению ДЕЗов и РЭУ в единую информационную систему.

Реализованные в системе прикладные разработки для учета поступающих запросов и контроля над мерами реагирования могут использоваться в качестве тиражируемого решения для других органов местного самоуправления, подразделений городского хозяйства, федеральных государственных структур и их региональных представительств.

Таким образом, внедренная система управления контактами позволила местным органам власти эффективно взаимодействовать с населением и организациями, что привело к повышению качества и скорости решения проблем местного сообщества. Это позволило местным органам власти завоевать доверие, а также это способствовало развитию активного имиджа власти.

В муниципальном образовании «Нижнекамский муниципальный район» подобной системы управления контактами пока не существует. Существует только муниципальное учреждение «Информационный центр г. Нижнекамска», созданный для реализации государственной политики в сфере информатизации. За время работы на рынке информационных технологий был накоплен уникальный опыт, сформированы соответствующая техническая платформа и штат профессиональных кадров, начато освоение новых направлений. Планируется открытие и предоставление дополнительных web-сервисов и услуг по мере подключения организаций города к системе автоматизированного документооборота, в том числе коммерческих информационных ресурсов. Муниципальное учреждение «Информационный центр г. Нижнекамска» следит за развитием рынка информационных технологий, проводит экспертную оценку, консультации и обучение, обеспечивает информационно-техническую поддержку. Планируется создание автоматизированной системы управления энергохозяйством города, внедрение системы управления энергохозяйством города, внедрение систем видеонаблюдения и предупреждения чрезвычайных ситуаций и многое другое [50].

Надеемся, что в скором времени государственное учреждение «Информационный центр г. Нижнекамска» поможет создать подобную систему управления контактами для эффективного взаимодействия местной власти с населением, которая будет способствовать развитию не позитивного имиджа местных органов власти, а именно активного.

Одной из эффективных форм создания позитивного общественного мнения, и формирования корпоративной культуры является проведение традиционных коллективных праздников [51].

Стратегическая задача подобных гражданских собраний – укрепление консолидации общества, а также гармонизация и развитие отношений между руководством района и горожанами. И, кроме того, это эффективная коммуникативная стратегия по созданию и продвижению имиджа органов власти.

Проект городского собрания Химкинской Администрации 2001 года носил название «Начало века – начало славных дел!» Этот слоган, предложенный pr агентством «Имидж-Ресурс», был основан на том, что очередное собрание сограждан проводилось первым в новом столетии, а также на популяризации активной социально-экономической политики руководства района.

Подобное мероприятие способствовало установлению позитивных отношений органов власти с местной общественностью и формированию корпоративного гражданского сообщества.

Муниципальное образование «Нижнекамский муниципальный район» также проводит традиционные коллективные праздники, как «День города», «Сабантуй». Но этого не достаточно для развития активного имиджа власти. Вследствие этого целесообразно разработать основные рекомендации и предложения по улучшению взаимодействия населения и местной власти в городе Нижнекамске.

3.2 Формирование активного имиджа главы муниципального образования

Глава муниципального образования призван объединить вокруг себя население, служить для него определенной фигурой защиты. Лидеры нации высоко оцениваются тогда, когда они не только могут увидеть будущее, но и способны увлечь население именно туда.

Имидж – это многофакторный феномен. Он является таковым, поскольку, с одной стороны, воздействие на человека осуществляется по ряду каналов, а с другой – человек привык оперировать многослойными структурами, каждая из которых может и обрабатываться отдельно, и сосуществовать в человеческом восприятии на своей полочке. Имидж лидера должен по всем этим параметрам соответствовать ожиданиям населения. И тут дело даже не в стремлении к популярности. Можно быть любимым, но более важно для лидера, как считают западные аналитики, соответствовать духу времени, оценкам и представлениям своих избирателей.

Многие положения о пресс-службах и службах связи с общественностью начинаются с заявления о том, что эти службы создаются «для информирования общественности». Такая изначальная установка на «информирование» сразу снижает коммуникационный потенциал этих структурных подразделений организации. Правильнее считать формирование не целью, а средством. Цель здесь иная. Назначение всякого рода коммуникационных служб — движение взаимопонимания и сотрудничества организации со своей общественностью.

Именно от такого рода взаимоотношений должен, в первую очередь, беспокоиться любой орган власти, каждая организационная структура, взаимодействующая с различными группами населения. Для того, чтобы добиться взаимопонимания и сотрудничества организации со своей общественностью, необходимо выполнить как минимум три условия.

Во-первых, обеспечить широкое и адекватное информирование, как всей общественности, так и отдельных специализированных групп.