123989 (Процесс создания IDEFO-модели)

_{Процесс} создания IDEFO-модели

Процесс моделирования в IDEF0 включает в себя:

• сбор информации об исследуемом объекте;

• документирование полученной информации и представление ее в виде модели;

• уточнение модели посредством итеративного рецензирования.

Сбор информации об исследуемом объекте

Сбор и изучение информации должны проводиться на всех этапах исследования объекта.

Можно назвать следующие способы получения сведений об изучаемой системе:

• чтение документации;

• наблюдение за работой системы; ^н

• опрос с помощью анкет большой группы специалистов;

• беседа с экспертами, обладающими соответствующим опытом и необходимыми сведениями о системе;

• использование той информации, которой уже владеет автор;

• построение гипотетического описания с последующим обращением к экспертам с просьбой помочь приблизить полученное описание к действительности.

Анкетирование

Анкетирование является начальным этапом обследования. Анкеты позволяют составить поверхностное представление о деятельности предприятия, что помогает спланировать первоначальное распределение работ группы аналитиков.

Анкеты рассылаются руководителям структурных подразделений и должны содержать графы для фамилии и должности анкетируемого. Отдельно излагается просьба приложить шаблоны документов, с которыми работают сотрудники соответствующего подразделения. Список вопросов необходимо ограничить (не более 15 -20), а вся анкета не должна занимать более двух листов.

Пример анкеты.

• Наименование подразделения.

• ФИО руководителя подразделения, номер его телефона.

• Координаты контактного лица (к кому в отсутствие или при занятости руководителя можно обращаться).

• Основные функции подразделения.

• Информация, поступающая из других подразделений (заявки, запросы, отчеты и т. п.).

• Информация, передаваемая в другие подразделения.

• Какая информация формируется ("рождается") в подразделении?

• С какими внешними предприятиями (банк, заказчик, поставщик и т. п.) взаимодействует подразделение и какой информацией обменивается?

• Физическое представление информационных потоков и хранилищ (документ, дискета, сеть, журнал, картотека и т. п.).

• Документы, поступающие от руководства, готовящиеся для руководства.

• Штатная структура и квалификация кадров.

• Техническое оснащение подразделения (компьютеры, сеть, модем)

• Подпись.

Просьба приложить:

1. Положение о подразделении.

2. Набор документальных форм (можно незаполненных), т. е. используемые формы, бланки и другие документы (например, карточка складского учета, отчет по форме N, наряд-задание, товарно-транспортная накладная).

Интервьюирование

Из всех путей сбора информации наиболее важный общение с экспертом, поскольку редко бывает так, чтобы вся необходимая информация была где-либо написана, а данные из анкет часто носят субъективный характер.

Интервью это беседа с каким-либо лицом с целью сбора информации по рассматриваемому вопросу.

Интервьюирование является важнейшим и необходимым методом исследования, только с его помощью возможно разобраться во всех тонкостях применяемых на предприятии технологий. Современное предприятие, даже небольшого размера, является сложной системой. Конечно, руководство представляет ситуацию в целом, отдельные работники досконально знают свою деятельность, но полной картины протекания всех бизнес-процессов не имеет никто. Поэтому интервьюирование представителей всех звеньев оргштатной структуры позволяет понять и формализовать исследуемую систему.

Имеются четыре типа интервью, которые могут проводиться на этапе получения знаний об исследуемом объекте:

• поиск фактов для понимания текущих операций (используется для того, чтобы установить содержание модели "как есть");

• выявление проблемы с целью установления будущих требований к системе (используется для проверки правильности модели "как есть" и формирования основы для модели "как должно быть");

• принятие решений относительно будущих возможностей системы (способствует определению содержания модели "как должно быть");

• разговор "автор читатель" (используется для того, чтобы решить проблемы, которые появляются в процессе построения IDEF0 модели).

Рекомендуется выделять три этапа при организации опроса: подготовка к опросу; проведение опроса; обработка результатов.

Подготовка к опросу. Процесс подготовки позволяет оптимизировать время, которое вы проведете, работая с источником информации. Это приобретает решающее значение, если вы ограничены в количестве встреч с экспертом (например, с руководителем организации).

Рекомендуются следующие шаги:

• выберите нужного собеседника;

• договоритесь о встрече;

• разработайте предварительную программу встречи;

• изучите доступную информацию о предмете разговора;

• согласуйте свои действия с группой проектировщиков.

Постарайтесь выбрать для встречи представителя соответствующей службы, в наибольшей степени обладающего нужными знаниями. После этого договоритесь с ним о скорой, насколько это возможно, встрече. Установите цель встречи и ограничьте беседу в пределах часа.

Проведение опроса. Интервьюирование является наиболее сложной задачей: необходимо найти контакт с сотрудником и направить беседу в необходимое для аналитика русло. В начале разговора необходимо представиться и сформулировать цель встречи. Далее обговорите возможность ведения записей и согласуйте вопросы конфиденциальности. Затем сформулируйте первый вопрос, который задает тон всему разговору, поэтому хорошо продумайте его.

Записывайте IDEF0-функции и данные, попытайтесь набросать диаграмму. В ходе разговора задавайте вопросы, которые помогают уточнить или подтвердить полученную информацию, например:

• Можете ли вы привести пример

• Когда это произошло

• Есть ли у этого правила исключение

• Можете ли привести какие-нибудь цифры в подтверждение ваших слов?

Можно предложить несколько общих рекомендаций, касающихся линии поведения аналитика при интервьюировании:

• Тезис в начале беседы: "Я ничего (или почти ничего) не знаю о Вашей работе. Расскажите как можно подробнее, чем Вы занимаетесь". Даже если аналитик прекрасно знает предметную область, он не должен говорить много сам и учить интервьюируемого.

• Если специалист начал подробно рассказывать технологию работы, ни в коем случае нельзя его перебивать, необходимые уточнения можно сделать и в конце беседы.

• Если в беседе участвуют несколько аналитиков, вести беседу и задавать уточняющие вопросы должен один из них, неясные для других вопросы уточняются в конце беседы.

• Не стоит возражать. Нельзя задавать наводящих вопросов или вопросов с короткими ответами "да" или "нет". Следует дать эксперту возможность говорить то, что он хочет сказать, а не то, что от него хотят услышать.

• Задавая уточняющие вопросы, необходимо определить, является ли сообщаемая информация фактом или скорее мнением. Когда речь идет о времени, объеме или затратах, следует спрашивать о числах и количествах. Нужно уточнять источники и назначение данных, их формат, сроки сохранения, предполагаемое использование, требуемые изменения.

• Необходимо делать паузы, дать эксперту возможность подумать, что сказать дальше. Нельзя перебивать, подсказывая ответ или задавая другой вопрос.

Интервьюируемые (90 %) предоставят всю необходимую информацию, если с ними вести беседу, соблюдая данные правила. Что касается остальных 10 %, то их можно типизировать следующим образом:

• "отказник" как правило, квалифицированный специалист, осознающий свою незаменимость и не желающий давать информацию. В данной ситуации возможны такие альтернативы: либо данная деятельность не будет включена в модель, либо она будет промоделирована на основании опыта и соображений здравого смысла;

• "говорун" обычно руководитель среднего звена, понимающий, что по-старому работать нельзя и хватающийся за любую возможность улучшить ситуацию. Очень полезный человек для поддержки проекта, но в беседе он готов бесконечно обсуждать свои трудности и проблемы. Получить от него необходимую информацию для построения модели практически невозможно. Единственный способ работы с ним обсуждение уже построенной (пусть примитивной и во многом ошибочной) модели с целью ее уточнения;

• "балласт" человек, давно работающий на предприятии и непонятно чем занимающийся. На вопросы типа: "Какие функции Вы выполняете?", "С какими документами Вы работаете?" агрессивно повторяет: "Я делаю все", "Со всеми документами", "Все документы ко мне приходят и все уходят". Какой-либо информации получить не удается по причине ее отсутствия. Естественно, никакого отражения подобной "деятельности" в модели не производится;

• человек, занимающий экзотическую и малопонятную должность типа "главный обогатитель". Представляет собой модификацию варианта "балласт" с той лишь разницей, что реально деятельность по обогащению (например, руды) существует и, следовательно, должна быть отражена в модели;

• "мелкая сошка" человек, не привыкший к проявлению интереса к себе и своей работе и занимающий низшую должность. При должном терпении реально получение того небольшого "куска" информации, которым он владеет.

Беседу следует завершить плавно, договориться о времени следующей встречи (если она нужна), поставить эксперта в известность, как будет использована полученная информация и когда прислан материал на рецензирование.

Оформление результатов опроса. Ключевая информация, полученная в интервью, должна быть записана. Это можно сделать в виде: заметок, перечня функций и данных (объектов), эскизов диаграмм.

Оформляйте материалы сразу после встречи с экспертом. Посмотрите и закончите ваши заметки, а потом составьте IDEF0-глоссарий как средство определения новых понятий и терминологии. Затем набросайте диаграмму, определяя, какие еще вопросы следует задать и какие области исследовать.

Результаты интервью оформляются в виде папки, копии которой распределяются среди участников проекта, а также среди других членов команды аналитиков (или даже интервьюируемых) с целью корректировки, добавления или исключения фактов, сведений и данных. Этот комплект (папка) должен содержать:

1. Титульный лист.

2. Интервью и последующую запись

• ФИО интевьюера (автора IDEF-модели);

• дата интервью;

• продолжительность интервью (начало и окончание);

• ФИО интервьюируемого

• должность и ответственность интервьюируемого

• номер телефона.

• дополнительные источники информации: документы, другие интервью (ФИО, должность, ответственность, адрес, номер телефона);

• существенные элементы информации - ключевые вопросы, рассмотренные в интервью;

• последующие вопросы или области, не охваченные в интервью;

• новые термины для проектного глоссария.

3. Список функций и данных (объектов).

4. Список основных интервьюируемых (разработанный при подготовке к интервью)

5. Примечания и эскизы диаграмм.

Построение IDEF0-модели

Перед построением любой модели важно определить ориентацию модели, а именно: контекст, точку зрения и цель.

Контекст устанавливает содержание модели как части окружающей среды. Это создает границу со средой путем описания внешних интерфейсов (дуг). Контекстная диаграмма устанавливает контекст модели.

Точка зрения определяет то, что может быть "видно" в пределах контекста с определенной "точки зрения" (или перспективы). В зависимости от цели могут быть приняты различные точки зрения, что подчеркивает разносторонность объекта, но в модели всегда имеется только одна точка зрения.

Цель определяет назначение модели и выявляет причину ее создания (функциональная спецификация, инструмент проектирования и т. д.).

Отправной точкой для любого анализа является ограничение контекста. Аналитику необходимо решить, что будет центральным (главным) элементом, прежде чем будет создан самый верхний блок. Следует остерегаться "дрейфа" из этой тщательно выбранной стартовой области. Каждый шаг должен сверяться с данной стартовой целью. Те данные, которые ей не соответствуют, могут быть отложены для последующего моделирования.

Создание контекстной диаграммы