100995 (Обоснование экономической эффективности внедрения программного комплекса автоматизации управления "Галактика-Экспресс"), страница 11

- интегрированность («сквозное» прохождение документов через различные службы);

- модульность (возможность поэтапного внедрения системы, гибкого маневрирования);

- доступность (наличие полного комплекта документации, подсказок, удобство ввода данных);

- открытость (возможность взаимодействия с другими программами, работающими на предприятии);

- адаптивность (наличие мощного механизма настроек, обеспечивающего различные схемы эксплуатации системы).

Комплекс «Галактика» — это многопользовательская сетевая система управления деятельностью предприятия, которая решает задачи планирования, оперативного управления, бухгалтерского учета, контроля и анализа. На фоне решения управленческих задач многие учетные задачи, такие как задачи бухгалтерского, материального учета, налогового планирования и другие, решаются без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления. То есть реализуется принцип «первичен не учет, а управление», учет в данном случае является дополнительным средством контроля.

Решение ''Галактика-Экспресс''- это специально сконструированное решение на базе системы ''Галактика''. В комплектацию данного решения входят два контура системы ''Галактика'' - бухглтерского учета и логистики.

Особо эффективно выделяется информатизированная система документооборота по сравнению с “ручным” с точки зрения доступности (поиска) документов. При информатизированном документообороте создается эффект, что каждый документ находится (доступен) в любой точке системы (исключение составляют закрытые (конфиденциальные) документы)). При этом каждый пользователь может оперативно получить копию интересующего его документа для ознакомления, корректировки или формирования нового документа.

Обобщая можно сказать, что информатизация управления значительно сокращает поток первичных документов и величину трудозатрат на оформление и обработку электронных форм документов.

Распределение информационных потоков с использованием системы ''Галактика-Экспресс'' представлена на рисунке 20.

Задача внедрения системы комплексной автоматизации предприятия ''Галактика-Экспресс'' предполагает корректировку существующих на предприятии бизнес–процессов и документооборота с ними связанных. При этом будут автоматизированы 22 АРМа.

Суть изменения бизнес-процессов заключается в переходе от поддержки процесса управления с помощью бумажных носителей информации и отдельных разрозненных задач, автоматизирующих некоторые учетные функции, к технологии непрерывного сбора и анализа всей производственно–хозяйственной информации, определяющей экономические показатели деятельности предприятия. Новая технология процесса управления направлена на обеспечение полного контроля за всеми бизнес–процессами и переход к полной информационной управляемости предприятием.

Как уже отмечалось выше основным объектом с которым работает программный комплекс «Галактика» является операционный документ. Операционный документ формируются при осуществлении любой хозяйственной операции и подтверждает ее совершение. Документы могут быть связаны между собой. Совокупность всех операционных документов предприятия называется его документооборотом.

Разделение документопотока на контур логистики и бухгалтерский контур позволяет своевременно фиксировать сведения, являющиеся, с точки зрения бухгалтерии, неполными и не подлежащие учету. Обработка оперативной информации позволяет, проанализировать взаимоотношения с одним (или группой) контрагентов на основе сведений о корреспонденции материальных ценностей, услуг, работ и финансовых средств и оценить эффективность функционирования предприятия по различным направлениям хозяйственной деятельности.

Так же в соответствии с установленными правами доступа, специалисты всех служб предприятия имеют возможность анализа не только той информации, за ввод которой они и несут непосредственную ответственность, но и сопряженной с ней, за подготовку и ввод которой отвечают другие службы.

При этом администрация предприятия, используя для управления хозяйственной деятельностью систему «Галактика-Экспресс», получает ряд возможностей:

- своевременного получения достоверной информации о текущей деятельности предприятия;

- оперативного контроля и управления финансами, материальными и трудовыми ресурсами;

- формирования обоснованных планов на основании анализа данных об имеющихся ресурсах;

- контроля выполнения планов и взаимных обязательств;

- анализа результатов деятельности и формирования оптимальных управляющих воздействий.

Внедрение программного комплекса «Галактика-Экспресс» на иностранном предприятии «СМУ Союз–Телефонстрой» позволит предприятию сэкономить на текущих затратах на расходные материалы и на обучении персонала, сократить число заказываемых в типографии бланков, объем бумажной корреспонденции. Основной целью внедрения информационного управления на предприятии является организация безбумажного офиса, то есть максимально возможное перенесение текущего делопроизводства с бумажных носителей в электронный вариант.

3.3 структура системы ''Галактика-Экспресс''

В функциональной структуре системы "Галактика" имеются следующие контура:

• контур административного управления;

• контур планирования и управления финансами;

• контур планирования и управления производством;

• контур управления персоналом;

• контур логистики;

• контур бухгалтерского учета.

Система построена по модульному принципу, благодаря чему в зависимости от производственно-экономической ситуации допускается изолированная эксплуатация отдельных модулей, а также использование их произвольных комбинаций.

Необходимыми техническими условиями для функционирования программного комплекса «Галактика-Экспресс» являются:

- наличие структурированной кабельной системы со скоростью передачи данных не менее 10Mb/s и выделенным сервером с минимальными характеристиками PII/300/128Mb/HDD6Gb, под управлением операционной системы MS Windows NT Server 4.0 или Novell NetWare 4.1;

- в качестве клиентских станций — персональный компьютер с минимальными характеристиками: P166/32Mb/HDD2Gb под управлением операционной системы Windows 95/98.

В предложение ''Галактика-Экспресс'' входит программный комплекс системы ''Галактика'' в объеме 7 объединенных лицензий на контур логистики (КЛ) и контур (КБУ) с возможностью выбора заказчиком соотношения указанных компонентов системы ''Галактика'', а так же возможность выбора двух дополнительных модуля (управление персоналом + заработная плата). При этом лицензия на одно рабочее место предоставляет право использования функциональности данного компонента ''Галактика-Экспресс'' единовременно одним пользователем на одном клиентском рабочем месте, в то время как объединенная лицензия предоставляет право использования функциональности одного из модулей, входящих в данную объединенную лицензию, единовременно одним пользователем на одном клиентском рабочем месте

3.3.1 Контур логистики обеспечивает детализацию и выполнение планов снабжения и сбыта; управление материальными потоками внутри предприятия и при взаимодействии с поставщиками и получателями продукции, товаров и услуг; контроль взаиморасчетов с поставщиками и получателями. В комплект контура логистики включены следующие модули:

- управление договорами;

- управление снабжением;

- складской учет;

- расчеты с поставщиками и получателями;

- материально-техническое обеспечение;

- давальческое сырье.

Модуль управление договорами предназначен для автоматизации бизнес-процедур, связанных с заключением, исполнением и учетом договоров и контрактов. При этом упрощается решение следующих задач:

- заключение договоров, связанных, в первую очередь, со снабжением и сбытом;

- учет расчетов по договорам, в том числе векселями и ценными бумагами;

- формирование календарных планов движения услуг и платежей;

- конкретизация рамочных договоров путем периодического заключения дополнительных соглашений, уточняющих взаимоотношения сторон на определенный период;

- организация транспортировки и формирование платежных документов;

- формирование отчетности и проведение окончательных расчетов.

Гибкая система настроек позволяет получать исчерпывающие отчеты в различных разрезах, за любой период и с разными уровнями детализации.

Стандартные функции модуля управление снабжением предполагают:

- ведение картотеки предположений потенциальных поставщиков;

- составление плана закупок в соответствии заключенным договорами и долгосрочными контрактами;

- регистрация документов, на основании которых производится закупка;

- оформление доверенности на получение;

- распределение материальных ценностей по складам;

- контроль состояния договоров и платежных документов на приобретение;

- получение различных отчетов в разрезе отслеживаемой номенклатуры, партий, групп и используемых систем классификации.

Модуль складской учет тесно связан с задачами управления снабжением, а также учетом материалов в производстве. Складские ордера формируются по сопроводительным документам на прием и отпуск материальных ценностей (МЦ) во всех модулях, где создаются такие документы.

Основные возможности модуля складской учет:

- ведение приходных и расходных складских ордеров, распределение матценностей по материально-ответственным лицам;

- учет матценностей в нескольких валютах;

- учет операций с МЦ с помощью карточки складского учета;

- учет операций внутреннего перемещения;

- проведение инвентаризации;

- проведение переоценки МЦ;

- формирование ведомостей наличия МЦ на любую дату;

- формирование ведомостей движения за период;

- контроль неликвидов;

- контроль соответствия накладных и складских ордеров;

- просмотр бухгалтерских проводок по складам.

Модуль поставщики, получатели предназначен для контроля за порядком расчетов с поставщиками и получателями по исполняемым документам-основаниям (ДО).

Функции модуля можно разделить на следующие группы:

- контроль взаиморасчетов;

- создание актов взаиморасчетов;

- расчет штрафных санкций;

- ведение счетов-фактур для учета НДС;

- учет долгов, контроль взаиморасчетов с помощью отчетов.

1. Контур бухгалтерского учета включает модули:

- касса;

- финансово-расчетные операции;

- матценности;

- основные средства и нематериальные активы;

- хозяйственные операции;

- бухгалтерская отчетность;

- клиент-банк;

- налоговые регистры;

- консолидация;

- векселя и кредиты;

- фактические затраты;

- спецодежда;

- МБП.

Модуль хозоперации является главным исполнительным инструментом контура бухгалтерского учета. Он обеспечивает автоматизированное отражение проведенных хозяйственных операций в бухгалтерском и управленческом учете. Эта задача решается с помощью механизмов типовых хозяйственных и финансовых операций.

Модуль касса позволяет осуществлять учет:

- командировочных расходов;

- всех видов расчетов с подотчетными лицами;

- зарплаты и выплат;

- кассовых операций.

Модуль ведение налоговых расчетов предназначен для автоматизированного формирования документов регистрации и оплаты налогов.

Модуль векселя и кредиты позволяет вести учет векселей и других ценных бумаг, учитывать полученные и выданные кредиты, формировать графики получения/погашения кредитов и контролировать исполнение.

Модуль бухгалтерская отчетность позволяет проанализировать все счета бухгалтерского учета, произвести процедуру автоматического закрытия счетов, сформировать типовые формы для отчетности. Отчеты можно получать как в текстовом формате, так и в формате MS Excel.

Модуль фактические затраты обеспечивает возможность распределения косвенных затрат посредством процедуры закрытия счетов.

Модуль консолидация обеспечивает возможность ведения совместной базы данных корпорации и получение консолидированной отчетности.

3.3.3 Контур управление персоналом позволяет автоматизировать учет кадров на предприятии и выполнять вычислительные процедуры, связанные с оплатой труда персонала.

Модуль управление персоналом имеет тесную связь с модулем заработная плата. Учетные данные, введенные в одном из этих модулей, становятся доступными для другого. Таким образом, исключается необходимость повторного ввода идентичных данных о работниках предприятия.

Модуль управления персоналом предназначен для кадровых служб предприятий любой организационной структуры независимо от форм собственности и количества сотрудников. В базе возможно хранение неограниченного по объему архива данных. Функциональность модуля предусматривает получение большого числа иерархических, стандартных и пользовательских отчетов.

Модуль заработная плата полностью автоматизирует работу бухгалтеров-расчетников, а также табельщиков, предназначен для автоматизации учетных и вычислительных процедур, связанных с оплатой труда персонала, при повременной и сдельной формах оплаты труда. При разработке данного модуля реализованы принципы универсальности и адаптируемости.

4. Оценка экономической эффективности в результате внедрения КС ''Галактика-Экспресс''

4.1 Расчет затрат на внедрение