Для печати (Вопросы и ответы к экзамену 2007 года), страница 2

Билет №13

Создание связей между таблицами базы данных в Access

При создании связи между таблицами связываемые поля могут иметь разные имена. Однако связываемые поля должны иметь одинаковый тип данных, за исключением случая, когда поле первичного ключа является полем типа Счетчик. Поле счетчика связывается с числовым полем, если значения свойства Размер поля обоих полей совпадают. Например, допускается связывание поля счетчика с числовым полем, если свойство Размер поля обоих полей имеет значение Длинное целое. Даже в том случае, когда связываются поля типа «Числовой », их свойства Размер поля должен иметь одинаковые знач-я.

Определение связи отношением «один-к-одному» или «один-ко-многим»

1. Закройте все открытые таблицы. Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

2. Для перехода в окно базы данных нажмите F11.

3. Нажмите кнопку Схема данных на панели инструментов.

4. Если в базе данных еще не определены связи, автоматически открывается диалоговое окно Добавление таблицы. Если нужно добавить таблицы для создания связей, а диалогового окна Добавление таблицы на экране нет, нажмите кнопку Отобразить таблицу.

5. Дважды щелкните имена таблиц, для которых требуется определить связи, и закройте диалоговое окно Добавление таблицы. Чтобы связать таблицу саму с собой, добавьте ее дважды.

6. Чтобы установить связи между полями, выберите поле в одной таблице и перетащите его на соответствующее поле во второй таблице. Чтобы перетащить сразу несколько полей, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, выберите каждое поле. В большинстве случаев связывают поле первичного ключа (представленное в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя) второй таблицы, которое называют полем внешнего ключа (Одно или несколько полей/столбцов в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Поле внешнего ключа определяет способ объединения таблиц.).

7. Будет открыто диалоговое окно Изменение связей. Проверьте правильность имен полей, присутствующих в двух столбцах. При необходимости их можно изменить.

8. Для создания связи нажмите кнопку Создать.

Билет №14

Поиск данных с помощью команды «Найти» в MS Access

Выбрав меню Правка  Поиск (в режиме таблицы или формы).

Билет №15

Поиск данных с помощью команд «Фильтр по выделенному» и «Исключить выделенное» в MS Access

1. В поле формы, подчиненной формы, таблицы или подтаблицы найдите экземпляр значения, которое должны содержать отобранные с помощью фильтра записи.

2. Выберите все значение или его часть, выполнив одно из следующих действий.

3. На панели перехода по записям нажмите кнопку Фильтр по выделенному.

4. Повторяйте шаги 2 и 3, пока не будут получены все необходимые записи.

Примечание. С помощью фильтра можно также отбирать записи, не содержащие выделенного значения. Выделите значение, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Исключить выделенное.

Билет №16

Поиск данных с помощью команды «Фильтр для» в MS Access

Это способ отбора записей, когда вводится значение или выражение, с помощью которого отбираются записи, содержащие значение или удовлетворяющие выражению.

1. Откройте форму в режиме формы или таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.

2. Щелкните правой кнопкой поле в фильтруемой форме или таблице и введите значение в поле Фильтр дня.

3. Чтобы применить фильтр, нажмите клавишу ENTER.

Билет №17

Поиск данных с помощью команды «Изменить фильтр» в MS Access.

На панели инструментов есть команда «Изменить фильтр», нажимаем ее, вводим нужное значение. Далее «применить фильтр».

Билет №18

Поиск данных с помощью «Расширенный фильтр»

1. Откройте форму в режиме формы или таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.

2. Выберите форму, подчиненную форму или таблицу, к которой нужно применить фильтр.

3. Выберите команду Фильтр в меню Записи, а затем команду Расширенный фильтр.

4. Добавьте в бланк поля, для которых будут заданы искомые значения или другие условия, используемые в фильтре для отбора записей.

5. Чтобы указать порядок сортировки, выберите ячейку Сортировка нужного поля, щелкните стрелку и выберите порядок сортировки. В Microsoft Access записи сортируются сначала по самому левому полю, затем по полю, расположенному в следующем столбце справа и т.д.

6. В ячейке Условие отбора полей, включенных в бланк, укажите искомое значение или введите выражение.

7. Чтобы применить фильтр, нажмите кнопку Применение фильтра на панели инструментов.

Билет №19

Способы создания запросов в MS Access

Два способа создания запросов: «с помощью мастера (там где поля выбираем)» и «в режиме конструктора», на языке SQL.

Билет №20

Запрос на выборку в MS Access

Позволяет отобрать нужные поля и записи из нужных таблиц, отсортировать их в нужном порядке, определить итоговые значения, добавить вычисляемые поля.

Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Такие запросы используются для выполнения следующих действий:

• Извлечение данных, удовлетворяющих некоторым условиям, из одной или нескольких таблиц с последующим отображением данных в указанном порядке.

• Обновление записей в запросе на выборку в режиме таблицы (с некоторыми ограничениями).

• Расчет сумм, средних значений, количества записей и других итоговых значений.

Запрос создается с помощью мастера или самостоятельно в режиме конструктора. В режиме конструктора пользователь должен добавить таблицы и запросы, содержащие нужные данные, а затем заполнить бланк запроса.

Билет №21

Запрос с параметрами в MS Access

Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например, условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например, двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами. Создание:

1. Создайте запрос на выборку.

2. В режиме конструктора запроса перетащите поля из списка полей в бланк запроса.

3. Для поля, которое предполагается использовать как параметр, введите в ячейку строки Условие отбора выражение с текстом приглашения, заключенным в квадратные скобки.

4. Укажите тип данных для параметров, если запрос с параметрами является.

Для просмотра результатов нажмите кнопку Вид на панели инструментов и введите значение параметра.

Билет №22

Перекрестный запрос в MS Access

Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк. Перекрестный запрос создается с помощью мастера или самостоятельно в режиме конструктора запроса. В бланке запроса можно указать поля, значения которых будут заголовками столбцов и строк, а также поле, значения которого следует использовать в вычислениях.

Билет №23-26

Запросы на добавление, обновление, удаление и создание

Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение.

• На удаление записи.   Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

• На обновление записи.   Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.

• На добавление записей.   Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу «Клиенты».

• На создание таблицы.   Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создания архивной таблицы, содержащей старые записи.

Билет №27

Способы создания форм в MS Access

Формы являются типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.

Форму можно создать:

• При помощи автоформы на основе таблицы или запроса. С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей.

• При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.

• Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовая форма, которая затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.

• Мастера диаграммы. Строятся на основе таблиц (запросов)

• При помощи сводных таблиц. Создает сводную таблицу Excel на основе таблицы (запроса) Access. Сводная таблица напоминает таблицу перекрестного запроса.

Билет №28

Структура формы в MS Access

Содержит заголовок, колонтитул, область данных, примечание.

Большинство форм являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных. Источником записей формы являются поля в базовых таблицах и запросах. Форма не должна включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых она создается.

1
. Графические элементы, такие как линии и прямоуг-ки, сохраняются в макете формы.

2. Данные поступают из полей в базовом источнике записей.

3. Результаты расчетов поступают из выражений, которые сохраняются в макете формы.

4. Поясняющий текст сохраняется в макете формы.

Связь между формой и ее источником записей создается при помощи графических объектов, которые называют элементами управления. Наиболее часто используемым для вывода и ввода данных типом элементов управления является поле. Формы можно также открывать в режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы для анализа данных. В этих режимах пользователи могут динамически изменять макет формы для изменения способа представления данных.

Билет №29

Формы для связанных таблиц в MS Access

Создание формы с помощью мастера, первый шаг диалога это СОЗДАНИЕ ФОРМ (выбираем таблицы), на следующем шаге диалога с мастером выберем вид представления данных, указав главную таблицу, на следующих этапах задаем имя для каждой из связанных форм.

Билет №30

Режимы отображения форм в MS Access

Создание, редактирование и просмотр форм осуществляется в следующих режимах: режим конструктора, режим таблицы, режим формы, режим сводной таблицы и режим диаграммы.

В режиме таблицы записи можно просматривать в формате строк и столбцов, что позволяет видеть несколько записей одновременно. В режиме формы записи обычно просматриваются по одной. В режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы пользователи могут динамически изменять макет формы для изменения способа представления данных. Существует возможность упорядочивать заголовки строк и столбцов, а также применять фильтры к полям. В режиме сводной таблицы имеется возможность просматривать исходные данные или сводные данных, упорядочивая поля в областях фильтра, строк, столбцов и данных. В режиме сводной диаграммы можно визуально представлять данные, выбрав тип диаграммы и упорядочивая поля в областях фильтра, рядов, категорий и данных.

Билет №31