100995 (Обоснование экономической эффективности внедрения программного комплекса автоматизации управления "Галактика-Экспресс"), страница 12

Компания, собирающаяся внедрить компьютерную систему управления, как правило, дает следующую установку: система должна начать действовать как можно скорее, в срок и в рамках бюджета.

Внедрение системы ''Галактика-Экспресс'' - это сложный процесс, предполагающий проведение целого ряда организационно-технических мероприятий, выполняемых совместно специалистами корпорации и предприятием заказчика.

Услуги по внедрению системы ''Галактика-Экспресс'' включают в себя:

• обследование предприятия;

• пуско-наладочные работы по вводу системы в эксплуатацию;

• консультации по тематике эксплуатации системы;

• прочие затраты.

В связи с существующими особенностями производственно-хозяйственной деятельности и организационно-функциональной структуры на ИП ''СМУ Союз-Телефонстрой'' необходимо внедрить систему "Галактика-Экспресс'' со следующими контурами и модулями:

• контур бухгалтерского учета для усовершенствованной автоматизации бухгалтерского учета и сокращения времени на выполняемую работу;

• контур логистики, позволяющий автоматизировать расчеты с поставщиками и получателями, складской учет;

• модуль управление персоналом, который автоматизирует кадровый учет и отчетность;

• модуль заработная плата, производящий начисление и расчет заработной платы.

Для внедрения программного комплекса «Галактика-Экспресс» иностранным предприятием «СМУ Союз–Телефонстрой» заключается договор с НТО «ТОП СОФТ», который определяет этапы работ и на основании которого составляются конкретные планы проведения работ на предприятии, а именно:

- план внедрения программного комплекса «Галактика-Экспресс»;

- план–график проведения пуско-наладочных работ.

В состав затрат предприятия на внедрение программного комплекса ''Галактика-Экспресс'' включаются капитальные (единовременные) и текущие затраты. Общие капитальные затраты включают в себя следующие:

- на приобретение и освоение программного обеспечения;

- на обучение персонала.

Затраты на приобретение программного обеспечения сведутся к приобретению КС ''Галактика-Экспресс''. Таким образом, по данным корпорации ''Галактика'' общая сумма затрат на приобретение программного обеспечения составит 10750000 тыс. руб.. Затраты на пуско-наладочные работы составят 1100 тыс. руб.. Проект внедрения программного комплекса автоматизации управления будет проходиться в течении определенного периода времени и за это время необходимо будет обеспечить подготовку группы специалистов ( произвести их обучение работе с программным продуктом ) ИП ''СМУ Союз-Телефонстрой'' в количестве 22 человек и их обучение входит в стоимость приобретения КС ''Галактика-Экспресс''.

В таблице 17 представлены затраты (капитальные) на приобретение и запуск системы.

Таблица 17 – Капитальные затраты на проект

В тыс. руб.

Текущие затраты представляют собой сумму затрат, связанных с эксплуатацией программного комплекса ''Галактика-Экспресс''. Они включают амортизационные отчисления и непредвиденные расходы.

Срок полезного действия КС ''Галактика-Экспресс'' определим равным пяти годам. Следовательно, ежегодная норма амортизации будет равна 20%. Непредвиденные расходы на дополнительные консультации и вызов специалистов составят 300 тыс. руб.

Результаты прогнозирования текущих затрат приведены в таблице 18.

Таблица 18– Результаты прогнозирования дополнительных текущих затрат в год в тыс. руб.

4.2 Расчет экономического эффекта от внедрения системы ''Галактика-Экспресс''

При оценке экономической эффективности инноваций первоначально необходимо произвести расчет чистого дохода (ЧД). ЧД характеризует накопленный эффект за расчетный период. Суммарный ЧД за весь расчетный период представляет собой сумму эффектов за каждый шаг расчета (временной период) и определяется на основе расчета финансовых потоков.

Главный экономический эффект от внедрения средств автоматизации заключается в улучшении экономических и хозяйственных показателей работы предприятия, в первую очередь за счет повышения оперативности управления и снижения трудозатрат на реализацию процесса управления, то есть сокращения расходов на управление. Для ИП ''СМУ Союз-Телефонстрой'' экономический эффект выступает в виде экономии трудовых и финансовых ресурсов, получаемой от:

- снижения трудоемкости расчетов, алгоритмизации программирования и отладки программ за счет использования СИТ в процессе разработки автоматизированных систем;

- снижение трудозатрат на поиск и подготовку документов;

- экономии на расходных материалах (бумага, дискеты, картриджи)

- сокращения служащих предприятия.

Годовые затраты на расходные материалы приведены в таблице 19.

Таблица 18 — Годовые затраты на расходные материалы

Общее снижение затрат на расходные материалы определяется по следующей формуле:

С р.м.=Здо-Зпосле, (22)

где Здо, Зпосле-соответственно величины затрат на расходные материалы до внедрения программного комплекса и после, тыс. руб..

Ср.м.=885,5-511,4 = 374,1 тыс. руб.

Снижение же трудозатрат на предприятии возможно за счет автоматизации работы с документами, снижения затрат на поиск информации.

На основании данных фотографии рабочего времени бухгалтера его восьмичасовой рабочий день проходит за выполнением конкретных операций, из них:

- на подготовку счетов-фактур на отгруженные материалы затрачивается 2 часа 30 минут;

- на сверку расчетов с заказчиками за выполненные работы – 1 час 30 минут;

- на анализ фактических накладных расходов уходит 1 час 30 минут;

- на составление сводной ведомости затрат на производство – 1 час;

- на составление формы статистической отчетности №1ф – 30 минут;

- на составление формы статистической отчетности №2ф – 30 минут;

- на составление формы статистической отчетности №1-услуги – 30 минут.

После внедрения на ИП ''СМУ Союз-Телефонстрой'' КС '''Галактика-Экспресс'' значительно снизится время следующих операций:

- подготовка счетов-фактур на отгруженные материалы составит 1 часа 30 минут;

- составление сводной ведомости затрат на производство – 45 минут;

- составление формы статистической отчетности №1ф – 15 минут;

- составление формы статистической отчетности №2ф – 15 минут;

- составление формы статистической отчетности №1-услуги – 15 минут.

Таким образом, после внедрения данного программного комплекса рабочий день бухгалтера составит 6 часов.

Количество календарных дней работы предприятия определяется по формуле:

К= Д – В, (23)

где Д – количество дней в году (366), дней;

В – количество выходных и праздничных дней (114), дней.

К = 366 – 109 = 257 дня

Годовой фонд рабочего времени одного работника до внедрения КС ''Галактика-Экспресс'' определяется следующим образом:

Фрв до = К*Т, (24)

где К – количество календарных дней в году (257), дней;

Т – протяженность рабочего дня (8), часов.

Фрв до=257*8=2056 часов

Тогда величина трудозатрат на поиск и подготовку документов за год определяется:

Тз до=Фрв * Ч, (25)

где Фрв – годовой фонд рабочего времени одного работника, часов;

Ч- количество работников, человек.

Трудозатраты пяти работников бухгалтерии составят:

Тз бух. до =2056*5=10280 человеко-часов

Однако, как отмечалось выше, после внедрения КС ''Галактика-Экспресс'' рабочий день работника бухгалтерии составит 6 часов и тогда годовой фонд рабочего времени будет равен:

Фрв после = 257*6=1542 часов

Тз бух. после = 1542 * 5 = 7710 человеко-часов

Снижение трудозатрат на поиск и подготовку документов определяется по формуле:

Стз = Тз до – Тз после, (26)

где Т_Здо, Т_Зпосле — соответственно величины трудозатрат работников до внедрения программного комплекса и после, человекочасов.

Для бухгалтерии общее снижение трудозатрат составит:

Стз бух.=10280-7710=2570 человеко-часов

Такое снижение трузатрат создает предпосылки для условного высвобождения одного работника бухгалтерии, т.к. со всеми этими операциями смогут справится за свой восьмичасовой рабочий день 4 работника бухгалтерии.

Работник производственно-коммерческого сектора (по данным фотографии рабочего времени) о внедрения КС ‘’Галактика-Экспресс’’ проводит свой рабочий день за выполнение следующих операций:

- подготовка справки о стоимости материалов – 3 часа;

- составление ведомости о комплектации объектов материальными русурсами – 1 час;

- формирование плана-задания участникам на квартал – 1 час 20 минут;

- подготовка справки о соответствии строительства и сдачи объектов нормативным срокам – 30 минут;

- составление ресурсного расчета – 40 минут ;

- составление формы статистической отчетности №3ф – 30 минут.

После внедрения на предприятии программного комплекса предполагается сокращение времени на:

- подготовку справки о стоимости материалов – 2 часа 15 минут;

- составление ведомости о комплектации объектов материальными русурсами – 40 минут;

- подготовку справки о соответствии строительства и сдачи объектов нормативным срокам – 10 минут;

- составление ресурсного расчета – 20 минут ;

- составление формы статистической отчетности №3ф – 15 минут.

Следовательно, в производственно – коммерческом секторе общее снижение трудозатрат на поиск и подготовку документов так же , как и в бухгалтерии составит 2520 человеко-часов, что так же приведет к условному высвобождению одного работника этого сектора.

В отделе главного механика:

- на составление отчета по складу запчастей затрачивается 1 час 50 минут;

- на формирование материального отчета – 1 час;

- на формирование отчета о расходе ГСМ – 1 час 30 минут;

- на составление формы статистической отчетности 1-гр – 1 час 40 минут;

- на предложения для составления плана внедрения новой техники и технологии – 30 минут;

- на формирование отчета ф. 2-сн по результатам использования теплоэнергии – 50 минут;

- на формирование отчета ф. З-сн об остатках сырья и материалов – 1 час.

После внедрения на ИП ''СМУ Союз-Телефонстрой'' КС ''Галактика-Экспресс'':

- составление отчета по складу запчастей займет 1 час 30 минут;

- формирование материального отчета – 40 минут;

- формирование отчета о расходе ГСМ –1 час 20 минут;

- составление формы статистической отчетности 1-гр –30 минут;

- предложения для составления плана внедрения новой техники и технологии – 30 минут;

- формирование отчета ф. 2-сн по результатам использования теплоэнергии – 20 минут;

- формирование отчета ф. З-сн об остатках сырья и материалов – 30 минут.

Величина трудозатрат на поиск и подготовку документов в отделе главного механика за год аналогично определяется по формуле (25):

Тз гл. м. до =2056*4=8224 человеко-часов

После внедрения системы работник отдела главного механика выполняет весь перечень тех же операций не за 8, а за 5 часов и 40 минут. Тогда годовой фонд рабочего времени работника отдела главного механика после внедрения КС ''Галактика - Экспресс'' будет равен:

Фрв после = 257*5,4=1389 часов

Соответственно трудозатраты составляют:

Тз гл.м. после = 1389 * 4 = 5556 человеко-часов

Общее снижение трудозатрат на поиск и подготовку документов в отделе главного механика определяется по формуле (26), как разница величин трудозатрат работников главного механика до внедрения на ИП ''СМУ Союз=Телефонстрой'' программного комплекса ''Галактика-Экспресс'' и после: