Моор С.М., Моор П.К., Моор А.П. - Информационные технологии управления, страница 14

Формат переносных документов PDF (Portable Document Format) был разработан для решения проблемы переноса текста и графики с IBM PC-совместимых компьютеров на компьютеры Apple Macintosh и обратно. Основной упор сделан на визуализацию документа. Формат имеет ряд явных преимуществ. Прежде всего, это кроссплатформенный стандарт, то есть документ будет выглядеть совершенно одинаково даже на принципиально разных компьютерах. PDF-файлы компактны и без проблем индексируются, что позволяет создавать электронные библиотеки, в том числе и в Интернете.

Самый существенный недостаток PDF заключается в том, что готовые файлы очень сложно редактировать. Поэтому наибольшее распространение формат получил в издательском деле и в создании документации к программам и технике.

С развитием Интернета появились новые текстовые форматы. Наибольшее распространение и большую популярность получил формат HTML (Hyper Text Markup Language) – формат представления текста в документах Интернет. HTML, вообще говоря, не является только текстовым форматом. Это язык разметки и описания Web-страниц, включающих в себя не только текст, но таблицы, а также изображения и мультимедийную информацию. С помощью справляющих элементов, которые называются тегами, можно задать, например, цвета символов, их размер, указать, что в документе должна быть отображена таблица, изображение и т.п.

7.2. Классификация систем подготовки текстовых документов

В настоящее время существует много различных систем подготовки текстовых документов. Наиболее важной для практического пользователя характеристикой программы этого класса можно считать область профессиональной деятельности, для которой программный продукт удобен в применении.

Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга возможностями ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода на печать; по объему функциональных возможностей и по назначению для применения. По всем этим характеристикам их можно классифицировать на три большие категории:

• текстовые редакторы,

• текстовые процессоры

• настольные издательские системы.

Текстовые редакторы

Текстовый редактор – это программа, обеспечивающая ввод, изменение и сохранение любого символьного текста. Исторически с помощью компьютера первыми стали обрабатываться тексты программ, для которых не использовалось никакое форматирование. Все редакторы текста, различаясь способами управления и набором сервисных возможностей, позволяют:

• набирать текст с отображением на экране дисплея, изменять символы в режиме замены, вставлять и удалять группы символов;

• удалять одну или несколько строк, копировать их или перемещать в другое место текста, вставлять группы строк из других текстов

• раздвигать строки, чтобы вставить новый фрагмент;

• обнаруживать все вхождения определенной группы символов, заменять один контекст другим, возможно, разной длины;

• сохранять набранный текст;

• распечатывать текст.

Текстовые процессоры

Текстовый процессор – система подготовки текстов, которая позволяет создавать документы со сложной структурой (т.е. состоящими из абзацев, страниц и разделов). Во внутреннем представлении этот текст снабжается специальными кодами – разметкой.

В текстовых процессорах есть специальные функции для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде, среди которых можно выделить следующие:

• ввод текста под контролем функций форматирования, обеспечивающих немедленное изменение вида страницы текста на экране и расположение слов на ней, что дает приближенное представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

• предварительное описание структуры будущего документа, в котором задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.п.;

• автоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов;

• ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

• объединение документов в процессе подготовки текста к печати;

• автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника.

Практически все текстовые процессоры значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать иимеют свою уникальную структуру документа.

Одним из наиболее используемых текстовых процессоров среды Windows является MS Word – приложение предназначенное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов. MS Word дает возможность выполнять все без исключения традиционные операции над текстом, предусмотренные в современной компьютерной технологии:

• набор и модификация неформатированной алфавитно-цифровой информации;

• форматирование символов с применением множества шрифтов TrueType разнообразных стилей и размеров;

• форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски);

• форматирование документа в целом (автоматическое создание оглавления и разнообразных указателей);

• проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.

Кроме того, в процессоре MS Word реализованы возможности технологии связывания и встраивания объектов, которые позволяет включать в документ текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации, подготовленные в других приложениях Windows. В MS Word имеется возможность применения готовых шаблонов документов и стилей оформления.

Современный рынок программного обеспечения предлагает множество различных продуктов, предназначенных для создания и обработки текстовых документов.

В делопроизводстве, где требуется ежедневно подготавливать большое количество различных документов, должны использоваться системы, отличающиеся надежностью и высокой производительностью. Всеми этими качествами обладает текстовый процессор MS Word, который предоставляет пользователю большое количество и разнообразие возможностей. Он позволяет создавать как простейшие документы, так и оригинал-макеты профессионально оформленных бюллетеней и книг.

Основные принципы работы в текстовом процессоре MS Word и приемы работы с текстом изучаются в дисциплине «Информатика». Мы рассмотрим некоторые возможности, которые повышают эффективность работы с текстовыми документами. К ним относятся:

• использование шаблонов и стилей;

• разработка электронных форм документов;

• автоматизация почтовой рассылки.

7.3. Стили и шаблоны

В системах подготовки текстовых документов идея использования разработанных ранее элементов реализована в виде механизма стилей и шаблонов.

Стиль – это способ форматирования абзаца или знака (символа). Соответственно существуют стили абзаца и знака. Использование стилей значительно ускоряет форматирование документа. В наибольшей степени это проявляется в стилях абзаца, который мы и будем рассматривать. Работа со стилем знака осуществляется аналогично.

Основная идея использования стиля абзаца состоит в следующем. Пусть у нас имеется абзац, который имеет следующее форматирование: шрифт Arial, размер шрифта 14, полужирный, выравнивание по центру, межстрочный интервал полуторный и т.п. Нам требуется оформить некоторые абзацы также (возможно не один и расположены они могут быть не подряд). В этом случае удобнее всего создать или модифицировать один из имеющихся стилей и применять его. В дальнейшем, в случае, если стиль будет изменен, форматирование абзацев, имеющих данный стиль, будет изменено автоматически.

Следует отметить, что любой абзац в документе отформатирован в соответствии с некоторым стилем. Существует ряд стилей, которые в документе присутствуют всегда (их нельзя удалить). К ним относятся стили «Обычный», «Заголовок 1», «Заголовок 2» и др.

Для работы со стилями (создания, изменения и применения) используется панель стилей и (или) элемент «поле со списком» на панели форматирования. Панель стилей может быть вызвана командой «Формат, Стили и форматирование» или самой левой кнопкой панели форматирования.

Рис. 7.1. Кнопки вызова панели стилей и применения стиля

Рис. 7.2. Панель стилей

На панели стилей имеется кнопка «Создать стиль», а при выделении стиля справа появляется кнопка раскрытия списка команд работы со списком (например, «Изменить»).

Используя эту панель можно эффективно работать со стилями.

Шаблон - это совокупность стилей, текстов (обычно не изменяемых), рисунков (например, эмблема организации), пользовательских панелей инструментов, элементов автотекста, макросов и т.п., сохраненных в отдельном файле с расширением имени dot .

Следует отметить, что любой документ Word создается на базе какого-либо шаблона. Это либо шаблоны каких-то документов, либо обычного документа. Документу с шаблоном «Обычный» соответствует файл Normal.dot.

Шаблонный текст – это текст, который, как правило, должен быть неизменным в каждом документе, например, название и адрес фирмы, постоянные реквизиты. Шаблонный текст вводится в шаблон при его создании, после чего он доступен в каждом документе, созданным на основе этого шаблона. Впоследствии в документе текст можно изменять, но это не повлияет на содержимое шаблона: изменится только содержимое документа.

Все перечисленные элементы шаблона значительно облегчают работу пользователя, так как будучи один раз подготовленным и сохраненным, шаблон позволяет быстро создать аналогичные по форме, но различные по содержанию документы без затрат времени на ввод одинаковой для разных документов информации и форматирование.

В комплекте поставки Word имеется набор шаблонов, однако они не всегда удовлетворяют пользователя и соответствуют требованиям государственного стандарта. Пользователь может самостоятельно модифицировать их или создать новые шаблоны. Отметим, что шаблоны документов хранятся на внешнем устройстве в специальном месте. Место расположения шаблонов можно узнать, выполнив команду «Сервис, Настройки…». В окне диалога «Настройки» во вкладке «Расположение» указывается место расположения шаблонов.

Существует несколько различных способов создания шаблонов документов. Рассмотрим два из них.

Во-первых, любой документ может быть сохранен как шаблон. Для этого при сохранении файла командой «Файл, Сохранить как…» необходимо указать в параметре «Тип файла», что должен быть сохранен как шаблон.

Второй путь – это выполнить команду «Файл, Создать…», выбрать «На моем компьютере…» и включить переключатель «Шаблон».

Рис.7.3. Окно создания шаблона и документа на основе шаблона

Для создания нового документа на основе какого-либо шаблона, можно воспользоваться командой «Файл, Создать» и в диалоговом окне «Создание документа» выбрать нужный шаблон.

Существует еще одна возможность создания документа на основании шаблона: надо выполнить двойной щелчок по пиктограмме файла шаблона. При этом создастся новый документ на основе данного шаблона, а сам файл шаблона открыт не будет (и, следовательно, шаблон не изменится).

7.4 Электронные формы в MS Word

Для автоматизации работы с документами, в программе Word имеется возможность использовать электронные формы.

Форма – это структурированный документ с незаполненными областями, в которые пользователь может ввести данные. В формах, наряду с обычным текстом, можно использовать текстовые поля, флажки и раскрывающиеся списки. Данные форм можно затем проанализировать в программах Microsoft Access или Microsoft Excel.

С точки зрения бумажного делопроизводства электронные формы – это электронные аналоги бумажных бланков, процесс заполнения которых упрощен благодаря ограничению возможностей некорректных действий пользователя. К преимуществам электронных форм относятся возможность автоматической проверки введенных данных, ввод данных из списка и наличие подсказок, которые облегчают заполнение формы.