Введение

Актуальность. С развитием информационных технологий и телекоммуникаций наша жизнь становится все более мобильной и информативной, новые технологии прочно входят в различные отрасли хозяйствования, сферы жизни и несут новые нормы в них. В связи с реформирование экономики Российской Федерации, с взятием курса на инновационное развитие экономики, всё чаще и чаще в повседневной работе в большинстве предприятий и организаций используют различные средства информационно вычислительной техники и соответственно программного обеспечения. Но необходимо заметить, что спонтанное, не спланированное развитие в любой деятельности малоэффективно.

Опираясь на данное утверждение и выбрана данная тематика выпускного квалификационного исследования.

Управление проектами за последнее время завоевало признание как наилучший метод планирования и управления реализацией инвестиционных проектов. По американским оценкам применение методологии управления проектами обеспечивает высокую надежность достижения целей проекта и на 10–15% сокращает затраты на его реализацию.

В мире накоплен огромный опыт применения управления проектами. В частности, эта методология применяется во всех крупных компаниях мира. Программные средства управления проектами установлены во всем мире на миллионах компьютерах – только пакет Microsoft Project установлен более чем на двух миллионах компьютеров. Ассоциация управления проектами Project Management Institute (Институт Управления Проектами) объединяет около 40 тысяч членов и имеет отделения на всех континентах кроме Антарктиды. Недавно было образовано его Московское отделение. [1] Теперь и в нашей стране все больше организаций применяет технологию управления проектами и интерес к этой технологии непрерывно возрастает.

Так же при исследовании технологии управления проектами мы не забываем и о действительности, о том, что живем в России, где свои законы развития. Для российской экономики, переживающей переходный период и претерпевающей значительные изменения данное направление не теряет актуальности. Согласно классическому подходу, управление проектами понимается как управление изменениями. Отсюда следует, во-первых, актуальность управления проектами для современной российской экономики, и, во-вторых, широкие возможности для применения проектного подхода.

Проблема исследования заключается в низком уровне грамотности современного российского управленца (менеджера) и недостаточной методической проработки вопросов применения информационных технологий в планировании и управлении, а отсюда и низкой экономической эффективности принимаемых решений.

К основным изменениям, которые создают потенциал для применения управления проектами в России, можно выделить:

• Изменение отношений собственности: приватизация, акционирование и т.д.; бурное развитие акционерных форм хозяйствования в негосударственном секторе экономики;

• Изменения рынка: формирование относительного баланса предложения и платежеспособного спроса;

• Изменение и развитие организационных форм в соответствии с указанными изменениями отношений собственности и рынка;

• Изменение производственной системы: необходимость реструктуризации и создания принципиально новой системы управления производственным комплексом;

• Изменение методов и средств управления.

Важной предпосылкой является советский метод управления, а следственно широкое распространение в отечественной экономике идеологии программно-целевого управления.

Основной формой программного управления выступают целевые комплексные программы. Переход на программные методы связан с ликвидацией системы, основанной на планово-распределительных методах управления.

Обычно с помощью таких программ решаются важные и насущные проблемы, которые нельзя отдавать на откуп естественному ходу вещей.

Кроме этого важно отметить, что в исследовании рассматривается не сама философия управления проектами, а именно управление проектами при помощи современных информационных средств.

Нами выбрано конкретный программный комплекс управления проектами Microsoft Project, разработанный и продаваемый корпорацией Microsoft – мировым лидером в области программного обеспечения.

Целью выпускной квалификационной работы является исследование эффективности управления проектами при помощи Microsoft Project.

Объектом исследования выступает программа Microsoft Project 2007. Предметом исследования управление проектами.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Исследовать методологию управления проектами;

• Проанализировать информационные технологии в управлении проектами;

• Выявить и систематизировать возможности, предоставляемые программой Microsoft Project для реализации планирования проектов;

• Повести экономический анализ эффективности управления проектами в среде Microsoft Project.

В проекте применяются методы анализа данных по данной тематике, обобщение и классификация изученного материала.

Теоретическая значимость работы выражается в системном представлении возможностей информационных технологий в управлении проектами. Практическая значимость – в готовой работе для обоснования эффективности применения Microsoft Project в планировании и реализации проектов.

Программное обеспечение Microsoft Project 2007 было предоставлено Егорьевским филиалом МГГУ им. М.А. Шолохова, который имеет MSDN подписку у компании Microsoft.

Выпускная квалификационная работа представлена, как последовательная по содержанию, жирным шрифтом выделены понятия с последующим их определением. Структура выпускного квалификационного проекта включает введение, три главы, заключение, список литературы и приложения.

2. Глава 1

1.1 Основные понятия и методы управления проектами

Прежде чем обосновать применение современных информационных технологий в области управления проектами необходимо определить и «разложить по полочкам» все составляющие этой деятельности. Все мы постоянно осуществляем проекты в своей повседневной жизни. Вот простые примеры: подготовка к юбилею, ремонт в квартире, проведение исследований, написание книги, в конце концов написание данной выпускной квалификационной работы. Все эти виды деятельности имеют между собой целый ряд общих признаков, делающих их проектами:

• они направлены на достижение конкретных целей;

• они включают в себя координированное выполнение взаимосвязанных действий;

• они имеют ограниченную протяженность во времени, с определенным началом и концом;

• все они в определенной степени неповторимы и уникальны.

В общем случае, именно эти четыре характеристики отличают проекты от других видов деятельности[9].

Проектом называется совокупность распределенных во времени мероприятий или работ, направленных на достижение поставленной цели. Примерами проектов являются строительство зданий, комплексов, предприятий, освоение выпуска нового вида продукции, проведение модернизации производства, разработка программного продукта и т.д.

Результат проекта – это некоторая продукция или полезный эффект, создаваемые в ходе реализации проекта. В качестве результата, в зависимости от цели проекта, могут выступать: научная разработка, новый технологический процесс, программное средство, строительный объект, реализованная учебная программа, реструктурированная компания, сертифицированная система качества и т.д. Об успешности проекта судят по тому, насколько его результат соответствует по своим затратным, доходным, инновационным, качественным, временным, социальным, экологическим и другим характеристикам запланированному уровню.

Управление проектами – это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. Чтобы удовлетворить эти требования и ожидания необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и другими характеристиками проекта[12].

Управление проектами представляет из себя четкую структуру, которая связывает между собой различные области знаний и процессы управления проектами.

Прежде всего, у проекта обязательно имеются одна или несколько целей. Под целями понимается не только конечные итоги проекта, но и выбранные пути достижения этих результатов (например, применяемые в проекте технологии, система управления проектом).

Достижение целей проекта может быть реализовано различными способами. Для сравнения этих способов необходимы критерии успешности достижения поставленных целей. Обычно, в число основных критериев оценки различных вариантов исполнения проекта входят сроки и стоимость достижения результатов. При этом запланированные цели и качество обычно служат основными ограничениями при рассмотрении и оценки различных вариантов. Конечно, возможно использование и других критериев и ограничений – в частности, ресурсных.

Для управления проектами необходимы рычаги. Влиять на пути достижения результатов проекта, цели, качество, сроки и стоимость исполнения работ можно, выбирая применяемые технологии, состав, характеристики и назначения ресурсов на выполнение тех или иных работ. Таким образом, применяемые технологии и ресурсы проекта можно отнести к основным рычагам управления проектами. Кроме этих основных существуют и вспомогательные средства, предназначенные для управления основными. К таким вспомогательным рычагам управления можно отнести, например, контракты, которые позволяют привлечь нужные ресурсы в нужные сроки. Кроме того, для управления ресурсами необходимо обеспечить эффективную организацию работ. Это касается структуры управления проектом, организации информационного взаимодействия участников проекта, управления персоналом[19].

Информация, используемая в управлении проектами, обычно не бывает стопроцентно достоверной. Учет неопределенности исходной информации необходим и при планировании проекта и для грамотного заключения контрактов. Анализу и учету неопределенностей посвящен анализ рисков.

Любой проект в процессе своей реализации проходит различные стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта. Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия, которые называются процессами управления проектами.

Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:

• процессы инициации – принятие решения о начале выполнения проекта;

• процессы планирования – определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;

• процессы исполнения – координация людей и других ресурсов для выполнения плана;

• процессы анализа – определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;

• процессы управления – определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;

• процессы завершения – формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу[11].

Эти этапы достаточно условны, но стоит отметить возросшую роль данное направления у среднего менеджмента современных компаний. Практически методология управления проектами помогает:

• обосновать целесообразность инвестиций;

• разработать оптимальную схему финансирования работ;

• составить план работ, включающий сроки исполнения работ, потребление ресурсов, необходимые затраты;

• оптимально организовать исполнение работ и взаимодействие участников проекта;

• осуществлять планирование и управление качеством;

• осуществлять анализ и управление проектными рисками;

• оптимально планировать и управлять контрактами;

• анализировать отклонения фактического хода выполнения работ от запланированного и прогнозировать последствия возникающих отклонений;

• моделировать корректирующие воздействия на информационных моделях проектов и принимать обоснованные управленческие решения;

• вести архивы проектов и анализировать опыт их реализации, который может быть использован в других проектах, и т.д.

Эффективное управление проектами – это интеграция информационных систем планирования с управленческими процедурами и организационной структурой. При этом покупка удачного программного обеспечения не равносильна успешной постановке управления проектами в организации. Именно качество внедрения системы определяет различие между «хорошим» и «плохим» пакетом[10].

Управляемыми параметрами на стадии реализации проекта являются:

1. объемы и виды работ;

2. стоимость, издержки, расходы по проекту;

3. временные параметры, включающие сроки, продолжительности и резервы выполнения работ и этапов проекта, а также взаимосвязи между работами;

4. ресурсы, требуемые для осуществления проекта, в том числе человеческие или трудовые, финансовые, материально-технические, а также ограничения по ресурсам;

5. качество проектных решений, применяемых ресурсов, компонентов проекта и прочее[19].

Данные параметры необходимо регулировать при достижении главной цели проекта – конечного результата, который измерим для понимания результативности выполнения. Задачами управления проекта выступают:

1. определение цели проекта и проведение его обоснования;

2. создание структуры проекта (подцели, основные этапы работы, которые предстоит выполнить);

3. определение необходимых объемов и источников финансирования;

4. подбор команды исполнителей, подготовка и заключение контрактов со сторонними исполнителями;

5. определение сроков выполнения проекта:

6. составление графика его реализации:

7. расчет необходимых для проекта материальных ресурсов, заключение контрактов с поставщиками;

8. расчет сметы и бюджета проекта:

9. планирование и учет рисков;

10. обеспечение контроля за ходом выполнения проекта.

Управление проектом – характеризуется, как процесс, связанный с планированием, организацией и управлением работами и ресурсами, направленный на достижение поставленной цели, как правило, в условиях ограничений на время, имеющиеся ресурсы или стоимость работ[24].

Управление проектом можно представить в виде трех основных этапов реализации:

1. формирование плана проекта,

2. контроль за реализацией плана и оперативная его коррекция,

3. завершение проекта.

На первом этапе осуществляется обоснование проекта, составляется перечень работ и имеющихся ресурсов, производится распределение ресурсов по работам и оптимизация плана по критериям времени завершения проекта, суммарной стоимости проекта, равномерного распределения ресурсов, минимизации рисков. Здесь же производится заключение всех необходимых договоров со сторонними исполнителями, подрядчиками и поставщиками. Второй этап предполагает контроль выполнения проекта с целью своевременного выявления и устранения наметившихся отклонений от первоначального плана. При значительных отклонениях первоначальный план перерабатывается и составляется новый. Завершение проекта означает выполнение определенных регламентированных действий, необходимых для завершения и прекращения работ по проекту. Например, подписание акта приемки / сдачи выполненных работ[24].

Сегодня, чтобы преуспеть в конкурентной борьбе, необходимо обеспечить оптимальное сочетание отлаженных бизнес-процессов в структурах управления с динамичными и нацеленными на конечный результат проектными подходами.