128145 (Ответы на практикум к уч.пос. Самыгина и Столяренко), страница 8

9. Правило управления по отклонениям. Руководитель вышестоящих (над исполнителем) уровней вмешивается в ход работы только при наличии отклонений, не устранен­ных исполнителем самостоятельно.

10. Правило-управления по статистике. Информация по статистике производства за длительный период для при­нятия управленческих решений важнее, чем сиюминутная информация о состоянии производства.

11. Правило единства источника первичной информации. Если в разных подсистемах или задачах управления ис­пользуется один и тот же первичный показатель, то дол­жен быть только один источник первичной информации — один документ, один человек, одна должность, один авто­матический прибор и т. д.

12. Правило совмещения ручных и машинных документов. Если с ручного документа ведется перенос данных на ма­шинный носитель, то необходимо стремиться получать данный ручной документ в качестве машинного протоко­ла регистрации.

13. Правило обзорности документов, предназначенных для руководителя. Аналитические отчетные документы, пред­назначенные для руководителей, должны конструировать­ся таким образом, чтобы давать руководителю возможность не вчитываться детально, а сразу же выносить оценочные суждения типа «хорошо», «плохо», «хуже» и т. д.

14. Правило проходных документов. Первичные докумен­ты должны выписываться в минимальном количестве эк­земпляров. Службы, использующие первичные докумен­ты для отметок в контрольных журналах, ведомостях, кар­тотеках, для проверки табуляграмм, должны передавать

первичные документы дальше в порядке подотчетности, хранить в архивах первичные документы должны только конечные контролирующие подразделения (бухгалтерия, иногда другие службы).

15. Правшо централизации дефицитных ресурсов. Цен­трализация управления любым видом ресурсов должна быть прямо пропорциональна его дефицитности.

16. Правило использования автономии. Люда всегда стре­мятся сами определять порядок своей работы. Поэтому полезно не регламентировать детально их действия, а со­здать условия для того, чтобы они сами находили рацио­нальные пути в организации работы.

17. Правило стандартизации решений. По мере увеличе­ния числа документально оформленных технологических процессов управления необходимо отдавать предпочтение стандартным решениям везде, где это не противоречит ос­тальным правилам.

18. Правило системной увязки решений. Каждое решение по технологии управления должно быть проверено на на­личие связи и непротиворечивости с ранее принятыми решениями по другим процессам (процедурам) управле­ния и даже по другим подсистемам.

19. Правило надежности исполнителей, технических средств, способов хранения информации. Каждое проекти­руемое действие должно быть проверено на надежность по исполнителям, техническим средствам, способам хране­ния информации.

61.Какие основные этапы обмена информацией в фирменной среде?

Коммуникационный процесс разбивают на пять этапов.

I этап — начало обмена информацией, когда отправи­тель должен ясно представить, «что именно» (какую идею и в какой форме ее выразить) и «с какой целью» он хочет передать и какую ответную реакцию получить.

II этап — воплощение идеи в слова, символы, в сооб­щение. Выбираются и используются различные каналы передачи информации: речь, жесты, мимика, письменные материалы, электронные средства связи: компьютерные сети, электронная почта и т. д.

III этап — передача информации через использование выбранных каналов связи.

IV этап — получатель информации переводит вербаль­ные (словесные) и невербальные символы в свои мысли — этот процесс называют декодированием.

V этап — этап обратной связи — отклик получателя на полученную информацию, на всех этапах коммуникаци­онного процесса могут существовать помехи, искажающие смысл передаваемой информации.

62. Каковы основные причины плохой коммуникации?

Причинами плохой коммуникации могут быть:

а) стереотипы — упрощенные мнения относительно от­дельных лиц или ситуации, в результате нет объективного анализа и понимания людей, ситуаций, проблем;

б) «предвзятые представления» — склонность отвергать все, что противоречит собственным взглядам, что ново, необычно («Мы верим тому, чему хотим верить»). Мы редко осознаем, что толкование событий другим человеком столь же законно, как и наше собственное;

в) плохие отношения между людьми, поскольку если отношение человека враждебное, что трудно его убедить в справедливости вашего взгляда;

г) отсутствие внимания и интереса собеседника, а инте­рес возникает, когда человек осознает значение информа­ции для себя: с помощью этой информации можно полу- ' чить желаемое или предупредить нежелательное развитие событий;

д) пренебрежение фактами, т. е. привычка делать выво­ды — заключения при отсутствии достаточного числа фак­тов;

е) ошибки в построении высказываний: неправильный выбор слов, сложность сообщения, слабая убедительность, нелогичность и т. п.;

ж) неверный выбор стратегии и тактики общения.

63.Назовите осн. виды общения

Выделяют следующие виды общения:

1) «Контакт масок» — формальное общение, когда от­сутствует стремление понять и учитывать особенности личности собеседника, используются привычные маски (вежливости, строгости, безразличия, скромности, участли­вости и т. п.) — набор выражений лица, жестов, стандарт­ных фраз, позволяющих скрыть истинные эмоции, отно­шение к собеседнику. В городе контакт масок даже необ­ходим в некоторых ситуациях, чтобы люди «не задевали» друг друга без надобности, чтобы «отгородиться» от собе­седника.

2) Примитивное общение, когда оценивают другого чело­века, как нужный или мешающий объект: если нужен — то активно вступают в контакт, если мешает — оттолкнут или последуют агрессивные грубые реплики. Если получили от собеседника желаемое, то теряют дальнейший интерес к нему и не скрывают этого.

3) Формально-ролевое общение, когда регламентирова­ны и содержание, и средства общения и вместо знания

личности собеседника обходятся знанием его социальной роли.

4) Деловое общение, когда учитывают особенности лич­ности, характера, возраста, настроения собеседника, но интересы дела более значимы, чем возможные личност­ные расхождения.

5) Духовное межличностное общение друзей, когда мож­но затронуть любую тему и не обязательно прибегать к помощи слов, друг поймет вас и по выражению лица, дви­жениям, интонации. Такое общение возможно тогда, ког­да каждый участник имеет образ собеседника, знает его личность, может предвидеть его реакции, интересы, убеж­дения, отношение.

6) Маняпулятивнсе общение направлено на извлечение выгоды от собеседника, используя разные приемы (лесть, запугивание, «пускание пыли в глаза», обман, демонстра­ция доброты и т. п.) в зависимости от особенностей лич­ности собеседника.

7) Светское общение. Суть светского общения в его бес­предметности, т. е. люди говорят не то, что думают, а то, что положено говорить в подобных случаях; это об­щение закрытое, потому что точки зрения людей на тот или иной вопрос не имеют никакого значения и не опре­деляют характера коммуникаций.

64. Охарактеризуйте верб-е и неверб-е средства общения.

Общение, будучи сложным социально-психологическим процессом взаимопонимания между людьми, осуществля­ется по следующим основным каналам: речевой (вербаль­ный — от латинского слова устный, словесный) и нерече­вой (невербальный). Речь, как средство общения, однов­ременно выступает и как источник информации, и как способ взаимодействия на собеседника.

В структуру речевого общения входят: 1. Значение и смысл слов, фраз («Разум человека проявляется в ясности его речи»). Играет важную роль точность употребления слова, его выразительность и доступность, правильность построения фразы и ее доходчивость, правильность про­изношения звуков, слов, выразительность и смысл инто­нации. 2. Речевые звуковые явления: темп речи (быстрый, средний, замедленный), модуляция высоты голоса (плав­ная, резкая), тональность голоса (высокая, низкая), ритм (равномерный, прерывистый), тембр (раскатистый, хрип­лый, скрипучий), интонация, дикция речи. Наблюдения показывают, что наиболее привлекательной в общений является плавная, спокойная, размеренная манера речи. 3. Выразительные качества голоса: характерные специфи­ческие звуки, возникающие при общении: смех, хмыканье. плач, шепот, вздохи и др.; разделительные звуки — это кашель; нулевые звуки — паузы, а также звуки назализа­ции — «хм-хм», «э-э-э» и др.

Исследования показывают, что в ежедневном акте коммуникации человека слова составляют 7%, звуки и инто­нации — 38%, неречевое взаимодействие — 53% («говорим голосом, беседуем всем телом» Публшщи).

Невербальные средства общения изучают следующие науки:

1. Кинестика изучает внешние проявления человеческих чувств и эмоций; мимика изучает движения мыыщ лица, жестика исследует жестовые движения отдельных частей тела, пантомимика изучает моторику всего тела:

позы, осанку, поклоны, походку.

2. Такесика изучает прикосновения в ситуации общения: рукопожатия, поцелуи, дотрагивание, поглаживание, отталкивание и пр.

3. Проксемика исследует расположение людей в про­странстве при общении: выделяет следующие зоны дис­танции в человеческом контакте:

— интимная зона (15-45 см), в эту зону допускаются лишь близкие, хорошо знакомые люди, для этой зоны ха­рактерны доверительность, негромкий голос в общении, тактильный контакт, прикосновения. Исследования пока­зывают, что нарушение интимной зоны влечет определен­ные физиологические изменения в организме: учащение биения сердца, повышенное выделение адреналина, при­лив крови к голове и пр. Преждевременное вторжение в . интимную зону в процессе общения всегда воспринимает­ся собеседником как покушение на его неприкосновен­ность;

— личная или персональная зона (45-120 см) для обы-денной беседы с друзьями и коллегами, предполагает только визуально-зрительный контакт между партнерами, поддер­живающими разговор;

— социальная зона (120—400 см) обычно соблюдается во время официальных встреч в кабинетах, преподаватель­ских и других служебных помещениях, как правило, с теми, которых не очень хорошо знают;

— публичная зона (свыше 400 см) подразумевает обще­ние с большой группой людей — в лекционной аудито­рии, на митинге и пр.

65.Что такое синтатическая модель общения?

Синтоническая модель общения разработана в рамках нейролингвистического программирования (НЛП). Нейропсихологическое программирование — это резуль­тат слияния психологии, лингвистики, математики; при­емы НЛП успешно используются в педагогике, менеджмен­те, психотерапии, бизнесе. Синтоническая модель выде­ляет основные умения общения (определение желаемых целей, сенсорная острота, гибкость, конгруэнтность, рап­порт, ресурсное состояние) и делит процесс овладении им на части или шаги. Если вы хотите успешно взаимо­действовать с людьми, необходимо овладеть техникой этих шагов с помощью специальных практических уп­ражнений.

Синтоническая модель общения рассматривает обще­ние как результат сложного взаимодействия процессов восприятия и мышления (восприятие + мышление = об­щение). Процесс общения начинается с восприятия, имен­но с его помощью человек устанавливает контакт с миром и людьми. Наши органы чувств похожи на пять дверей, которые мы распахиваем, чтобы собрать информацию об окружающей действительности. Наше сознание открыва­ет эти «двери» по очереди: у одного человека сначала дли картинок, потом для запахов, у другого — сначала для зву­ков, потом для прикосновений. Это очень быстрая после­довательность, но тем не менее последовательность. Наше подсознание воспринимает информацию по всем пяти каналам одновременно и получает гораздо больше инфор­мации, чем сознание. Синтоническая модель общения строится на идее о том, что у каждого человека есть своя «любимая дверь восприятия» — та репрезентативная система, которой он доверяет больше, чем другим. На­пример, если ваша любимая система визуальна (зритель­ная), то вы воспринимаете и храните в памяти мир в «картинках». Установлено, что ведущая репрезентатив­ная система внешне проявляется в движениях глаз, вы­боре слов, используемых в общениях, в особенностях дыхания и даже позы.

Если вы знаете, какую репрезентативную систему пред­почитает ваш партнер по общению, вы можете использо­вать слова, соответствующие его «любимой» модели вос­приятия. Люди с визуальной моделью восприятия легко понимают одни слова, с аудиальной (слуховой) и кинесте­тической — другие. Если вы будете правильно выбирать и использовать слова, в соответствии с ведущей репрезентативной системой собеседника, вас сочтут человеком, с которым приятно общаться, с которым легко установить контакт и взаимопонимание.

Как узнать, какую репрезентативную систему предпо­читает человек? Для этого надо внимательно понаблюдать за ним. Многое скажут слова, которые он использует. Еще красноречивее будет его невербальное поведение: движе­ние глаз, темп и тембр голоса, дыхание, поза. Эту важную информацию нельзя подделать, она поступает прямо из подсознания, важно только научиться ее распознавать и использовать.